曾紅華

摘 要：醫(yī)院人力資源檔案管理是醫(yī)院管理過程中的重要組成部分。通過加強醫(yī)院人力資源檔案信息化管理，促進醫(yī)院人力資源檔案管理工作標準規(guī)范，可有效提升醫(yī)院人力資源檔案管理水平。本文通過闡述醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的意義，并根據(jù)醫(yī)院管理實際提出醫(yī)院人力資源檔案信息化管理策略及管理新模式，為進一步提升和改善醫(yī)院人力資源管理的水平和實效性創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件，以期達到強化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理實效性的目的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人力資源;檔案;信息化

在現(xiàn)代新醫(yī)改的環(huán)境下，信息化技術(shù)是醫(yī)院人力資源檔案管理中的一種非常重要的手段。為了能夠最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的水平，需要醫(yī)院管理者充分結(jié)合自身發(fā)展的實際情況，創(chuàng)新人力資源檔案管理方式，進一步推動醫(yī)院人力資源檔案管理工作更加符合新醫(yī)改要求。醫(yī)院也需要積極探索和構(gòu)建新型的人力資源檔案管理模式，并將人力資源檔案管理信息化的建設(shè)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要方向和任務，以便在最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案管理實效性和科學性的同時能更好地維護醫(yī)院和諧與穩(wěn)定的發(fā)展。因此，探究醫(yī)院人力資源檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實意義。

一、強化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的意義

1.有利于為醫(yī)院選拔人才提供科學的依據(jù)

在醫(yī)院人力資源檔案的管理過程中采取信息化管理技術(shù)，能夠更好統(tǒng)籌整合醫(yī)務員工的信息，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料記錄難、查找難的缺點得到有效改善。這樣當醫(yī)院在進行人才選拔時，可借助現(xiàn)代信息化技術(shù)定向查找相關(guān)人員的信息，從而快速調(diào)出醫(yī)院工作人員的工作經(jīng)歷、職稱、成就等詳細的信息資料。同時，強化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理，還能夠及時為醫(yī)院領(lǐng)導者提供了解備選人員信息的條件，以便能夠為醫(yī)院管理選拔出綜合素質(zhì)較強的優(yōu)秀人才。此外，還需要充分利用現(xiàn)代信息化平臺對醫(yī)院各個部門人員分布情況進行總結(jié)，以此幫助醫(yī)院領(lǐng)導更加全面了解各個學科人才梯隊發(fā)展情況和人力資源管理的相關(guān)問題，從而推動醫(yī)院的全面發(fā)展。

2.有利于醫(yī)院人才的公平競爭與可持續(xù)性發(fā)展

基于信息化的人力資源檔案管理系統(tǒng)的支持，醫(yī)院的人力資源檔案管理的各方面將變得更加高效簡潔，人力資源檔案管理人員的工作難度及強度將極大降低，從而使人力資源檔案管理工作顯得更加公平。人力資源檔案的信息化管理可以為醫(yī)院員工所做的各項勞動提供保障，有效調(diào)動員工的勞動積極性，提高其專業(yè)水平，提升醫(yī)院的綜合競爭力，對醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標具有重要意義。

3.有利于提升檔案管理人員的工作效率

醫(yī)院人力資源紙質(zhì)版的檔案資料在管理的過程中常常存在遺失的問題，且人力資源檔案資料涉及的范圍較廣，不管是醫(yī)師、技師、護士還是行政后勤人員等都有相應的職業(yè)證書、資格證書，在入職、離職或院內(nèi)調(diào)崗都會應用到人力資源檔案資料。同時，在醫(yī)院的日常運行過程中也會定期向相關(guān)管理部門遞交一系列的材料，這不僅增加了檔案管理人員的工作量，也增加了其管理的難度。因此，通過強化醫(yī)院人力資源檔案信息化建設(shè)，革新傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，優(yōu)化人力資源檔案管理過程，以信息技術(shù)為支撐，便能夠為醫(yī)院人力資源檔案管理人員提供便利的條件，最大限度提升其工作效率。

二、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的策略

為有效提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理水平，醫(yī)院管理者必需采取多元化的管理策略，從思想認識、制度建設(shè)、網(wǎng)絡完善、專業(yè)能力培養(yǎng)等多方面入手，推動人力資源檔案信息化管理。

1.增強信息化管理的重視程度，正確認識人力資源檔案信息化管理的重要性

在現(xiàn)代社會新經(jīng)濟常態(tài)的發(fā)展背景下，隨著廣大人民生活水平的不斷提高，人們對醫(yī)療條件的要求也不斷提升，這給醫(yī)院發(fā)展提出了較大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院為了在競爭激烈的環(huán)境中尋求更加穩(wěn)定的發(fā)展，必須要有高素質(zhì)的人才作支撐。然而，傳統(tǒng)的醫(yī)院人力資源檔案管理效率低下，而且還需要花費大量的人力、財力，不利于人力資源檔案資料更好的服務于醫(yī)院人才隊伍發(fā)展。因此，為了能夠最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的水平，需要在思想上正確認識人力資源檔案信息化管理的重要性，不斷提高院領(lǐng)導和相關(guān)部門對醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的重視程度，為提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理水平提供重要的思想基礎(chǔ)。

2.強化終端應用系統(tǒng)的功能，保證檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性

在醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的過程中，要切實保證人力資源檔案資料的安全性，保證人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，強化檔案信息化系統(tǒng)終端的功能，充分凸顯人力資源檔案信息存儲、傳輸?shù)陌踩?。其中，可針對醫(yī)院人力資源檔案資料的信息化管理實際情況，建立大組工網(wǎng)和因特網(wǎng)的兩個系統(tǒng)終端體系，以便能夠科學管理保密等級不同的人力資源檔案資料。同時，為了能夠更好地避免檔案資料被員工泄露，還需要醫(yī)院人事工作人員積極與行政等各部門人員進行溝通交流，讓人力資源檔案管理人員能夠切實維護檔案系統(tǒng)的安全性，有效防止人力資源檔案資料被外泄，讓人力資源檔案信息管理系統(tǒng)的安全性真正得到保證。

3.構(gòu)建完善的人力資源檔案管理制度，規(guī)范檔案信息化管理過程

為了最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理效率，還需要構(gòu)建完善的人力資源檔案管理制度。通過全面分析醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)狀，再根據(jù)實際情況構(gòu)建針對性的人力資源檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，從而為人力資源檔案信息化管理工作的順利進行提供重要的保障。此外，在規(guī)范醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的過程中，需要督促人事工作人員積極調(diào)用查看信息的內(nèi)容，制定完善的制度和人力資源檔案信息資料調(diào)用制度，規(guī)范檔案信息化管理過程，最大限度提升醫(yī)院人力資源檔案管理的水平，讓醫(yī)院的綜合效益能夠切實得到保證。

4.建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，完善檔案信息管理網(wǎng)絡

醫(yī)院人力資源檔案信息著錄是提升信息化管理效率的重要前提。通過強化醫(yī)院人力資源檔案信息化管理，建立良好的數(shù)據(jù)庫，能夠為醫(yī)院人力資源檔案信息化管理提供重要的信息支撐。首先，需要根據(jù)醫(yī)院人力資源檔案資料的目錄進行著錄和標引，逐步建立起相應的目錄數(shù)據(jù)庫。其次，充分利用專用的掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機等信息設(shè)備，對醫(yī)院的人力資源紙質(zhì)檔案信息進行數(shù)字化處理，從而將醫(yī)院的人事檔案案卷目錄、文件級目錄、文件全文錄用到現(xiàn)代計算機信息系統(tǒng)中，逐步完成醫(yī)院人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有效提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的水平。

通過建立醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的局域網(wǎng)，對醫(yī)院人力資源管理部門采取局域網(wǎng)絡進行管理，并對各個部門進行分級管理，讓醫(yī)院人力資源檔案信息化管理逐步實現(xiàn)一體化，并借助局域網(wǎng)進行檢索、查詢，這樣便能夠讓醫(yī)院的管理者更加快速查詢，從而讓醫(yī)院人力資源檔案資料更好的服務于醫(yī)院發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展提供重要的人力支撐。

5.加強人力資源檔案管理人員能力培訓，推進人事檔案信息化管理

針對當前醫(yī)院人力資源檔案管理人員業(yè)務能力不足而影響醫(yī)院人力資源檔案管理水平的問題，醫(yī)院領(lǐng)導可招聘一些綜合素質(zhì)高的專業(yè)人員從事人力資源檔案管理工作，并合理地將掌握計算機技術(shù)和具備較強責任心等條件納入到醫(yī)院人力資源檔案管理人員的招聘條件中，這樣便能夠打造一支高素質(zhì)的人力資源檔案管理隊伍，有效提升人力資源檔案信息化管理能力水平。

三、基于信息系統(tǒng)的醫(yī)院人力資源檔案管理新模式

隨著現(xiàn)代社會環(huán)境的日益復雜，醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中面臨著巨大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院需要充分利用信息技術(shù)，創(chuàng)新醫(yī)院人力資源檔案管理模式，加強醫(yī)院人力資源檔案管理，從而提升醫(yī)院的核心競爭力，促進醫(yī)院的穩(wěn)定和健康發(fā)展。

1.建立完整的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的核心部分是人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫。因此，為了保證醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，首要任務就是保證醫(yī)院收集到的人力資源信息的真實性和完整性，從而為人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立提供保障。

對于人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立過程，醫(yī)院必須合理地根據(jù)不同部門和不同職能將數(shù)據(jù)劃分為多個模塊，并且在各個模塊中設(shè)置多個子目錄，包括職位的名稱、級別以及崗位的類別等，方便以后的查詢。最后，在人力資源信息錄入系統(tǒng)后，醫(yī)院還應該指派兩名或以上相關(guān)的員工來驗證錄入內(nèi)容的準確性，以此來避免出現(xiàn)信息錄入錯誤或信息遺漏。

2.開發(fā)人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊

醫(yī)院的人力資源檔案管理涉及諸多管理事項。因此，醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)還應充分考慮到醫(yī)院管理的具體內(nèi)容。為保證醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的功能完善，醫(yī)院應高度重視以下幾方面的建設(shè)：

第一，應確保系統(tǒng)本身具有完善的數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)恢復及其它相關(guān)功能，醫(yī)院發(fā)生人員信息更新或人事變動時應能及時進行相關(guān)操作。

第二，應實現(xiàn)人力資源基礎(chǔ)信息的集中統(tǒng)一管理，還應包含教學科研信息、績效考核信息和醫(yī)療糾紛信息等數(shù)據(jù)。

第三，應加強管理權(quán)限的分配。因為醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)中極有可能包含醫(yī)院的機密信息，所以醫(yī)院應該針對不同的部門配置與之相關(guān)的操作權(quán)限，以防信息泄露或被非法使用。

第四，在配置了相關(guān)操作或管理權(quán)限的基礎(chǔ)上，應實現(xiàn)多部門對相關(guān)的人力資源檔案信息的共享及有限的操作管理。此外，也應與醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)如醫(yī)院管理系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)等實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享。

3.根據(jù)醫(yī)院的自身特點完善人力資源檔案管理信息系統(tǒng)

在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院管理的各個方面也可能發(fā)生巨大的變化。因此，為了保證醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)能一直滿足醫(yī)院在各發(fā)展階段的管理需求，醫(yī)院還需要不斷地優(yōu)化和個性化醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)。這不僅能夠不斷完善醫(yī)院相應的系統(tǒng)功能，還能夠不斷優(yōu)化醫(yī)院人力資源檔案管理信息系統(tǒng)，以使醫(yī)院人力資源檔案信息的安全性得到最大的保障，極大提高醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設(shè)的水平。

4.提高人力資源檔案管理信息系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性

在醫(yī)患關(guān)系較為緊張時，醫(yī)院更需要在員工個人信息的保護方面加以重視。因此，醫(yī)院必須不斷加強人力資源檔案管理系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性建設(shè)，以免因系統(tǒng)故障或系統(tǒng)安全等原因造成人力資源檔案信息丟失或泄露。在這個過程中，醫(yī)院也應意識到人力資源檔案管理不是一項簡單的工作，而是與醫(yī)院發(fā)展和穩(wěn)定有著非常緊密的聯(lián)系。因此，保障人力資源檔案信息的安全性及穩(wěn)定性是醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。

四、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理系統(tǒng)的實施路徑

1.創(chuàng)新業(yè)務手段，提高管理質(zhì)量

人力資源檔案管理要緊跟時代步伐，隨著信息化管理方式的來臨，醫(yī)院人力資源管理部門要創(chuàng)新業(yè)務手段，提升管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度和服務方式，讓貌似陳舊的檔案管理工作煥發(fā)新的生機，展現(xiàn)其獨有的價值和作用。

2.提升人員素質(zhì)，加大人員培訓力度

信息化建設(shè)過程中重要的一點就是信息安全。受信息化建設(shè)的影響，人力資源檔案信息管理工作的信息安全風險系數(shù)比之前更高，要提高在信息化建設(shè)過程中人力資源檔案的安全性，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行定期培訓，目的是進一步強化人員的管理職能，提高業(yè)務能力和強化其安全意識， 讓其能夠自覺按照相關(guān)規(guī)定進行操作，防止檔案信息外泄、丟失等情況出現(xiàn)。

3.注重信息化管理，加強軟硬件及網(wǎng)絡安全建設(shè)

計算機軟硬件系統(tǒng)的特殊性，可能因為操作不當或軟硬件因素造成人力資源檔案信息泄露的現(xiàn)象。因此，醫(yī)院人力資源部門不但要提高檔案管理人員的業(yè)務能力和素養(yǎng)，也要加強對計算機軟硬件及網(wǎng)絡安全設(shè)施建設(shè)，并建立相應的電子檔案及檔案自動備份模塊，檔案信息丟失后能利用備份檔案進行還原。

五、結(jié)語

醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院員工數(shù)量的不斷增加，給醫(yī)院人力資源管理帶來了更多的壓力。人力資源管理工作具有十分重要的作用，醫(yī)院領(lǐng)導通過人力資源管理可以深入地了解和掌握醫(yī)院工作人員的構(gòu)成、考勤、工資等方面的情況，從而為醫(yī)院現(xiàn)有資源的合理配置提供有效依據(jù)。醫(yī)院的人力資源檔案管理水平直接關(guān)系到每一名醫(yī)護人員的成長和切身利益，關(guān)系到醫(yī)院的人力資源配置，這也是推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)更好發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過強化人力資源檔案信息化管理，提升醫(yī)院人力資源檔案信息化管理水平，為醫(yī)院進行各類人員配置、選拔和培養(yǎng)提供重要的參考信息，從而促進醫(yī)院各項事業(yè)更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

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（作者單位：福建醫(yī)科大學附屬第二醫(yī)院）