文|斯 琴
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄,也是保證項(xiàng)目正常運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)。電力行業(yè)作為關(guān)系著國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈和能源安全的重要行業(yè),一定要重視其項(xiàng)目檔案建設(shè)管理工作。電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案包括工程建設(shè)期間涉及的勘測(cè)設(shè)計(jì)文件,施工開始到竣工驗(yàn)收整個(gè)過程中的具有重要意義和價(jià)值的文件,是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)后期進(jìn)行維護(hù)和改造的重要依據(jù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)整個(gè)建設(shè)過程的實(shí)際情況做了詳細(xì)的記錄,因此,做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,能夠促進(jìn)電力企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展,為此,一定要結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀,來探討如何完善電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的應(yīng)對(duì)策略。
電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)較為復(fù)雜,涵蓋了專家意見記錄、檔案信息查閱、實(shí)體檔案調(diào)檔、篩選案卷記錄、專家分組、形成驗(yàn)收意見等眾多的環(huán)節(jié)內(nèi)容,而且需要由眾多的專家和相關(guān)工作人員的配合才能順利完成。在實(shí)體檔案調(diào)檔的環(huán)節(jié)中,驗(yàn)收單位需要對(duì)專家需要查閱的案卷信息進(jìn)行手工記錄,通常由庫房的管理人員負(fù)責(zé)查找并記錄,這個(gè)過程都需要人工完成,消耗的時(shí)間過長(zhǎng),降低了工作效率,而且對(duì)于專家需要調(diào)取查閱的檔案信息不能快速地進(jìn)行分析和記錄,也無法對(duì)存在的相關(guān)問題及時(shí)排查。
首先,專家對(duì)于在查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題需要進(jìn)行手工記錄,同時(shí)還要將有效的意見記錄下來,這種手工記錄方式不能直觀地將問題和意見體現(xiàn)出來。其次,驗(yàn)收單位的相關(guān)人員還要將專家的意見手工記錄下來,然后再將問題進(jìn)行整理歸類,由于記錄方式具有多樣化,所以在整理統(tǒng)計(jì)的過程中存在很大的難度。最后,經(jīng)過專家討論得出的問題和意見記錄較為零散,無法與案卷信息和相應(yīng)參建單位的信息進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)分析,為工程檔案管理分析工作增加了難度,從而造成工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量無法得到有效的管控。
電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案在專項(xiàng)驗(yàn)收結(jié)束后,相關(guān)的責(zé)任單位要針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改和完善,但是專家提出的意見不能對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的項(xiàng)目中,及時(shí)地反饋給參建單位,需要經(jīng)過人工分析和排查后才能對(duì)相應(yīng)的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的定位;對(duì)責(zé)任單位的整改情況也無法做到完善的電子記錄,導(dǎo)致對(duì)整改效果無法進(jìn)行追溯,也不利于對(duì)電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行規(guī)范化管理。
相關(guān)部門和電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該高度重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,充分認(rèn)識(shí)到工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的建立和完善對(duì)于電力企業(yè)的正常運(yùn)行和申報(bào)更多優(yōu)質(zhì)的工程具有十分重要的促進(jìn)作用。在工程開始之前就應(yīng)該確定檔案管理的工作目標(biāo),并確定相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作責(zé)任,在制定建設(shè)的過程中,還要明確工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收組織、方法和內(nèi)容等,規(guī)范專項(xiàng)驗(yàn)收工作的整個(gè)流程,并將工程項(xiàng)目檔案的建立和完善納入領(lǐng)導(dǎo)工作的工作范疇中。在建設(shè)初期要建立基建文件中心,選擇有豐富經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目檔案管理專家和軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)組建成專門的項(xiàng)目工作組,負(fù)責(zé)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)。同時(shí)還要求各個(gè)參建單位配備專業(yè)的檔案管理專職人員,并針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案建立相關(guān)的管理制度,例如《項(xiàng)目檔案歸檔管理制度》《移交資料總目錄》《檔案工作總體規(guī)劃與實(shí)施措施》等。并要組織各個(gè)參建單位及時(shí)的學(xué)習(xí)相關(guān)文件,保證檔案管理人員在開展工作的過程中能夠有據(jù)可依,明確項(xiàng)目檔案應(yīng)該遵從的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn),以及需要收集歸檔的具體內(nèi)容,從而對(duì)項(xiàng)目檔案管理的整體工作流程進(jìn)行有效的控制。
有效的前期文件是保證工程建設(shè)項(xiàng)目順利開展的有效依據(jù),這里的前期文件指的是在工程建設(shè)項(xiàng)目開始建設(shè)之前形成于設(shè)計(jì)、勘察、招投標(biāo)、審批、立項(xiàng)等環(huán)節(jié)中的文件資料,對(duì)于工程建設(shè)具有重要的參考價(jià)值。為了保證前期文件能夠全面、完整的歸納到檔案庫中,文件中心根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況,加強(qiáng)計(jì)劃合同部和工程部之間的溝通聯(lián)系,有效的控制前期文件的收集和歸檔,對(duì)期間發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)地采取應(yīng)對(duì)措施,保證文件的能夠完整歸檔。
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要有完善的驗(yàn)收輔助系統(tǒng)作為支持才能有效地提高工作效率,降低工作難度,為此一定要保證項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的研發(fā)工作順利完成,并取得有效的成果,相關(guān)部門要積極邀請(qǐng)國(guó)家檔案局等相關(guān)單位的具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專家共同探討。通過對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的當(dāng)前現(xiàn)狀進(jìn)行全面的梳理,針對(duì)管理難度大、工作效率等問題組織專家進(jìn)行分析和研究,形成了合理的系統(tǒng)功能建設(shè)需求調(diào)研成果,涵蓋了問題匯總、意見反饋、案卷篩選、專家分組、檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入、閉環(huán)整改等眾多環(huán)節(jié),為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的研發(fā)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
針對(duì)上面的需求研發(fā)分析,促進(jìn)了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的成功研發(fā),實(shí)現(xiàn)了構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)的目標(biāo),通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成能夠改善傳統(tǒng)的手工記錄驗(yàn)收方式,建立系統(tǒng)在線驗(yàn)收體系。工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的建立大大地提升了工作效率,降低了統(tǒng)計(jì)難度,此系統(tǒng)的建立不僅能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道的錄入和匯總,還能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的基本定制、過程檢查、參建單位的問題整改、驗(yàn)收問題匯總和導(dǎo)出、專家問題反饋、案卷調(diào)閱、專家信息定制、檔案信息導(dǎo)入等主要功能,同時(shí)還支持對(duì)案卷信息、反饋意見等信息的自動(dòng)匯總和統(tǒng)計(jì)分析,為提高工程檔案驗(yàn)收的工作質(zhì)量和工作效率提供了有力的保障。
在保證項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)研發(fā)成功的前提下,還需要有完善的內(nèi)部控制制度,才能保證各項(xiàng)系統(tǒng)的有效應(yīng)用,也只有通過加強(qiáng)內(nèi)部控制才能保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和完整性。首先,在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)過程中,會(huì)形成與設(shè)計(jì)、勘察、建設(shè)、施工等相關(guān)的文件資料,對(duì)這些重要文件進(jìn)行強(qiáng)化管理,能夠在很大程度上保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性和完整性,同時(shí)還能保證項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來。為此,基建文件中心建立了面向生產(chǎn)、面向工程、用戶第一、質(zhì)量第一、管理第一的管理原則,根據(jù)工程項(xiàng)目的建設(shè)需求,對(duì)各類文件資料進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的處理,為工程建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)保障。其次,對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化加強(qiáng)構(gòu)建力度。對(duì)于項(xiàng)目檔案管理除了實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成之外,還要配置相應(yīng)的檔案管理軟件,對(duì)文件收集、歸檔、存儲(chǔ)、分發(fā)、借還等工作進(jìn)行系統(tǒng)化管理,保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致化,使二者實(shí)現(xiàn)同步歸檔的目標(biāo)。建立良好的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng),并保證各個(gè)系統(tǒng)的有效運(yùn)行和應(yīng)用才能使檔案庫形成一個(gè)全面的、綜合性的信息儲(chǔ)備中心,這樣不僅能夠提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量,還能提高信息化建設(shè)水平,充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的最大化優(yōu)勢(shì),提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展水平。
在加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時(shí),還要重視外部控制的管理,首先要對(duì)相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行嚴(yán)格的管理和把控。要根據(jù)相關(guān)的工作要求標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收,同時(shí)檔案管理人員要通過填寫相關(guān)的工程記錄表等方式,將工程建設(shè)的全部過程記錄下來,并形成規(guī)范的目錄,對(duì)文件的頁碼編制和圖紙折疊方面都要進(jìn)行嚴(yán)格的要求,從而保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。其次要充分發(fā)揮監(jiān)理人員在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的監(jiān)管作用。監(jiān)理人員進(jìn)入工作環(huán)境中以后,要參與到各類表單的建設(shè)工作中,使工程建設(shè)過程中涉及的表單實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化,同時(shí)監(jiān)理人員要組織和召開文件材料收集整理會(huì)、工程協(xié)調(diào)會(huì)、圖紙審查會(huì)等各種會(huì)議,提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的水平和質(zhì)量。
綜上所述,經(jīng)過上述一系列的改善措施,進(jìn)一步地完善了電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。在實(shí)際的完善過程中,通過健全機(jī)構(gòu)、建立工作機(jī)制、研發(fā)并應(yīng)用項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成、加強(qiáng)內(nèi)部管理和強(qiáng)化外部控制、完成系統(tǒng)研發(fā)等措施,使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作獲取了明顯的成果,在很大程度上提高了工作效率,降低了統(tǒng)計(jì)工作的難度,提供了知識(shí)服務(wù),實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)管理,該工作成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為促進(jìn)電力企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的完善提供了重要的參考依據(jù)。