李娜(陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西 華州 714100)

1 新時期化工企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 化工企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新是化工企業(yè)發(fā)展的需求

為推動化工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，新時期化工企業(yè)必須壓重視人才儲備，合理利用檔案來招聘人才。但是現(xiàn)階段多數(shù)化工企業(yè)運用的招聘方法，比如：高價引進，還有獵頭招聘等等，都存在不足之處，因為沒有充分認(rèn)識被招聘人員，必須要有過渡期對其仔細觀察，這樣明顯降低工作效率。若不斷創(chuàng)新和完善人事檔案管理工作，化工企業(yè)能夠利用內(nèi)部選拔或者競聘的方法，合理利用人力資源。因此，要想實現(xiàn)化工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，必須要創(chuàng)新人事檔案管理。

1.2 人事檔案管理創(chuàng)新，提高社會對人才信息資源的有效利用率

在社會經(jīng)濟日益發(fā)展的背景下，人才流動性越來越強，要想確保人事檔案在流動過程中的完整性，需要不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度的創(chuàng)新，對人事檔案進行嚴(yán)格的管理。并且創(chuàng)新其管理模式，可以防止由于人才流動而出現(xiàn)死檔的情況，不利于人才流動。在新時期社會所有部門以及領(lǐng)域都重視人才利用以及培養(yǎng)，而且人事檔案作用顯得更加重要。為了可以充分利用人才信息資源，必須要重視人事檔案管理。

2 當(dāng)前化工企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 領(lǐng)導(dǎo)干部忽視人事檔案管理工作

現(xiàn)代化工企業(yè)發(fā)展中積極改革制度與重新整合，產(chǎn)權(quán)也有變化，很多化工企業(yè)管理者因為不能充分認(rèn)識人力資源，將很多時間和精力投入到產(chǎn)品銷售以及經(jīng)營中，對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案管理價值在化工企業(yè)始終不能充分體現(xiàn)。但是相對于銷售而言，人事檔案管理工作不能迅速收效，往往要花費一段時間才可以獲取經(jīng)濟利益，然而從長遠看，檔案管理與化工企業(yè)發(fā)展的根本有一定影響。

2.2 人事檔案管理信息化沒有普及

最近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，人類逐漸進入信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)不僅使人們的生活有翻天覆地改變，而且讓人們有多元化的工作方法，直接影響社會每個行業(yè)。在信息化時代背景下，我國化工企業(yè)人事檔案管理工作還是停滯不前，化工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視該項工作，造成不能投入足夠的資金，所以綜合來講，當(dāng)前我國化工企業(yè)人事檔案管理信息化水平不高，有些化工企業(yè)全部依賴人力做好各項工作，而且管理上都是以紙質(zhì)的形式來存儲，耗費大量的時間和人力[1]。由于受到傳統(tǒng)人事檔案管理方法帶來的影響，許多化工企業(yè)都缺乏獨立的檔案室，而充分利用網(wǎng)絡(luò)能夠迅速高效做好這些工作，通過應(yīng)用先進的現(xiàn)代化信息設(shè)備與系統(tǒng)，除了可以節(jié)省不必要的人力，也可以顯著提高工作效率，降低化工企業(yè)管理成本，進而全面監(jiān)控以及管理化工企業(yè)人才。

2.3 人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下

化工企業(yè)人事檔案管理人員是否具有良好的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)乎到人事檔案工作效率的高低，因為目前我國化工企業(yè)中沒有人事檔案管理專業(yè)人員，一般來說，都是由行政人員做有關(guān)的工作，而其尚未接受專門的理論培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對該工作僅僅是表面化而已，工作效果微乎其微[2]。因此，新時期化工企業(yè)必須要有專業(yè)素質(zhì)高的人事檔案管理人員，進而確保順應(yīng)化工企業(yè)今后發(fā)展的需求，采用有效的管理方法促進人事檔案管理創(chuàng)新，將豐富的人才資源注入到化工企業(yè)發(fā)展中。

3 新時期化工企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的有效措施

3.1 轉(zhuǎn)變工作思路，調(diào)整人事檔案管理的對象和方法

第一，在傳統(tǒng)的模擬狀態(tài)環(huán)境下，人事檔案的管理對象是“白紙黑字”的檔案實體。伴隨著以計算機為代表的數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展和文件形成領(lǐng)域中技術(shù)環(huán)境的變化，檔案管理對象也發(fā)生了變化：過去依賴于模擬態(tài)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募橹行牡臄?shù)字態(tài)檔案，并隨著以“大智移云物”為代表的新技術(shù)的發(fā)展，目前正以文件為中心的數(shù)字態(tài)檔案向以數(shù)據(jù)為中心的數(shù)據(jù)態(tài)檔案轉(zhuǎn)變。人員檔案的內(nèi)容和實體逐漸分離，檔案管理信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流成為新的管理對象。二是傳統(tǒng)人事檔案管理的核心是檔案實體和外圍環(huán)境的保護。所以，其管理方法主要是“檔案八防”、文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論等傳統(tǒng)技術(shù)，但在數(shù)字環(huán)境下，隨著管理對象的變化，其管理方法也應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷﹄娮游募?nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等構(gòu)成要素的管理與控制。第三，現(xiàn)代信息技術(shù)的全面推廣和應(yīng)用，給人類帶來了速度和效率，改變了人們的生產(chǎn)生活方式，但也不可避免地產(chǎn)生了安全、確定性、可靠性等信息質(zhì)素方面的負面問題。為此，必須建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式，采用數(shù)字掃描、數(shù)字微縮、數(shù)據(jù)加密等先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)，對人事檔案進行數(shù)字化處理，避免檔案信息被惡意入侵、破壞、外泄等不良現(xiàn)象。

3.2 對人事檔案實施信息化管理

化工企業(yè)為了可以將員工人事檔案信息管理工作落實到位，必須要構(gòu)建基于信息技術(shù)的系統(tǒng)，然而并非直接淘汰傳統(tǒng)的管理方法，而是遵循取其精華去其糟粕的原則，構(gòu)建紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案相融合的管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)優(yōu)勢相互彌補，提升人事檔案管理信息化水平[3]。在現(xiàn)代化工企業(yè)構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫中錄進所有員工的基本信息，再利用技術(shù)手段將紙質(zhì)資料變成影像資料，在員工檔案進行保存，這在很大程度上可以提升人事檔案管理工作水平，對實現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化以及信息化是十分有利的，僅僅錄入一次數(shù)據(jù)就能反復(fù)使用，而且方便調(diào)用信息，也可以有效保護紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)丟失的情況。

3.3 實現(xiàn)人事檔案動態(tài)管理

在人事檔案信息搜集中必須要注重時效性以及完整性，對于一些虛假的信息，應(yīng)該及時剔除，整理時應(yīng)該保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，在人事檔案調(diào)用中必須要保證安全性，由于包含個人隱私，所以人事檔案管理者必須要主動承擔(dān)自身的責(zé)任，一旦信息發(fā)生變化，需要立刻更新其人事檔案管理檔案，而且檔案管理人員必須要多加注意每個員工檔案材料的補充以及更新。針對部分工作有變化的員工，必須要在原始電子文檔中清楚注明[4]。事實上，化工企業(yè)的人事檔案即人才庫，要想實現(xiàn)化工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，需要設(shè)立高素質(zhì)人才庫，在高素質(zhì)人才庫中納入獲取專業(yè)技能證書的人才，這樣化工企業(yè)在任用以及選拔員工過程中比較便捷且高效，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。

3.4 注重人事檔案信息入檔與修復(fù)工作

化工企業(yè)人事檔案信息管理包含多項流程，比如：收集環(huán)節(jié)，還有錄入環(huán)節(jié)等等，在人事檔案信息化建設(shè)中檔案管理人員必須要完成檔案后期檢查以及修復(fù)工作，如果出現(xiàn)問題，需要迅速調(diào)取源數(shù)據(jù)來比較，立刻作出適當(dāng)?shù)母?，確保數(shù)據(jù)信息的精確性以及真實性。

3.5 加大軟硬件建設(shè)

建立人事檔案管理需要加強領(lǐng)導(dǎo)的重視，在這一過程中給予一定的物質(zhì)和財力支持。與此同時，還需要大量的人力資源，對紙面內(nèi)容進行信息化處理，完成人事電子檔案的歸檔。初期可從相關(guān)部門調(diào)來一些業(yè)務(wù)能力較強的人員，對填寫內(nèi)容不詳?shù)牟糠诌M行集中整理，對填寫內(nèi)容不清楚的地方進行改進，并在電子檔案整理后對相關(guān)內(nèi)容進行核對，加強檔案內(nèi)容的完整性。尤其是在疫情防控期間，人事檔案異地網(wǎng)上查詢的案例，為新時期人事檔案管理信息化建設(shè)提供了實踐思路，通過推行“因特網(wǎng)+”模式，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的遠程共享，從而實現(xiàn)人事檔案信息內(nèi)容的遠程共享，這樣就可以全面推進新時期人事電子檔案的信息化建設(shè)。要說明的是，人事檔案管理工作并不只是人才資料的存儲管理工作，而是為單位發(fā)展、人才流動提供合理配置的信息資源。因此，要開發(fā)和利用原始檔案內(nèi)容，通過網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用，對檔案內(nèi)容進行歸檔和分類，以保證檔案內(nèi)容的查詢更加快速、準(zhǔn)確，實現(xiàn)檔案管理工作的深度開發(fā)。

3.6 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

一是使管理人員認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，從而使管理人員的管理觀念發(fā)生轉(zhuǎn)變。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要加強宣傳和教育工作，從而端正管理者的工作態(tài)度。二是要加強管理人員在專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，如針對管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的需要重點講解的問題，讓管理人員能以正確的方式及時有效地處理它們，提高管理人員的辦事能力?；瘜W(xué)工業(yè)企業(yè)需要不定期地組織管理人員到一些大型化工企業(yè)學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)和管理方法，并將其運用于實際工作中，充分提升人事檔案管理水平。另外，人事檔案管理工作與人力資源管理本身有著緊密的聯(lián)系，因此化工企業(yè)需要加快二者的高度融合，不僅能從一定程度上降低人員的使用率和工作成本，而且還有利于化工企業(yè)內(nèi)部等人力資源的科學(xué)統(tǒng)一管理，通過對當(dāng)前人力資源分布的合理化分析，便于對存在不足的地方及時調(diào)整和改進，從而提高人力資源的利用率。因此，為了保證管理工作能取得更好的成效，管理人員在人事檔案管理系統(tǒng)和管理模式的創(chuàng)新中，需要管理人員不斷充實自己的經(jīng)驗和管理技巧，使人事檔案管理工作能起到更加積極的作用。

4 結(jié)語

化工企業(yè)人事檔案管理效率直接關(guān)乎到化工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，是否可以真正實現(xiàn)對人才的合理運用，重點是管理方面的創(chuàng)新。在經(jīng)濟迅速發(fā)展的現(xiàn)代化社會，化工企業(yè)人事檔案管理問題越來越多，必須要不斷促進傳統(tǒng)管理方法以及管理模式的創(chuàng)新，才可以提高化工企業(yè)人事檔案管理效率，合理利用人才，以進一步加快化工企業(yè)發(fā)展速度。