代偉 周杰

摘要：事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，新的時(shí)代形勢下，事業(yè)單位的發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的良好穩(wěn)定發(fā)展，需要加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作，檔案管理是事業(yè)單位管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響事業(yè)單位的運(yùn)營和發(fā)展。需要積極采用先進(jìn)技術(shù)手段，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，來提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位的發(fā)展提供保證。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

引言

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，做好事業(yè)單位檔案管理工作，可以為做好有關(guān)社會(huì)服務(wù)工作，造福廣大人民群眾提供更好的檔案服務(wù)。在新時(shí)代，為做好事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步明確工作中存在的主要問題，采取有效的優(yōu)化對策，盡快加以解決，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作。

1新形勢下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)

在事業(yè)單位中，檔案管理規(guī)范化意味著對事業(yè)單位內(nèi)部事務(wù)、人員檔案的收集與整合都標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、體系化，有助于提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平。目前就我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀而言，存在許多不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的地方，亟待進(jìn)一步的優(yōu)化、發(fā)展。在資料信息數(shù)字化發(fā)展背景下，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資料也由以往的單一文本資源轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣Y料，如視頻資料及軟件資料等各種不同的類型，這些資料不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，在收集及整理方面都會(huì)使檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)。同時(shí)，在當(dāng)前信息暴增背景下，有關(guān)新產(chǎn)品、新事物及新理念都有著越來越快的更新速度，產(chǎn)品壽命也越來越短，這就導(dǎo)致檔案管理工作內(nèi)容不斷增加，在這種情況下若不能及時(shí)改變檔案管理模式，則無法適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求，因而需要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新。

2事業(yè)單位檔案建設(shè)信息化建設(shè)的問題

事業(yè)單位檔案信息化管理依托信息技術(shù)發(fā)展，檔案信息化管理建設(shè)受到多種因素制約，相比其他部門信息化建設(shè)發(fā)展遲緩，當(dāng)前檔案信息化管理建設(shè)主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息開發(fā)智能化，使事業(yè)單位檔案顯示其潛在價(jià)值。事業(yè)單位信息化建設(shè)要求不斷整合內(nèi)部資源，目前大部分事業(yè)單位掌握信息處理收集方法，以電子形式把信息提供給各部門分析利用，不同部門方便獲取信息，檔案管理信息化利用電子技術(shù)進(jìn)行資源綜合收集，提高檔案管理水平。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)取得很大成效，但由于多種原因仍存在不少問題，主要表現(xiàn)為保密工作審批繁瑣，大量人工電話催還檔案資料，借還檔案資料登記工作量大等。事業(yè)單位檔案管理制度不健全表現(xiàn)為缺乏檔案監(jiān)督制度，事業(yè)單位檔案信息化管理雖然建立規(guī)范的流程，但監(jiān)督方面未提出明確方法。缺乏外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，不能對檔案工作人員形成有效監(jiān)督，導(dǎo)致檔案管理存在不規(guī)范問題?，F(xiàn)有檔案管理制度涉及領(lǐng)域不全面，事業(yè)單位對檔案管理開發(fā)重視不足。

3事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的措施

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程

加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加大對于軟件和硬件設(shè)施的投入，為檔案信息技術(shù)應(yīng)用和檔案信息資源開發(fā)提供必需條件。在硬件方面，要嚴(yán)格按照技術(shù)使用標(biāo)準(zhǔn)配置必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備，嚴(yán)把采購關(guān)，加大在資金方面的支持。在軟件方面，按照“滿足當(dāng)前應(yīng)用需要，預(yù)留后續(xù)發(fā)展空間”的原則，建設(shè)符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)的應(yīng)用系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)共享的平臺(tái)，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

3.2優(yōu)化人才隊(duì)伍

由于檔案管理人員整體素質(zhì)與檔案管理水平息息相關(guān)，因此，我們要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，明確自身職責(zé)，提高在實(shí)際工作中的責(zé)任意識。認(rèn)真努力的開展檔案管理工作。同時(shí)還要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，努力提高檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能，使其能夠熟悉運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，全面提高檔案管理信息化的水平。

3.3豐富檔案管理方法

在檔案管理中，資料收集是一個(gè)重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在這樣的情況下，信息化建設(shè)要做到緊密連接，確保每項(xiàng)檔案工作能完整、準(zhǔn)確收集。進(jìn)入信息時(shí)代，單位因?yàn)橘Y料繁多、有大量的數(shù)據(jù)，但是因?yàn)闄n案資料牽扯到的環(huán)節(jié)較多，檔案儲(chǔ)存還存在一定差異，這就要求檔案管理人員對檔案進(jìn)行分類管理，確保后期使用資料的準(zhǔn)確和快捷，提高檔案資料的利用率。對于電子檔案，檔案部門有電子檔案的控制權(quán)，這樣可以為后期資源的開發(fā)提供支持。為了加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理者應(yīng)擁有熟練的操作技能，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。檔案信息化建設(shè)不能只停留在口號上，需要檔案管理工作軟件的支持。在電子檔案管理中，檔案數(shù)量增加的情況下，檔案部門應(yīng)在軟件中選擇適合的電腦管理檔案軟件，加強(qiáng)系統(tǒng)的開發(fā)，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

3.4推進(jìn)文檔一體化管理

以往的檔案管理工作主要是以分離式管理形式展開。但是根據(jù)如今的具體情況，這一檔案管理形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今工作的要求。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理和文檔管理之間實(shí)際上是互不影響且互相脫離的狀態(tài)，這種檔案管理形式的主要不足體現(xiàn)在：常常會(huì)造成檔案管理工作重復(fù)進(jìn)行的狀況，這會(huì)使整個(gè)檔案管理工作出現(xiàn)大量的人力、物力的浪費(fèi)。因此，依據(jù)信息化創(chuàng)新建設(shè)的發(fā)展需求，通過檔案信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)文檔一體化管理則成為關(guān)鍵所在。其中，應(yīng)當(dāng)將文檔一體化管理作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵工作來開展。在此過程中，檔案館可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)真正實(shí)現(xiàn)檔案管理及文檔管理的云端儲(chǔ)存，繼而再安排檔案管理人員憑借信息化儲(chǔ)存真正完成檔案一體化管理。

結(jié)語

新時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)站在新的起點(diǎn)和高度，更新管理理念，分析和研究檔案管理工作中存在的突出問題，創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，大力推進(jìn)檔案管理信息化，為事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的發(fā)展、滿足人民群眾的社會(huì)服務(wù)需求，提供更好的檔案服務(wù)。

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