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芻議如何提高檔案管理效率

2021-01-12 11:42:30孫海麗
科教創(chuàng)新與實(shí)踐 2021年24期
關(guān)鍵詞:管理方法檔案管理效率

孫海麗

摘要:面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì),我國檔案工作人員也在不斷艱辛探索,推行了新檔案法,進(jìn)行檔案機(jī)構(gòu)改革,并強(qiáng)調(diào)圍繞信息技術(shù)發(fā)展更加完備的電子檔案。但是面對(duì)時(shí)代提出的轉(zhuǎn)型發(fā)展要求,檔案工作人員則要進(jìn)一步立足本職、更新思路、走好當(dāng)下檔案管理之路,鋪墊好未來檔案工作之可持續(xù)發(fā)展根基。

關(guān)鍵詞:檔案管理;管理方法;效率

引言:

開展檔案工作,要始終圍繞時(shí)代發(fā)展要義,以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展大勢(shì)為基本前提,以保證自身長效發(fā)揮效益為根本目的。隨著外界環(huán)境的變化,新時(shí)期的檔案工作要著眼于時(shí)代之“音”,為檔案工作注入更多可持續(xù)發(fā)展內(nèi)涵。

1當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題

1.1檔案檢索和使用效率不高

部分檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān),如果檢索效率低,勢(shì)必會(huì)影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問題,就在于對(duì)檔案管理重視不足,沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進(jìn)的信息技術(shù),致使檔案管理工作雖然進(jìn)行了信息化建設(shè),但并沒有達(dá)到預(yù)期效果,特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要,在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時(shí),檔案使用效率低下。保存的大量檔案信息資源,能夠在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用,但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想,對(duì)檔案信息資源開發(fā)重視不足,限制了檔案信息資源的使用效率。

1.2檔案管理模式創(chuàng)新不足

當(dāng)前,檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì),但部分在檔案信息化建設(shè)上還“畏首畏尾”,對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新認(rèn)識(shí)不足,采用傳統(tǒng)模式,導(dǎo)致檔案管理模式難以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。特別是一些規(guī)模較小的認(rèn)為一旦對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,就會(huì)帶來相應(yīng)的安全問題,部分檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理更符合當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要,對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新缺少積極性和主動(dòng)性。一些單位沒有按照上級(jí)要求,針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行人員培訓(xùn)。上述原因?qū)е聶n案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢,影響了檔案管理效率提升。

2提高檔案管理效率的策略

“十四五”規(guī)劃是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要引領(lǐng),是治國理政的重要方式,也是典型的中國發(fā)展模式。檔案工作作為重要的國家和地方發(fā)展事業(yè)構(gòu)成,應(yīng)進(jìn)一步形成和編制檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃,構(gòu)件檔案事業(yè)發(fā)展新藍(lán)圖。

2.1利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜,而且還耗費(fèi)大量人力、物力。因此,必須利用信息化手段提升檔案管理效率。應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進(jìn)。應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)際,制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃,明確信息化建設(shè)的短期、中期和長期目標(biāo),分步實(shí)施。同時(shí),應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理理念,要求各個(gè)部門密切配合檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作,充分調(diào)動(dòng)各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動(dòng)性。加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的落實(shí)力度,經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展,及時(shí)研究解決面臨的新情況、新問題。應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持,確保信息化建設(shè)的推進(jìn)力度,最大程度地提高檔案管理效率。

2.2通過制度規(guī)范化提高檔案管理效率

應(yīng)將檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面,結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際,對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度認(rèn)真進(jìn)行梳理,廢止多年前制定且不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的檔案管理制度,依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)部門及單位對(duì)檔案管理的要求,借鑒和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理制度,制定更符合當(dāng)前檔案管理的制度。對(duì)于近期制定的檔案管理制度,則需要對(duì)其進(jìn)行修改和完善,特別是要將檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求通過制度的方式加以體現(xiàn)。同時(shí)加大制度落實(shí)力度,要求各個(gè)部門嚴(yán)格做好檔案信息的收集和整理工作,并給予檔案信息化建設(shè)足夠的支持。另一方面,應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理績效考核制度。檔案管理效率的提升離不開全體工作人員的參與,為了更好地調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性和主動(dòng)性,應(yīng)將檔案管理效率提升相關(guān)內(nèi)容納入績效考核指標(biāo)之中,并將績效考核結(jié)果與職稱評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、福利待遇掛鉤,更好地激發(fā)全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

2.3基于人員專業(yè)化提高檔案管理效率

新時(shí)代,有必要結(jié)合檔案管理效率提升的具體要求,進(jìn)行專業(yè)人才培養(yǎng),進(jìn)一步提升檔案管理效率。一方面,應(yīng)明確檔案工作人員培訓(xùn)目標(biāo),結(jié)合當(dāng)前檔案管理實(shí)際,對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式進(jìn)行創(chuàng)新,有效提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)和專業(yè)能力,更好地適應(yīng)檔案管理模式創(chuàng)新,推動(dòng)檔案管理效率的提升。另一方面。應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為培訓(xùn)重點(diǎn)。既要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際,需要專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專題講座和系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn),同時(shí)檔案管理人員必須進(jìn)行實(shí)際操作,進(jìn)而將所學(xué)到的理論和技能運(yùn)用到實(shí)際操作之中,進(jìn)而提升檔案管理人員的動(dòng)手能力。此外,還應(yīng)加大對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)力度。當(dāng)前部分的檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身,因此對(duì)于檔案管理的具體流程和專業(yè)知識(shí)了解得不深不透,難以為檔案管理效率提升作出貢獻(xiàn)。這就要求通過社會(huì)招聘的方式引進(jìn)一些檔案管理專業(yè)人才,充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍之中。

結(jié)論:

總之,新形勢(shì)下,應(yīng)給予檔案管理工作效率提升足夠的重視,提出有針對(duì)性的切實(shí)可行的方案。應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè),對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的支持,及時(shí)過問并解決建設(shè)過程中面臨的各種問題,搭建檔案管理信息系統(tǒng),運(yùn)用更為先進(jìn)的信息技術(shù)提升檔案管理效率,更好地為發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

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[2]張嵐,王宇寧,崔美玉.大連市衛(wèi)生健康行業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀[J].蘭臺(tái)世界,2021(S1):77+72.

[3]鮮勇.地區(qū)油氣田企業(yè)地質(zhì)檔案大數(shù)據(jù)開發(fā)利用體系實(shí)踐與應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界,2021(S1):79-80.

[4]劉瑞.做好地質(zhì)檔案資料管理和二次開發(fā)助力地質(zhì)找礦[J].蘭臺(tái)世界,2021(S1):81-82.

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