周智力

北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076

1 項(xiàng)目背景

本項(xiàng)目圍繞航天企業(yè)科研項(xiàng)目全壽命周期經(jīng)費(fèi)管理需求，遵循“規(guī)范、簡(jiǎn)捷、高效”原則，對(duì)現(xiàn)有各類系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)與升級(jí)，重點(diǎn)建設(shè)科研經(jīng)費(fèi)管理模塊、合同管理模塊、預(yù)算管理模塊，打通與現(xiàn)有核算系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等已有系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)合同、預(yù)算、經(jīng)費(fèi)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提供信息化的協(xié)同工作平臺(tái)，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)共享與積累，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中和穿透查詢，為經(jīng)營分析和決策支持提供有力支撐[1]。

2 業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

研究所經(jīng)營管理工作主要涉及預(yù)算管理、合同管理、科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算等基礎(chǔ)管理工作，同時(shí)還涉及外協(xié)外包管理、供應(yīng)商管理、價(jià)格數(shù)據(jù)庫管理等支撐性管理工作。目前，核算、報(bào)銷管理工作已經(jīng)采用信息化手段開展，有的管理工作仍然采用線下管理的方式。

從目前的信息化現(xiàn)狀來看，出差、會(huì)議費(fèi)、評(píng)審費(fèi)等流程申請(qǐng)采用流程電子化系統(tǒng)，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷（含借款）采用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，財(cái)務(wù)核算采用核算系統(tǒng)。合同管理方面，合同簽訂過程線下運(yùn)行，合同臺(tái)賬由人工匯總。但是，合同的收付款信息未登記建賬；預(yù)算管理方面，預(yù)算采用線下excel操作，預(yù)算調(diào)整采用流程電子化系統(tǒng)，直接經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。

而在科研經(jīng)費(fèi)管理過程中，本應(yīng)建立聯(lián)系的項(xiàng)目計(jì)劃、指標(biāo)、收入、預(yù)算、合同、成本等信息還未切實(shí)建立起緊密的關(guān)聯(lián)關(guān)系。造成各環(huán)節(jié)信息不對(duì)稱，數(shù)據(jù)整理、分析工作非常復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)往往難以及時(shí)了解相關(guān)的項(xiàng)目信息。

為了全面、深入地對(duì)所內(nèi)開展的各項(xiàng)科研生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，特別是對(duì)在這些科研生產(chǎn)活動(dòng)中的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行有效的規(guī)劃，并對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理高效的利用，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)及時(shí)采集、有效跟蹤，通過搭建一套經(jīng)營管理系統(tǒng)來管理科研生產(chǎn)活動(dòng)中的各類事項(xiàng)，加強(qiáng)各類工作的計(jì)劃性，提高各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)從報(bào)價(jià)、預(yù)算、批復(fù)、執(zhí)行到結(jié)算整個(gè)生命周期的合理性、可追溯性與可控制性，建立統(tǒng)一的信息化管理手段勢(shì)在必行。

綜上所述研究所經(jīng)過多年原有的信息化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了核算系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)核心系統(tǒng)電子化，但仍然存在如下主要問題。

2.1 合同信息分散、缺乏集中監(jiān)管

合同的種類多、數(shù)量多、關(guān)聯(lián)多，合同信息在多個(gè)部門之間的重復(fù)錄入導(dǎo)致信息不一致、反饋不及時(shí)，合同信息沒有充分共享，特別是發(fā)生合同變更等情況，信息反饋緩慢。隨著業(yè)務(wù)量的增加和要求的提高，對(duì)合同審批控制及信息反饋的質(zhì)量和實(shí)效性上提出了更高的要求，目前合同審批采用紙質(zhì)審批，審批時(shí)間長效率低。

2.2 沒有實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目為主線的合同管理

合同與項(xiàng)目之間存在密切的關(guān)系，現(xiàn)在的合同管理沒有以項(xiàng)目為出發(fā)點(diǎn)，難以從項(xiàng)目的角度查看相關(guān)合同信息。這要求合同管理系統(tǒng)的建設(shè)必須要以項(xiàng)目為出發(fā)點(diǎn)，以項(xiàng)目為終點(diǎn)，體現(xiàn)全生命周期的管理思想。從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，到采購環(huán)節(jié)，然后是合同簽訂，履約以及后期管理，都要圍繞項(xiàng)目來考慮，從而比較明晰的了解整個(gè)項(xiàng)目的投入和產(chǎn)出。

3 難以對(duì)合同執(zhí)行情況實(shí)時(shí)跟蹤、及時(shí)預(yù)警

收付款使用臺(tái)賬管理，各個(gè)部門無法及時(shí)了解到收付款的執(zhí)行情況，提高合同的履約率。合同在履約過程中會(huì)涉及多次收付款、多次變更等情況，如：對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的收款提示、對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)的付款控制、對(duì)合同履約進(jìn)度的差異分析和異常情況的預(yù)警等，人工處理方式下的準(zhǔn)確性和時(shí)效性難以保證。

3 總體架構(gòu)

根據(jù)目前的經(jīng)營管控信息化應(yīng)用需求調(diào)研與決策，經(jīng)營管理系統(tǒng)建設(shè)框架基本如下圖所示：

圖1 經(jīng)營管理系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

“1”套標(biāo)準(zhǔn)：通過標(biāo)準(zhǔn)化體系梳理實(shí)現(xiàn)整個(gè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)一致性，為數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)分析奠定基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容主要涉及項(xiàng)目、部門、人員、科目、往來單位等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

“4”項(xiàng)基礎(chǔ)應(yīng)用：預(yù)算管理、合同管理、網(wǎng)上報(bào)銷、核算管理構(gòu)成了經(jīng)營管控平臺(tái)的四大基礎(chǔ)應(yīng)用。通過4大基礎(chǔ)應(yīng)用模塊的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)所經(jīng)營管理要求。

“2”個(gè)核心應(yīng)用：科研經(jīng)費(fèi)管理、成本價(jià)格庫構(gòu)成經(jīng)營管控平臺(tái)的“2”大核心應(yīng)用，滿足內(nèi)部經(jīng)營管理要求。

“1”個(gè)數(shù)據(jù)中心：在以上系統(tǒng)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，形成經(jīng)營管理數(shù)據(jù)中心。通過本次項(xiàng)目的建設(shè)，對(duì)原有財(cái)經(jīng)決策支持系統(tǒng)進(jìn)行改造，并支撐后續(xù)內(nèi)容擴(kuò)展，通過對(duì)數(shù)據(jù)的收集、管理、分析以及轉(zhuǎn)化，使數(shù)據(jù)成為可用的信息，更好地輔助決策和指導(dǎo)行動(dòng)。

其中，網(wǎng)上報(bào)銷、財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)決策支持模塊已經(jīng)建設(shè)，本次要建設(shè)“合同管理、預(yù)算管理、科研經(jīng)費(fèi)”三個(gè)模塊[2]。

4 設(shè)計(jì)方案

4.1 合同管理模塊

（1）合同標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)。合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的過程。系統(tǒng)中關(guān)于合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置主要包括：合同類型定義、合同模板定義、合同用章字典定義、合同附件類型定義等，并在合同管理信息系統(tǒng)的初始階段完成合同管理權(quán)限的分配。

按照合同管理的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行分類，將具有相同特征類型的合同集合，在合同錄入時(shí)可以選擇已定義的合同類型。合同類型支持分級(jí)次定義。以合同類型為基礎(chǔ)來定義合同卡片，支持不同的合同類型選擇不同的審批流程。

（2）合同審批流定義。依據(jù)規(guī)章制度，可根據(jù)項(xiàng)目類型、合同金額設(shè)置不同的流程節(jié)點(diǎn)，通過配置不同的角色、設(shè)置不同的節(jié)點(diǎn)及審批要素實(shí)現(xiàn)不同類型的審批流程。其中甲方、乙方審批流部分節(jié)點(diǎn)按照合同金額進(jìn)行判斷，工會(huì)類審批流與合同金額無關(guān)。合同變更、合同終止審批流與合同錄入審批流一致。系統(tǒng)能夠靈活定義審批流程，在合同錄入、合同變更等環(huán)節(jié)可以根據(jù)合同類型、合同金額設(shè)計(jì)不同的流程，所有結(jié)點(diǎn)可逆向打回，所有結(jié)點(diǎn)的用戶按職責(zé)權(quán)限進(jìn)行審批操作，各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人在確認(rèn)合同信息無誤后，提交給下一合同審批人進(jìn)行審批。

各類審批流程中“選審人員”節(jié)點(diǎn)均由上一個(gè)審批節(jié)點(diǎn)人員進(jìn)行選擇，系統(tǒng)支持審批流程移交功能，可將審批流中節(jié)點(diǎn)的審批人的審批內(nèi)容移交給其他相關(guān)的人員來完成該節(jié)點(diǎn)的審批工作，從而解決審批人員不在崗位單據(jù)無法審批問題。

（3）合同管理統(tǒng)計(jì)查詢。實(shí)現(xiàn)合同全生命周期信息的查詢，包括合同信息查詢、合同標(biāo)的查詢、合同變更查詢、合同臺(tái)賬查詢、結(jié)算信息查詢等，用戶可以方便的查詢統(tǒng)計(jì)合同的相關(guān)信息。并按照相關(guān)條件自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

根據(jù)合同卡片梳理，合同查詢需要包含主要信息：承辦人、承辦單位、合同名稱、來往單位、合同金額、型號(hào)/項(xiàng)目、甲乙方類型、標(biāo)的密級(jí)、是否合格供方、合同簽署人、是否軍品、合同內(nèi)容、產(chǎn)品代號(hào)、納稅人識(shí)別號(hào)、是否質(zhì)量成本、任務(wù)書、任務(wù)書編號(hào)、采購類型、是否集中采購、是否電子招投標(biāo)、是否上網(wǎng)采購等。操作人員可以非常方便地查詢系統(tǒng)中所有的“合同信息”記錄，支持多條件查詢和模糊查詢。根據(jù)單位、合同類型、開始日期、結(jié)束日期、簽訂日期、單據(jù)狀態(tài)、合同狀態(tài)等條件查詢合同的基本有效信息及合同的執(zhí)行進(jìn)展情況，查詢結(jié)果可導(dǎo)出為Excel。

4.2 全面預(yù)算模塊

（1）預(yù)算編制。該模塊主要完成預(yù)算管理的編制、審核、審批、上報(bào)、分解、查詢等功能，既支持自下而上的上報(bào)匯總編制方式，也支持自上而下的向下分解編制方式，在預(yù)算的編制和調(diào)整等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，可通過嚴(yán)格的審批流進(jìn)行審批控制。

根據(jù)企業(yè)的管理需要，可以進(jìn)行業(yè)務(wù)預(yù)算、項(xiàng)目年度預(yù)算、固定資產(chǎn)預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算等多種維度的預(yù)算編制。其中項(xiàng)目年度預(yù)算總金額在項(xiàng)目全周期概算當(dāng)年年度范圍內(nèi)。各級(jí)預(yù)算管理員可以直接按照要求編制本級(jí)的預(yù)算，可以將下級(jí)單位的預(yù)算進(jìn)行匯總形成本級(jí)的預(yù)算，也可以把本級(jí)預(yù)算分解為各下級(jí)部門的預(yù)算。

在預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行的過程中，可以隨時(shí)根據(jù)在審核規(guī)則中定義的審核規(guī)則對(duì)相應(yīng)的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，并自動(dòng)出具審核報(bào)告。支持同時(shí)審核多張報(bào)表以及取消報(bào)表審核。

（2）預(yù)算執(zhí)行。通過建立預(yù)算項(xiàng)目與相應(yīng)系統(tǒng)的接口對(duì)照表，可以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理系統(tǒng)直接從合同管理、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù)。如在合同付款后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把相關(guān)預(yù)算數(shù)據(jù)歸集到相應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行數(shù)據(jù)中。

經(jīng)營管理系統(tǒng)能夠全面監(jiān)控各項(xiàng)指標(biāo)的預(yù)算執(zhí)行情況，便于及時(shí)掌握異常信息，支持對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)的執(zhí)行進(jìn)行預(yù)警。系統(tǒng)提供了一個(gè)專門的預(yù)警平臺(tái)系統(tǒng)，在預(yù)警平臺(tái)上，可以自由定義單位運(yùn)營過程中重點(diǎn)關(guān)注的預(yù)算指標(biāo)。預(yù)警平臺(tái)自動(dòng)按照定義好的各種參數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算、掃描。當(dāng)指標(biāo)超出預(yù)算臨界值時(shí)，系統(tǒng)能夠以郵件的方式進(jìn)行預(yù)警。

針對(duì)預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，經(jīng)營管理系統(tǒng)可以從預(yù)算指標(biāo)，預(yù)算期間，預(yù)算主體（單位，部門，個(gè)人，項(xiàng)目等）、預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算版本等多個(gè)維度進(jìn)行，可以指定任一維度，查詢預(yù)算執(zhí)行情況。

（3）預(yù)算調(diào)整。預(yù)算執(zhí)行一段時(shí)間后，發(fā)現(xiàn)制定的預(yù)算超出較大時(shí)，可以提出申請(qǐng)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，進(jìn)行調(diào)整。預(yù)算調(diào)整情況可以自下而上的逐級(jí)匯總，支持按個(gè)人－部門－公司的級(jí)次逐級(jí)匯總，可以將個(gè)人預(yù)算匯總到部門，再將部門預(yù)算匯總到各級(jí)單位。

（4）預(yù)算分析。支持對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況全面的查詢分析功能，可以按預(yù)算指標(biāo)，預(yù)算期間，預(yù)算主體，預(yù)算科目等多維度查詢分析，能實(shí)現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行的對(duì)比分析，實(shí)現(xiàn)多年度的數(shù)據(jù)對(duì)比分析。支持對(duì)各級(jí)單位多個(gè)版本的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較展示，可以對(duì)差異較大的突變指標(biāo)進(jìn)行單獨(dú)分析，支持向下追溯查詢。其查詢策略類似于對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)和預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的查詢分析。針對(duì)查詢結(jié)果，可提供相應(yīng)的圖形分析，如餅圖、柱狀圖、線柱圖、折線圖等。

4.3 科研經(jīng)費(fèi)模塊

（1）項(xiàng)目信息定義。明確標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目信息，在系統(tǒng)中對(duì)項(xiàng)目類型、項(xiàng)目字典等進(jìn)行統(tǒng)一的分類與定義。

項(xiàng)目類型是為了更好地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，可以按照自身管理要求進(jìn)行類型自定義。項(xiàng)目類型為樹形結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目字典主要用于維護(hù)項(xiàng)目基本信息，在項(xiàng)目建賬完成后，自動(dòng)生成信息至項(xiàng)目字典中形成項(xiàng)目庫。對(duì)于系統(tǒng)上線之前的在建項(xiàng)目也通過項(xiàng)目字典功能進(jìn)行維護(hù)。

（2）項(xiàng)目建賬?？蒲薪?jīng)費(fèi)模塊完成項(xiàng)目建賬申請(qǐng)及建賬審批。項(xiàng)目建賬申請(qǐng)單中可以錄入項(xiàng)目的關(guān)鍵信息，并定義審批流。單據(jù)流轉(zhuǎn)過程中由財(cái)務(wù)人員維護(hù)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的核算項(xiàng)目編號(hào)和核算項(xiàng)目名稱。項(xiàng)目建賬時(shí)項(xiàng)目報(bào)價(jià)材料作為附件上傳,建賬人員可在建賬申請(qǐng)單中查看附件信息。

項(xiàng)目建賬單據(jù)審批通過后，項(xiàng)目具有兩個(gè)編號(hào)。一個(gè)是在經(jīng)營管理系統(tǒng)中填寫項(xiàng)目建賬申請(qǐng)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成的項(xiàng)目編號(hào)，另一個(gè)是項(xiàng)目建賬申請(qǐng)單審批過程中財(cái)務(wù)人員維護(hù)的核算項(xiàng)目編號(hào)。以經(jīng)營管理系統(tǒng)中自動(dòng)生成的項(xiàng)目編號(hào)為依據(jù)進(jìn)行查詢及顯示，系統(tǒng)后臺(tái)實(shí)際運(yùn)行過程中以核算項(xiàng)目編號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)與核算系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配。

（3）項(xiàng)目全周期概算。項(xiàng)目全周期概算是在項(xiàng)目實(shí)施前，根據(jù)合同、立項(xiàng)批復(fù)或者計(jì)劃文件等對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的總經(jīng)費(fèi)的事前約束和策劃。編制內(nèi)容包括總經(jīng)費(fèi)概算、分年度經(jīng)費(fèi)概算，編制完成后在系統(tǒng)中進(jìn)行審批。其中，在進(jìn)行項(xiàng)目年度預(yù)算編制時(shí)，原則上要在當(dāng)年年度經(jīng)費(fèi)概算范圍內(nèi)。

不同項(xiàng)目對(duì)應(yīng)不同的計(jì)價(jià)規(guī)則，全周期概算編制時(shí)按照各自對(duì)應(yīng)的計(jì)價(jià)規(guī)則進(jìn)行編制，選擇項(xiàng)目后將對(duì)應(yīng)的計(jì)價(jià)規(guī)則中的成本費(fèi)用科目全部自動(dòng)帶出，由業(yè)務(wù)人員編制總經(jīng)費(fèi)概算、分年度經(jīng)費(fèi)概算。

全周期概算編制界面增加“付款合同總額上限”列，此列金額自動(dòng)默認(rèn)為“總概算×控制比例”。系統(tǒng)根據(jù)“付款合同總額上限”數(shù)據(jù)控制合同簽訂金額。

（4）項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)查詢。在科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)集中、數(shù)據(jù)集中的基礎(chǔ)之上，對(duì)系統(tǒng)中的項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行分析展現(xiàn)，包括項(xiàng)目收支數(shù)據(jù)、項(xiàng)目余額數(shù)據(jù)、項(xiàng)目結(jié)算數(shù)據(jù)。

（5）系統(tǒng)集成。經(jīng)營管理系統(tǒng)的建設(shè)要考慮到與現(xiàn)有系統(tǒng)的對(duì)接，目前已使用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)、CA系統(tǒng)。經(jīng)營管理系統(tǒng)需要與上述已使用的系統(tǒng)做好對(duì)接。

5 實(shí)施效果

5.1 統(tǒng)一平臺(tái)，業(yè)務(wù)協(xié)作，信息對(duì)稱

通過搭建統(tǒng)一的經(jīng)營管理平臺(tái)，經(jīng)營管理相關(guān)各部門能夠在同一信息平臺(tái)下協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)作和信息對(duì)稱。

5.2 實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的全周期信息

通過經(jīng)營管理系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)信息，實(shí)時(shí)反饋執(zhí)行情況，達(dá)到經(jīng)費(fèi)管理過程可控，清晰掌握每筆經(jīng)費(fèi)的用途和流向，形成管理閉環(huán)。

5.3 信息化帶動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化

通過此次經(jīng)營管理系統(tǒng)的實(shí)施，促使標(biāo)準(zhǔn)化工作深入開展。站在全所角度進(jìn)行全面考慮，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范，由此實(shí)現(xiàn)可管理、可控制、可對(duì)比、可分析。

5.4 系統(tǒng)集成，消除孤島

通過跟網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、CA、郵件等系統(tǒng)的集成應(yīng)用，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)同。