袁換章

（東莞市東城社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，廣東 東莞 523000）

伴隨著臨床治療方式的不斷改善與進(jìn)步，引進(jìn)的新藥品種也逐漸增加，為了更有效的對數(shù)目數(shù)量繁多的藥物品種進(jìn)行管理，多類管理軟件或方案已逐步在各醫(yī)療機(jī)構(gòu)中得以采用[1]。由此可知門診的藥品管理工作對于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有意義的價(jià)值不容忽視，而其中藥品盤點(diǎn)工作則是其中重要的環(huán)節(jié)之一。藥房盤點(diǎn)工作的準(zhǔn)確度也一定程度的反應(yīng)了藥品管理水平的高低，也是對藥品管理工作評估的一類常用經(jīng)濟(jì)指標(biāo)[2]。門診藥房涉及的藥物通常具有一定的復(fù)雜性以及特殊性，不僅僅品種多樣，包裝的規(guī)格也不盡相同，因而造成了盤點(diǎn)工作耗時(shí)相對較長的情況。在此情況下清點(diǎn)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大，疲憊感逐漸增加，因而出錯(cuò)率也相對較高[1，2]。如何有效的改善與提高門診藥房盤點(diǎn)工作的效率，降低出錯(cuò)率，對于藥物盤點(diǎn)工作具有重要的價(jià)值。本研究對門診藥房盤點(diǎn)工作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析與總結(jié)，探討Excel在藥房盤點(diǎn)的工作中具有的價(jià)值，獲得了一定的結(jié)論，現(xiàn)進(jìn)行如下報(bào)道。

1 電腦發(fā)藥的確認(rèn)以及維護(hù)

若向患者完成發(fā)藥處理后并未及時(shí)在電腦上進(jìn)行處方的確認(rèn)，則會(huì)出現(xiàn)帳物不符的情況。其中，西藥類可能造成一種或少數(shù)幾種的差異，而中藥處方中涉及的藥物種類通常較多且劑量相對較高，因此可能會(huì)導(dǎo)致該處方上所涉及的全部藥品種類與帳物實(shí)際情況不相符的情況。由此可知，及時(shí)的對電腦發(fā)藥進(jìn)行確認(rèn)，并對其進(jìn)行維護(hù)，對于門診藥房盤點(diǎn)工作具有極其重要的意義[3]。本院門診藥房工作人員針對藥物發(fā)放具體情況，發(fā)出藥的同時(shí)在電腦上做備注，并操作審核發(fā)藥，每日對前一天的全部處方進(jìn)行核查清點(diǎn)，確認(rèn)其均在電腦端完成了確認(rèn)操作，每月月底盤點(diǎn)前要確保一個(gè)月的發(fā)藥要全發(fā)出，再進(jìn)行批量盤點(diǎn)導(dǎo)出盤點(diǎn)表。

2 經(jīng)由Excel構(gòu)建分柜分區(qū)定位盤點(diǎn)清算表

在實(shí)踐工作中，通常依據(jù)藥品的使用頻度對藥品進(jìn)行分類擺放以最大程度的改善和提高處方的調(diào)配速度，同時(shí)為了便于某些使用頻率相對較高的藥物的查找，則需結(jié)合藥物的藥理分類進(jìn)行進(jìn)一步歸類擺放[2-3]。因我院藥物品種有限，西藥和中成藥統(tǒng)計(jì)約為400～500種，均在在西藥房中存放。中草藥和單方中草藥顆粒制劑共1000種左右存放在中藥房。門診藥房的盤點(diǎn)工作中采用的傳統(tǒng)盤點(diǎn)表格，雖然能對藥物信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄，但無法完成所需盤點(diǎn)區(qū)域的選擇性操作[4]，如圖1所示。其中以中藥類目為例，電腦賬戶通常選用一種藥物對應(yīng)一個(gè)賬戶的方式，然而中藥實(shí)物卻包含數(shù)個(gè)規(guī)格，記錄表格中可供書寫的空間相對較小，因而漏帳以及錯(cuò)帳的可能性相對較高，盤點(diǎn)人員的工作耗時(shí)也相對較長。通過Excel軟件對本門診藥房所涉及的西藥品種以及部分中成藥和中藥協(xié)定方品類盤點(diǎn)表格進(jìn)行改良之后更加系統(tǒng)具體化，我院在停診后由2～3名工作人員進(jìn)行盤點(diǎn)工作，一般1個(gè)小時(shí)可以完成，然后錄入電腦數(shù)據(jù)大概半個(gè)小時(shí)。加上復(fù)查可疑數(shù)據(jù)，確認(rèn)無錯(cuò)審核通過，系統(tǒng)導(dǎo)出xls盤點(diǎn)表。2～3個(gè)小時(shí)內(nèi)可以完成。中藥房也是月底停診盤點(diǎn)，傳統(tǒng)門診藥房盤點(diǎn)示例圖如圖1所示。

3 實(shí)施多重盤點(diǎn)管理模式

根據(jù)門診藥房中相關(guān)藥物品種的具體情況，按照責(zé)任劃分制的方式將其分配至專人。同時(shí)注重對盤點(diǎn)表格的維護(hù)。即在有新品類的藥物進(jìn)入藥房后，及時(shí)進(jìn)行編碼以及規(guī)格等相關(guān)信息的登記，并結(jié)合實(shí)際情況調(diào)配其在藥架的區(qū)域[5]。相關(guān)工作人員需定期根據(jù)醫(yī)院管理部門的要求對所負(fù)責(zé)的責(zé)任柜中涉及的藥物品類進(jìn)行盤點(diǎn)。在進(jìn)行藥物盤點(diǎn)的工作中，工作人員首先需按品種逐個(gè)對之進(jìn)行盤點(diǎn)，全部核實(shí)明確后，對查出的帳物不符的相關(guān)品種進(jìn)行核查并簽字，并對其誤差原因進(jìn)行分析。對于在盤點(diǎn)過程中可能出現(xiàn)的誤差，可通過扣罰勞務(wù)補(bǔ)貼的方式，提高相關(guān)盤點(diǎn)人員的責(zé)任心，以10種西藥及中藥盤點(diǎn)情況為例，西藥及中藥盤點(diǎn)概況情況如表1、表2所示。

表1 西藥品種盤點(diǎn)概況示例表

表2 中藥品類盤點(diǎn)概況示例表

4 應(yīng)用分類的藥物盤點(diǎn)方案

門診藥房中涵蓋的西藥品種多樣，同時(shí)中藥品種也較為繁多（近800種）且品規(guī)多樣（近1700余種），應(yīng)注意日常盤底質(zhì)量，首先因我院門診量較大，日均350左右，工作人員缺乏，耗時(shí)較久，工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度較高，因而勞累感較高，出錯(cuò)率也維持在0.6%左右相對較高的水平[3，6]。因而在對門診中的藥物進(jìn)行盤點(diǎn)的工作過程之中，采用了分時(shí)分類的盤點(diǎn)方案，如表1至表2所示。即將藥物劃分為西藥類與中成藥以及中藥協(xié)定方等，分表格與時(shí)間段進(jìn)行相關(guān)品類的藥物盤點(diǎn)工作。其中，西藥品類擇時(shí)停診關(guān)門進(jìn)行盤點(diǎn)，中成藥以及中藥協(xié)定方通常每周進(jìn)行一次盤點(diǎn)，所需時(shí)間一般在30 min左右。對于較為貴重的藥材品種，則需要每日專門進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證每日帳物均一致。盤點(diǎn)工作中可結(jié)合藥物的具體情況，選用合適的盤點(diǎn)單位，如盒、克等[7]。在上述盤點(diǎn)模式下，工作人員均處于相對狀態(tài)優(yōu)良的狀態(tài)，綜合盤點(diǎn)耗時(shí)不僅僅大幅縮減，工作人員的疲憊感也有所降低，出錯(cuò)率相對較低甚至為零，極大程度的提高了工作效率以及帳物符合率。經(jīng)過分析，本階段門診藥房盤點(diǎn)結(jié)果清晰直接，中藥房也是月底停診盤點(diǎn)，西藥、中成藥及中草藥盤點(diǎn)金額差異情況如表3、表4、表5所示。

表3 西藥實(shí)物盤點(diǎn)金額差表

表4 中成藥實(shí)物盤點(diǎn)金額差表

表5 中草藥實(shí)物盤點(diǎn)金額差表

5 藥物盤點(diǎn)工作后數(shù)據(jù)的處理

完成藥物盤點(diǎn)工作后，工作人員需對盤點(diǎn)單進(jìn)行收集，并將其中的數(shù)據(jù)錄入Excel表格中，接著利用Excel中的相關(guān)公式運(yùn)算對盈虧正負(fù)值進(jìn)行計(jì)算，若發(fā)現(xiàn)帳物存在一定的差異，需立刻進(jìn)行二次核查，對于差異顯著的帳目，則通過查看流水帳以及核算室對帳等相結(jié)合的方式進(jìn)行核查，及時(shí)對差錯(cuò)進(jìn)行糾正。對于一些原因尚不明確的盈虧，一般采用數(shù)據(jù)跟蹤觀察的方式進(jìn)行處理，暫時(shí)不計(jì)入盈虧數(shù)據(jù)的處理工作中[2，7]。在下一次的藥物盤點(diǎn)工作中，若發(fā)現(xiàn)此前的某些藥物的異常數(shù)據(jù)恢復(fù)至正常，則此前的差異可能是網(wǎng)絡(luò)繁忙等相關(guān)原因造成，即后臺未能及時(shí)完成數(shù)據(jù)的減庫操作。

6 結(jié) 語

在門診藥房的盤點(diǎn)工作中，不同醫(yī)療單位采用的方式不盡相同，其中HIS系統(tǒng)的概率相對較高[4，5]。此種盤點(diǎn)方式對于軟件的要求相對較低，操作性以及實(shí)用性相對較好，但在后期需要制作盤點(diǎn)表[4，7]。通過Excel與傳統(tǒng)管理體系相結(jié)合的方式，合理規(guī)劃盤點(diǎn)的時(shí)段以及范圍，有助于降低和避免集中盤點(diǎn)耗時(shí)相對較久的情況。同時(shí)通過分時(shí)間段以及分范圍的藥物盤點(diǎn)模式，也極大程度的降低了單次盤點(diǎn)的耗時(shí)情況，不僅較為方便快捷，也降低了盤點(diǎn)人員的盤點(diǎn)疲憊感，提高了工作效率以及盤點(diǎn)工作的準(zhǔn)確度。有報(bào)道指出，在門診藥房盤點(diǎn)工作中應(yīng)用Excel，每月的帳物符合概率均超過90%，“盤盈入庫”以及“盤虧出庫”的金額也維持在相對平衡的水平[6，7]。同時(shí)通過實(shí)際盤點(diǎn)概況與電腦庫存數(shù)據(jù)的對接，可建立起庫存預(yù)警系統(tǒng)，對各種藥物的庫存進(jìn)行監(jiān)管，有效的避免藥品申領(lǐng)時(shí)可能存在的脫節(jié)狀況。由此可知，在門診藥房盤點(diǎn)工作中采用合理的方式降低盤點(diǎn)錯(cuò)誤率，改善盤點(diǎn)人員的工作效率，保障與提高帳物符合率，具有較高的研究意義。而Excel的應(yīng)用對于門診藥房盤點(diǎn)工作具有的價(jià)值也不容忽視，如何更好的將其進(jìn)行應(yīng)用并發(fā)揮更大效用，仍有待進(jìn)一步研究探討。