何文英

摘要：電子檔案在檔案管理的信息化進(jìn)程中占有重要地位，為了切實做好電子檔案的管理工作，需要從實際的信息化規(guī)范建設(shè)角度出發(fā)，開展電子檔案的管理工作，提升信息處理工作的效率。本文從多個方面對電子檔案工作的信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，望能對提升檔案管理工作的效率有一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理特點;作用優(yōu)勢;信息建設(shè);有效應(yīng)用

在長期的發(fā)展中，人類傳承文明的主要方式就是借助于文字記錄，借助于這些資料來研究好世界的發(fā)展史。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其改變了我們生活的方方面面，應(yīng)運而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中最為基礎(chǔ)和重要。

一、電子檔案特點及管理

1.1 電子檔案的特點

過去的檔案只要是借助于紙質(zhì)檔案完成的，最早的記錄載體就是石頭，龜殼，竹簡，布帛等，而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)讓檔案信息化建設(shè)水平大大提高，借助于一些電腦和手機(jī)都可以制作出檔案。和過去的檔案存儲工作相比，電子檔案存儲是借助于虛擬空間實現(xiàn)的，突破了傳統(tǒng)的時間和空間的限制，可以在短時間內(nèi)完成一些電子檔案的存儲和管理。因此，電子檔案有著適應(yīng)現(xiàn)代社會快速發(fā)展的特質(zhì)，能為各行各業(yè)提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。

1.2 電子檔案的管理

電子檔案的制作比較簡便，修改起來也比較簡單，但是在具體管理時要有一定的規(guī)范性，尤其是一些比較重要的電子檔案，必須要具備一定的制作規(guī)則，只有這樣才能更好的開展后續(xù)工作。另外，電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業(yè)不同，檔案內(nèi)容特性不同，要求針對性的制定科學(xué)分類方式。電子檔案在存儲時更加簡單便捷，但是也存在一定的安全隱患，如果缺乏相關(guān)的防范措施，那么保密性降低，甚至還會遺失一些重要的檔案資料。最后，從電子檔案的提取和傳遞上來說，相關(guān)的電子檔案管理者必須要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能更好的傳遞電子檔案。

二、當(dāng)前電子檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進(jìn)行更為細(xì)致的工作的規(guī)定。在當(dāng)前的電子信息化檔案管理中，由于相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2電子檔案的維護(hù)工作有待加強(qiáng)

電子檔案的管理維護(hù)工作仍然需要加強(qiáng)，主要包括以下三個方面的問題：首先，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)周期長，在實際的使用過程中容易導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級，不利于軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代工作;其次，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作并不夠深入和細(xì)致，尤其是在復(fù)雜化的工作背景之下，維護(hù)工作需要更加專業(yè)化、細(xì)致化、全面化，一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問題就需要及時處理，一些難以發(fā)現(xiàn)的問題如果常常被忽略也會產(chǎn)生一系列的問題，為后續(xù)工作留下隱患;最后，維護(hù)技術(shù)依然不夠先進(jìn)，尤其是電子檔案管理的時間不長，并沒有實現(xiàn)高度的自動化，費時費力，效果并不明顯。

三、電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢

3.1提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進(jìn)行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對上述弊端方面進(jìn)行了彌補(bǔ)，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯的概率。目前，對于檔案的檢索和應(yīng)用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

3.2提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關(guān)工作人員和部門的協(xié)調(diào)配合。構(gòu)建電子信息化檔案管理的平臺，在信息資源共享和各個部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時間，將工作效率大大提升。通過對以往的調(diào)查和工作經(jīng)驗進(jìn)行分析，電子信息化檔案管理平臺建立完成之后，單位對于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時間和工作的成本。

3.3提高檔案管理工作的時效性

傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時間，而且工作的內(nèi)容也十分煩瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時，在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問題，導(dǎo)致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對于檔案進(jìn)行分類管理，保證了檔案管理工作的時效性和準(zhǔn)確性，在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用，可以第一時間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發(fā)生。

四、電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

4.1做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發(fā)展中往往會出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進(jìn)行檔案的管理。為了實現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。另外，需要建立其規(guī)范化的管理指標(biāo)與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關(guān)重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經(jīng)之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。

4.2加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中不可分割的一部分，檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但是檔案部門在經(jīng)費等方面的制約之下，無法更新設(shè)備，也對現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來了一定的困難。因此，需要當(dāng)下的檔案管理工作在技術(shù)能力方面不斷提升，建立起更為信息化的服務(wù)模式，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案收集工作，也將原本的線下工作轉(zhuǎn)移至線上進(jìn)行，提供接受遠(yuǎn)程數(shù)字查詢的服務(wù)工作，根據(jù)自身下載的資料等進(jìn)行分析，減少時間和精力的投入，保證檔案的高效管理。電子信息化檔案管理需要建立在軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還需要在實際的工作中滿足各方面建設(shè)工作的需求，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理工作，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺的深入應(yīng)用，建立起完善的共享信息系統(tǒng)，提升電子信息化檔案管理的能力。

4.3切實推進(jìn)數(shù)字信息資源庫建設(shè)，大力加強(qiáng)電子檔案歸檔工作

為了加強(qiáng)電子信息化檔案管理工作建設(shè)，需要在以下幾個方面提升工作的能力，更好地服務(wù)于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫的分類工作;第二，對于沒有及時歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作，根據(jù)檔案的類型進(jìn)行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗進(jìn)行判別;第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，在原有知識的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識落實到位，更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護(hù)技術(shù)等方面進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，還需要在專業(yè)技能如計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。除了進(jìn)行理論和技能的學(xué)習(xí)之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與交流，從而取長補(bǔ)短完成相關(guān)的工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與提升。

通過上面的分析可以得知，電子檔案管理可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也就是現(xiàn)在所說的大數(shù)據(jù)管理，其中覆蓋的科學(xué)技術(shù)比較先進(jìn)，包括數(shù)據(jù)庫，云端，物聯(lián)網(wǎng)，人工智能等。國家已經(jīng)具備相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案工作信息化建設(shè)和電子檔案管理，隨技術(shù)和需求變化，標(biāo)準(zhǔn)要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設(shè)電子檔案管理任務(wù)面臨的挑戰(zhàn)巨大，需要我們不斷學(xué)習(xí)。文章通過結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗，分析了電子檔案特點及管理，研究了電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用實踐，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。當(dāng)然，電子信息化管理模式的應(yīng)用成為一種必然的發(fā)展趨勢，這也是各行各業(yè)對于檔案管理工作的要求，只有在實際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，為行業(yè)的發(fā)展助力。

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