柯江云

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)悄然而至，很多行業(yè)已經(jīng)開始使用信息化的技術(shù)和設(shè)備，人們的生活、工作和學(xué)習(xí)中也受到了數(shù)字化變革帶來的影響，一部分紙質(zhì)版的資料和檔案也漸漸由電子版替代。新世紀(jì)以來的市場變化，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理工作造成了一定的沖擊，紙張上承載的信息已經(jīng)無法滿足人們對日常生活中的需求量，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取恰當(dāng)?shù)姆绞綄⒓堎|(zhì)版的數(shù)據(jù)逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的資料進(jìn)行保存和應(yīng)用，讓檔案信息資源能夠與人們的需求共同進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)數(shù)量和價(jià)值上的雙贏。本文將會(huì)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義、體系和管理等多方面進(jìn)行分析，為我國檔案部門的數(shù)字化發(fā)展提供可行性意見。

改革開放之初，鄧小平提出了科學(xué)是第一生產(chǎn)力的重要論斷，對于當(dāng)時(shí)的中國和現(xiàn)在的中國都有著非常重要的影響，信息化是目前對于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)都有著極大推動(dòng)力的技術(shù)手段，同時(shí)也是國際上都在不斷發(fā)掘和創(chuàng)新的趨勢所在。檔案作為信息的一種存在和表現(xiàn)形式，需要在新時(shí)代的發(fā)展下找到自身的定位和價(jià)值，才能更好為社會(huì)服務(wù)，擔(dān)負(fù)起承載社會(huì)記憶的責(zé)任。在國家針對檔案管理提出的十三五綱要中指出，推行檔案數(shù)字化管理是需要在未來達(dá)成的終極目標(biāo)，在全國檔案館長會(huì)議上，也提出了積極推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)的要求。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化既是我國順應(yīng)時(shí)代潮流開展的一項(xiàng)改革工作，也是檔案事業(yè)在未來發(fā)展過程中的必經(jīng)之路，同時(shí)也是提高我國檔案質(zhì)量管理水平的有效策略。對于大部分的紙質(zhì)版檔案管理工作來說，數(shù)字化可以為其今后的服務(wù)工作提供更便捷有效的方式。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念

數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都開展了相關(guān)資料數(shù)字化的管理手段，紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化發(fā)展也不能落后。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念是使用掃描儀等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工，將加工后的電子內(nèi)容存儲(chǔ)在硬盤、磁盤、光盤等載體上，同時(shí)可以使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行識(shí)別和處理。目前我國檔案部門在進(jìn)行數(shù)字化工作的時(shí)候通常采取兩種方式，首先是掃描儀，該設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，儲(chǔ)存的內(nèi)容為圖片的格式；其次是高拍儀或者相機(jī)，該類設(shè)備是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拍攝，得到的內(nèi)容為數(shù)字化的影響。由于使用掃描儀數(shù)字化紙質(zhì)檔案得出的文件較為穩(wěn)定和清晰，因此大部分館藏都會(huì)使用掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

在檔案事業(yè)發(fā)展的歷史中，大部分都是用紙來承載記錄內(nèi)容的，質(zhì)量較好的紙可以保存的久一點(diǎn)，但是上面的字跡也可能會(huì)隨著時(shí)間的流轉(zhuǎn)逐漸模糊不清，紙張會(huì)因?yàn)榄h(huán)境的變化受到嚴(yán)重的影響，過于潮濕和干燥的地方都會(huì)讓紙變得脆弱易碎，難以長期的保存下去。雖然可以采取一定的物理方式對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行維護(hù)，但是目前的數(shù)字化技術(shù)達(dá)到的效果更好。越早的將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對于保存檔案的內(nèi)容越有裨益，同時(shí)數(shù)字化的技術(shù)還可以對老化的紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)原，檔案部門發(fā)展數(shù)字化技術(shù)可謂是一舉多得。

檔案數(shù)字化下的管理變革

在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，首先會(huì)對檔案部門的管理模式上做出一定的改變，當(dāng)檔案部門人員固定的情況下，使用數(shù)字化的技術(shù)可以讓檔案部門的主要工作由原本的收集和整理，轉(zhuǎn)變?yōu)榱司哂屑夹g(shù)含量的管理模式，可以將原本需要大量時(shí)間的紙質(zhì)版文件整理工作，轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦膭?dòng)動(dòng)手指即可實(shí)現(xiàn)大量資源搜索下載的便捷方式。同時(shí)可以讓檔案管理和查詢的過程有所縮短，破除原本各個(gè)科室之間管理范圍和職能差距之間的壁壘，全面提高檔案質(zhì)量管理的效率。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化除了改變管理模式之外，還能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)容管理模式的升級(jí)，原本人們面對大量資料的時(shí)候只分門別類地大量翻閱才能找到答案，而如今數(shù)字化的圖像和資料都可以通過檢索的方式獲取，占據(jù)空間上也有很大的優(yōu)化，傳統(tǒng)的圖書館和檔案觀都需要大量的房間放置館藏的資料，現(xiàn)代化的數(shù)字圖書館僅僅需要一個(gè)電腦就可以完成原本所有的工作，甚至人們還不需要到檔案部門來，就可以在移動(dòng)端查找到需要的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的傳播渠道的延伸和深化。

本文將會(huì)對某城市建設(shè)工程檔案數(shù)字化的項(xiàng)目為研究案例，通過聯(lián)系案例的實(shí)際情況對紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的流程和重點(diǎn)進(jìn)行梳理，為我國檔案部門未來工作的發(fā)展方向提供可行性意見。

文字?jǐn)?shù)字化

在進(jìn)行文字檔案數(shù)字化的過程中，檔案部門的管理人員需要以項(xiàng)目為單位建立多個(gè)文件夾用來保存掃描下來的文字圖片，并且需要按照卷宗的流水號(hào)建立該項(xiàng)目下的子文件夾放置后續(xù)掃描的內(nèi)容。在使用掃描儀保存文字的時(shí)候，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)將圖片的格式進(jìn)行統(tǒng)一處理，例如使用清晰度較高的JPEG或者是BMP，然后對圖像的像素做規(guī)范，同時(shí)做好文件的編碼命名工作，按照頁碼的順序標(biāo)記001、002、003等等。由于掃描出來的圖片一般都是彩色的，因此還需要對文件的色彩位數(shù)進(jìn)行設(shè)定，一般設(shè)置為24bit，若是出現(xiàn)沒有插圖、印章或者是底紋的黑白紙質(zhì)檔案，也可以采取黑白二值的模式進(jìn)行掃描。在掃描文件的時(shí)候，如果紙張保存的狀態(tài)較為良好，可以使用自動(dòng)進(jìn)紙的儀器，若是狀態(tài)不好，可以采取放置類的平板掃描儀，以免造成紙質(zhì)檔案資料的損壞。

圖像數(shù)字化

在進(jìn)行圖像檔案數(shù)字化的過程中，前面大部流程和文字檔案是幾乎相同的，但是在后續(xù)處理工作上有所差距。文字檔案數(shù)字化一般不會(huì)對文字本身產(chǎn)生影響，但是圖像檔案的質(zhì)量會(huì)隨著紙張本身和掃描質(zhì)量發(fā)生變化。在處理圖像數(shù)字化的時(shí)候，盡可能保留圖像檔案的原本樣貌，但是遇到污漬、邊框、墨點(diǎn)等問題的時(shí)候，需要采取一定的技術(shù)手段對圖像進(jìn)行還原。如果是掃描儀器本身處理的問題，可以通過調(diào)整掃描儀的設(shè)置改變圖像，如果是紙質(zhì)檔案上的偏差，那么就需要對圖像進(jìn)行相對應(yīng)的調(diào)整。一般使用的軟件為PS，有其他的修圖軟件也可以，只要能夠達(dá)到復(fù)原原本紙質(zhì)檔案圖像的樣貌即可。

檔案管理人員可以請專人對掃描的文字和圖像進(jìn)行檢查，達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)之后再交技術(shù)人員與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的項(xiàng)目案卷總登記號(hào)一一對應(yīng)，并與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行掛接，便于人們的應(yīng)用和查閱。

上文對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作已經(jīng)有了些許的介紹，在其流程方面現(xiàn)代化的檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案管理工作之間存在著一定的聯(lián)系，但是同樣也存在明顯的差異。檔案管理的流程一般都是檔案整理、信息錄入、圖像處理、圖像掛接等等，數(shù)字化之后的檔案管理工作會(huì)將原本紙質(zhì)的管理對象替換為電子資料，讓原本紙質(zhì)檔案的管理工作更加和諧順暢，不用考慮傳統(tǒng)檔案管理中資料的尺寸、大小及資料有效性等問題，因此對于后續(xù)的人員分布、設(shè)備管理和流程發(fā)展等方面都會(huì)更加順利。現(xiàn)階段我國的紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理工作的重點(diǎn)還在增量檔案上，與庫存檔案數(shù)字化的工作有所不同，增量檔案需要與原本的檔案內(nèi)容相互聯(lián)系和配合，才能達(dá)到檔案質(zhì)量管理工作的一致性，在達(dá)到縮小歸檔周期的情況下，達(dá)到更好的檔案應(yīng)用和服務(wù)的效益。

綜上所述，從檔案質(zhì)量管理的角度來說，紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以為資料的儲(chǔ)存、管理和運(yùn)用等方面提高一定的效率，同時(shí)對檔案的內(nèi)容也賦予了全新的時(shí)代意義。紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化的處理之后，實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的復(fù)刻，在應(yīng)用角度上實(shí)現(xiàn)了更加便捷和廣泛的效用。人們可以通過計(jì)算機(jī)、手機(jī)等可以使用網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備，對檔案數(shù)字化的內(nèi)容進(jìn)行查閱和下載，使原本必須要在檔案部門才能獲取的信息不再受到空間和時(shí)間的限制。檔案部門可以通過制定相關(guān)的制度和規(guī)范，將可以展現(xiàn)給公眾的內(nèi)容上傳到官網(wǎng)或者是平臺(tái)的公眾號(hào)上，還可以通過創(chuàng)造虛擬展廳的方式讓檔案呈現(xiàn)在人們的身邊，豐富人們記憶的同時(shí)提高了檔案的存在價(jià)值。

（仙游縣檔案館）

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