楊咪咪

摘 要：在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中存在著對(duì)檔案管理工作不重視、檔案管理缺乏一定制度、管理技術(shù)落后等問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為高校檔案管理工作帶來了極大便利。大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，廣泛應(yīng)用在生活中的多個(gè)行業(yè)，它具有數(shù)學(xué)類型多元化、數(shù)據(jù)體量大、信息獲取速度快等特點(diǎn)，這在很大程度上可以提升高校檔案管理的效率。本文通過對(duì)高校檔案管理的概念、大數(shù)據(jù)的定義進(jìn)行闡述，研究分析大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)的意義，并對(duì)高校檔案建設(shè)中存在的問題提出了大數(shù)據(jù)條件下的解決方案，旨在通過建立大數(shù)據(jù)條件下的高校檔案管理體系，提升高校檔案信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;信息化建設(shè);管理效率

隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到越來越廣泛地應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，充分利用好信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以有效提高管理效率。加快推進(jìn)高校檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，不僅能夠在檔案管理中捕捉更多的有效信息，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，也能為廣大師生提供更好的服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)邁入新的發(fā)展階段。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化建設(shè)可以在實(shí)行統(tǒng)一化管理的基礎(chǔ)上，更利于檔案保存，避免出現(xiàn)損壞等問題，為檔案管理人員帶來諸多便利。

一、高校檔案管理概述

高校檔案主要是指高校在教學(xué)管理、科學(xué)研究、黨政管理等一系列活動(dòng)中形成的資源，包括文字、圖片、聲音、視頻等內(nèi)容，具有非常重要的作用和意義。高校檔案管理主要是對(duì)高校存在的檔案進(jìn)行記錄和保存工作，除此之外，還有對(duì)檔案信息的系統(tǒng)收集、按要求整理統(tǒng)計(jì)等工作。高校檔案管理工作具有十分科學(xué)規(guī)范的要求，需要對(duì)學(xué)校的檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而提升高校檔案管理的能力水平。同時(shí)，高校檔案管理還具有資源結(jié)構(gòu)多元化的特點(diǎn)，能夠記載教師的教學(xué)和科研成果等方面的重要信息，為學(xué)校的發(fā)展和對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)起到非常重要的作用。高校檔案管理還具有服務(wù)性的特點(diǎn)，能夠促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，有利于人才的流動(dòng)，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主要產(chǎn)物之一。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化建設(shè)

1.大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)又被稱為巨量資料，英文叫做big data。大數(shù)據(jù)指的是一種在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、多樣的數(shù)據(jù)類型、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和價(jià)值密度低特征，需要使用更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的新處理模式來適應(yīng)海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有高速性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，采用分布式計(jì)算架構(gòu)進(jìn)行處理，能夠?yàn)槲覀兊墓ぷ骱蜕顜碇T多便利。大數(shù)據(jù)技術(shù)中的Hadoop是分布式處理軟件框架，能夠按位進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，并且具有很高的擴(kuò)展性，其處理數(shù)據(jù)的速度特別快，能夠在節(jié)點(diǎn)之間動(dòng)態(tài)地移動(dòng)數(shù)據(jù);可為數(shù)據(jù)進(jìn)行副本存儲(chǔ)，以避免發(fā)生存儲(chǔ)失敗現(xiàn)象，防止數(shù)據(jù)信息丟失;能夠容納的數(shù)據(jù)量特別大，從TB級(jí)別升級(jí)為PB級(jí)別，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)類型比較多，包括視頻、圖片、文章、地理位置等;其處理速度特別快，能夠通過計(jì)算機(jī)、平板電腦、手機(jī)、物聯(lián)網(wǎng)等多種形式進(jìn)行傳播;價(jià)值密度比較低，在視頻監(jiān)控中，有用的數(shù)據(jù)為1s，具有一定的安全性。

2.高校檔案信息化概念

高校檔案信息化指的是利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，從而完成相關(guān)工作。首先，需要對(duì)已有檔案進(jìn)行初級(jí)信息化，通過相關(guān)數(shù)字技術(shù)，將檔案錄入到高校檔案系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)的分類將檔案信息進(jìn)行歸類處理。其次，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，通過登陸高校檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行操作，發(fā)掘所需要的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享。最后，高校檔案的信息化能夠以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，為檔案管理提供統(tǒng)一的積累、鑒定、歸檔、查詢、應(yīng)用平臺(tái)。

3.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化的重要意義

高校檔案信息化建設(shè)符合時(shí)代發(fā)展特征，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境之下，通過信息技術(shù)來建立高校檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作信息化，有效提高信息管理效率。傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理通常是由人工完成，不但工作效率比較低，還會(huì)出現(xiàn)工作失誤，造成檔案信息泄露、檔案內(nèi)容丟失等問題。在大數(shù)據(jù)的背景下，通過信息化檔案管理體系的建設(shè)，通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案的錄入、收集、處理、管理、共享等，可以系統(tǒng)化進(jìn)行高校檔案管理工作，有效拓展高校檔案的服務(wù)范圍和服務(wù)群體。在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，提升高校檔案的共享性和開放性，通過登陸學(xué)校檔案共享信息平臺(tái)查詢相關(guān)信息，在服務(wù)與改進(jìn)中不斷促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展。

三、現(xiàn)階段高校檔案管理中存在問題

1.缺乏對(duì)檔案信息化技術(shù)手段支撐

第一，現(xiàn)階段的高校檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)條件下的信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足，工作中仍傾向于沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法開展高校檔案管理工作，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和理解。第二，學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)關(guān)注度不高。相較于檔案建設(shè)而言，學(xué)校更多的將資金系統(tǒng)性投入到學(xué)校教學(xué)設(shè)施、師資力量建設(shè)、人才培養(yǎng)及學(xué)科發(fā)展規(guī)劃等方面，容易忽視高校檔案管理工作的重要性。第三，高校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的硬件方面投入不足，信息化檔案系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面具有非常嚴(yán)格的要求，只有充足的基礎(chǔ)設(shè)備技術(shù)才能夠作為檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支撐。如一些學(xué)校在檔案管理中缺乏體系化的數(shù)據(jù)庫(kù)、信息處理系統(tǒng)等基礎(chǔ)條件建設(shè)，導(dǎo)致在高校檔案管理信息化建設(shè)工作難以取得實(shí)質(zhì)性的效果。第四，需要對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行投資，建立學(xué)校檔案管理信息平臺(tái)，這不但能夠進(jìn)行檔案信息的錄入，還可以實(shí)現(xiàn)平臺(tái)檔案資源的查詢和共享。

2.缺乏對(duì)檔案信息化管理制約

高校在檔案管理工作中由于缺乏完善的管理制度進(jìn)行制約，導(dǎo)致工作人員工作效率低下，無法實(shí)現(xiàn)正常的管理工作。在高校檔案管理工作中，也需要很多部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)和配合，才能夠更好地完成工作。只有建立相應(yīng)的檔案管理制度機(jī)制，才能夠更好地進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，提高工作效率。部分檔案管理工作人員存在一人兼多職，在完成自己本職工作后，還需要開展高校檔案管理工作，容易造成工作人員精力不足，導(dǎo)致工作上的一些失誤，同樣對(duì)檔案管理工作造成了很大的影響。一些檔案管理工作人員缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，工作比較懶散，同樣由于缺乏相應(yīng)的制度進(jìn)行制約，工作積極性不高的情況時(shí)有發(fā)生。長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致工作人員業(yè)務(wù)不熟，不但不會(huì)進(jìn)步，反而會(huì)倒退，十分不利于信息化條件下高校檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步。

3.缺乏檔案專業(yè)化管理人員

一些高校檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的崗位培訓(xùn)就從事相關(guān)工作，不了解正確的檔案管理步驟和相關(guān)知識(shí)，檔案管理技術(shù)比較落后。很多檔案管理人員缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)知識(shí)，無法對(duì)相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行正確操作，從而影響高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，常常會(huì)因?yàn)楣ぷ魈幚聿皇炀?、情況不了解而造成失誤。很多傳統(tǒng)檔案管理工作都是以紙質(zhì)文件為主進(jìn)行收集、分類和整理、儲(chǔ)存，有時(shí)這些文件會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展而變得字跡模糊或者頁面發(fā)黃，無法看清檔案信息內(nèi)容。同時(shí)，也容易造成檔案丟失，在進(jìn)行檔案查找時(shí)也極為不便，不但會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，甚至?xí)o法找到相應(yīng)文件。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理不只是傳統(tǒng)的停留在收集意義上的管檔，對(duì)檔案的利用率很低，主要以對(duì)檔案的收集、整理一系列歸檔工作為主，管理檔案人員也有限，沒有真正認(rèn)識(shí)在大數(shù)據(jù)條件下檔案管理的意義和價(jià)值。

21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才競(jìng)爭(zhēng)，如何培養(yǎng)和建立起高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)提供人才和技術(shù)支撐，將傳統(tǒng)意義上的高校檔案管理向信息化、智能化轉(zhuǎn)變，進(jìn)而推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)事業(yè)的前進(jìn)發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)解決方案

1.加強(qiáng)高校檔案信息建設(shè)進(jìn)程

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理者要突破自身原有的管理思維，培養(yǎng)一定的創(chuàng)新意識(shí)，從而有利于信息化檔案體系建設(shè)。在開展高校檔案信息化建設(shè)中，第一步要解決的即是對(duì)信息化建設(shè)硬件設(shè)施采購(gòu)，包括信息化檔案管理工作中需要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)中心、網(wǎng)線、掃描儀等，從而為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)設(shè)備。同時(shí)，還需要對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行購(gòu)買和不斷改進(jìn)和升級(jí)，從而為高校檔案管理工作提供軟件支持。為了更好地提供檔案服務(wù)，可以在檔案信息平臺(tái)上設(shè)置人工查詢、在線詢問、專題服務(wù)等功能，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的互動(dòng)性和服務(wù)性。

2.完善信息化管理制度

高校應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行約束。學(xué)校可以制定相關(guān)紀(jì)律規(guī)定，如工作人員在上班時(shí)間不許玩手機(jī)，不能做一些與工作無關(guān)的事情等。學(xué)校也可以在辦公室內(nèi)安裝攝像頭，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。學(xué)校還可以設(shè)立一些獎(jiǎng)懲措施，當(dāng)工作人員表現(xiàn)優(yōu)秀時(shí)，可對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì);反之可對(duì)其進(jìn)行懲罰，從而規(guī)范工作人員的行為，有效防止工作人員工作懶散、缺乏敬業(yè)精神的現(xiàn)象發(fā)生。

3.加強(qiáng)信息化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德素養(yǎng)，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣。同時(shí)，不斷招納先進(jìn)技術(shù)型人才，促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。要牢牢把握住人才是信息化建設(shè)的根本，要提高高校檔案信息化建設(shè)管理水平，必須重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。信息化檔案從業(yè)人員需要具備專業(yè)理論知識(shí)及時(shí)間能力、信息化操作能力，才能真正為基層檔案工作提供更加有力的保障。針對(duì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、隊(duì)伍不穩(wěn)定、整體素質(zhì)偏低等現(xiàn)狀問題，一是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。建立常態(tài)化層級(jí)培訓(xùn)制度，有區(qū)別地開展檔案人員培訓(xùn)。由于從事檔案信息化建設(shè)的人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，承擔(dān)的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容也不盡相同，對(duì)人員的培訓(xùn)應(yīng)該因材施教，有層次、有針對(duì)性的開展培訓(xùn)。為長(zhǎng)期從事專職檔案工作人員提供專業(yè)平臺(tái)培訓(xùn)，加強(qiáng)與其他高校檔案管理專家交流，學(xué)習(xí)借鑒好的工作經(jīng)驗(yàn)和方式方法。為新入職的檔案工作人員提供基本的檔案工作培訓(xùn)，建立檔案管理基本流程規(guī)范，樹立起檔案意識(shí)，熟練掌握基本業(yè)務(wù)技能。二是鼓勵(lì)優(yōu)秀檔案人員進(jìn)行課題研究。高校檔案工作人員長(zhǎng)期工作在檔案事業(yè)一線，在日常檔案管理工作中積累了豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，可以從更緊貼實(shí)踐的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)問題、思考問題、研究問題和解決問題。通過加大對(duì)一線檔案管理人員培養(yǎng)，激發(fā)學(xué)習(xí)工作熱情，在研究中不斷提升能力素質(zhì)。同時(shí)，在研究中可以加強(qiáng)橫向溝通交流，促進(jìn)高校檔案研究發(fā)展，解決通用性困難問題。三是穩(wěn)定高校檔案隊(duì)伍。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，保證檔案隊(duì)伍的完整性。提高檔案工作任務(wù)的工作待遇，重視檔案工作人員的工作價(jià)值，對(duì)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的“活字典”，要充分激發(fā)工作的積極性，保證高校檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍的可持續(xù)發(fā)展，為檔案信息化管理提供充足的人才和智力支撐。

4.建立大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理體系

（1）高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)。在大數(shù)據(jù)背景下，基于B/S架構(gòu)利用JAVA技術(shù)進(jìn)行編程，并通過開發(fā)SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)，共同組成高校檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要分為檔案管理和系統(tǒng)管理兩部分，通過MVC的思想進(jìn)行設(shè)計(jì)。在用戶界面，當(dāng)用戶提出請(qǐng)求后，會(huì)將命令信息傳遞到邏輯模塊中，然后再進(jìn)行請(qǐng)求處理，并發(fā)布命令為用戶的請(qǐng)求做出相應(yīng)的回復(fù)，從而實(shí)現(xiàn)用戶與系統(tǒng)之間的交互。管理模塊中就具有檔案信息的創(chuàng)建、錄入、查詢、管理、撤銷、加密等功能，同時(shí)還具備信息數(shù)據(jù)的共享功能，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案信息快速傳輸功能。

（2）規(guī)范檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)采集。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)整理、分析檔案數(shù)據(jù)提出了新的更高的要求，必須要建立數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。特別是檔案信息多元，涵蓋內(nèi)容繁雜，不同渠道的信息影響數(shù)據(jù)的整合利用。建立統(tǒng)一的檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從而為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合利用創(chuàng)造條件。同時(shí)，在巨量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)上，通過對(duì)數(shù)據(jù)的研究，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)挖掘和分析的作用，有效提升高校檔案信息化建設(shè)的動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化水平。

（3）加強(qiáng)檔案信息安全措施。隨著檔案信息共享功能的實(shí)現(xiàn)，檔案信息安全越來越被人們所重視。可以通過防火墻技術(shù)，防止不法人員對(duì)高校檔案信息進(jìn)行破壞，也可以通過數(shù)字簽名以及水印技術(shù)防止其他人員抄襲行為的發(fā)生。加強(qiáng)保密技術(shù)研究，對(duì)大數(shù)據(jù)信息化的檔案資料進(jìn)行多次加密，防止被人破解和利用。使用數(shù)字簽名、證書認(rèn)證等技術(shù)手段，對(duì)檔案文件進(jìn)行加固，確保信息的安全和保密性。限制信息化檔案查詢、使用權(quán)限，劃定不同操作權(quán)限及管理等級(jí)，分層級(jí)使用檔案信息。同時(shí)，還可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，防止其他人員進(jìn)行破壞，安裝殺毒軟件，防止系統(tǒng)被傳入木馬病毒而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，以及設(shè)置防火墻等對(duì)數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行監(jiān)管，阻止沒有范文權(quán)限的IP地址對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問瀏覽，最大限度的保護(hù)好檔案電子數(shù)據(jù)安全。

五、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理建設(shè)也應(yīng)該向著信息化、共享化邁進(jìn)。高校檔案建設(shè)應(yīng)充分利用好大數(shù)據(jù)時(shí)代的有利條件，創(chuàng)新檔案管理的模式和工作思路，緊跟時(shí)代前進(jìn)發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)理念和方式方法，通過學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的先進(jìn)技術(shù)，將技術(shù)前沿發(fā)展與工作任務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求緊密銜接，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析的相關(guān)技術(shù)研究，從技術(shù)層面不斷提高高校檔案的信息化建設(shè)水平和數(shù)據(jù)利用率。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該突破固有的檔案管理思維，不斷與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行高效管理，實(shí)現(xiàn)資源整合，建立高校檔案信息資源共享平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維方式，整合好高校的傳統(tǒng)檔案資源，在高校建立起“大檔案”的理念，從傳統(tǒng)的封閉性、靜態(tài)化管理向智慧化、體系化轉(zhuǎn)變，將檔案建設(shè)和綜合利用有機(jī)統(tǒng)一起來，從而為教師和學(xué)生的檔案保存、統(tǒng)計(jì)和查找工作帶來便利，提供快速、可靠、便捷、準(zhǔn)確的信息化數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)高校檔案建設(shè)和管理工作向更高層次、更高水平發(fā)展。

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（作者單位：寶雞文理學(xué)院）