周學(xué)芬

摘 要：高校學(xué)生檔案作為人事檔案的前身和基礎(chǔ)，其信息化建設(shè)滯后于其他檔案類別。為了滿足社會及個人對學(xué)生檔案的利用需求，達(dá)到在檔案管理及服務(wù)上的提質(zhì)增效，提升學(xué)生檔案的安全性，推動高校檔案管理全面信息化建設(shè)，需盡快實現(xiàn)學(xué)生檔案的全面信息化。在法律制度已有保障，實踐經(jīng)驗已有基礎(chǔ)，技術(shù)設(shè)備不斷完善，信息網(wǎng)絡(luò)正趨健全的大好形勢下，高校學(xué)生檔案全面信息化正可順勢而為。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;信息化;提質(zhì)增效

近年來，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得豐碩的成果，信息化技術(shù)的應(yīng)用推動了高校檔案管理及服務(wù)模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，極大提升了管理效率和服務(wù)水平。然而，作為高校檔案重要組成部分的學(xué)生檔案，因其作為人事檔案的特殊性，成為了信息化建設(shè)的短板。據(jù)了解，目前各高校檔案館在學(xué)生檔案信息化方面，仍然停留在以檔案保存及轉(zhuǎn)遞記錄為主的數(shù)據(jù)上傳和共享階段，其效用主要為方便查詢檔案出入情況和材料歸檔情況。學(xué)生檔案的載體、歸檔方式、管理方式、轉(zhuǎn)遞方式以及服務(wù)利用的方式都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他門類的檔案信息化進(jìn)程。筆者認(rèn)為，高校學(xué)生檔案全面信息化勢在必行且完全能夠得到實現(xiàn)。

一、高校學(xué)生檔案全面信息化勢在必行

1.學(xué)生檔案全面信息化是社會及學(xué)生個人日益增長的檔案利用的要求

隨著社會發(fā)展，高校學(xué)生即使在就讀期間也參與了越來越多的社會事務(wù)，同時他們對未來職業(yè)方向、繼續(xù)深造等方面的選擇也越來越多。這些變化也帶來了社會及學(xué)生個人對檔案利用的需求日益增長。目前，高校學(xué)生檔案利用主要為以下方面：一是學(xué)生個人由于實習(xí)、就業(yè)、對外交流、升學(xué)、留學(xué)、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接以及家庭經(jīng)濟(jì)事務(wù)等事項，需要查詢或復(fù)制檔案材料、出具相關(guān)檔案證明;二是社會機(jī)構(gòu)和相關(guān)組織基于政治審查、經(jīng)歷調(diào)查、組織發(fā)展、學(xué)歷確認(rèn)、家庭關(guān)系核實等需求而查閱檔案或出具證明;三是因檔案在后續(xù)流轉(zhuǎn)過程中毀損遺失，需要補辦檔案材料等情況。

除了在利用范圍上的不斷擴(kuò)大之外，利用者對檔案服務(wù)的時效性要求也越來越高。隨著社會生活節(jié)奏加快，各領(lǐng)域都在創(chuàng)新技術(shù)和應(yīng)用提升服務(wù)效率，人們已習(xí)慣享受快捷迅速的服務(wù)。檔案利用者已不滿足于傳統(tǒng)的服務(wù)水平，他們希望立等可取、急速送達(dá)，他們要求遠(yuǎn)程辦理、在線傳遞，他們建議直播查閱、信息共享等。這些新的服務(wù)需求，受制于傳統(tǒng)檔案載體和管理方式，給高校學(xué)生檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。要迎接挑戰(zhàn)，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求，提升檔案服務(wù)的水平，必須創(chuàng)新學(xué)生檔案管理方法，全面實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化。

2.學(xué)生檔案全面信息化是檔案管理及服務(wù)提質(zhì)增效的要求

傳統(tǒng)紙媒檔案在管理利用上耗時長，效率低。以筆者所工作的華中科技大學(xué)檔案館學(xué)生人事檔案科為例，以一人一卷計，我科日常管理的庫存學(xué)生檔案常量約6萬卷。2019年全年接收、登記、整理、歸檔各類檔案材料約20萬件，按每件平均耗時1分鐘計，共需3333小時;全年整理核查新生入庫檔案約16000卷，按每卷平均耗時10分鐘計，共需2667小時;另有畢業(yè)生檔案寄送、接待組織和個人的查詢利用、來人來電咨詢、數(shù)據(jù)處理及維護(hù)等。全年的工時按每天工作8小時計，需要1075個工作日（見表一），至少需要配備5位全職管理人員。

當(dāng)我們仔細(xì)分析這些數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)絕大部分的工作時長都是在處理紙質(zhì)檔案材料，收集、整理、轉(zhuǎn)遞三項就耗費了80%的工作時間，嚴(yán)重擠占了服務(wù)利用上的時間和精力（見圖一）。在這種情況下，提升服務(wù)質(zhì)量、提高管理效益的目標(biāo)，何以實現(xiàn)？

要突破學(xué)生檔案管理困境，實現(xiàn)提質(zhì)增效，必須利用既有紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案直接歸檔、檔案數(shù)字資源安全存儲、檔案信息合理共享等信息化技術(shù)和手段，將檔案管理者從紙堆中解放出來。如此，他們才能更專注于高質(zhì)量的檔案服務(wù)和更有深度和廣度的檔案利用，真正提升學(xué)生檔案管理的效用和價值。

3.學(xué)生檔案全面信息化是檔案保護(hù)及管理安全性的要求

實現(xiàn)學(xué)生檔案全面信息化是對檔案保護(hù)的要求。在日益頻繁的檔案查詢利用過程中，檔案材料被反復(fù)抽取、翻閱、整理，導(dǎo)致紙張破損污染，字跡模糊難辨，不利于長期保存和利用。將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化后，利用信息平臺可以進(jìn)行無限次查詢利用，而不必顧慮對紙質(zhì)材料的損傷。

實現(xiàn)學(xué)生人事檔案全面信息化可以極大提升檔案的安全性。在日常檔案管理過程中，有兩個檔案安全方面的問題一直是管理者所擔(dān)心的。一是消防安全，這是所有傳統(tǒng)載體檔案的首要安全考慮，對此，各檔案館在建設(shè)、裝配、維護(hù)等方面投入了極大的經(jīng)費和考量。二是檔案信息安全，即檔案材料從形成機(jī)構(gòu)交付檔案館保存后，其上的信息記錄不可以被篡改，材料不可以被其他人抽取、更換。這點在當(dāng)前的高校學(xué)生檔案管理過程中是存在安全隱患的。如前文所述，因各種利用要求，檔案館常年接待許多校內(nèi)外組織查閱學(xué)生檔案。在查閱時，檔案管理人員很難做到全程監(jiān)督查檔人的具體行為，現(xiàn)代監(jiān)控設(shè)備也存在許多覆蓋盲區(qū)。在這種情況下，如果查檔人有意篡改檔案記錄，甚至調(diào)換材料，是很難被當(dāng)場發(fā)現(xiàn)的。這種安全隱患，在現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案形態(tài)及管理模式下，是難以消除的。實現(xiàn)了學(xué)生檔案全面信息化，這些安全隱患將不復(fù)存在。

4.學(xué)生檔案全面信息化是人工智能時代發(fā)展的要求

很多專家預(yù)測，人工智能技術(shù)的發(fā)展，將使很多傳統(tǒng)工作崗位在不遠(yuǎn)的將來急劇萎縮甚至消失，其中自然是包括檔案管理。筆者不清楚這個時代具體會在什么時候到來，也還沒做好下崗的準(zhǔn)備，但毋庸置疑，人工智能技術(shù)的全面應(yīng)用必然是以信息化為基礎(chǔ)的。目前，由于各種原因，人事檔案信息化已經(jīng)成了高校檔案信息化的一塊短板，學(xué)生人事檔案亦是如此。在此次新冠肺炎疫情期間，筆者所在的檔案館堅持為世界各地的畢業(yè)校友在線辦理學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、出具成績證明等，依托的正是我館較為完備的電子檔案管理系統(tǒng)。但在學(xué)生人事檔案方面，信息化尚在初級階段，除了存檔及寄送信息查詢業(yè)務(wù)，其他的還是需要工作人員到庫房，提取實物檔案辦理。由此可見，沒有全面的檔案信息化做基礎(chǔ)，人工智能技術(shù)依然不能解放人力。

二、高校學(xué)生檔案全面信息化可行性分析

1.法律制度有保障

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了最新修訂的《中國人民共和國檔案法》，并規(guī)定于2021年1月1日起實施。新檔案法著力推動信息化建設(shè)，在新增的第五章“檔案信息化建設(shè)”中，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面做出了明確規(guī)定。法律要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。條文中還明確規(guī)定電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。該章節(jié)法條還對電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺的建設(shè)提出了要求。新檔案法的頒布，為我們推動和實現(xiàn)學(xué)生檔案全面信息化提供了法律依據(jù)和保障。

2.實踐經(jīng)驗有基礎(chǔ)

學(xué)生檔案信息化不是一個新的提法，也早有實踐。雖然，作為人事檔案整體的全面信息化尚在探索階段，但在招考檔案、成績檔案、以及學(xué)籍變動登記等學(xué)籍檔案材料方面，已經(jīng)不同程度應(yīng)用了電子檔案技術(shù)和信息化傳輸技術(shù)。如高考招錄檔案。

自2003年開始，全國各省區(qū)市與有關(guān)招生高校全面實施高考計算機(jī)遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取，即我們通常說的網(wǎng)上投檔?？忌鷤兊膱罂夹畔⒅苯愉浫胗嬎銠C(jī)，形成電子文檔，經(jīng)各地高招管理部門審核確認(rèn)，經(jīng)過規(guī)范的錄取程序，最后被在線轉(zhuǎn)遞到錄取高校的招生部門。這是一項標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案材料的形成和轉(zhuǎn)遞。但是，由于電子檔案的法律效力一直未得到明確，電子檔案的管理機(jī)制尚未建立，各高校檔案館并未對這些電子材料進(jìn)行直接歸檔，而是采用打印后以紙質(zhì)檔案保存的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行保管。這些年，大部分省市招辦都采取了雙套制，電子投檔的同時，也給考生準(zhǔn)備了打印版的招錄材料進(jìn)行實物轉(zhuǎn)遞，僅有以江蘇省為代表的極少數(shù)地區(qū)堅持僅轉(zhuǎn)遞電子檔案。

與之類似的還有各高校畢業(yè)生的學(xué)業(yè)成績，同樣也是應(yīng)用電子信息紙質(zhì)化歸檔管理。這些學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化實踐給我們?nèi)鎸崿F(xiàn)學(xué)生檔案信息化提供了經(jīng)驗基礎(chǔ)。

3.電子檔案實現(xiàn)技術(shù)成熟普及

電子檔案實現(xiàn)技術(shù)包含兩個方面，一是電子信息直接形成檔案的技術(shù)。這方面，目前電子簽名、電子印章的運用和防偽技術(shù)已經(jīng)成熟并逐漸普及;在線文檔的多方協(xié)作功能得到廣泛應(yīng)用;以及新興的區(qū)塊鏈防篡改技術(shù)也在電子檔案的形成過程看到了應(yīng)用前景。

二是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工應(yīng)用技術(shù)已經(jīng)非常成熟，轉(zhuǎn)化效率顯著提高。 例如，高清度掃描設(shè)備、大容量存儲設(shè)備、智能化識別技術(shù)等軟硬件方面日臻完善，使得學(xué)生檔案中大量的紙質(zhì)材料都可以以較高的質(zhì)量和極快的效率完成數(shù)字轉(zhuǎn)化和保存。

4.信息化網(wǎng)絡(luò)正趨健全

隨著國家近年來在信息化建設(shè)方面的有力推進(jìn)，全社會的經(jīng)濟(jì)生活各方面的信息化網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸鋪開。人才的頻繁流動，帶來人事檔案信息的流動。包括學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、企事業(yè)人力資源部門等都在紛紛投入人力、物力建設(shè)人事檔案信息化管理平臺。在這樣的背景下，高校學(xué)生檔案信息化作為人事檔案信息化的一個重要的基礎(chǔ)平臺，其效用價值將得到極大的發(fā)揮。

5.人才保障有顯著優(yōu)勢

高校檔案館在推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)方面有顯著的人才優(yōu)勢。檔案信息化建設(shè)對于工作人員在新理念及新技術(shù)的理解及應(yīng)用方面都提出了更高的要求。雖然在檔案數(shù)字化加工以及應(yīng)用方面已經(jīng)有許多技術(shù)成熟的專業(yè)公司，當(dāng)前各檔案館也大多通過服務(wù)采購來搭建檔案信息化系統(tǒng)平臺，但無論是在采購時擬定個性化方案，還是在應(yīng)用驗收以及日常維護(hù)與管理過程中，都需要相關(guān)工作人員能深度理解相關(guān)技術(shù)并掌握數(shù)據(jù)處理等基本辦公軟件功能。這對于長期和紙質(zhì)檔案打交道的傳統(tǒng)檔案管理員來說，具有一定的挑戰(zhàn)。

高校檔案館得益于高校的人才高地效應(yīng)，其工作人員在受教育程度上相較人才市場等地方人事檔案保管機(jī)構(gòu)具有一定優(yōu)勢。以筆者所在的華中科技大學(xué)檔案館為例，全館在編職工30人，其中碩士及以上學(xué)歷16人，本科學(xué)歷12人，大專及以下學(xué)歷2人（學(xué)歷分布見圖二）。高素質(zhì)的人才隊伍對于建設(shè)和實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化是一個重要保障。

2020年，新冠肺炎疫情影響了社會生活的方方面面，遠(yuǎn)程辦公、在線辦理、數(shù)據(jù)共享等檔案管理、服務(wù)和利用的信息化建設(shè)也成了更為迫切的現(xiàn)實需要。據(jù)了解，部分高校檔案館已經(jīng)逐步實現(xiàn)了文件類檔案材料的數(shù)字化加工和信息化管理，并在疫情期間為師生校友等提供了大量遠(yuǎn)程服務(wù)。但是，由于制度、理念和實施辦法的制約，學(xué)生人事檔案信息化赫然已成為明顯落后于其他檔案類別的一塊短板。在新的形勢下，乘著全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的東風(fēng)，建設(shè)和實現(xiàn)高校學(xué)生檔案全面信息化應(yīng)作為高校檔案管理的一項重要工作。

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（作者單位：華中科技大學(xué)檔案館）