（單縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274300）

一、檔案信息化的內(nèi)涵及其原則

檔案信息化是指在檔案管理工作中全面加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的管理工作。主要包括兩個(gè)方面，一個(gè)方面是對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案資源；另一個(gè)方面是通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案資源的管理和利用，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化信息為基礎(chǔ)的檔案材料并做好保存，并向社會(huì)提供利用服務(wù)。

檔案信息化作為檔案管理的新模式，具有其獨(dú)特的優(yōu)勢和特點(diǎn)，因此，在檔案信息化管理過程中必須要堅(jiān)守其工作原則，堅(jiān)決避免出現(xiàn)各類影響檔案安全的不利因素。綜其原則，主要有兩點(diǎn)：一是規(guī)范性原則，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的過程中，必須嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來操作，既要保持現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的安全無損，又要保證數(shù)字化成果的質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案的齊全、完整、清晰、規(guī)范，確保檔案信息資源符合國家標(biāo)準(zhǔn)；二是安全性原則，檔案安全是數(shù)字化檔案不同于紙質(zhì)檔案的主要特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，必然會(huì)建立局域網(wǎng)等方便檔案資源共享，但限于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和黑客技術(shù)的發(fā)展，給檔案信息資源安全帶來極大威脅，因此，我們要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研發(fā)，充分保障檔案信息化資源的安全。

二、推行檔案信息化管理的重要意義

在任何一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案資源都是重要的資料之一，檔案管理工作也是重要的一項(xiàng)工作之一，給單位的各項(xiàng)工作開展都能提供有力的發(fā)展參考[1]。但隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范化開展，檔案收集工作越來越好，形成的檔案資源數(shù)量也越來越多，在仍然采取傳統(tǒng)檔案管理模式的情況下，單位的檔案管理工作則會(huì)帶來較大壓力。因此，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)則是大勢所趨，必然給檔案管理工作帶來較大的便利。

一是能夠提高檔案工作效率。檔案信息化管理采用計(jì)算機(jī)來完成，能極大地減輕檔案管理人員的工作量，方便做好收集檔案資源的登記和管理，大大提高工作效率，能減少檔案管理人員在檔案登記和管理中所耗費(fèi)的時(shí)間，能帶動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，不再為繁雜耗時(shí)的檔案管理工作而煩悶。

二是能夠有效保護(hù)檔案紙質(zhì)資源。傳統(tǒng)的檔案查閱利用，需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行翻閱，尤其是重復(fù)利用率高的檔案，更是會(huì)多次翻閱和復(fù)印檔案，由于檔案都是裝訂過的，每次的手動(dòng)翻閱查找和相關(guān)內(nèi)容的復(fù)印都會(huì)給紙質(zhì)檔案資源帶來損傷，不利于檔案的妥善保管。

三是能夠提高檔案服務(wù)能力和水平。檔案信息化管理過程中，最大的優(yōu)勢就是體現(xiàn)在檔案的查閱利用中，檔案信息化管理可以完美實(shí)現(xiàn)“一次投入、多次產(chǎn)出”的目的，只需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次掃描加工，便可以無數(shù)次的查閱利用，通過檢索關(guān)鍵詞、年份等相關(guān)信息，能快速定位所查找檔案，有效避免因人工查找不仔細(xì)等查不到的現(xiàn)象，盡可能地滿足查檔需求，提高了檔案服務(wù)水平。

三、檔案信息化管理面臨的問題

隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，越來越多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位開始了信息化建設(shè)，但是通過實(shí)踐來看，仍有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)存在各種各樣的問題，影響檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，歸結(jié)起來主要有以下幾個(gè)方面。

1.對檔案信息化建設(shè)不夠重視

在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是檔案管理工作的大勢所趨，也是提高檔案管理水平的有效途徑。但是，在部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位，尤其是一些基層單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對業(yè)務(wù)工作關(guān)注較多，對檔案工作不夠重視，檔案信息化管理的意識(shí)相對較差，沒能在檔案管理工作中投入較大精力和資金，仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。此外，檔案管理人員也缺乏對檔案信息化的了解，安于現(xiàn)狀，不能積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，這都嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，從而影響了檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

2.檔案信息化資金投入力度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

開展檔案信息化建設(shè)必須有一定的軟硬件基礎(chǔ)，而這些軟硬件必須有充足的資金做保障，然而，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在檔案管理方面安排的資金較少，加之機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般為財(cái)政撥款，沒有其他收入來源，而有的單位資金又過于緊張，很難在檔案信息化建設(shè)方面投入過多的資金，因此，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位便沒有檔案信息化建設(shè)所必需的設(shè)施設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和完善的安全制度

由于檔案信息化起步相對較晚，國家檔案行政管理部門出臺(tái)的數(shù)字化檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范則較少，目前仍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也就沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)流程，因此各單位在信息化過程中大多是從自身的實(shí)際出發(fā)，自行管理，無法做到全面協(xié)同發(fā)展。此外，還缺乏相應(yīng)的安全管理制度，由于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在的安全缺陷，不僅硬件容易出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，且操作系統(tǒng)和檔案信息資源也容易受到病毒的侵?jǐn)_和損壞，還容易受到不明網(wǎng)絡(luò)人員的惡意攻擊，給檔案信息資源帶來較大的威脅。

4.檔案信息化管理人才不足

檔案信息化建設(shè)和管理有一定的專業(yè)技術(shù)性，都需要專業(yè)的信息化人才來開展，但是各機(jī)關(guān)事業(yè)單位無論是人員招錄還是人才引進(jìn)都是為了滿足業(yè)務(wù)工作開展，而很少為了檔案工作而專門招錄相關(guān)人才，加上現(xiàn)有的檔案管理人員多是非檔案專業(yè)，基本上為輪崗或者崗位調(diào)整而調(diào)入的，缺乏專業(yè)的檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理人才不足，現(xiàn)有人員難以滿足檔案信息化建設(shè)和管理的需求，影響了檔案信息化建設(shè)的速度。

四、推動(dòng)加快檔案信息化建設(shè)的對策

1.轉(zhuǎn)變思想，提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度

各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要積極學(xué)習(xí)檔案新業(yè)務(wù)知識(shí)，充分了解檔案信息化發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要性，將單位檔案信息化建設(shè)提上重要日程，全方位支持單位的檔案信息化建設(shè)工作，提供便利的條件，在單位逐步開展檔案信息化建設(shè)，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理[2]?，F(xiàn)有檔案管理人員也要加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，尤其是檔案信息化相關(guān)知識(shí)，提高自身計(jì)算機(jī)操作水平和網(wǎng)絡(luò)工作能力，為今后的檔案信息化管理奠定好技能基礎(chǔ)，并積極投入到檔案信息化工作中，及時(shí)對檔案信息化管理工作進(jìn)行反饋總結(jié)，完善信息化管理工作中的不足之處，從而促進(jìn)信息化建設(shè)更快、質(zhì)量更好的發(fā)展。

2.加大檔案信息化資金投入，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的前提，信息化基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的硬件支撐，而這兩項(xiàng)工作都需要有充足的資金保障。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要將辦公經(jīng)費(fèi)向檔案信息化建設(shè)方面傾斜，確保滿足檔案信息化建設(shè)需要。首先，要安排專項(xiàng)資金對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描加工，要確保掃描的圖片清晰度和檔案信息的完整性，并且及時(shí)、準(zhǔn)確地對數(shù)字化掃描檔案進(jìn)行目錄錄入，為后續(xù)的查閱利用打好基礎(chǔ)；其次，購買檔案信息化管理所需的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備來提高檔案信息化管理水平；最后，要設(shè)計(jì)研發(fā)或者購買符合自身單位要求的檔案信息化管理系統(tǒng)，以滿足實(shí)際工作需要，并能有效避免檔案信息資源失泄密現(xiàn)象發(fā)生，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的同時(shí)，切實(shí)維護(hù)好檔案資源安全。

3.建立統(tǒng)一的規(guī)范體系和完善的管理制度

只有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系，才能推動(dòng)檔案信息化規(guī)范化建設(shè)。因此，要建議各級(jí)檔案行政管理部門在符合國家《檔案法》的規(guī)定下制定一套符合地方要求的、統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)順利開展。此外，要積極建立一套科學(xué)、完善的檔案信息化管理制度，用制度來規(guī)范和指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，明確檔案信息化建設(shè)的流程和技術(shù)規(guī)范，以確保檔案信息化建設(shè)過程中的檔案安全。

4.構(gòu)建高素質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍

加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案信息化建設(shè)的根本，人才隊(duì)伍的素質(zhì)和能力決定著信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要多措并舉，加快人才隊(duì)伍建設(shè)。一是要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的信息化知識(shí)和技能培訓(xùn)，積極派遣外出參加信息化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，或者邀請專家來單位授課，提高他們的檔案信息化技術(shù)水平和能力；二是要通過招考或者人才引進(jìn)形式，積極引進(jìn)既懂信息化技術(shù)又懂檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，擴(kuò)充檔案信息化管理隊(duì)伍；三是要探索激勵(lì)政策，提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)和工作的積極性，為單位的檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

總之，檔案信息化管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢，各單位要在信息化建設(shè)的實(shí)踐過程中，積極吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提高單位的信息化建設(shè)水平，使檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮。