楊夢婷 上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)資產(chǎn)與實驗室管理處

2017年教育部等五部門提出高校放管服的若干意見，2019年11月，上海市財政局發(fā)布16號文，調(diào)整了市級事業(yè)單位國有資產(chǎn)處置審批管理權(quán)限，根據(jù)事業(yè)單位的資產(chǎn)規(guī)模、管理水平等情況將資產(chǎn)處置審批權(quán)下放至事業(yè)單位，2020年，上海市教委系統(tǒng)試點下放部分高校國有資產(chǎn)處置審批權(quán)限。

高校在獲得國有資產(chǎn)處置審批權(quán)限后，如何優(yōu)化國有資產(chǎn)的管理、有效維護固定資產(chǎn)的完整性，特別是完善固定資產(chǎn)的處置流程，使固定資產(chǎn)在全生命周期內(nèi)均得到有效監(jiān)管，是高校資產(chǎn)管理應(yīng)該深入研究的方向。

近年來，隨著高校的快速發(fā)展，高校無論是招生規(guī)模還是科研項目都有爆發(fā)式增長，這也導(dǎo)致教學(xué)儀器設(shè)備和各類辦公設(shè)備不斷擴充、更新還貸。高校的通專用設(shè)備類型廣、數(shù)量多、涉及的部門和人員廣泛，因此，要在放管服態(tài)勢下自主做好資產(chǎn)管理等相關(guān)工作，且必須保證被處置資產(chǎn)的完整性，進而要求被處置資產(chǎn)在使用過程中需要被有效的監(jiān)管，因此，固定資產(chǎn)全生命周期的內(nèi)控制度建設(shè)值得深入細致的研究。筆者以上海某高校通專用設(shè)備為例，全面分析放管服態(tài)勢下固定資產(chǎn)的內(nèi)控建設(shè)，相關(guān)的研究過程如下。

一、固定資產(chǎn)全生命周期管理的三個階段

右側(cè)圖1所示為某高校各類通專用設(shè)備全生命周期示意圖，從圖中可以看出通專用設(shè)備的生命周期，可以分成三個階段：

第一階段是出生階段，設(shè)備采購及入賬均屬于這一階段。

第二階段是正常使用階段，這一階段跨度長，管理重點落實在各二級部門。

第三階段是設(shè)備的生命終結(jié)階段，即資產(chǎn)處置階段，此時，設(shè)備已達到使用年限，無法繼續(xù)使用、或者使用效率低下，需要對設(shè)備進行處置。

二、固定資產(chǎn)管理中的不足情況

該高校與其他高校類似，對固定資產(chǎn)的管理也存在重購置、輕管理的現(xiàn)象，對資產(chǎn)的購置及入賬非常重視，預(yù)算論證、報銷入賬的審核極為嚴(yán)格，通過規(guī)范的流程設(shè)計，做到了資產(chǎn)賬與財務(wù)賬的賬賬相符。但是資產(chǎn)入賬后，正常使用年限較長，基本為7—10年，即使實行政府會計制度后，一般設(shè)備的使用年限也是6—8年。在如此長的使用階段中，隨著人員的流動、安置地點的變動等情況，固定資產(chǎn)使用過程中存在很多變量。之前，該高校在這一管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了一些疏漏，造成部分固定資產(chǎn)信息不準(zhǔn)確，甚至出現(xiàn)部分通專用設(shè)備的盤虧。此外，也曾有老師不理解設(shè)備保管和資產(chǎn)處置制度，認(rèn)為提出報廢后，就可自行處理設(shè)備，造成設(shè)備的盤虧。

不僅如此，隨著資產(chǎn)規(guī)模越來越龐大，2020年該高校的通專用設(shè)備已突破5萬件，僅僅靠歸口的管理部門管理固定資產(chǎn)，事實上會有力不從心的情況，導(dǎo)致資產(chǎn)管理上造成一定的失誤，最壞的情況是儀器設(shè)備已經(jīng)報廢處置，但資產(chǎn)賬還沒有注銷的情況。

因此，在固定資產(chǎn)生命的末期，對資產(chǎn)進行規(guī)范處置，是放管服的重點，理想的資產(chǎn)處置應(yīng)該是資產(chǎn)報廢，前提是賬實一致，而不是儀器設(shè)備的盤虧或丟失遺失，如何做到這一點，關(guān)鍵就是要看通專用設(shè)備的第二階段管理成果。

圖1 通專用設(shè)備全生命周期示意圖

三、固定資產(chǎn)使用階段的管理研究

固定資產(chǎn)在使用階段主要涉及的內(nèi)容有：保管部門變動、保管人變更、安置地點變更。為更加動態(tài)、高效地進行固定資產(chǎn)的管理，將管理信息系統(tǒng)的權(quán)限下放到各二級部門是管理模式發(fā)展的必然結(jié)果。為此，該高校于2017年升級更新固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，設(shè)計了資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)報廢等子系統(tǒng)，根據(jù)不相容原則，設(shè)計了各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，確保流轉(zhuǎn)過程公開、透明，做到有效監(jiān)管。

(一)固定資產(chǎn)調(diào)撥管理流程設(shè)計

固定資產(chǎn)調(diào)撥分為部門內(nèi)部調(diào)撥和跨部門調(diào)撥，部門內(nèi)部調(diào)撥由部門資產(chǎn)管理員審核、部門資產(chǎn)這領(lǐng)導(dǎo)審批(超過2萬元，部門主要領(lǐng)導(dǎo)審批)，跨部門調(diào)撥由資產(chǎn)管理的歸口部門審批，流轉(zhuǎn)節(jié)點有調(diào)入調(diào)出部門的資產(chǎn)管理員、調(diào)入調(diào)出部門的資產(chǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)(超過2萬元，須部門主要領(lǐng)導(dǎo)同意)。調(diào)撥流程圖如圖2所示。

表1為實行固定資產(chǎn)調(diào)撥流程設(shè)計后2017—2020年儀器設(shè)備調(diào)撥情況匯總，顯然，調(diào)撥件數(shù)呈明顯上升趨勢，調(diào)撥管理權(quán)限的下放，極大提升了固定資產(chǎn)的動態(tài)管理，確保賬、卡、物、安置地點和保管人相一致。

表1 2017—2020年儀器設(shè)備調(diào)撥情況匯總

(二)固定資產(chǎn)報廢處置流程設(shè)計

固定資產(chǎn)報廢處置分為兩個階段，第一個階段是使用部門報廢申請及資產(chǎn)歸口管理部門回收及調(diào)賬階段，具體流程為：設(shè)備保管人報廢申請→部門資產(chǎn)管理員審核→部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核(超過2萬元，部門主要領(lǐng)導(dǎo)審核)→部門資產(chǎn)管理員報廢匯總申請(提交報廢處置申請表)→資產(chǎn)與實驗室管理審批→報廢設(shè)備回收→已回收設(shè)備調(diào)賬，其流程框圖如圖3所示。

這一階段非常關(guān)鍵，在部門提出報廢匯總申請后，由學(xué)校歸口管理部門回收報廢設(shè)備，回收完成后再調(diào)賬處理，如果相應(yīng)設(shè)備有賬無實，將駁回該報廢申請，對丟失遺失設(shè)備責(zé)成賠償。通過該方式確保報廢資產(chǎn)的完整性，避免國有資產(chǎn)流失。報廢處置的第二階段，由固定資產(chǎn)管理的歸口部門對已調(diào)賬、已回收的設(shè)備發(fā)起報廢處置申請，按程序完成固定資產(chǎn)的后續(xù)報廢流程。

(三)固定資產(chǎn)二級管理監(jiān)管措施

在放管服態(tài)勢下，推進固定資產(chǎn)二級管理，重點是加強監(jiān)管，為此，該高校采用了以下措施：

1.當(dāng)年新進儀器設(shè)備管理開展全面盤點，檢查資產(chǎn)標(biāo)簽粘貼、安置地點和保管人是否符合等資產(chǎn)入賬信息。

2.每年以線上線下相結(jié)合的方式開展固定資產(chǎn)自查盤點，紙質(zhì)版盤點結(jié)果報資產(chǎn)處備案，對于丟失遺失設(shè)備啟動追責(zé)。

3.每年年底對儀器設(shè)備抽查盤點，抽查盤點的結(jié)果納入到績效考核當(dāng)中，與學(xué)院的收入分配相掛鉤。

4.以五年為一輪，分年度對各二級學(xué)院(部門)進行資產(chǎn)普查。

圖3 通專用設(shè)備網(wǎng)上報廢流程圖

四、隊伍建設(shè)、培訓(xùn)與制度宣傳

固定資產(chǎn)管理表面上是資產(chǎn)的信息化管理，歸根結(jié)底還是人的管理，因此在二級管理當(dāng)中，固定資產(chǎn)管理人員是重中之重，必須要建立一支穩(wěn)定的固定資產(chǎn)管理員隊伍，并且每年對這個隊伍進行培訓(xùn)，目前該校已經(jīng)有一支相對成熟的固定資產(chǎn)管理隊伍。

從圖2圖3的流程圖可以看出，固定資產(chǎn)管理員是一個非常重要的節(jié)點，這首先要求固定資產(chǎn)管理員對系統(tǒng)的操作非常熟練，同時通過培訓(xùn)、交流加強對固定資產(chǎn)的管理制度的深入了解，另一方面也根據(jù)管理員的反饋，不斷地修訂資產(chǎn)管理系統(tǒng)的一些不足的地方，起到雙方良性循環(huán)的作用，使得管理系統(tǒng)更加完善。

好的制度如果需要深入人心，一方面需要嚴(yán)格地落實制度，同時還需要進行廣泛的宣傳，讓大家知道如何操作，所以將整理出的固定資產(chǎn)管理22條掛在部門網(wǎng)站上，供全校師生參考解惑，同時不定期地推送相關(guān)內(nèi)容到資產(chǎn)管理員的群里面，再由各個管理員轉(zhuǎn)發(fā)至學(xué)校的每一位老師，結(jié)合資產(chǎn)的自查盤點，把固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理落實到每個人。

五、結(jié)語

固定資產(chǎn)二級管理實施五年來，結(jié)合以上的措施，固定資產(chǎn)的管理越來越規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，使用和保管逐漸深入人心，全校師生越來越重視固定資產(chǎn)管理，在日常工作中，不論是從學(xué)校層面還是二級部門層面來看，固定資產(chǎn)賬務(wù)都清晰明了，信息準(zhǔn)確率也大大提高，固定資產(chǎn)的動態(tài)管理越來越規(guī)范，有賬無物的情況基本消失，保證了賬、卡、物相符。

2020年，該高校嚴(yán)格按照學(xué)校資產(chǎn)處置的相關(guān)文件和資產(chǎn)管理內(nèi)控制度實施了多批次放管服條件下的資產(chǎn)處置工作，資產(chǎn)處置收益均高于評估價格。2020年底，該高校順利通過了市教委系統(tǒng)部分高校國有資產(chǎn)處置審批權(quán)限試點的相關(guān)審計。該高校在放管服態(tài)勢下的資產(chǎn)處置方面的內(nèi)控制度建設(shè)具有較好的借鑒意義。