張亞柏

（山西省公路局大同分局，山西 大同 037006）

數(shù)字化檔案的建設(shè)，主要依靠數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理科技、影像、財(cái)務(wù)和實(shí)物等類型檔案，同時(shí)將各類信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息加工與管理。該操作不僅方便隨時(shí)查閱相關(guān)資源，且能反復(fù)使用，解決了紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)時(shí)間保存的難題。數(shù)字化信息檔案可以整合全部的信息資源，根據(jù)管理的角度劃分為公路工程項(xiàng)目管理的信息倉庫。另外，由于數(shù)字化檔案具備立卷歸檔和全文檢索功能，因此在檔案管理過程中能夠檢索、整理和收集輸入的檔案資源。

一、數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題

（一）重視程度不夠

在公路工程項(xiàng)目管理中，部分工作人員和管理者過度依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，沒有足夠重視數(shù)字化檔案的建設(shè)，造成了公路工程項(xiàng)目管理數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程滯后，且檔案管理低效和低質(zhì)，導(dǎo)致了檔案管理工作量大幅增長(zhǎng)，并增加了數(shù)字化檔案建設(shè)工作的難度。

（二）安全問題突出

首先，大量數(shù)字化檔案資源需被存儲(chǔ)在優(yōu)盤和移動(dòng)硬盤中，在使用和復(fù)制過程中極易出現(xiàn)檔案信息的泄露和丟失。其次，公路工程項(xiàng)目發(fā)展經(jīng)歷周期長(zhǎng)，現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，在搬運(yùn)過程中容易丟失。此外，相關(guān)部門尚未制定出有效的網(wǎng)絡(luò)安全措施。

（三）數(shù)字化和信息化不全面

現(xiàn)階段，我國檔案管理的發(fā)展方向已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化，因此計(jì)算機(jī)和軟件成為了落實(shí)檔案信息化的核心。但是，目前各參與管理的單位軟件及硬件設(shè)施存在一定差異，部分單位和企業(yè)既未配備檔案管理軟件，也未轉(zhuǎn)變檔案資源數(shù)字化，且依然沿用傳統(tǒng)的管理方法，造成了資源共享堵塞。

（四）檔案管理制度不統(tǒng)一

公路工程項(xiàng)目具有建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、規(guī)模大、涉及面廣、產(chǎn)品單一等特點(diǎn)，而檔案管理需要由多個(gè)參建單位合作完成。在實(shí)際編制過程中，由于檢測(cè)、項(xiàng)目業(yè)主、監(jiān)理和施工等各單位尚未制定出統(tǒng)一的檔案管理制度，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案歸納、收集和整理工作難以開展。

二、數(shù)字化檔案建設(shè)的有效措施

（一）加強(qiáng)重視程度

公路工程項(xiàng)目管理數(shù)字化已成為行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。因此，企業(yè)應(yīng)提高對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視程度，加大數(shù)字化檔案建設(shè)的投入，并鼓勵(lì)企業(yè)員工積極參與到該項(xiàng)工作中去。另外，企業(yè)管理者需意識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性，在工作中給予支持。同時(shí)，還應(yīng)將數(shù)字化檔案建設(shè)置于企業(yè)運(yùn)營中更突出的位置，使數(shù)字化檔案建設(shè)更好地發(fā)揮實(shí)效。

（二）強(qiáng)化安全管理工作

公路工程項(xiàng)目數(shù)字化檔案建設(shè)工作具有系統(tǒng)性。其中，安全管理工作是這項(xiàng)工作中的基礎(chǔ)，通常可以從五方面展開。

1.給予充足的資金保障，主要用于購買移動(dòng)硬盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備，以提高檔案的安全性；

2.有效地監(jiān)督和管理數(shù)字化檔案管理，建立完善的安全責(zé)任制度，避免檔案信息丟失，并建立責(zé)任追查制度，提高工作人員的主體責(zé)任；

3.聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人才，尤其是計(jì)算機(jī)安全管理方面的人才，周期性地檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并建立檔案數(shù)據(jù)信息備份，同時(shí)加密重要信息，及時(shí)處理安全隱患；

4.涉及檔案管理的計(jì)算機(jī)需做到一機(jī)專用，并切斷該類計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)的連接，提高安全質(zhì)量。

（三）打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍

首先，數(shù)字化檔案建設(shè)工作量較大，需要大量工作人員參與，在保證各方面條件滿足的情況下，可聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)協(xié)助；如果條件不允許，可在企業(yè)內(nèi)部選拔人才，以配合數(shù)字化工作人員的工作，共同推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)。

其次，相關(guān)部門需高度重視檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，提升工作人員的業(yè)務(wù)能力，助其掌握計(jì)算機(jī)操作和信息技術(shù)等。

此外，相關(guān)工作人員需要不斷提升職業(yè)道德水平，按照程序工作，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

（四）構(gòu)建完善的管理體制

首先，工程項(xiàng)目管理需要以嚴(yán)格的法律程序?yàn)楸Ｕ?，進(jìn)一步完善檔案管理制度。對(duì)于數(shù)字化檔案建設(shè)而言，企業(yè)各部門需要積極協(xié)作，并提升自身管理水平。

其次，優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理制度和工作流程，構(gòu)建數(shù)字化檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字化檔案建設(shè)提供可靠依據(jù)。

此外，相關(guān)部門需進(jìn)一步做好檔案的保存和保密工作，充分發(fā)掘檔案資源的作用。

（五）信息化檔案管理規(guī)范

隨著信息化技術(shù)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，社會(huì)民眾獲得了極大便利。在這一背景下，各企業(yè)應(yīng)配備數(shù)量充足、性能適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)，并升級(jí)和更新檔案管理軟件，同時(shí)積極引入專業(yè)的檔案管理人才和風(fēng)險(xiǎn)控制人才。

不僅如此，企業(yè)還要全過程地監(jiān)控和管理電子文件，核實(shí)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容、描述和相關(guān)說明等，確保與電子檔案保持一致。對(duì)于未形成文本的電子文件，工作人員應(yīng)及時(shí)打印紙質(zhì)版本并歸檔保存。

企業(yè)要保障存儲(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量，并將其置于無振動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體的干燥環(huán)境中儲(chǔ)存。在推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中必須遵守三條原則。

文檔一體化。主要是指文件從形成到歸檔，要保證文件內(nèi)容的完整和源數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，通過辦公自動(dòng)化、檔案系統(tǒng)或OA與檔案管理融合，實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。

實(shí)行雙軌制。形成電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式，一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的維系和重構(gòu)，另一方面是對(duì)新型數(shù)字化檔案管理的過渡。

提高網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)。防止系統(tǒng)應(yīng)用安全風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和系統(tǒng)漏洞等問題，提前做好數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果制定有效的防范措施。

（六）檔案的收集、鑒別、分類、整理、歸檔和立卷

在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，企業(yè)要及時(shí)掌握工程施工進(jìn)度，必須安排相關(guān)人員及時(shí)地收集與整理基礎(chǔ)檔案，該項(xiàng)工作是數(shù)字化檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)?；A(chǔ)檔案具有專業(yè)性強(qiáng)和數(shù)量龐大等特點(diǎn)，在實(shí)際操作中存在一定難度，但由于涉及公路建設(shè)且具有參考價(jià)值，因此檔案管理人員需要及時(shí)收集，并納入竣工檔案。

不同建筑企業(yè)的收集方向不同，需在做好材料收集工作的同時(shí)及時(shí)歸檔處理。在整理各階段的資料時(shí)，要保證各項(xiàng)手續(xù)的及時(shí)性、真實(shí)性和完整性。尤其是設(shè)計(jì)資料，需要相關(guān)人員簽名和加蓋設(shè)計(jì)單位的公章，在通過審核批準(zhǔn)后方可收集。涉及技術(shù)交底方面的資料需要標(biāo)注好驗(yàn)收規(guī)范，并做好驗(yàn)收記錄。

一方面，檔案歸檔過程中需要注意會(huì)審內(nèi)容、地理位置、起止時(shí)間、具體名稱、施工準(zhǔn)備和參建單位名稱等，并做好檔案資料的分類和鑒別工作。另一方面，需要保證文件歸檔的時(shí)效性、分清主次，確定立卷歸檔的重點(diǎn)，根據(jù)文件內(nèi)容分工，嚴(yán)格遵循“以我為主”的原則，文件主要以歸檔單位和直接管轄的上級(jí)部門形成的文件為主立卷歸檔，且全過程保證檔案資料的完整性。

三、結(jié)語

為促使公路工程項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，需對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)工作足夠重視。公路工程項(xiàng)目管理檔案呈現(xiàn)出全面和內(nèi)容種類多等特點(diǎn)，為參建單位的決策提供了可靠參考。因此，相關(guān)人員應(yīng)提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視，使其在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中積極發(fā)揮作用，從而實(shí)現(xiàn)公路項(xiàng)目管理的良性發(fā)展。