宋曉淳，倫鳳梅

（黑河學(xué)院 黑龍江 黑河 164300）

1 引言

檔案管理中，紙質(zhì)檔案的壽命一般取決于保存的環(huán)境與人為因素，并且隨著時間的不斷流逝，檔案的保存難度系數(shù)也會隨之不斷提升。信息技術(shù)的不斷成熟，促使電子檔案的保存與管理變得更加方便與高效，但同時也帶來諸多安全隱患，因此需深究風(fēng)險成因并采取合理防控措施。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案風(fēng)險防控的研究現(xiàn)狀

2.1 國外研究現(xiàn)狀

伴隨著電子信息化進程的不斷加快，自20世紀90年代，各國在此背景條件下紛紛開始了有關(guān)電子檔案管理的研究工作。

2.2 國內(nèi)研究現(xiàn)狀

在我國諸多領(lǐng)域中，電子信息化進程都在逐漸加快，基于這一點，我國也開始有計劃地對檔案存儲的電子化進程進行重點研究。與此同時，各高校成立了專門的課題研究組，不斷革新電子文檔的實際歸檔方式與電子檔案的具體管理模式，該舉措也為電子檔案管理模式在全國的廣泛推行奠定了良好的基礎(chǔ)條件[1]。高校使用電子檔案管理的方法可有效規(guī)避由于受到有限人力與物力影響，而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題，電子檔案管理模式通過信息技術(shù)，迅速而準確地完成檔案的分類、收集與存儲等工作，促使檔案管理實現(xiàn)了全程自動化。其次，現(xiàn)如今的高校電子檔案存儲方式主要包括硬盤、閃存U盤等高科技產(chǎn)品，該類存儲器有著存儲量大、時間長、穩(wěn)定高與受外界影響小等優(yōu)勢，如果存儲器并未受到損害，那么其實際存儲期要遠超過紙質(zhì)檔案的存儲。最后，電子檔案對于管理人員檢索與查詢操作來說非常便利，可利用信息技術(shù)，逐漸增加檔案管理的整體安全系數(shù)，避免檔案信息被惡意篡改導(dǎo)致檔案管理工作造成嚴重損失。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案管理所面臨的風(fēng)險

3.1 設(shè)備及技術(shù)評估不足風(fēng)險

部分高校并未創(chuàng)建專門的檔案管理對應(yīng)設(shè)施以及電子檔案專用服務(wù)器，未規(guī)范安全地使用物理隔絕方式，對于電腦和手機訪問也未應(yīng)用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等安全措施，不僅沒有降低電子檔案遭受非法訪問與惡意改寫的概率，也沒有有效防范突發(fā)因素造成的數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。

3.2 人員操作失誤風(fēng)險

在目前高校的檔案管理部門中，部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的意識非常淡薄，同時也在一定程度上輕視了檔案的電子化管理工作，學(xué)校對此的投入經(jīng)費比較有限，實際培訓(xùn)教育也稍顯匱乏，管理的整體水平也較為落后，雖然部分單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案電子化管理，但是仍需要通過第三方提供技術(shù)與管理模式，但是與之對應(yīng)的專業(yè)化人才水平有限，繼而導(dǎo)致操作過程中難免出現(xiàn)失誤。簡言之，缺乏專業(yè)化管理隊伍和高素質(zhì)的復(fù)合型人才[2]。

3.3 傳播及泄露風(fēng)險

網(wǎng)絡(luò)的自由、開放與共享等特征，在為電子檔案管理創(chuàng)造便利的同時，也增加了其信息泄露的風(fēng)險。所有人都可便捷的登錄互聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致電子檔案的修改與復(fù)制變得更加容易，一旦原始檔案忘記進行備份的話，那么就會增加被黑客入侵或者病毒感染的概率，繼而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)癱瘓，電子檔案也會在短時間之內(nèi)被別人隨意的更改、刪除甚至是破壞。

4 影響高校電子檔案風(fēng)險因素分析

4.1 內(nèi)部因素

內(nèi)部因素主要指的是設(shè)備條件。其中包含設(shè)備技術(shù)問題與信息安全問題。信息技術(shù)的存儲與讀取等操作，往往都要依靠有磁性的設(shè)備，因為只有帶有磁性或者可以產(chǎn)生磁性的設(shè)備才可以有效完成輸入及輸出。社會的進步導(dǎo)致計算機更新速度也在加快，配置、軟件與組件等的不同，都會或多或少對電子檔案存儲產(chǎn)生消極影響。配置不同可能出現(xiàn)兼容性不同并且難以轉(zhuǎn)化的現(xiàn)象，繼而導(dǎo)致數(shù)據(jù)加載與獲取的難度系數(shù)增加[3]。信息安全問題是由于互聯(lián)網(wǎng)有較強的開放性，一旦讓電腦病毒侵入，就會導(dǎo)致難以想象的后果，甚至可能會令計算機與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)癱瘓。

4.2 外部因素

外部因素主要指的是基礎(chǔ)條件。該條件中主要包含溫度與濕度、磁場和振動、陽光與空氣等。由于電子檔案一般都會被存儲到U盤、硬盤與光碟中，此設(shè)備雖然是防水的，但是在一定程度上會由于受到溫度或者濕度的影響而出現(xiàn)膨脹、損壞與收縮等問題，繼而對信息數(shù)據(jù)的錄入、存儲與讀取等造成直接影響。由于存儲設(shè)備是磁性材料，一旦受到了強烈的振動或磁場的干擾，那么設(shè)備就會隨之出現(xiàn)脫粉、失磁與斷層等問題。這些因素都是導(dǎo)致數(shù)據(jù)受到損傷或破壞的因素，還會對數(shù)據(jù)的錄入、存儲與讀取等產(chǎn)生較為直觀的影響。長時間在陽光的照射之下，存儲設(shè)備難免會出現(xiàn)失磁現(xiàn)象，如果將其長期存放到了有害的氣體環(huán)境中，也會對設(shè)備的磁性造成較嚴重的腐蝕與破壞，繼而導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)無法獲取，造成的后果也往往十分嚴重。

5 高校電子檔案風(fēng)險防控應(yīng)對策略

5.1 提升存儲設(shè)備安全系數(shù)

針對上文描述的電子設(shè)備的不安全性特征，管理人員需采用合理措施不斷提升存儲設(shè)備的安全系數(shù)，避免出現(xiàn)文件丟失與被惡意盜取等現(xiàn)象。要實現(xiàn)上述目的，從管理人員角度來說，可利用檔案存儲設(shè)備的專機專用方式，防止文化數(shù)據(jù)被損壞。不僅如此，檔案管理人員還需對儲存設(shè)備進行定期更新升級，及時修復(fù)電腦系統(tǒng)中存在的漏洞，以此促使檔案管理安全性得到顯著提升。對于電子檔案儲存數(shù)據(jù)的不完整性與儲存設(shè)備壽命有限等方面的問題，管理人員可通過自己的操作，避免造成過多的人為因素損失。與此同時，還需通過對檔案管理備份的方式，控制由于數(shù)據(jù)丟失所造成的不良損失。要盡可能延長存儲設(shè)備使用年限，管理人員還可通過存儲設(shè)備更新?lián)Q代，和使用之后及時修復(fù)等措施來保證信息安全。

5.2 提升檔案人員專業(yè)技術(shù)水平與安全意識

要促使電子檔案完整與安全性得到保證，關(guān)鍵需要提升檔案管理人員的安全意識和專業(yè)水平，牢牢樹立起電子檔案的安全管理觀念和意識，并且增強檔案管理人員認真負責(zé)的積極工作態(tài)度，逐步培養(yǎng)他們的責(zé)任意識觀念。需要注意的是檔案工作人員必須嚴格落實《網(wǎng)絡(luò)安全法》等相關(guān)法律，熟記保密條款，交由專人管理，盡可能保證電子公文傳輸?shù)陌踩?。不但需具備熟練的電子技術(shù)軟硬件技術(shù)，還要學(xué)會使用檔案管理軟件，促使專業(yè)技術(shù)水平不斷得到綜合性提升。

5.3 創(chuàng)建數(shù)字化檔案館

隨著學(xué)校建設(shè)與諸多辦公自動化系統(tǒng)的投入使用，教學(xué)課件、教學(xué)視頻以及政務(wù)文件等多類電子檔案，都增加了高校數(shù)字檔案[4]。目前，我國的許多高校正在跨越式發(fā)展，逐漸改變了以往的傳統(tǒng)辦學(xué)方法和模式，這就使得檔案的管理與保管等也開始變得更加復(fù)雜。時代在進步與發(fā)展，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用進行各種信息查詢的需求也在不斷增加，數(shù)字檔案館的建立也成為了優(yōu)化檔案資源配置、維護檔案資料安全保密的重要方式。高校數(shù)字檔案館建設(shè)需盡可能突破時空的限制，在滿足學(xué)校不同群體、不同查詢目的個性化需求的同時，開展跨校區(qū)遠程查詢服務(wù)，從而大大提升老師和學(xué)生對檔案工作的滿意程度。

6 結(jié)語

綜上所述，我國高校檔案工作仍然處于一種摸索與發(fā)展的時期，因此，檔案的管理人員一定要牢記電子檔案風(fēng)險防控的緊迫性、重要性，循序漸進地樹立起檔案工作風(fēng)險防控的緊迫意識，創(chuàng)建適應(yīng)高校與信息化建設(shè)要求的電子檔案管理標準，將電子檔案資源的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。