錢瑞瓊

高?；ㄘ?cái)務(wù)管理離不開檔案管理，財(cái)務(wù)檔案管理不僅為項(xiàng)目預(yù)算管理提供科學(xué)合理的參考依據(jù)，也為不同層次的審計(jì)巡視督察提供真實(shí)的數(shù)據(jù)保障。因此本文就當(dāng)前對(duì)基建財(cái)務(wù)檔案管理的必要性及普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并結(jié)合工作實(shí)際針對(duì)這些問(wèn)題提出了建立檔案聯(lián)查體系、加強(qiáng)檔案管理流動(dòng)考核評(píng)審力度、完善高校政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一體化建設(shè)等幾點(diǎn)建議，以便為完善高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的可持續(xù)發(fā)展做一些探討。

一、引言

高校基建財(cái)務(wù)檔案反映了基建項(xiàng)目從誕生到建成的詳細(xì)過(guò)程，也為領(lǐng)導(dǎo)層日后對(duì)于類似的項(xiàng)目建設(shè)投資提供了一定的參考價(jià)值，因此高校應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)基建財(cái)務(wù)檔案的管理工作。根據(jù)高校的發(fā)展要求而建立檔案管理聯(lián)查體系，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息子系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，是保證基建財(cái)務(wù)及其他檔案資料完整性、歷史數(shù)據(jù)查閱便捷性的重要工作之一，也是高校尋求可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

二、健全高?；ㄘ?cái)務(wù)檔案體系及必要性

建立高校基建財(cái)務(wù)檔案體系是基建財(cái)務(wù)最基本的工作要求，尤其在當(dāng)前基建信息化管控日趨嚴(yán)格的背景下，更加科學(xué)、合理、透明的管理方式凸顯重要，建立健全基建財(cái)務(wù)檔案不光為財(cái)務(wù)人員多維度查詢、核算項(xiàng)目成本提供歷史依據(jù)，更減少了部門間不必要的協(xié)調(diào)，提高了工作效率。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案中反映的歷史數(shù)據(jù)也能夠輔助下一年度預(yù)算管理工作的開展，使得預(yù)算分配更加科學(xué)化、合理化。

另外，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理、基建項(xiàng)目審計(jì)等工作的開展也需要查閱相關(guān)基建財(cái)務(wù)檔案。一般來(lái)說(shuō)，高?；?xiàng)目多由國(guó)家撥款投資興建，偶涉重大投資項(xiàng)目除了專項(xiàng)審計(jì)外，還需接受國(guó)家部委或省級(jí)單位巡視督察。審計(jì)部門會(huì)根據(jù)檔案反映內(nèi)容的清晰度、完整性來(lái)判斷單位內(nèi)控環(huán)境的好壞;也會(huì)依據(jù)檔案中保存的原始憑證等材料來(lái)核實(shí)基建業(yè)務(wù)賬務(wù)處理的真實(shí)性。因此就上述情形來(lái)看，完善高校基建財(cái)務(wù)檔案管理刻不容緩。

高?；ㄘ?cái)務(wù)檔案體系一般分為四類，即會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)表類及其他類，具體見(jiàn)下表所示。

三、目前存在的問(wèn)題

（一）基建項(xiàng)目周期長(zhǎng)、參建決策人員多而雜，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理難度大

一般情況下基建項(xiàng)目建設(shè)周期都較長(zhǎng)，尤其是對(duì)建設(shè)周期跨年度的工程而言，建設(shè)期內(nèi)不能按期投產(chǎn)的工程、建設(shè)過(guò)程中變更項(xiàng)目多以及未按合同履約需索賠等情況將直接影響財(cái)務(wù)跨年預(yù)算管理及項(xiàng)目成本核算管理，這些情況也使基建財(cái)務(wù)的檔案管理變得復(fù)雜;再者高校參建決策人員多，靠人工協(xié)調(diào)管理的效率遠(yuǎn)不能滿足及時(shí)、同步、準(zhǔn)確反映建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況;另外高校參建人員也是按其崗位劃分各負(fù)其責(zé)。因此建設(shè)資料很難完整地收集，項(xiàng)目資料在建設(shè)期內(nèi)也存在斷檔、模糊不清的情況，也就更不用說(shuō)將項(xiàng)目建設(shè)周期內(nèi)每個(gè)年度內(nèi)付款節(jié)點(diǎn)上與現(xiàn)掌握的建設(shè)資料建立同步對(duì)應(yīng)的關(guān)系。

（二）高校業(yè)務(wù)部門檔案管理意識(shí)不足且缺乏經(jīng)驗(yàn)

高校雖重視財(cái)務(wù)憑證的管理工作，但卻忽略了基建等業(yè)務(wù)部門的檔案管理對(duì)財(cái)務(wù)工作的重要支撐作用。財(cái)務(wù)人員通常會(huì)根據(jù)審計(jì)及本身的工作要求保管基建項(xiàng)目付款憑證及相關(guān)支撐材料檔案，但這并不代表基建一線業(yè)務(wù)部門就可以免去基礎(chǔ)檔案管理工作。若基建部門對(duì)第一手資料檔案長(zhǎng)期不加歸類管理，日后尤其是當(dāng)審計(jì)人員問(wèn)及類似合同付款約定以外的臨時(shí)變更事項(xiàng)等問(wèn)題時(shí)，財(cái)務(wù)部門就不能根據(jù)檔案記錄找到精確的原因。目前高?；I(yè)務(wù)部門的檔案管理仍有較大漏洞，主要是因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門經(jīng)常進(jìn)駐項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，較大的工作強(qiáng)度下忽略了檔案管理的重要性，且業(yè)務(wù)部門人員流動(dòng)性大且缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，即便業(yè)務(wù)部門掌握了部分的工程資料，也不知道如何按照一定流程及規(guī)律整理項(xiàng)目建設(shè)資料。

（三）高校信息化體系建設(shè)不完善導(dǎo)致檔案管理難度大

近年來(lái)一些高校在建立行政組織架構(gòu)方面進(jìn)行了重大調(diào)整，而調(diào)整的重心則放在推進(jìn)行政工作的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化建設(shè)上。雖然信息化體系建設(shè)覆蓋了行政工作的諸多方面，但高校構(gòu)建信息平臺(tái)仍未精準(zhǔn)地考慮到一些部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)。例如，從業(yè)務(wù)內(nèi)容上來(lái)看，財(cái)務(wù)處、國(guó)資處及基建辦的業(yè)務(wù)量大、覆蓋面廣且具有一定關(guān)聯(lián)性，倘若這些部門將與基建業(yè)務(wù)相關(guān)的資料檔案上傳至平臺(tái)后實(shí)現(xiàn)一定范圍的資料共享，那么將極大程度地促進(jìn)工作效率。現(xiàn)如今的基建辦檔案整理止步于手工歸檔分類階段，這不但容易出錯(cuò)，更不易與相關(guān)部門之間形成資料聯(lián)查體系，且隨著工作量的不斷增加勢(shì)必導(dǎo)致行政部門超負(fù)荷運(yùn)行。

四、對(duì)策及建議

（一）建立高?；n案資料庫(kù)，形成基建辦、財(cái)務(wù)、國(guó)資等部門的檔案聯(lián)查體系

基建項(xiàng)目從招標(biāo)、簽訂合同到最終建成樓棟，其過(guò)程一般都涉及到基建辦、財(cái)務(wù)處及國(guó)資處這幾個(gè)部門?；ú块T需向國(guó)資處報(bào)招標(biāo)文件書并確定至少一家建設(shè)單位?；ú块T在項(xiàng)目建設(shè)初始階段需要擬定項(xiàng)目名稱，確定施工范圍，在與承包單位簽訂正式合同后，施工過(guò)程中若發(fā)生合同調(diào)整或是法律訴訟等情況時(shí)，基建業(yè)務(wù)人員需及時(shí)跟蹤了解，其中涉及到項(xiàng)目付款變動(dòng)時(shí)，還需及時(shí)告知財(cái)務(wù)人員并提供相應(yīng)的臨時(shí)會(huì)議文件等資料。待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、審計(jì)結(jié)束后，財(cái)務(wù)處需核算單體成本，并向國(guó)資處提供基建項(xiàng)目決算表并及時(shí)作轉(zhuǎn)固的賬務(wù)處理。國(guó)資處出具固定資產(chǎn)卡片單一式三份，財(cái)務(wù)處、國(guó)資處、基建業(yè)務(wù)部門各留存一份。此過(guò)程可看出財(cái)務(wù)處、國(guó)資處、基建辦等這幾個(gè)部門在基建檔案資料留存、編號(hào)歸類的管理過(guò)程中應(yīng)有對(duì)應(yīng)的規(guī)律，而這個(gè)規(guī)律是建立這些部門資料聯(lián)查體系的索引。

例如，基建辦與財(cái)務(wù)處之間可以將統(tǒng)一的項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)作為資料歸檔的基礎(chǔ)索引;而在某一項(xiàng)目合同號(hào)下，基建辦填寫的支付申請(qǐng)表次數(shù)編號(hào)可以作為基建辦與財(cái)務(wù)處付款憑證、資料文件的統(tǒng)一索引號(hào);再如，財(cái)務(wù)處與國(guó)資處的檔案聯(lián)查索引號(hào)可以統(tǒng)一為資產(chǎn)編號(hào)，每個(gè)資產(chǎn)編號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)基建單體，每個(gè)單體對(duì)應(yīng)的是項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)子索引。相關(guān)部門通過(guò)建立層層遞進(jìn)的檔案索引體系能夠?qū)⒏鞑块T獨(dú)自掌握的基建檔案資料串聯(lián)起來(lái)，從而更好地解決檔案管理松散、混亂的問(wèn)題?；诮⒔y(tǒng)一的檔案聯(lián)查思路，基建業(yè)務(wù)各相關(guān)部門也可就此問(wèn)題進(jìn)行會(huì)議討論，劃分清楚各部門基建相關(guān)事務(wù)職責(zé)并確定相關(guān)部門間的項(xiàng)目檔案查詢索引。

（二）高校應(yīng)組織檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)交叉培訓(xùn)

高校檔案管理不是某個(gè)部門的任務(wù)，而是相關(guān)部門之間聯(lián)動(dòng)配合完成的一項(xiàng)工作。就基建相關(guān)檔案管理來(lái)說(shuō)，相關(guān)部門應(yīng)組織檔案管理理論學(xué)習(xí)，并依據(jù)行業(yè)規(guī)范及單位檔案管理要求制定各部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)審計(jì)巡視要求及單位會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)查閱等要求規(guī)范、簡(jiǎn)化檔案管理程序，根據(jù)基建業(yè)務(wù)特征、以方便查找為前提從源頭開始梳理業(yè)務(wù)檔案，盡可能的為領(lǐng)導(dǎo)層決策或是財(cái)務(wù)管理提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)。高?？裳?qǐng)校內(nèi)外專家定期對(duì)部門業(yè)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核激勵(lì)以加強(qiáng)其檔案管理意識(shí)。

對(duì)于基建財(cái)務(wù)檔案管理而言，一方面需要通過(guò)課程培訓(xùn)來(lái)提高財(cái)務(wù)人員檔案管理水平，完善憑證、賬簿資料保存方法及檔案移交、銷毀手續(xù);另一方面，財(cái)務(wù)人員更需掌握一定的基建業(yè)務(wù)知識(shí)來(lái)充實(shí)檔案管理知識(shí)框架，使得理論知識(shí)可以滲透進(jìn)基建財(cái)務(wù)工作實(shí)踐中并落地生根，使基建財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程能夠有序反映出單位對(duì)基建項(xiàng)目投資決策的全過(guò)程。同時(shí)，基建財(cái)務(wù)人員也需掌握檔案對(duì)標(biāo)管理技能，即財(cái)務(wù)人員要清楚某次報(bào)銷的付款進(jìn)度下所對(duì)應(yīng)的基建項(xiàng)目進(jìn)展及施工履行的程序，在該付款進(jìn)度下需要基建業(yè)務(wù)部門提供哪些材料及會(huì)議文件。這樣的資料收集管理過(guò)程勢(shì)必要求財(cái)務(wù)人員深入學(xué)習(xí)了解項(xiàng)目建設(shè)詳細(xì)過(guò)程及工程報(bào)批報(bào)建等程序知識(shí)。財(cái)務(wù)人員在完成本職工作之余應(yīng)定期駐地觀察項(xiàng)目建設(shè)，經(jīng)常向基建方面專業(yè)人士討教相關(guān)知識(shí)以充實(shí)自身對(duì)于基建工作的認(rèn)識(shí)，以便更好的進(jìn)行基建財(cái)務(wù)檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)部門檔案審查力度并形成部門間流動(dòng)考核機(jī)制

高校行政部門應(yīng)統(tǒng)一檔案管理目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)，并在此基礎(chǔ)之上建立考核制度。檔案管理部門應(yīng)定期組織行政人員去其他高校參觀學(xué)習(xí)，組織開展事業(yè)單位之間的檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。另外，檔案管理部門可牽頭組織業(yè)務(wù)相關(guān)部門間的不定期檔案管理流動(dòng)考核，將考核成績(jī)作為部門校級(jí)評(píng)比的一項(xiàng)成績(jī)。這樣不僅可以調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)人員檔案管理工作的主觀能動(dòng)性，還能在一定程度上促進(jìn)高校各部門間的工作交流與學(xué)習(xí)。

（四）加強(qiáng)基建檔案管理宣傳力度，不斷推進(jìn)高校行政平臺(tái)一體化建設(shè)

基建財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，在連續(xù)會(huì)計(jì)期間內(nèi)檔案管理工作也要具有連續(xù)性。財(cái)務(wù)檔案管理人員在做好交接的同時(shí)，更要加強(qiáng)與外界的交流溝通，與業(yè)務(wù)相關(guān)部門商議統(tǒng)一檔案管理思路，以便及時(shí)、系統(tǒng)地收集到所需的基建財(cái)務(wù)原始檔案資料。

高校行政部門可以依托信息平臺(tái)，根據(jù)自身管理工作及對(duì)外部信息獲取的需要，按照部門權(quán)限設(shè)計(jì)平臺(tái)對(duì)應(yīng)的本部門子模塊功能架構(gòu)，將可以共享的檔案資料上傳至平臺(tái)，并建立對(duì)其他部門共享數(shù)據(jù)的索引查詢菜單。信息系統(tǒng)需嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限設(shè)定，查閱、下載相關(guān)文件需向相關(guān)業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)授權(quán)，特別是要謹(jǐn)防基建財(cái)務(wù)檔案等重要信息外泄及被盜取、篡改的可能性。此外，業(yè)務(wù)部門還應(yīng)妥善保管紙質(zhì)檔案，并根據(jù)要求辦理相應(yīng)移交手續(xù)。

（作者單位：安徽工程大學(xué) 財(cái)務(wù)處）