隋 萌

（濟(jì)寧市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272000）

伴隨社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理流程不符合當(dāng)前的社會發(fā)展需求。為充分改變?nèi)耸聶n案管理不規(guī)范的現(xiàn)象，單位應(yīng)該形成創(chuàng)新性的思想觀念，制定規(guī)范化的管理流程，有助于實現(xiàn)預(yù)設(shè)的管理目標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，各種人力資源能得到充分利用，還能對經(jīng)營管理起到積極的推動作用。

1 事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 充分了解人事管理問題

優(yōu)良的檔案管理流程不僅能使單位全面了解每名職員的基本信息，而且能幫助管理者知曉每個部門的人員需求情況，努力解決人力資源分配不均的現(xiàn)象，向人力資源緊缺部門中添加更多的人力資源，向人力資源過剩部門中減少適當(dāng)?shù)娜肆Y源[1]。管理者還能了解每名人員的綜合能力情況，根據(jù)職員的工作能力來為其安排工作崗位，使其能充分彰顯自身的個人價值。在績效評定流程中，單位也能參照檔案中的相關(guān)內(nèi)容來進(jìn)行績效評定，確保績效評價結(jié)果得到更多人的認(rèn)可。各種人事管理問題均會對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展造成影響，借助規(guī)范化的檔案管理流程，有助于領(lǐng)導(dǎo)高效解決人事管理中存在的問題。

1.2 保證信息的真實性與完整性

人事檔案在展現(xiàn)人員工作經(jīng)歷的同時，還能體現(xiàn)人員的工作能力情況，如果事業(yè)單位中擁有完整的人事檔案資料，可成為領(lǐng)導(dǎo)開展人事調(diào)動工作的有效參考標(biāo)準(zhǔn)。然而領(lǐng)導(dǎo)缺乏優(yōu)良的檔案管理意識，沒有安排專業(yè)人員來開展檔案管理工作，低素質(zhì)工作人員可能不會全面記錄一系列的檔案信息，導(dǎo)致檔案填報過程中產(chǎn)生嚴(yán)重的問題[2]。對于檔案收集整理流程而言，工作人員也沒有制定優(yōu)良的保管編制流程，造成單位中產(chǎn)生嚴(yán)重的檔案信息失真現(xiàn)象，失真的檔案信息無法為工作調(diào)動、職稱評定等工作提供有效的參考。此外，人事檔案管理是一項系統(tǒng)的流程，在規(guī)范化的管理流程下，管理者可運用網(wǎng)絡(luò)手段來對相關(guān)信息進(jìn)行全面的管理，避免產(chǎn)生信息丟失的情況。還能使工作人員隨時隨地開展人事檔案管理工作，進(jìn)一步增強(qiáng)對檔案信息的處理效率。

1.3 使管理工作充滿規(guī)范性

人事檔案管理制度中包括績效評價體系，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在對職員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價時，會考量員工的工作任務(wù)完成情況，使評價結(jié)果充滿公平性。加之人事檔案管理制度與日常工作間存在有機(jī)的聯(lián)系，有助于管理者全面考量其他工作流程中的不足之處，為開展后續(xù)工作提供明確的指導(dǎo)[3]。為此，單位應(yīng)該不斷加大改革力度，如對于人員招聘流程而言，單位可運用信息化技術(shù)手段來選擇優(yōu)質(zhì)的人才。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識不足

人事檔案管理工作影響事業(yè)單位的發(fā)展前景，然而領(lǐng)導(dǎo)將更多注意力投入于業(yè)務(wù)處理中，沒有意識到人事檔案管理的重要性，認(rèn)為人事檔案管理水平不會影響單位的管理流程。領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念影響員工的工作態(tài)度，在潛移默化地影響下，管理人員將會產(chǎn)生不負(fù)責(zé)任的工作觀念，運用形式化的管理流程來進(jìn)行人事檔案管理，不僅管理效率會逐漸降低，而且管理流程中還會出現(xiàn)許多漏洞[4]。長此以往，檔案管理流程中將缺乏真實性，不利于領(lǐng)導(dǎo)有效利用高素質(zhì)的人才，還無法促進(jìn)后續(xù)工作的進(jìn)一步開展。

2.2 信息化管理水平低

在信息化的時代背景下，信息化檔案管理流程應(yīng)該得到人們的高度重視，然而單位仍然運用傳統(tǒng)的管理方式來對人事檔案進(jìn)行管理，不僅會浪費不必要的人力與物力資源，而且檔案管理流程中可能會產(chǎn)生嚴(yán)重的誤差。眾多事業(yè)單位也沒有提高信息技術(shù)的應(yīng)用程度，過度運用人工管理模式，或者一些事業(yè)單位即使應(yīng)用了信息化管理平臺，然而僅是為了應(yīng)付上級部門的檢查，導(dǎo)致信息化管理效率在持續(xù)降低[5]。過低的信息化管理水平會成為事業(yè)單位發(fā)展過程中的阻礙，當(dāng)加大信息化管理力度時，有助于提高單位的整體實力。

2.3 管理人員素質(zhì)差

管理人員的綜合素質(zhì)水平影響人事檔案的管理效果，但是許多管理人員為非專業(yè)人員，沒有充分掌握相關(guān)的檔案管理知識，更未擁有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，加之職員缺乏端正的工作態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理流程不符合當(dāng)前的時代發(fā)展需求[6]。伴隨信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，單位應(yīng)該將更多的信息化設(shè)備融入人事檔案管理中，然而許多管理者不了解信息設(shè)備的具體操作方法，導(dǎo)致檔案管理水平在持續(xù)降低。另外，部分調(diào)崗人員不能全面適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理環(huán)境，造成人事檔案管理部門產(chǎn)生嚴(yán)重的人員流動現(xiàn)象，該情況造成檔案管理質(zhì)量無法得到增強(qiáng)。管理人員還存在片面性的思想觀念，認(rèn)為僅需完成信息歸納工作即可，沒有認(rèn)識到管理效果與人力資源間的關(guān)聯(lián)性，導(dǎo)致信息化管理工作職能無法得到切實的彰顯。

3 事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的具體措施

3.1 增強(qiáng)管理意識

每名人員應(yīng)該形成優(yōu)良的檔案管理意識，了解人事檔案管理的具體方向，以此來高效開展檔案管理工作。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該知曉單位的實際發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)建優(yōu)良的工作環(huán)境，并認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，建立常態(tài)化的管理制度。其次，單位需建立明確的責(zé)任制度，詳細(xì)劃分每名人員的具體工作職責(zé)，使職員能時刻嚴(yán)格要求自己，運用認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度來開展檔案管理工作[7]。再次，單位應(yīng)該逐步加大宣傳力度，使所有人均能意識到規(guī)范人事檔案管理流程的價值，當(dāng)產(chǎn)生檔案丟失的情況時，會對單位發(fā)展造成何種影響。在此基礎(chǔ)上，更多人將認(rèn)識到人事檔案管理的意義，全面配合檔案管理部門所開展的相關(guān)工作。最后，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮榜樣示范作用，逐步提高自身的檔案管理水平，有助于員工在開展檔案信息登記錄入工作時，便能全面遵守檔案管理制度中的具體要求。領(lǐng)導(dǎo)與管理者也應(yīng)該形成主動學(xué)習(xí)的思想觀念，將最新的檔案管理理念融入后續(xù)的檔案管理流中，并了解當(dāng)前的時代發(fā)展趨勢，提高對檔案工作的認(rèn)知度，使整體管理水平得到顯著提升。

3.2 提升信息化管理水平

信息化技術(shù)應(yīng)被應(yīng)用于檔案管理流程中，為此，單位需加大信息化建設(shè)力度，購進(jìn)更多的檔案管理設(shè)備，以此來創(chuàng)建電子版人事檔案，不僅各種數(shù)據(jù)資源能全面結(jié)合在一起，而且還能降低工作難度。管理者還應(yīng)形成與時俱進(jìn)的思想觀念，及時更新電子設(shè)備，使管理者能運用最新的設(shè)施來對人事檔案資料進(jìn)行管理[8]。單位也應(yīng)該加大數(shù)字化建設(shè)力度，創(chuàng)建優(yōu)良的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，使管理系統(tǒng)充滿較高的安全性，并設(shè)定嚴(yán)格的查閱權(quán)限，避免產(chǎn)生擅自調(diào)動人事檔案的現(xiàn)象。單位也需建立人事檔案信息庫，不僅能減少不必要的檔案管理流程，而且還能使檔案管理工作處于優(yōu)良的發(fā)展趨勢中。另外，單位應(yīng)該運用信息化技術(shù)來建立人才跟蹤系統(tǒng)、人才交流系統(tǒng)等，有助于人事檔案管理效果得到全面的提升，并不斷提升數(shù)字化建設(shè)水平，運用計算機(jī)手段來對各種人事檔案進(jìn)行管理，如可建立文檔一體化管理系統(tǒng)，借助在線借閱、查閱等手段，可避免檔案管理流程中產(chǎn)生嚴(yán)重的誤差。最終，隨著各種信息化手段的不斷出現(xiàn)，單位會改變原有的信息記錄與儲存載體，確保檔案管理流程具有標(biāo)準(zhǔn)化的特點。

3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人員有助于提高人事檔案管理水平，因此，事業(yè)單位應(yīng)該營造優(yōu)良的環(huán)境，參照管理實踐的具體情況來安排檔案管理人員數(shù)量，還應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，使管理人員掌握更多的檔案管理知識，將其應(yīng)用于后續(xù)的檔案管理流程中。單位也應(yīng)建立優(yōu)良的考核制度，如果工作人員取得優(yōu)良的工作表現(xiàn)，便能獲得一定程度的物質(zhì)獎勵與精神獎勵，反之則會受到相應(yīng)的處罰。在考核制度的約束下，有助于管理者掌握更多的專業(yè)技能，職業(yè)素養(yǎng)水平也能得到顯著提升。領(lǐng)導(dǎo)為不斷提高管理者的綜合素養(yǎng)水平，也應(yīng)建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊，不僅有助于職員形成優(yōu)良的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，而且還能使其形成優(yōu)良的政治素養(yǎng)。提高管理人員的綜合素質(zhì)為一個長期的過程，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該形成循序漸進(jìn)的思想觀念，逐步對員工進(jìn)行思想政治教育，使其形成開放式的檔案管理思想，并使管理者形成現(xiàn)代化意識、職能發(fā)揮意識等，如領(lǐng)導(dǎo)借助以老帶新的方式，有助于管理人員形成優(yōu)良的檔案管理意識，綜合能力也能得到質(zhì)的提升。單位也應(yīng)該建立人才戰(zhàn)略機(jī)制，充分盤活相關(guān)的人才資源，招聘更多專業(yè)人員融入檔案管理隊伍中，為使管理者產(chǎn)生強(qiáng)大的工作積極性，單位應(yīng)該努力解決員工所關(guān)心的實際問題，以此來盡可能減少員工的后顧之憂。

4 結(jié)論

人事檔案管理工作會影響事業(yè)單位的發(fā)展前景，伴隨社會的逐步發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該對原有的人事檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，制定行之有效的解決策略，使檔案管理流程中充滿規(guī)范性。最終，不僅事業(yè)單位將處于積極的發(fā)展趨勢中，而且有助于社會經(jīng)濟(jì)處于高速的發(fā)展趨勢中。