許俊芝

（太原市促進(jìn)現(xiàn)代物業(yè)發(fā)展中心（太原市住房專項(xiàng)維修資金中心），山西 太原 030000）

住宅專項(xiàng)維修基金檔案包含的內(nèi)容諸多，其主要內(nèi)容可以概括為對商品住宅售后公有住宅等類型住宅的專項(xiàng)維修資金管理的文字、聲音等信息記錄，該內(nèi)容具有法律效應(yīng)，同時(shí)具備動態(tài)性和成套性的特點(diǎn)。通常情況下，住宅專項(xiàng)維修資金檔案由房地產(chǎn)部門統(tǒng)一管理。但就實(shí)際情況來看，住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理工作仍存在不足之處，本文結(jié)合實(shí)際工作漏洞，對該工作提出了針對性完善意見，希望能夠?qū)μ岣攥F(xiàn)階段檔案管理水平提供幫助。

1 住宅專項(xiàng)維修資金檔案的概念與特點(diǎn)

1）住宅專項(xiàng)維修資金檔案的概念。我國當(dāng)前還沒有明確統(tǒng)一住宅專項(xiàng)維修資金檔案的定義，同時(shí)也沒有關(guān)于該項(xiàng)工作可依靠的規(guī)范性法規(guī)，因此，若想明確住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理的概念和規(guī)范性管理方法，我們就需要從住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作的前提和性質(zhì)著手。對于這一內(nèi)容，我們可以參考房地產(chǎn)權(quán)屬檔案等類似概念，對住宅專項(xiàng)維修資金檔案概念進(jìn)行以下描述：住宅專項(xiàng)維修資金檔案是指對城市房地產(chǎn)行政主管部門在商品住宅、售后公有住房住宅等類型住宅的專項(xiàng)維修資金交存和使用監(jiān)督環(huán)境中，所產(chǎn)生的具有保留價(jià)值的圖像、文字、照片等歷史信息記錄。2）住宅專項(xiàng)維修資金管理檔案的特點(diǎn)。接下來我們對住宅維修資金檔案的特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致分析：其一，法律性。這是住宅維修資金檔案具有的最基本特點(diǎn)，同時(shí)這也說明了住宅維修資金的交存和使用都具有法律效應(yīng)，其過程受法律約束，同時(shí)也受法律保護(hù)。房地產(chǎn)相關(guān)工作人員是否對住宅維修資金檔案保存完好，同樣也關(guān)系到住宅所有人權(quán)的合法權(quán)益；其二，動態(tài)性。這是住宅維修資金檔案最為顯著的特點(diǎn)。從住宅開始建成，住宅所有權(quán)人首期交存住宅維修資金開始，到在接下來時(shí)間內(nèi)對住宅維修資金的續(xù)交，或隨房屋所有權(quán)進(jìn)行所有權(quán)人變更，再或者到最后房屋滅失結(jié)算，所有剩余住宅維修資金返還到住宅所有權(quán)人的手中所有過程，都注定住宅專項(xiàng)維修資金檔案處于不斷增加檔案材料的狀態(tài)；其三，成套性。住宅的維修資金從繳存到管理，監(jiān)督等多個環(huán)節(jié)，其每一步都會形成各種文件材料，而這些文件材料的記載共同反映了整個住宅維修資金的使用情況，他們共同構(gòu)成了一個密不可分的有機(jī)整體。

2 住房專項(xiàng)維修資金檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏健全完善的住宅維修資金管理體系。結(jié)合我國當(dāng)前住宅專項(xiàng)維修資金管理工作的實(shí)際工作情況來看，其存在最主要的問題就是整體管理水平較低。出現(xiàn)這一問題的主要原因是從事管理工作的人員并未具備較高的專業(yè)管理水平，再加上該工作沒有建立完善的住宅專項(xiàng)維修資金管理體系，以至于我國當(dāng)前的住宅維修資金管理工作水平極低，其甚至影響了我國住宅專項(xiàng)維修資金管理工作的落實(shí)，導(dǎo)致我國住房專項(xiàng)維修資金檔案管理工作無法真正展現(xiàn)自己的作用。2）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?？v觀我國全國各地的住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作實(shí)際工作情況，其基本上都存在一個問題，那就是缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。若該工作不能擁有統(tǒng)一良好的管理標(biāo)準(zhǔn)，那么各地區(qū)的住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作就無法真正落實(shí)，工作無法落實(shí)，也就無法保證檔案管理工作的深入開展。除這一原因外，我國對于檔案信息的搜集和整理的工作能力較差，以至于后期的檔案信息應(yīng)用率較低，這在很大程度上也增加了住宅維修資金檔案的管理難度，嚴(yán)重抑制了我國住宅專項(xiàng)維修資金檔案數(shù)字化管理的發(fā)展腳步。3）管理人員的整體素質(zhì)參差不齊。自我國邁入新世紀(jì)以來，科學(xué)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了迅速發(fā)展，社會各行各業(yè)對于人才的要求越來越高，我國各行各業(yè)的數(shù)字化水平也越來越高。綜合這兩點(diǎn)變化，致使我國的檔案管理人員不但要具備較高的文化水平，還要擁有較強(qiáng)的信息應(yīng)用技術(shù)和工作素質(zhì)。所有檔案管理人員不但需要熟悉的掌握檔案管理的所有流程，還需保證自身的道德品質(zhì)和學(xué)習(xí)能力在一定高度。然而，就我國當(dāng)前的住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理實(shí)際工作情況來看，其仍然存在管理人員素質(zhì)水平參差不齊的情況，仍有不少管理人員的知識文化水平很低，不具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，這極大阻礙了我國住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

3 加強(qiáng)住房專項(xiàng)維修資金檔案管理的建議

1）法制管理。檔案管理人員在實(shí)際工作過程中，要將法制管理思想融入進(jìn)去，同時(shí)將住宅專項(xiàng)維修資金檔案的特點(diǎn)牢記在心，結(jié)合其內(nèi)容，制定合理科學(xué)的可行管理法規(guī)和相應(yīng)文件。該項(xiàng)工作還應(yīng)納入領(lǐng)導(dǎo)的議事議程當(dāng)中，通過會議研討等方式，有針對性地對住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理的工作流程進(jìn)行安排部署，以此確保該工作能順利進(jìn)行，同時(shí)擁有較好的工作效果。此外，明確參與住宅專項(xiàng)維修各方法律責(zé)任十分重要，帶責(zé)任應(yīng)在相應(yīng)的法規(guī)和文件中加以體現(xiàn)，同時(shí)明確其維修資金由政府維修資金管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，若物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要為住宅所有權(quán)人提供服務(wù)，需要向政府提交維修項(xiàng)目的申請，在政府資金管理部門監(jiān)督確認(rèn)無誤后，再將資金撥給施工企業(yè)加以使用。若物業(yè)部門或資金管理部門作出違法行為或存在失職現(xiàn)象，住宅所有權(quán)人有權(quán)利向縣級人民法院或高級人民法院申請?jiān)V訟，給予其違法部門或失職部門一定處罰。除上述內(nèi)容外，相關(guān)工作人員在制定有關(guān)住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理法規(guī)性文件時(shí)，要明確好各項(xiàng)管理事務(wù)的管理方法和相應(yīng)管理原則。其內(nèi)容不僅要包含維修資金檔案的收集、整理等工作細(xì)則，同時(shí)還要對檔案管理形式的規(guī)范進(jìn)行正確引導(dǎo)?？v觀所有檔案管理類工作，住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作是新興的、專業(yè)性極強(qiáng)的檔案管理類工作，該工作存在法律性特征，而且所有住宅維修資金的使用、監(jiān)督都與法律有關(guān)，這也致使該工作需加強(qiáng)法律方面的管理，以此提升檔案管理的信息利用率，從而提高檔案管理效率。2）標(biāo)準(zhǔn)化管理。在落實(shí)住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作時(shí)，工作人員若想保證該工作內(nèi)容的統(tǒng)一化、科學(xué)化和規(guī)范化，首先就要明確好該檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)體系，確立檔案管理原則和基本要求，進(jìn)行必要的維修資金信息收集和信息分類，在此基礎(chǔ)上建立電子文檔，以此提升文檔的利用率。對住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理方法。能夠有效確立檔案管理的刑事合規(guī)格，明確其管理效果，進(jìn)而有效提升資金檔案管理工作人員的管理意識。3）目標(biāo)管理。為確保住宅維修資金檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的流程進(jìn)行管理，房地產(chǎn)行政主管部門要制定相應(yīng)的管理目標(biāo)，同時(shí)根據(jù)其檔案管理流程和進(jìn)度進(jìn)行定期的管理檢測和工作檢驗(yàn)考評，結(jié)合住宅維修資金檔案管理工作的實(shí)際工作特征設(shè)置相應(yīng)考評機(jī)制，以此確保住宅維修資金檔案管理工作能夠?qū)嵤┮?guī)范化管理。4）業(yè)務(wù)指導(dǎo)。我國現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展已經(jīng)影響了各行各業(yè)發(fā)展進(jìn)程，為各行業(yè)發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。在該種時(shí)代背景下，我國的住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理也融入了信息技術(shù)，當(dāng)前的住宅專項(xiàng)維修基金檔案信息資源的開發(fā)和利用已然成為一種技術(shù)含量較高的工程。這致使從事住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識水平較高。為了更好地使檔案管理人員能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的開展和要求，相關(guān)部門應(yīng)加大對管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，讓他們能夠在工作過程中實(shí)現(xiàn)自身理論知識的更新，同時(shí)涉足法律知識和計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，有必要的還應(yīng)該學(xué)習(xí)有關(guān)外語方面的知識，以此提升檔案管理工作人員的綜合水平。在整個培訓(xùn)過程當(dāng)中，當(dāng)管理人員不但要積極學(xué)習(xí)，還要確保學(xué)習(xí)的持久性，組織培訓(xùn)者也要確保培訓(xùn)的持久性，以此保證檔案管理人員處于不斷提升的過程中，從而保證整個住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理團(tuán)隊(duì)擁有源源不斷的新鮮血液和不竭動力，確保其管理工作能夠穩(wěn)定長久發(fā)展。

4 總結(jié)

就我國當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況來看，城市化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作開發(fā)利用的重要性日益凸顯。為此，我們更應(yīng)該針對住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作中存在的問題，對該項(xiàng)工作進(jìn)行完善，建立有效的資金管理制度，提升其工作管理效率，將信息化技術(shù)融入到整個工作過程中，同時(shí)加大人才培養(yǎng)力度，以此提升整體住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理水平，為我國城市化發(fā)展奠基，同時(shí)促進(jìn)我國建設(shè)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。