楊環(huán)宇

（云南省昆明市嵩明縣嵩陽街道社會保障綜合服務中心，云南 昆明 651700）

檔案管理工作開展過程中涉及了人才管理以及經(jīng)濟活動管理等多項內(nèi)容，構建合理的檔案管理制度能夠?qū)挝话l(fā)展形成積極作用，可見檔案管理具有十分重要的作用。但以檔案管理實踐來看，由于受到傳統(tǒng)觀念偏差的影響，在檔案管理實際工作中仍然存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案文件丟失、存放不規(guī)范的問題比較普遍，由此對檔案資料的實用性產(chǎn)生影響。

1 檔案管理工作重要性分析

對于一個單位來說檔案資料承載了其發(fā)展過程中全部內(nèi)容，是單位發(fā)展歷史的詳細記錄和見證，以檔案內(nèi)容為基礎，專業(yè)人員能夠更好地開展業(yè)務。因此必須要針對檔案管理工作給予高度重視，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在不足之處，并及時進行規(guī)劃和管理，以此來充分保障檔案資料的真實性和完整性，讓檔案資料能夠在單位發(fā)展過程中發(fā)揮出重要的作用。檔案資料的合理利用能夠讓單位及時發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中人力管理、成本管理、業(yè)務管理中存在不足之處[1]，并采取有效解決措施。在當今社會不斷發(fā)展的情況下，然后對于檔案管理的重要性逐漸有了全新的認識，為了能夠進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，工作人員必須要對檔案管理工作重要性進行正確認識，對檔案管理在促進單位發(fā)展的進步中發(fā)揮著重要作用進行明確。

2 新形勢下檔案管理工作存在問題

1）管理人員意識淡薄。目前很多事業(yè)單位的工作人員對于檔案管理工作重視程度不同，而且大部分檔案管理工作人員缺乏基本管理意識，導致在檔案管理實踐中經(jīng)常出現(xiàn)問題。另外，部分工作人員受傳統(tǒng)思想影響，不能緊跟時代發(fā)展，從而使得檔案管理實踐中經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料保管不及時等一些問題。而由于管理人員在意識上比較薄弱，檔案管理實踐中經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題，這對單位的檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展開始制約作用。

2）管理制度不完善。在社會經(jīng)濟水平不斷進步的形勢下，各單位管理制度以及管理職能都在實現(xiàn)不斷完善，在此情況下，進一步促進了崗位職能得以充分發(fā)揮。但是，檔案管理工作開展實踐中，由于缺乏完善管理體系，導致管理工作不能與現(xiàn)代化管理需求相符，在單位發(fā)展過程中也不能積極的發(fā)揮出引導作用。與此同時，由于缺乏完善的執(zhí)行體系，檔案管理實踐中不規(guī)范操作行為非常普遍，檔案資料使用也具有較大的隨意性。另外，目前各個單位在發(fā)展過程中過分注重經(jīng)濟效益，檔案管理工作被嚴重忽略，從而對檔案管理工作效率產(chǎn)生嚴重影響，在檔案管理工作方面投入的精力也比較少[2]。而在資源配置不合理的情況下，使得管理工作人員責任意識薄弱，傳統(tǒng)管理模式一直沿用至今，使得檔案管理工作嚴重缺乏創(chuàng)新性。

3）管理措施落后。對于現(xiàn)代社會發(fā)展來說，實體管理工作開展中對先進技術應用需求比較迫切。在信息技術和計算機技術不斷普及的情況下，各行各業(yè)的工作執(zhí)行也都受到影響。但是，檔案管理工作制度依然落后，信息化管理手段的應用也比較少，針對檔案管理沒有建立起相應的網(wǎng)絡管理平臺，導致檔案管理信息化發(fā)展水平相對落后。目前很多單位的檔案管理仍然存在紙質(zhì)管理和手工登記等一些現(xiàn)象，這不僅會對檔案管理工作效率產(chǎn)生影響，而且也會嚴重影響檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。檔案資料的利用率會受到極大影響，而且也沒有實現(xiàn)高度共享。

3 新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的備課

1）完善檔案管理工作制度。完善的管理制度能夠為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化奠定基礎。為了進一步促進檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，首先必須要建立起完善的檔案管理制度。檔案管理工作在具體執(zhí)行過程中，要想實現(xiàn)規(guī)范化管理目標需要嚴格遵照一定的工作制度來開展，這樣才能讓檔案管理工作實現(xiàn)健康發(fā)展。因此，首先要針對管理工作中的職責權利進行明確劃分，在此基礎上來充分保障各項管理制度能夠得到明確落實。針對檔案管理規(guī)章制度進行完善之后，對檔案管理工作實踐能形成有效的指導和制約[3]。檔案管理工作在具體執(zhí)行過程中，對管理人員具體崗位職責以及工作任務要進行清晰劃分，同時要求管理工作開展嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，以此來促進檔案管理水平的穩(wěn)步提升。另外，檔案管理工作制度制定過程中必須要保障其與檔案管理實際發(fā)展狀況相符，以此來進一步促進檔案管理制度的有效性，從而進一步推動檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

2）強化檔案管理技術手段。在現(xiàn)代化社會不斷進步的過程中，傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)體現(xiàn)出了較大局限性，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理對規(guī)范化的實際需求。最主要是因為，在社會不斷進步的過程中，檔案信息量在急劇增加，而且檔案種類也進一步拓展，在實際管理工作中針對不同類型檔案的管理實踐存在較大差異，傳統(tǒng)管理模式下需要消耗大量的人力、物力資源。因此必須要在檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)計算機技術的廣泛應用，進一步推動檔案管理工作向著規(guī)范化方向發(fā)展。計算機技術以及信息技術的應用不僅能夠全面提升檔案管理工作效率，而且基于信息化管理系統(tǒng)的檔案管理工作能夠充分保證檔案資料的安全性，進一步提升了檔案管理工作的規(guī)范性，有效避免檔案管理工作中出現(xiàn)檔案資料泄露和遺失的現(xiàn)象。

3）提升檔案管理人員水平。在檔案管理工作中管理人員是實際的執(zhí)行者，對所有檔案管理工作負直接責任。因此管理人員本身的專業(yè)素質(zhì)和技能水平都會對檔案管理的實現(xiàn)規(guī)范化產(chǎn)生一定影響。在新的發(fā)展形勢下，各行各業(yè)發(fā)展對于檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，為了能夠讓檔案管理工作人員更好地適應新形勢下的檔案管理工作實踐。需要針對檔案管理人員綜合素質(zhì)進行不斷提升。首先，在進行檔案管理人員招聘的過程中，需要進行嚴格把關，對應聘人員檔案管理專業(yè)知識以及業(yè)務開展能力進行全面分析[4]；其次，要針對現(xiàn)有檔案管理人員開展培訓工作，通過制定出更加科學合理的培訓計劃，來促進管理人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)得到全面提升。與此同時還要針對檔案管理工作人員的現(xiàn)代化先進技術的應用技能培訓，讓所有檔案管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)自身實踐能力的有效提升。在此基礎上還能夠進一步促進檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

4 結束語

在新的發(fā)展趨勢下，各行各業(yè)發(fā)展過程中對檔案資料的利用需求在不斷提升，為了能夠進一步促進檔案管理工作向著國家規(guī)范化的方向發(fā)展，首先必須要建立起完善的檔案管理工作制度，并在檔案管理實踐中充分利用現(xiàn)代化的先進技術手段，與此同時針對所有檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和實現(xiàn)操作能力水平的全面提升，這樣才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。