趙 麗 王 輝

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261000）

PDCA循環(huán)是質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)，是醫(yī)院常用的管理方法之一。PDCA通過P（Plan計(jì)劃）、D（Do執(zhí)行），C（Check檢查）、A（Action評價(jià)）四個(gè)階段循環(huán)執(zhí)行，環(huán)環(huán)相扣，一個(gè)循環(huán)完成后，將未得到解決的問題放入到下一個(gè)循環(huán)中，呈階梯式上升。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展之本，優(yōu)質(zhì)的檔案能傳承歷史、凝聚人心，提升醫(yī)院綜合實(shí)力，產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。PDCA循環(huán)是醫(yī)院檔案管理的重要手段，貫穿于醫(yī)院檔案管理的過程，可以提高醫(yī)院檔案管理水平，保證醫(yī)院檔案持續(xù)、健康、快速發(fā)展。本文主要以PDCA循環(huán)管理工具在檔案使用過程中的作用為切入點(diǎn)，分析PDCA循環(huán)所存在的問題，闡述PDCA循環(huán)管理工具對醫(yī)院檔案建設(shè)的影響。

1 PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

1.1 計(jì)劃（Plan）階段

計(jì)劃（Plan）為PDCA的第一階段，這一階段，要以改進(jìn)和提高為目的，進(jìn)行調(diào)研并分析原因，總結(jié)問題，進(jìn)而根據(jù)醫(yī)院實(shí)際制定相應(yīng)的計(jì)劃。這一階段，必須明確制定計(jì)劃的原因、預(yù)期及誰負(fù)責(zé)執(zhí)行、什么時(shí)間、地點(diǎn)執(zhí)行等問題。

1）醫(yī)院檔案能體現(xiàn)醫(yī)院綜合實(shí)力，要結(jié)合醫(yī)院檔案特點(diǎn)，建立制度，完善規(guī)范，設(shè)計(jì)歸檔目標(biāo)，以目標(biāo)為指引，對檔案實(shí)行科學(xué)的管理。加強(qiáng)醫(yī)院行政職能部門、保健、臨床、醫(yī)技部門之間的溝通，對歸檔范圍進(jìn)行劃定。

2）劃定歸檔范圍后，開始檔案的收集工作，對于需要?dú)w檔的資料，要妥善保存，科學(xué)分類，便于以后工作查找利用。

3）對于檔案歸檔科室負(fù)責(zé)整理檔案人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，制定培訓(xùn)計(jì)劃，掌握檔案管理的相關(guān)制度、規(guī)定及整理歸檔流程，提高檔案收集、歸檔的業(yè)務(wù)水平。

4）醫(yī)院根據(jù)場地、信息化建設(shè)等實(shí)際情況，引進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和自動(dòng)化，解決醫(yī)院因存在不同院區(qū)及不同系列科室空間差距查找檔案不變的問題。

1.2 執(zhí)行（Do）階段

執(zhí)行階段即組織實(shí)施階段，為PDCA的第二階段，開始實(shí)施計(jì)劃制定的內(nèi)容。在這個(gè)階段，要加強(qiáng)跟檔案歸檔科室的溝通，讓行政、保健、臨床、醫(yī)技部門理解、接受方案，進(jìn)而實(shí)施計(jì)劃，并做好材料的整理、收集、上報(bào)，記錄執(zhí)行情況，為醫(yī)院檔案整理提供第一手資料。醫(yī)院要支持、鼓勵(lì)相關(guān)科室在此階段的工作，并爭取全院科室的支持配合。醫(yī)院要根據(jù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，把可考核可量化的指標(biāo)，按照三個(gè)最?。ㄎ锘阶钚　⒘炕阶钚?、考核到最?。┰瓌t，制定出一套標(biāo)準(zhǔn)化評估體系，涵蓋醫(yī)院檔案管理的收集、分類、整理、歸檔全過程。跟蹤檔案管理各環(huán)節(jié)，做好對接和問題處理，并加強(qiáng)質(zhì)控，在質(zhì)控內(nèi)容上強(qiáng)調(diào)檔案在管理過程中是否存在問題，是否有整改措施、改進(jìn)措施是否及時(shí)，突出對檔案管理的持續(xù)改進(jìn)，形成質(zhì)控的良性循環(huán)。

1.3 檢查（Check）階段

這一階段即檢查檔案管理計(jì)劃執(zhí)行的情況。在這個(gè)階段，要根據(jù)計(jì)劃，檢驗(yàn)計(jì)劃執(zhí)行效果。抽調(diào)行政、保健、臨床、醫(yī)技科室業(yè)務(wù)骨干，成立檢查隊(duì)伍，采取定時(shí)檢查和不定時(shí)抽查等多措并舉相結(jié)合的方法，對檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，針對檢查過程中存在的檔案建設(shè)的內(nèi)容、體制、機(jī)制等問題，進(jìn)行檢查、評估、分析，采用PDCA管理方法，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，使檔案管理水平明顯提高。

1.4 鞏固成果持續(xù)改進(jìn)（Action）

利用質(zhì)量管理工具，對檔案管理數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行分析，體現(xiàn)改進(jìn)成效。檔案管理質(zhì)量考評結(jié)果納入醫(yī)院績效考核體系，與考核結(jié)果直接掛鉤，體現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

1）實(shí)行全面質(zhì)量管理和全程質(zhì)量控制，建立從檔案收集、分類、整理、歸檔就共享、查閱、利用的全程質(zhì)量控制流程和全程質(zhì)量管理體系。明確管控內(nèi)容并將其納入醫(yī)院管理部門的日常工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控并與科室目標(biāo)責(zé)任制結(jié)合，保證質(zhì)控措施的落實(shí)。

2）以規(guī)章制度為依據(jù)，并不斷修訂完善，強(qiáng)化制度的落實(shí)。

3）質(zhì)控部門有計(jì)劃、有針對性地進(jìn)行督導(dǎo)，對檔案管理中存在的問題積極組織探討，找出問題出現(xiàn)原因，研究解決辦法，從而促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范進(jìn)行。

2 PDCA循環(huán)管理工具應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中的意義

2.1 PDCA循環(huán)管理工具能使檔案管理更加系統(tǒng)

檔案管理要求在工作中所采取的每一步都穩(wěn)打穩(wěn)扎。將PDCA循環(huán)管理工具應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，能使檔案更有豐富性和系統(tǒng)性[1]。

2.2 PDCA循環(huán)管理工具能使檔案管理更具發(fā)展性

檔案醫(yī)院發(fā)展過程中，需要不斷推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)，才能為醫(yī)院發(fā)展更好的服務(wù)。而PDCA循環(huán)管理工具通過每一次的循環(huán)，更好的解決檔案發(fā)展過程中存在的問題，從而推動(dòng)醫(yī)院更好的發(fā)展[2]。

3 PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題

PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院中，對于提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量已經(jīng)比較成熟，但是在檔案管理中，目前應(yīng)用比較少，能借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)相對較少，需要在日常的檔案工作中，不斷摸索前進(jìn)，遇到問題解決問題，運(yùn)用PDCA循環(huán)理論為醫(yī)院檔案建設(shè)提供新的思路和方法，推動(dòng)醫(yī)院檔案的動(dòng)態(tài)發(fā)展。

4 結(jié)束語

通過PDCA循環(huán)管理工具在檔案管理中的應(yīng)用分析，認(rèn)識(shí)到PDCA循環(huán)的內(nèi)涵，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的重要性，分析PDCA循環(huán)管理工具在醫(yī)院檔案管理中的重要作用，能提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量及效率，為醫(yī)院更好的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。