彭相文

（兗礦技師學院，山東 鄒城 273500）

隨著近年來成人教育招生規(guī)模不斷擴大，以及社會和用人單對人才的評級體系發(fā)生變化，網絡遠程辦學形式的創(chuàng)新與發(fā)展，促使成教學生數量不斷增加，學生檔案的數量也隨之猛增，給繼續(xù)教育學籍管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，傳統的管理辦法已不能適應大規(guī)模的繼續(xù)教育發(fā)展的需要，繼續(xù)教育學籍檔案管理的復雜性和繁重性日益顯現。

1 繼續(xù)教育學籍檔案管理現狀分析

1.1 執(zhí)行學籍檔案管理要求不到位

眾所周知，學籍檔案包含個人基本信息，如聯系方式、職務狀況，家庭情況、獎懲情況、工作學習履歷等相關信息。這些信息雖然簡單，但是學?；蚱渌块T直接查閱學生基本信息是非有意義。成人教育學生雖然不像普教學生集中管理，但是其學籍信息和普教生一樣有著重要作用。由于對成教學生檔案管理規(guī)定執(zhí)行力的下降，使得成人教育學生檔案材料存在諸多問題，如填寫不規(guī)范、字跡潦草、漏填、亂填等都是學籍管理中存在的問題。一方面管理人員沒有嚴格要求學生規(guī)范填寫，另一方面是學生對自己學籍檔案信息的不重視或者是意識淡化所造成的。成人繼續(xù)教育的學員多數是在職工作人員，入學報到的時間隨機性大，這給學籍檔案的統一管理帶來很大難度，加之現在成教學員流動性較大，個人檔案材料信息也不斷變化，少數成教學生甚至還會出現不能如期畢業(yè)學籍的異動，也極易造成這些“特殊學生”的學籍材料遺失或漏報的情況。

1.2 學籍管理人員素質不專業(yè)

眾所周知，75%以上成人繼續(xù)教育學籍管理人員，都是非專業(yè)人員，其人員未經過系統化的專業(yè)知識培訓，綜合業(yè)務素質并不是十分高，甚至常出現檔案管理人員往往是從其他部門臨時借調過來，對從事檔案管理工作中顯得力不從心，工作積極性不高。其最大缺點是工作量較大、效率偏低、存儲困難、準確性無法保證。對于今天的網絡信息化的管理方式，顯然它已不適應新時期網絡環(huán)境下社會發(fā)展對繼續(xù)教育發(fā)展的需求了。

2 新時期繼續(xù)成人學籍檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 提高管理人員的素質和專業(yè)能力

為了滿足現代學校檔案管理和發(fā)展的需要，規(guī)范檔案管理程序，改進檔案信息的開發(fā)和利用，為學校建設服務，需要提高管理人員的質量和專業(yè)技能。成人教育檔案的管理非常專業(yè)，因此檔案員必須具備相關的專業(yè)知識、強烈的責任感和熱情，并能夠嚴格處理每一項工作。首先，檔案員不僅必須具備檔案領域的專門知識，而且還必須學習社會科學和自然科學，繼續(xù)學習，提高專業(yè)水平，熱愛工作，忠于職守，確保工作順利進行，全心全意為學生服務。第二，檔案員必須有良好的工作習慣，否則可能對學校產生不可逆轉的后果，必須提高他們的道德素質和政治信譽。最后，有必要穩(wěn)定檔案管理人員，不方便各部門的流動，并確保工作的完整性。隨著時代的發(fā)展，檔案管理人員需要適當的信息技術，以適應社會的需要，對管理人員進行信息管理方面的培訓，并提高檔案管理的效率。

2.2 注重學籍檔案信息化資源建設

學籍檔案資源是信息化管理之本、之源，離開學籍檔案資源信息化管理將成為無源之水無本之末。因此，要更加注重成人學籍檔案資源的信息化管理，既要做好“存量數字化”，也要做到“增量電子化”，堅持存量與增量一起抓的工作思路。即，一方面，要對已經歸檔的紙質學籍檔案進行數字化掃描，并將學生的學號、姓名、專業(yè)、學籍目錄等建立一一對應關系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生學籍檔案電子化管理，按照“單軌制”管理理念，為成人學籍檔案建立周密的學籍檔案信息數據庫，并在各系統間搭建相應的數據接口，實現學籍檔案信息數據共享，不斷豐富學籍檔案信息化管理信息資源。

2.3 增強學籍檔案信息化管理素能

學生學籍檔案信息化管理離不開一支綜合素質過硬的檔案管理隊伍。首先是學校領導要高度重視學籍檔案管理隊伍建設，采取繼續(xù)教育、外出培訓和合作交流等方式，拓寬學籍檔案管理者視野，提升學籍檔案從業(yè)者綜合業(yè)務素能。其次是學校學籍檔案具體從業(yè)者要保持高度責任心和職業(yè)榮譽感、使命感，根據學籍檔案信息化管理的現實需要，自覺做好計算機、互聯網、物聯網、大數據等等信息化知識技能的學習，切實增強學籍檔案管理所需新技能、新知識的儲備。

2.4 更新學籍管理軟件，提高管理效率

為解決成人學籍管理系統中存在的框架陳舊、拓展性不強的問題，成人需傾注角度資金、精力大力度更新學籍管理軟件，使得學籍管理軟件與時俱進，從而提高管理效率。要細化到軟件、硬件的更新和替換，確保學籍管理系統滿足實際管理需求和需要。另外，還要積極開辟學籍變動、轉專業(yè)網絡申請渠道，為學生提供便捷性服務，避免學生在這方面申請中耗費較多心力、時間和精力，也確保成人學籍管理服務質量不斷提升，進而讓諸多工作人員、學生滿意。除此之外，還需對系統中的個別模塊進行個性化修復和革新，進一步完善智慧教務平臺。在此基礎上，要重視基礎數據維護，確保數據安全、可靠，保障學籍管理軟件運行和使用安全，從而助力學籍管理工作順利落實。值得一提的是，學籍管理軟件的更新，還需給予相關操作人員一些適應時間、學習時間，以便將學籍管理軟件發(fā)揮出真正的作用和實效。

3 結束語

隨著我國社會科技的不斷發(fā)展，網絡信息化建設即是學籍檔案管理的新要求、新目標，也是學籍檔案管理服務創(chuàng)新的新標志。繼續(xù)教育學籍檔案管理工作任重而道遠，強化檔案信息化管理，它將是衡量一所學校成人繼續(xù)教育辦學水平和管理質量的重要標志。