王麗芳

（黑龍江省齊齊哈爾市龍江縣白山鎮(zhèn)中心學(xué)校，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

1 前言

中學(xué)檔案管理是確保其教育工作順利開展的基本前提，通常來說主要以文字、圖表、音像、實物等多種形式存在。但在實際的檔案管理工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，并未深入貫徹落實各項檔案管理工作，嚴(yán)重影響到中學(xué)教育工作的順利開展，因此當(dāng)前必須對中學(xué)檔案管理引起足夠的重視，深入分析研究檔案管理存在的問題。

2 中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 校方的重視程度不夠

考慮到中學(xué)教育管理工作的開展與實際的檔案管理并沒有十分緊密地聯(lián)系，因此在具體的中學(xué)管理過程中仍然缺乏對檔案管理的重視程度，甚至錯誤地認(rèn)為答案管理僅僅是形式而已，并沒有注重檔案數(shù)據(jù)的有效挖掘和歸類整理，因此也就導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)信息錯誤以及數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到中學(xué)教育工作的順利開展。甚至某些學(xué)校為了迎合檢查只做表面工作，并未充分意識到檔案管理的重要性。

2.2 管理的目的不確切

中學(xué)檔案管理工作的開展往往缺乏清晰明確的目標(biāo)和管理內(nèi)容，因此在管理過程中并未對中學(xué)的教育工作開展提供切實可行的幫助，甚至在管理過程中出現(xiàn)了盲目的重復(fù)工作，缺乏必要的創(chuàng)新與完善優(yōu)化，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理根本無法發(fā)揮其有效作用。另外在檔案管理工作過程中缺乏規(guī)范化執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)工作人員只能從事簡單的檔案收納，相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)根本無法滿足要求，甚至很多檔案管理行為都是個人行為，并無正確的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 管理工作被動，缺乏主動性

學(xué)校檔案管理工作不同于其他管理工作，由于檔案管理并不能直接對學(xué)校的教育工作以及經(jīng)濟效益產(chǎn)生直接影響，所以在開展檔案管理工作時過于被動，缺乏檔案管理工作開展的主動性，這也是目前中學(xué)教育工作開展過程中的主要問題之一。很多中學(xué)教研部門忙于教學(xué)評估和檢查，所以忽略了檔案管理工作的重要性，檔案的檢查收集整理工作往往處于被動狀態(tài)。

3 加強中學(xué)檔案管理的有效途徑

3.1 嚴(yán)格檔案管理要求

首先，檔案管理工作人員在日常檔案工作中一定要特別注重做好學(xué)校各類檔案材料的管理收集，努力不斷拓寬檔案收集資源范圍，挖掘有價值的學(xué)校檔案管理資源；各教學(xué)科室、各專業(yè)年級教師應(yīng)該積極向各級學(xué)校相關(guān)檔案管理部門索取提供的具有歷史記錄的高價值的學(xué)校教育科研教學(xué)資料，由各檔案部門相關(guān)檔案管理責(zé)任人進行審核、全面收集清理后再送交學(xué)校檔案室管理存檔；對那些散落在個人手上的檔案資料由各檔案部門相關(guān)檔案管理責(zé)任人專門負責(zé)及時追繳，以免導(dǎo)致資料的遺失，確保學(xué)校檔案的管理收集既齊全又完整。制定實施符合高等教育學(xué)科教學(xué)管理的項目分類實施方案。一般來說，檔案資料可以劃分為電子文書文件檔案、音像檔及電子文件檔案、實物影像檔案等幾類。以不同管理期限分別按照對黨群組織類、行政事務(wù)管理類、教育類和教學(xué)研究類等進行排列，根據(jù)資料分類管理方案和資料保管管理期限對已通過分類的歷史檔案資料進行分類排列、組合、編號、入庫。

3.2 結(jié)合需求積極開展檔案管理

學(xué)校歷史檔案工作蘊藏著十分豐富的實用價值，中學(xué)檔案管理工作人員只需要通過積極主動地搜索查找出并整理篩選出所屬學(xué)校最具中國特色的中學(xué)歷史檔案相關(guān)資料，編輯制作成各種展示媒介，開放式參觀地展出供所屬學(xué)校的專任教師和在校學(xué)生學(xué)習(xí)觀賞，會議地使學(xué)校檔案工作發(fā)揮更突出更多的實用功效。同時，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案服務(wù)工作者們也應(yīng)該不斷創(chuàng)新德育檔案服務(wù)工作思路，以充分利用學(xué)?，F(xiàn)有中學(xué)檔案資源服務(wù)于普通學(xué)校各職能部門檔案工作，服務(wù)于廣大學(xué)生的思想德育工作，讓優(yōu)秀的普通學(xué)校檔案工作成為學(xué)生愛國主義思想教育的新重要陣地。

3.3 引進先進的檔案管理技術(shù)

建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式是建立現(xiàn)代教學(xué)檔案管理系統(tǒng)區(qū)別于其他傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理的主要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將中學(xué)學(xué)生的個人檔案以網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)形式管理使之由各個體相互直接聯(lián)系管理起來，這樣不僅可以有利于有效避免學(xué)生檔案的嚴(yán)重丟失而且在教學(xué)檔案管理中也大大減輕了檔案工作人員的管理工作壓力負擔(dān)。另外這對提高高校參與學(xué)生檔案管理的所有操作人員的自身職業(yè)素質(zhì)也是在整體上加強學(xué)生檔案管理的有效解決辦法，只有參與相關(guān)具體操作的所有人員的自身素質(zhì)不斷提升提高才能真正確保其具體操作在職業(yè)意識的高度支配下更加扎實具有操作規(guī)范性和操作科學(xué)性，才能真正使高校學(xué)生檔案業(yè)務(wù)管理工作的操作內(nèi)容能夠得到高度重視。

3.4 加大軟硬件設(shè)施投入

首先加強、完善硬件建設(shè)。學(xué)校管理論文檔案要首先適當(dāng)建立一個具有綜合性的論文數(shù)字檔案室，配齊專用數(shù)字計算機、打印機、掃描儀等文檔檔案設(shè)備，同時還要配備除濕設(shè)備、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，保持庫房內(nèi)清潔、明亮、通風(fēng)，達到防盜、防潮、防火、防腐等目的。其次是要加強軟件的建設(shè)。加強對于檔案信息管理工作的數(shù)字化軟件建設(shè)，換句話說就是要提高對于檔案信息的數(shù)字化管理水平，將檔案的信息與互聯(lián)網(wǎng)等各種數(shù)字化技術(shù)有機地結(jié)合起來，對其中的一些不同類型的交叉檔案信息實施數(shù)字化的管理。凸顯檔案的編碼、查詢、轉(zhuǎn)移等日常管理的自動化，提高了準(zhǔn)確性和工作效率；將檔案的內(nèi)容直接轉(zhuǎn)成為數(shù)字信息并直接存儲于電腦或移動終端，形成了檔案資料的數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)語

綜上所述，進一步加強對學(xué)校檔案管理工作是大勢所趨，因此需要加強對檔案人員隊伍的建設(shè)，不斷創(chuàng)新中學(xué)檔案管理手段和模式，加強對于檔案管理的深入挖掘，有效提高檔案管理在中學(xué)教育中的價值。同時要以嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，為全校師生和職工提供檔案服務(wù)，從而確保學(xué)校的檔案事業(yè)健康地發(fā)展。