盧廣金

（庫倫旗對外開放招商引資局，內(nèi)蒙古 通遼 028200）

1 新時期下檔案資源開發(fā)利用存在的不足

當(dāng)前在檔案利用工作中，首先是相關(guān)理念較為落后，一些工作人員的觀念相對滯后，對檔案管理工作沒有予以充分的精力，在落實相關(guān)任務(wù)時仍然采取老舊工作模式，這樣會使得在管理大量的文件檔案時會存在一定的阻礙。

其次，文件檔案制度仍然不夠健全，因為檔案管理工作本身就是一項系統(tǒng)性工作，在過程中會涉及很多細節(jié)問題，如果缺乏一套系統(tǒng)而且規(guī)范的管理制度作為保障，就會使得其所收集的信息資料不夠完全，所獲取的信息也不夠真實，無法更好的使用檔案資源為單位的發(fā)展提供支持。文件檔案能夠為整個單位開展各項工作提供資源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，會導(dǎo)致一些文件在管理過程中缺失，再加上檔案管理工作者自身素質(zhì)不達標(biāo)，導(dǎo)致檔案資料等意義無法充分呈現(xiàn)出來。

第三，檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。現(xiàn)在新時期下，需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平，無論是在綜合能力上還是職業(yè)道德素養(yǎng)上都需要達到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門的員工兼職，這樣就使得這些工作人員精力有限，在開展檔案管理工作時會產(chǎn)生各種各樣的問題，使得檔案資料不夠真實、不夠安全。

2 檔案資源充分利用策略

2.1 健全管理機制

檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問題，會由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求，使得檔案信息化體系構(gòu)建具備一定的復(fù)雜性。因此檔案信息化建設(shè)需要進一步健全管理機制，要嚴格約束有關(guān)文件資源的使用?？梢愿鶕?jù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來制定相關(guān)細則，如《檔案信息化管理崗位職責(zé)》，《檔案信息化場地管理辦法》，《檔案信息化保密協(xié)議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機制作為保障來確保檔案在信息化構(gòu)建以及后續(xù)應(yīng)用過程中都有相應(yīng)的保障程序，并且在落實過程中需要做到嚴格的監(jiān)督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時也可以真正發(fā)揮檔案的信息化價值，使得資源共享更為高效。

2.2 完善管理流程

檔案管理需要完善的管理流程，需要按照國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進行細化各個細節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時，需要做好保密工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時，需要嚴格按照規(guī)范來構(gòu)建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準(zhǔn)確性，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。借助新的技術(shù)手段可以更好地實現(xiàn)檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權(quán)限，就可以登錄網(wǎng)站對信息進行調(diào)取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統(tǒng)的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和效率。在進行資源共享時，應(yīng)當(dāng)重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權(quán)限的平臺上打開使用。

2.3 提高管理意識

檔案管理信息化建設(shè)需要進一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)，信息技術(shù)應(yīng)用的過程中需要相關(guān)人員具備信息化的操作意識。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對信息技術(shù)持有排斥的態(tài)度，那么相關(guān)工作在落實過程中將會面對很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構(gòu)建和使用方法，同時在管理過程中也需要結(jié)合電子檔案狀態(tài)特征來對管理人員進行培訓(xùn)。管理人員需要掌握安全防護手段和計算機系統(tǒng)知識，要構(gòu)建一批專業(yè)能力強、政治素養(yǎng)高、作風(fēng)正派的檔案管理人員。需要加強其專業(yè)知識的培訓(xùn)，這不僅包括計算機網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面的培訓(xùn)，也需要其具備安全意識以及職業(yè)道德觀念，更好地利用現(xiàn)代化手段來開展管理工作，同時也可以遵守職業(yè)道德，在開展工作時具有更強的原則性，使得相關(guān)工作的開展更為高效。

2.4 引入資源支持

檔案管理工作在信息化落實過程中，需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持，信息化建設(shè)需要終端設(shè)備作為保障，如計算機掃描儀等錄入設(shè)備，以及安全防護設(shè)備，相關(guān)數(shù)據(jù)在錄入的過程中需要遵守規(guī)范，同時在對電子檔案進行建檔、保存時也需要安全管理設(shè)備作為保障。因此需要提供優(yōu)質(zhì)的軟件資源來對電子信息檔案進行管理，使得相關(guān)檔案在使用共享等過程中可以嚴格按照規(guī)范。通過統(tǒng)一化的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，可以使得不同部門之間的檔案資源實現(xiàn)無縫共享，這樣既提高了檔案的交換效率，同時也有助于對人才的選拔和任用。

3 結(jié)束語

總的來說，當(dāng)下檔案信息化建設(shè)是一項長期且復(fù)雜的工作，需要系統(tǒng)地對其進行分析，并且結(jié)合信息化發(fā)展的大趨勢，針對當(dāng)前信息化建設(shè)過程中存在的諸多問題予以重視，在面對各種問題時應(yīng)當(dāng)積極采取應(yīng)對策略，而不是回避。檔案管理資源的充分利用，不僅有助于單位人力資源的有效調(diào)配，也可以更好地利用檔案信息與其他資源進行整合實現(xiàn)資源的實施聯(lián)動，充分發(fā)揮檔案資源的價值，為人才的有效利用提供平臺。