劉桂香

摘 ?要：目前，工程檔案資料的建設對我國關鍵資源數(shù)據(jù)而言，有著很大作用，本文提到建設工程檔案資源管理系統(tǒng)的管理應用。在對工程電子化檔案資料建設應用場景分析時，對功能、系統(tǒng)邏輯以及安全管理架構做出設計。事實表明，它可以讓檔案資料融入政府的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，提高檔案資料使用率

關鍵詞：建設工程檔案;電子化管理;系統(tǒng)建設

1工程檔案資料電子化管理的必要性

傳統(tǒng)的工程檔案管理主要以紙質(zhì)文件為主，由于紙質(zhì)資料容易受各種因素的影響，容易損壞或遺失，所以保存起來難度很大。在工程整個建設過程中，檔案涉及數(shù)量巨大、種類繁多，主要由紙質(zhì)、圖片、表格、視頻等各種材料組成，對工程后期運行具有重大意義和價值，所以檔案的有效管理至關重要。

現(xiàn)階段，信息技術和計算機技術進步與發(fā)展，促進了檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化進步，在工程中檔案電子化應用越來越廣泛。工程資料檔案電子化管理的實現(xiàn)有助于為整個工程保留原始數(shù)據(jù)，為工程擴建、維修乃至生產(chǎn)運營提供有力的指導。工程資料檔案電子化管理，需要一定的存儲介質(zhì)，可用專門的存儲空間進行分類，建立存儲數(shù)據(jù)庫，以備將來參考。

2電子化檔案資料應用場景

2.1支持數(shù)字化管理

目前，城市建設擴展速度非?？?，工程資料檔案也變的越來越多樣化。其工程檔案資料涉及到城市基礎建設、民用項目、市政等領域，從此檔案資料中包含了電子數(shù)據(jù)、圖片、文字等多方面信息。在網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)面前，工程檔案資料電子化管理的應用能夠大力支持政府相關管理工作，并且還能提高工程建設領域智能化管理和升級，符合檔案資料的發(fā)展趨勢，能夠提高實際檔案管理質(zhì)量還能增加管理效果，更好適應當代檔案發(fā)展的需求。

2.2促進資源社會化共享

建設工程檔案資料通常是采用現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)和技術管理，讓工程檔案信息數(shù)據(jù)更加有保障。利用現(xiàn)代化科學信息技術，建設工程檔案資料能夠有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的服務功能以及社會共享，最大程度地挖掘出其本身含有的社會經(jīng)濟價值。建設工程檔案資料電子數(shù)據(jù)的優(yōu)點是，它可以更好地體現(xiàn)出數(shù)據(jù)信息服務的動態(tài)化、基礎數(shù)據(jù)信息的共享化以及信息傳輸?shù)膹V域化，促進資源社會化共享。利用數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡的建設，突破檔案數(shù)據(jù)界限和時空的管制，達到共享檔案信息數(shù)據(jù)。

2.3服務工程管理提效

建設工程項目最大的特點就是建設周期長，從工程前期的規(guī)劃設計、工程實際建設、驗收，在這全過程每一個環(huán)節(jié)都有應用到檔案資料。在信息化時代里面，想要提升工程管理的實際成效，建設工程檔案資料電子化管理尤其重要。一方面，它可以讓檔案數(shù)據(jù)信息很容易、精準地被相關工程管理人員得到。另一方面，利用計算機平臺進行處理，能夠很大程度地提升建設工程檔案資料管理的智能水平，提升工作效率，大大提升工程管理的實際效果。

3檔案管理系統(tǒng)功能架構分析

工程檔案資料電子化管理系統(tǒng)，一般由通過符合規(guī)范的基本業(yè)務架構以及能夠方便配置的系統(tǒng)功能構成。系統(tǒng)以工程項目為核心，連接資料人員、城建檔案館、施工及監(jiān)理單位等多方責任主體協(xié)同作業(yè)，實現(xiàn)工程檔案的電子化存儲，具體如圖1所示。

現(xiàn)階段，工程檔案管理系統(tǒng)還處于不斷完善階段，在實際應用中需要將定制接口和標準化接口呈現(xiàn)出來，以保證另外的系統(tǒng)和自身系統(tǒng)互相交通的需求，而且確保該系統(tǒng)擁有可擴張性。目前，工程檔案管理系統(tǒng)包括提供檔案數(shù)據(jù)信息的收納、檔案信息管理和查詢。從整體上來看，該系統(tǒng)是完善的，層層之間清晰明了，可以滿足建設工程檔案資料電子化管理的實際需求。

4加強工程檔案資料電子化管理工作措施

4.1明確電子化檔案管理制度

檔案的電子化管理，可以提高檔案管理的效率，節(jié)約企業(yè)成本。但為了真正把項目的電子化檔案管理到位，我們還需要進一步規(guī)范電子檔案管理制度，以確保歸檔檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范和完整。

4.2規(guī)范項目電子檔案的收集和歸檔流程

目前，很多工程檔案資料已實現(xiàn)電子化管理。所以，檔案管理相關部門要更新觀念，優(yōu)化電子檔案收集與歸檔?？梢栽O立工程各階段的電子檔案負責人，統(tǒng)一指揮，確保工程中檔案能夠持續(xù)、完整、準確地納入，避免遺漏或重復歸檔的問題?！峨娮游募w檔管理規(guī)范》對電子檔案的歸檔管理提出了明確的標準。工程電子檔案的收集應嚴格按照標準進行。同時，電子化檔案的保存應當與相應的紙質(zhì)或者其他形式的文件建立真實、可靠、可識別的關系，實現(xiàn)管理的科學化、規(guī)范化。

4.3加強電子檔案的安全管理

工程電子檔案資料的安全管理非常重要，如果工程電子檔案資料的丟失甚至泄露，可能會給整個工程項目的后續(xù)管理帶來嚴重損失。因此，必須對檔案管理的每個環(huán)節(jié)及階段進行安全管理，并根據(jù)工程項目各個階段的不同特點，采用相應的專業(yè)安全技術和有效的管理策略。在互聯(lián)網(wǎng)技術及信息技術發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡病毒逐年增加。工程管理涉及大量數(shù)據(jù)，借助網(wǎng)絡進行交互傳輸，容易出現(xiàn)攜帶病毒的檔案傳播、數(shù)據(jù)篡改和盜竊等問題，需要積極采取電子檔案安全管理技術。第一，加強訪問控制技術。在電子檔案的安全管理中，首先要做好訪問控制技術，把好檔案的“門”，發(fā)揮好安全防范和保護作用，保護電子檔案不被非法訪問和接觸，切實維護電子檔案的環(huán)境安全。二是建立身份識別機制。身份認證機制在電子檔案的安全管理中起著把關的作用，用來應對來自整個網(wǎng)絡的對電子檔案的攻擊。當識別機制建立后，可以為每個用戶分配一個唯一的ID，認證機制結(jié)合每個用戶的專有信息來判斷用戶來源的真實性，防止惡意攻擊。通過建立身份認證機制，明確不同用戶的不同操作權限，如登錄權、檢索權、訪問權、下載權，甚至數(shù)據(jù)庫的操作權，并進行規(guī)范化管理，避免接管所有權限。第三，建立專業(yè)防火墻。防火墻是計算機網(wǎng)絡安全防護的重要手段。它為計算機和網(wǎng)絡犯罪分子之間的惡意訪問建立了有效的屏障，并能有效地將工程資料的電子檔案置于安全的地方。第四，定期備份。電子檔案管理系統(tǒng)都具備定期安全備份功能，防止因系統(tǒng)或硬件錯誤導致電子檔案丟失，并能在修復后及時恢復數(shù)據(jù)。對特別重要的工程資料，實行紙質(zhì)同步備份，確保工程資料電子化檔案管理更加完善。

4.4電子檔案的安全應用

工程電子檔案資料的價值在于為項目工程的后續(xù)管理提供支撐，如何安全地應用是一個重要問題。在實際的工作中，電子檔案比紙質(zhì)資料更難實現(xiàn)有效的安全控制，需要注意各項安全工作的落實。一是，要嚴格審查用戶的使用權;二是，應根據(jù)電子檔案的內(nèi)容劃分保密級別;三是，對電子檔案的整個申請過程進行跟蹤和記錄，以便于后續(xù)的安全驗證。

5結(jié)束語

綜上所述，工程檔案資料電子化管理是現(xiàn)今的趨勢，需要加大研究和探索，找到在實際操作過程里面所發(fā)現(xiàn)的各種問題，做好完善和優(yōu)化。一方面積極讓各方面的力量來支持建設工程檔案資料電子化管理工作，讓其能夠更好地適應當下社會。另一方面，相關部門要對其制定出相關的規(guī)范標準以及管理制度后，做好建設工程檔案資料電子化管理工作，建設好檔案信息數(shù)據(jù)傳輸通道，讓數(shù)據(jù)傳達代替人力傳達，體現(xiàn)出其真正的價值。

參考文獻：

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