陶永建/浙江科技學(xué)院檔案館

黨的十九屆五中全會(huì)提出，“十四五”時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要以推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展為主題。習(xí)近平總書記在十九屆五中全會(huì)上強(qiáng)調(diào)：“經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、生態(tài)等各領(lǐng)域都要體現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的要求?！薄笆奈濉蹦酥两窈蟾L時(shí)期，推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展將體現(xiàn)在國家發(fā)展的各領(lǐng)域和全過程[1]。黨的十九屆五中全會(huì)明確提出要建設(shè)高質(zhì)量的教育體系。高質(zhì)量發(fā)展也是國家檔案事業(yè)的新目標(biāo)[2]。高校檔案館作為國家檔案事業(yè)和高等教育事業(yè)的組成部分，同樣要以高質(zhì)量發(fā)展為指引和目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，有必要探索建構(gòu)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評(píng)價(jià)體系，探討高質(zhì)量發(fā)展的認(rèn)識(shí)維度、要素內(nèi)涵和評(píng)價(jià)指標(biāo)。

1 高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評(píng)價(jià)維度與構(gòu)成要素

檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)，資源建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案利用是目標(biāo)，檔案安全是保障，檔案治理是統(tǒng)帥。在國家治理時(shí)代，檔案事業(yè)作為國家治理的重要內(nèi)容，國家管理方式的調(diào)整必然引起檔案管理方式的變革[3]?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出推進(jìn)檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系的建設(shè)?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出深入推進(jìn)“三個(gè)體系”建設(shè)，加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力。國家檔案局局長陸國強(qiáng)在2020年全國檔案局長館長會(huì)議上作了題為“推動(dòng)檔案事業(yè)在高質(zhì)量發(fā)展軌道上邁出堅(jiān)實(shí)步伐”的報(bào)告，強(qiáng)調(diào)要“全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)”。因此，高校檔案工作體系可以分解為高校檔案治理體系、資源體系、服務(wù)體系、安全體系四個(gè)子體系。上述四個(gè)體系相對(duì)獨(dú)立，相互之間又有機(jī)聯(lián)系，其中檔案治理體系居于核心地位。

高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平如何也可以從以上四個(gè)體系維度進(jìn)行認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)。

1.1 檔案治理體系

檔案治理早已成為檔案事業(yè)發(fā)展系統(tǒng)的核心要素。今年正式施行的新修訂檔案法是對(duì)國家檔案治理體系的一次改革創(chuàng)新和“固本強(qiáng)基”，對(duì)于推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重要意義[4]。檔案治理具有治理依據(jù)的法治性、治理主體的互動(dòng)性、治理內(nèi)容的整體性、治理目標(biāo)的公共利益性等特征[5]。因此，高校檔案治理指高校檔案館和校內(nèi)各單位、部門、全體師生、校友乃至社會(huì)等通過制度安排進(jìn)行合作互動(dòng)、共建共享，促進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展的過程。高校檔案治理體系是指高校檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)的體制機(jī)制和制度安排，其構(gòu)成要素包括觀念、制度、機(jī)制、隊(duì)伍、方法手段與工具等。檔案治理體系是否科學(xué)高效，是評(píng)價(jià)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的核心維度。

1.2 檔案資源體系

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中將高等學(xué)校檔案定義為“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。這是高校檔案資源建設(shè)內(nèi)容的基本概括。鐘春蘭、陳海平認(rèn)為，應(yīng)將檔案資源形成主體由高校擴(kuò)展至師生，并將高校檔案資源體系定義為“高等學(xué)校及其師生員工在從事教學(xué)、科研、管理、學(xué)習(xí)、研究等工作中直接形成的對(duì)師生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄的集合體”[6]。這一論述符合高校檔案資源體系建設(shè)的發(fā)展方向。高校檔案資源體系是指高校檔案資源收集和保存的總體狀況，其構(gòu)成要素主要包括數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、特色和保存狀況等。檔案資源體系是否科學(xué)合理，是評(píng)價(jià)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的基礎(chǔ)維度。

1.3 檔案服務(wù)體系

檔案利用是檔案工作的最終目的，檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量是檔案工作質(zhì)量的直接體現(xiàn)[7]。檔案服務(wù)體系是否科學(xué)，從檔案利用者角度看表現(xiàn)為便利度和滿意度，從高校檔案部門自身形象看表現(xiàn)為開放度，從高校檔案工作與上位系統(tǒng)關(guān)系看表現(xiàn)為貢獻(xiàn)度。高校檔案利用體系是指利用檔案資源為高校各項(xiàng)工作以及國家和社會(huì)提供服務(wù)的覆蓋范圍、體制機(jī)制和方法手段，其評(píng)價(jià)構(gòu)成要素主要包括便利度、開放度、滿意度、貢獻(xiàn)度四個(gè)方面。檔案利用體系是否便捷高效，是評(píng)價(jià)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的根本維度。

1.4 檔案安全體系

加強(qiáng)檔案安全是高校檔案工作貫徹總體國家安全觀的必然要求，是檔案工作的基礎(chǔ)和底線[8]。高校檔案安全體系是高校確保檔案實(shí)體和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范，其構(gòu)成要素包括檔案實(shí)體安全、檔案信息安全兩大主要目標(biāo)，以及人防、物防、技防“三位一體”的基本手段。檔案安全體系是否科學(xué)可靠，是評(píng)價(jià)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展水平的重要維度。

2 四個(gè)體系的構(gòu)成要素內(nèi)涵分析

2.1 檔案治理體系要素內(nèi)涵

一是觀念。觀念是質(zhì)量的先導(dǎo)，推進(jìn)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，首先應(yīng)樹立高質(zhì)量發(fā)展的觀念和治理現(xiàn)代化的觀念。包括治理目標(biāo)方面的存史、資政、育人，方法方面的系統(tǒng)、法治、共建共享，手段方面的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)，保障方面的安全、保密等。這些觀念的主體不僅指高校檔案工作人員，也應(yīng)包括全體師生和校友。

二是制度。制度是質(zhì)量的基礎(chǔ)。包括檔案法律法規(guī)，國家、行業(yè)、地方性檔案規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)的貫徹落實(shí)情況，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定并落實(shí)相關(guān)制度規(guī)章和規(guī)范；檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范完備；外部條件和安全保障方面管理制度齊備；檔案管理各崗位職責(zé)科學(xué)合理明晰；與時(shí)俱進(jìn)，建立健全信息化、數(shù)字化方面的制度和規(guī)范等。

三是機(jī)制。機(jī)制是質(zhì)量的保障。制度只有通過機(jī)制才能有效落實(shí)。從機(jī)制內(nèi)容看，包括獎(jiǎng)懲機(jī)制、責(zé)任機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制；從機(jī)制覆蓋范圍看，包括檔案形成、管理和利用各環(huán)節(jié)之間的閉環(huán)機(jī)制，檔案管理與辦學(xué)和管理活動(dòng)之間的閉環(huán)機(jī)制，檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)之間的閉環(huán)機(jī)制；要義是檔案工作相關(guān)主體之間雙向互動(dòng)這一核心機(jī)制。

四是隊(duì)伍。隊(duì)伍是質(zhì)量的關(guān)鍵。校檔案館、各單位部門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系健全，檔案館專職館員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)技能，數(shù)量達(dá)標(biāo)，形成以專職館員主導(dǎo)、兼職館員為依托，結(jié)構(gòu)優(yōu)良、數(shù)量充分、崗位教育培訓(xùn)有力、崗位穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍。

五是方法手段與工具。方法手段與工具是質(zhì)量的促進(jìn)。綜合應(yīng)用集中統(tǒng)一管理、目標(biāo)管理、系統(tǒng)治理、源頭管理、過程管理、責(zé)任制管理等方法，行政、法律、經(jīng)濟(jì)等手段，檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、線上服務(wù)系統(tǒng)等工具，促進(jìn)治理工作高效化、治理內(nèi)容規(guī)范化、服務(wù)利用便捷化，提高治理功效和檔案工作質(zhì)量。

2.2 檔案資源體系要素內(nèi)涵

一是數(shù)量。應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收、收集完整、積累充分，能為全面反映高校辦學(xué)歷史面貌和師生風(fēng)貌提供檔案數(shù)量上的保障，支撐宏觀真實(shí)。

二是質(zhì)量。每件檔案記錄和整理規(guī)范，源頭質(zhì)量高，體現(xiàn)微觀真實(shí)；整理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)規(guī)范有序、相互銜接，檔案按照它們內(nèi)在聯(lián)系組成有機(jī)整體，能系統(tǒng)地反映出高校辦學(xué)歷史面貌和師生風(fēng)貌，支撐宏觀真實(shí)。

三是結(jié)構(gòu)。檔案內(nèi)容門類齊全，載體、形式豐富多樣，電子檔案、數(shù)字化檔案復(fù)制件等檔案數(shù)字資源的比例逐步增長，支撐宏觀真實(shí)。

四是特色。檔案能較好地反映辦學(xué)特色、學(xué)科專業(yè)特色、育人特色、師生風(fēng)貌，支撐宏觀真實(shí)。

五是保存狀況。檔案資源經(jīng)過規(guī)范整理，采取高校集中統(tǒng)一管理或二級(jí)學(xué)院單位分級(jí)保存模式，保管設(shè)施齊全，保存條件符合要求。

2.3 檔案服務(wù)體系要素內(nèi)涵

一是便利度。利用者能快捷方便地獲得檔案利用服務(wù)，包括服務(wù)前置條件、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)地點(diǎn)、服務(wù)設(shè)施、服務(wù)模式、利用求助等方面的便利程度。

二是開放度。檔案開放是指檔案管理單位依據(jù)法律法規(guī)，按檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的客觀規(guī)律及特點(diǎn)，將原先那些處于保密狀態(tài)、限制在特定范圍內(nèi)使用的檔案面向社會(huì)開放[9]。除處于保密狀態(tài)檔案外，高校檔案館（室）最大程度提供檔案開放利用服務(wù)，包括過了保密期的檔案和其他一切檔案資源。

三是滿意度。利用者的檔案利用需求得到及時(shí)有效響應(yīng)，對(duì)檔案利用服務(wù)體系及資源體系感到滿意的程度。既包括需求有效滿足的客觀滿意度，又包括對(duì)服務(wù)態(tài)度等的主觀滿意度。

四是貢獻(xiàn)度。高校檔案工作既是國家檔案事業(yè)的組成部分，也是高等教育和所在高校事業(yè)發(fā)展的組成部分。檔案工作的貢獻(xiàn)度主要表現(xiàn)為促進(jìn)國家檔案事業(yè)和高校育人工作貢獻(xiàn)的作用大小。

2.4 檔案安全體系要素內(nèi)涵

一是檔案實(shí)體安全。包括檔案庫房建筑安全、檔案館庫設(shè)施設(shè)備安全、檔案裝具管理與應(yīng)用安全、紙質(zhì)檔案安全，以及污損、破損、粘連檔案的保護(hù)修復(fù)等[10]。

二是檔案信息安全。包括“存量數(shù)字化”安全、“增量電子化”安全、“利用網(wǎng)絡(luò)化”安全[11]。

三是人防、物防、技防。高校檔案人員具備較高的安全防范意識(shí)，日常和定期檢查制度完備，執(zhí)行到位；檔案館（室）物防基礎(chǔ)設(shè)施到位，運(yùn)行良好；運(yùn)用先進(jìn)和專門的技防設(shè)施和手段保障檔案實(shí)體和信息安全。人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系健全，檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理能力有保障。

3 主要評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)價(jià)方法

3.1 檔案治理體系的評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)價(jià)方法

一是評(píng)價(jià)指標(biāo)。治理體系和各要素的科學(xué)性、規(guī)范性、創(chuàng)新性?？茖W(xué)性主要指符合檔案治理和檔案工作規(guī)律，及時(shí)吸收先進(jìn)的理念和做法。規(guī)范性主要指對(duì)上位制度標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格遵循，以及自身內(nèi)部各項(xiàng)環(huán)節(jié)和要素之間的規(guī)范統(tǒng)一。創(chuàng)新性主要指結(jié)合學(xué)校辦學(xué)、館和館員實(shí)際，以提升治理效果為導(dǎo)向積極探索新的方法路徑。

二是評(píng)價(jià)方法。通過訪談、問卷調(diào)查、座談會(huì)等方式進(jìn)行考察，采取專家定性評(píng)價(jià)為主，定量評(píng)價(jià)為輔。

3.2 檔案資源體系的評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)價(jià)方法

一是評(píng)價(jià)指標(biāo)。學(xué)校各部門和二級(jí)院系的歸檔率（實(shí)際歸檔的檔案數(shù)量占應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案數(shù)量比例）、重大活動(dòng)歸檔率（實(shí)際歸檔的重大活動(dòng)項(xiàng)目數(shù)占應(yīng)當(dāng)歸檔的重大活動(dòng)項(xiàng)目數(shù)的比例）、OA系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔率（實(shí)際歸檔的電子文件數(shù)占應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件數(shù)比例）、館（室）藏檔案總量（件、卷為單位）、年增長率（以前一個(gè)年度館藏總量為基數(shù)增加的比例）、種類數(shù)量（檔案載體種類的數(shù)量）、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化率（傳統(tǒng)檔案數(shù)字化處理量占傳統(tǒng)檔案總量的比例）、增量檔案電子化率（電子檔案占新增檔案總量的比例）等，以及相關(guān)指標(biāo)在同類高校中排名情況。

二是評(píng)價(jià)方法。通過實(shí)地查看庫房、查看資源和管理系統(tǒng)、查閱接收與歸檔記錄、查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料、訪談等方式進(jìn)行考察，采取定量評(píng)價(jià)為主，專家定性評(píng)價(jià)為輔。

3.3 檔案服務(wù)體系的評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)價(jià)方法

一是評(píng)價(jià)指標(biāo)。服務(wù)方式的多樣性（上門、手機(jī)端、網(wǎng)站、郵寄、電子郵件等服務(wù)方式），查全率（檢索出的相關(guān)信息量占資源系統(tǒng)中的相關(guān)信息總量的比例）、查準(zhǔn)率（檢索出的相關(guān)信息量占檢索出的信息總量的比例）、網(wǎng)辦率（網(wǎng)絡(luò)端服務(wù)量占總服務(wù)量的比例）、掌辦率（手機(jī)端服務(wù)量占總服務(wù)量的比例）、跑零次率（一次都不跑的服務(wù)辦理量占總服務(wù)量的比例）、即辦率（即時(shí)辦理服務(wù)量占總服務(wù)量的比例）、用戶滿意率（用戶評(píng)價(jià)等級(jí)為滿意及以上占服務(wù)評(píng)價(jià)總量的比例），以及相關(guān)指標(biāo)在同類高校中排名情況。

二是評(píng)價(jià)方法。通過實(shí)地查看服務(wù)場所、查看管理和服務(wù)系統(tǒng)、查閱檔案利用登記原始記錄、查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料、問卷調(diào)查、訪談等方式進(jìn)行考察，采取定量評(píng)價(jià)為主，專家定性評(píng)價(jià)為輔。

3.4 檔案安全體系的評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)價(jià)方法

一是評(píng)價(jià)指標(biāo)。檔案庫房總面積及預(yù)留存儲(chǔ)年限（檔案實(shí)體年增長量所需面積與預(yù)留面積比）、庫房溫濕度合標(biāo)率（溫濕度符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房數(shù)量與庫房總量的比例）、“八防”設(shè)備措施到位率（到位的“八防”設(shè)備措施與設(shè)備措施總量的比例），機(jī)房建設(shè)等級(jí)、檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)級(jí)別、涉密檔案信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)級(jí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間、信息安全設(shè)備配置情況、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)備份策略的科學(xué)性、安全保衛(wèi)和智能監(jiān)控情況等，以及相關(guān)指標(biāo)在同類高校中排名情況。

二是評(píng)價(jià)方法。通過實(shí)地查看庫房機(jī)房安全設(shè)施、查看安全相關(guān)軟硬件項(xiàng)目建設(shè)與驗(yàn)收文件、查看管理和信息系統(tǒng)、查看安全檢查原始記錄、訪談等方式進(jìn)行考察，采取定量評(píng)價(jià)為主，專家定性評(píng)價(jià)為輔。

4 結(jié)語

綜合以上研究，可以形成高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評(píng)價(jià)體系表，如表1。該研究可為評(píng)價(jià)高校檔案工作質(zhì)量和引導(dǎo)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供有益的啟發(fā)和方向性參考。

表1：高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評(píng)價(jià)體系表

限于作者認(rèn)識(shí)水平有限，實(shí)踐探索不足，以及主題和篇幅所限，本文沒有構(gòu)建各評(píng)價(jià)維度、要素和指標(biāo)的權(quán)重和分值，因而此評(píng)價(jià)體系可操作性還不強(qiáng)。這有待筆者和高校檔案館同行通過后續(xù)研究和實(shí)踐對(duì)評(píng)價(jià)體系進(jìn)行完善，并在此基礎(chǔ)上開展各項(xiàng)權(quán)重和賦分研究，為促進(jìn)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展及其科學(xué)評(píng)價(jià)作出進(jìn)一步探索。