嚴家臣

【摘要】財務(wù)共享模式在近年來迎來了蓬勃發(fā)展的時代，但在中國企業(yè)中應(yīng)用時間不長，大多數(shù)企業(yè)還處于開發(fā)、探索或試運行階段。“費用報銷”模塊作為財務(wù)共享模式下的一個重要基礎(chǔ)模塊，對提升財務(wù)管控的效果明顯，在財務(wù)共享中心建設(shè)中不可或缺。文章以W物流集團公司在財務(wù)共享建設(shè)進程中“費用報銷”模塊為對象，分析總結(jié)取得的成效，并針對財務(wù)共享模式下費用報銷模塊在實踐中發(fā)現(xiàn)的一些問題進行思考，提出了優(yōu)化的建議，以期進一步提高企業(yè)費用報銷的效率和管控水平。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享；費用報銷；信息化

【中圖分類號】F426.92；F406.7

近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、“互聯(lián)網(wǎng)+”、RPA（機器人流程自動化）、人工智能AI等新興技術(shù)的快速發(fā)展，國資委、財政部等相關(guān)部門也對推進管理會計體系建設(shè)、提升會計信息化水平等指明了方向，在財政部發(fā)布的《關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》中明確指出：“鼓勵大型企業(yè)和企業(yè)集團充分利用專業(yè)化分工和信息技術(shù)優(yōu)勢，建立財務(wù)共享服務(wù)中心，加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展，促進管理會計工作的有效開展?！币虼?，傳統(tǒng)的財務(wù)會計工作也正迎來重大變革，財務(wù)共享服務(wù)逐步列入越來越多企業(yè)的重點工作甚至戰(zhàn)略性工作中，財務(wù)共享的時代正向我們走來。

W公司是一家國有物流企業(yè)集團公司，截至2019年底，在全國共有境內(nèi)企業(yè)1100家，全國網(wǎng)絡(luò)分布于32個省、自治區(qū)、直轄市以及香港地區(qū)；海外73家機構(gòu)分布于38個國家和地區(qū)。W公司的財務(wù)共享中心的建設(shè)于2018年開始啟動，采用的戰(zhàn)略布局是建設(shè)南北雙中心的財務(wù)共享服務(wù)中心，將企業(yè)集團不同單位按照地理分布劃分為不同的管理區(qū)域，將財務(wù)流程集中至就近區(qū)域的共享服務(wù)中心進行處理[1]。由于費用報銷業(yè)務(wù)在財務(wù)會計核算中占比較大，在傳統(tǒng)財務(wù)管控模式下工作量大、審批流程復(fù)雜、耗時耗力，因此W公司將費用報銷模塊作為財務(wù)共享系統(tǒng)首批上線的模塊之一。下面以W公司在財務(wù)共享建設(shè)進程中“費用報銷”模塊為對象，分析總結(jié)取得的成效，并針對實踐過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行思考，提出優(yōu)化建議，以期進一步提高企業(yè)共享費用報銷的效率和管控水平，也為其他正在上線或計劃上線財務(wù)共享系統(tǒng)的企業(yè)提供參考。

一、財務(wù)共享費用報銷模塊建設(shè)取得的成效

（一）W公司財務(wù)共享費用報銷流程建設(shè)的基本情況

W公司共享報銷依托集中核算系統(tǒng)、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)和影像系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)人員處理多主體單位的報賬稽核等財務(wù)業(yè)務(wù)[2]。共享費用報銷的基本流程是：提單——單據(jù)流轉(zhuǎn)（掃描上傳）——業(yè)務(wù)審批——共享中心審核入賬（按統(tǒng)一會計審核標準審單完成自動生成費用憑證）——付款（根據(jù)已維護好的主數(shù)據(jù)信息進行銀企直連批量付款、付款成功后自動生成付款憑證）。

目前已上線財務(wù)共享費用報銷模塊的下屬主體公司數(shù)量達180家以上，為超過8000人的職工用戶提供服務(wù)。

（二）W公司財務(wù)共享費用報銷模塊上線后取得的成效

1.數(shù)據(jù)質(zhì)量提高

在系統(tǒng)開發(fā)階段，W公司就對各下屬公司所涉及的所有費用報銷業(yè)務(wù)場景和流程進行了全面的調(diào)研，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，對各項流程進行了梳理、歸類，形成12個四級流程，統(tǒng)一規(guī)范各類經(jīng)濟事項核算口徑，固化到系統(tǒng)中，這樣就讓會計憑證自動生成的規(guī)則固化，同時，通過報銷系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)間集成，提升數(shù)據(jù)傳輸準確性，從而有效提升了財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.費用管理更加規(guī)范、預(yù)算控制能力提升

隨著財務(wù)共享系統(tǒng)的上線，集團公司統(tǒng)一了共享模式下費用報銷的制度，統(tǒng)一審批流框架，推動管理提升，財務(wù)流程執(zhí)行情況也更加透明化，同時，共享模式下，促進了財務(wù)轉(zhuǎn)型，財務(wù)對決策支持的能力得到加強。

W公司通過將費用預(yù)算控制嵌入到費用報銷流程中，能夠?qū)崟r掌握預(yù)算的完成情況，并能夠?qū)崿F(xiàn)對各項費用總額以及費用開支標準的精準控制，另外，系統(tǒng)還能夠提供預(yù)算的跟蹤分析工具，共享報銷上線后，費用預(yù)算的控制能力提升。

3.風(fēng)險控制、合規(guī)管理、財務(wù)管控水平得到了提高

通過單據(jù)影像掃描系統(tǒng)，結(jié)合OCR自動識別技術(shù)，對發(fā)票自動驗真、查重，影像管理系統(tǒng)集成了安全管理技術(shù)，費用控制管理系統(tǒng)與之相結(jié)合可以全面提升財務(wù)信息風(fēng)險管控水平。通過OCR識別技術(shù)，與稅務(wù)系統(tǒng)對接，可以實現(xiàn)對發(fā)票真?zhèn)蔚暮瞬?，避免收到不?guī)范發(fā)票或虛假發(fā)票，以及避免同一發(fā)票重復(fù)報銷的問題。

費用報銷部分流程固化，可以避免未批先付、或?qū)徟h(huán)節(jié)疏漏、審批不完整的風(fēng)險。資金支付數(shù)據(jù)集成傳輸、集中支付，降低資金支付風(fēng)險。

費用報銷將部分控制點系統(tǒng)固化，能夠有效控制風(fēng)險，而且能夠很好的執(zhí)行“八項規(guī)定”相關(guān)費用標準，對合規(guī)管理起到了良好的促進作用。通過這些方面的控制，讓財務(wù)管控水平得到了提高。

4.效率提高、信息化水平提升

財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)通過運用了大量的信息技術(shù)，比如OCR自動識別、二維碼識別等技術(shù)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)自動付款、RPA輔助審單、費用憑證和付款憑證自動生成等，系統(tǒng)自動化支撐讓財務(wù)工作整體效率大幅提升，系統(tǒng)自動化與集中共享規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)作用下，W公司320多人承接了原570多人的工作量。

財務(wù)流程線上化、財務(wù)核算從經(jīng)濟事項提報到財務(wù)數(shù)據(jù)生成由財務(wù)共享一體化的平臺支撐，財務(wù)共享核心系統(tǒng)與周邊系統(tǒng)互聯(lián)互通、銀企直連、會計憑證自動生成、會計檔案電子化等讓公司的財務(wù)工作信息化水平得到了有效提升。

5.資源整合、降本增效

財務(wù)共享服務(wù)模式通過流程標準化，分工專業(yè)化，能夠有效整合財務(wù)資源，充分實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟，降低財務(wù)人力成本，同時，財務(wù)共享促進了財務(wù)工作和財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型，財務(wù)對業(yè)務(wù)經(jīng)營、決策的支持作用能夠更好的發(fā)揮。

二、實施過程中存在的問題分析

（一）階段性單據(jù)積壓導(dǎo)致共享中心超負荷運行

系統(tǒng)上線以來，審批的效率在逐步提高，但仍然存在階段性單據(jù)大量積壓的問題，特別是每月底臨近月度關(guān)賬前、年底臨近年度關(guān)賬前以及長期節(jié)假日后等時間段問題比較突出。這些時段，共享審核崗的審單人員工作負荷極大，經(jīng)常需要連續(xù)加班加點，即使這樣，有時仍無法按時完成全部單據(jù)的審核，導(dǎo)致關(guān)賬時間延遲，而W公司對關(guān)賬時效有嚴格的規(guī)定，一旦關(guān)賬延遲就會造成財務(wù)報表、數(shù)據(jù)通報等一系列工作的延后，影響較大。

（二）退單情況以及退單原因統(tǒng)計分析

W公司財務(wù)共享系統(tǒng)費用報銷流程上線后，剛開始階段退單率較高，前期達到15%左右，后面月份退單率呈逐步下降趨勢，至今正式上線半年后，退單率近期仍然在8%～10%左右，根據(jù)對退單的原因進行統(tǒng)計分析，占比較大的主要集中在以下3個方面：

1.填單問題

公司大多數(shù)員工都會或多或少涉及到費用報銷，但是每位員工的經(jīng)驗、素質(zhì)以及對事情的理解能力參差不齊，因此在填單的時候，容易出現(xiàn)各種錯誤，比如費用類別、費用項目選擇有誤、發(fā)票類型選擇不正確、稅率填寫錯誤、是否可抵扣選擇有誤、金額填寫錯誤等。

2.票據(jù)問題

常見的問題有發(fā)票的內(nèi)容或格式開具有誤，比如字跡不清楚、印鑒缺失或加蓋不清晰或蓋章位置不對、數(shù)量或單價錯誤、金額有誤、備注欄應(yīng)填未填等。

3.合同等必備附件問題

W公司對費用報銷、采購、付款等有著嚴格的管理制度，因此在費用報銷時需要附上相關(guān)合同以及按內(nèi)部管理制度要求的各種審批文件資料等，而在實際操作中，報銷人員由于疏忽或?qū)χ贫纫蟛皇斓瓤赡軙└竭@些相關(guān)的資料。

從退單環(huán)節(jié)統(tǒng)計情況來看，退單的主要環(huán)節(jié)是到財務(wù)共享中心審核發(fā)現(xiàn)問題而退單，現(xiàn)在W公司的費用報銷的大致流程是：報銷人填單提交→影像掃描→業(yè)務(wù)審批→財務(wù)共享中心審核→付款。這樣的流程設(shè)計就造成一旦到共享中心審核環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)有問題，退單之后就又要從頭到尾走完完整的一遍流程，不僅耗時較長，而且同一單報銷多次經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或管理層，既會影響到報銷流程的審批效率，也會增加各層級審批人員工作負擔(dān)。

（三）提單和影像掃描的端口問題

目前，W公司填單提單功能只能在電腦端操作，而公司的員工除了后勤職能管理人員工作場所相對固定外，其他有相當一部分人員會根據(jù)業(yè)務(wù)的經(jīng)營需要分散在各個業(yè)務(wù)點，還有一些在一線從事基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，因此，存在有部分人員不方便或不一定有電腦來操作相關(guān)的填單提單工作。

另外，W公司所有的費用報銷提單必須要經(jīng)過影像掃描環(huán)節(jié)，而影像掃描只能在固定的安裝了影像掃描系統(tǒng)并連接了符合系統(tǒng)要求的掃描儀的電腦操作。因此，一般一個公司或一個區(qū)域僅設(shè)置1～2個這樣的掃描點，通過設(shè)置掃描崗專人負責(zé)掃描工作或各個報銷人自行前往掃描。

（四）電子票據(jù)的管理歸檔

目前，W公司財務(wù)共享費用報銷系統(tǒng)中對電子票據(jù)與紙質(zhì)票據(jù)采取管理相同的管理方法，未專門對電子票據(jù)進行特別的管理。

而電子票據(jù)越來越普及，應(yīng)用范圍越來越廣泛，根據(jù)國家稅務(wù)總局2020年12月20日剛剛發(fā)布的2020年第22號公告《國家稅務(wù)總局關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》的要求：為加大推廣使用電子發(fā)票的力度，在全國新設(shè)立登記的納稅人（以下簡稱“新辦納稅人”）中實行增值稅專用發(fā)票電子化，自2020年12月21日起，在天津、上海、廣東和深圳等11個地區(qū)的新辦納稅人中實行專票電子化，受票方范圍為全國。自2021年1月21日起，在北京、湖南、廣西和青島等25個地區(qū)的新辦納稅人中實行專票電子化，受票方范圍為全國。另外，根據(jù)財政部及國家檔案局2020年3月份發(fā)布的《財政部 國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會[2020]6號的要求：“使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬?！薄皢挝灰噪娮訒嫅{證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證?！?/p>

根據(jù)以上文件的要求，電子會計憑證有其特殊的管理要求，特別是要同時保存打印該紙質(zhì)打印件的電子文件元數(shù)據(jù)，即必須保存OFD源文件，不得以截圖等其他形式保存。因此，在財務(wù)共享系統(tǒng)中有必要根據(jù)這些規(guī)定對電子票據(jù)進行專門的管理。

三、進一步優(yōu)化的建議

（一）完善制度，并嚴格執(zhí)行，促進及時報銷

建立完善適用整個集團的、統(tǒng)一的、符合財務(wù)共享模式的費用報銷管理制度，將費用報銷的時限進行規(guī)范，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求，原則上要求當期費用當期報銷，特殊情況確實無法及時報銷的，須補充說明并經(jīng)特別審批程序后才允許報銷，通過這種制度及管理機制的建立并嚴格執(zhí)行，將時限審核要點嵌入到系統(tǒng)中，促進大家及時報銷，這樣既能夠有效緩解甚至避免階段性特別是年底大量積壓單據(jù)的問題，又能讓財務(wù)數(shù)據(jù)更加及時、準確，避免人為因素造成費用不正常波動。

（二）壓降退單率、提高工作效率

通過對退單集中問題的梳理分析，形成問題清單，并有針對性的進行解決：

1.建議增加在線客服功能，通過智能客服和人工客服相結(jié)合的方式，讓用戶在使用過程中遇到問題可以及時得到解答，比現(xiàn)在的微信群或郵件解答方式更加簡便快捷，智能客服也可以有效減輕人工解答的工作量，提升工作效率。

2.將常見問題清單及標準解答，下發(fā)至各公司，供參考、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。

3.對于填單容易出錯的地方，或附件容易遺漏的方面，通過增加注釋進行提示提醒，提高填單質(zhì)量。

4.對影像掃描及自動識別系統(tǒng)進行優(yōu)化升級。

另外，為了避免原來流程中到共享審核發(fā)現(xiàn)問題后，從頭到尾全部重走一遍流程，可以考慮以下兩個方案：

（1）對共享系統(tǒng)費用報銷模塊的審核審批流程各環(huán)節(jié)的順序進行調(diào)整，財務(wù)共享服務(wù)中心作為審核環(huán)節(jié)，本地管理層作為審批環(huán)節(jié)，可以由現(xiàn)在的先審批再審核調(diào)整為將審核環(huán)節(jié)置于審批環(huán)節(jié)之前，可將共享審核放在影像掃描環(huán)節(jié)之后，避免原來流程中到共享審核發(fā)現(xiàn)問題后從頭到尾全部重走一遍流程。調(diào)整后的流程為：報銷人填單提交→影像掃描→財務(wù)共享中心審核→業(yè)務(wù)審批→付款。

（2）保持現(xiàn)有流程順序不變，但對退單后的流程進行優(yōu)化，細化區(qū)分不同的錯誤類型自動選擇退單修改后的流程走向，對于非必要審批的錯誤，在退回修訂后可以直接流轉(zhuǎn)到共享審核環(huán)節(jié)，不必再重新全程走一遍審批流程。

（三）優(yōu)化提單和影像掃描的端口

為了更方便快捷提單，建議開發(fā)及開放在手機等移動端的提單功能，而且，現(xiàn)在手機的拍照功能也已有了很大的提升，大部分手機的像素已完全能夠滿足高質(zhì)量掃描票據(jù)的要求，因此，建議對掃描端口也在手機等移動端進行開放。對于擔(dān)心移動端提交后報銷紙質(zhì)單據(jù)及附件票據(jù)的傳遞不及時問題，可以通過制度的建立完善，提出要求及明確考核機制，也可以在報銷流程的付款環(huán)節(jié)前增加一個收單審核環(huán)節(jié)后支付等方式來解決。當然，為了最大限度保障單據(jù)的質(zhì)量問題，也可以嘗試將部分常用的且及時性要求較高的報銷流程先在手機端進行測試運行，待相關(guān)的配套技術(shù)成熟后再全面開放。

（四）根據(jù)電子票據(jù)的管理要求，對系統(tǒng)功能進行優(yōu)化

按照《財政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會[2020]6號的要求，對共享系統(tǒng)的費用報銷模塊的電子票據(jù)進行規(guī)范管理，對系統(tǒng)功能進行優(yōu)化，在提單時及上傳附件時對于電子票據(jù)的源文件進行審核，并設(shè)置電子票據(jù)數(shù)據(jù)庫，可隨時檢索、調(diào)用。

財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷模塊的上線不是終點，而是新起點，需要建立完善的運營管理體系，通過PDCA循環(huán)的模式，在實踐過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，針對不同建設(shè)階段選擇性關(guān)注重點維度，優(yōu)化提升，才能使其保持良好的運營，全面提升服務(wù)質(zhì)量，促進企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型。

主要參考文獻：

[1]郭奕，趙旖旎，劉雅瓊，姚瑤.中央企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)情況報告[R].國資報告，2019.

[2]秦小艷.財務(wù)共享模式下費用報銷優(yōu)化探討[J].商業(yè)會計，2019，（13）.