侯振朝

摘要：作為事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，檔案管理工作在很大程度上影響著單位自身能否快速發(fā)展、生產(chǎn)效益能否持續(xù)提升，并對(duì)各部門(mén)工作有著不可替代的指導(dǎo)意義。當(dāng)前已進(jìn)入信息時(shí)代，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理辦法面臨著巨大的挑戰(zhàn)，只有正確認(rèn)識(shí)過(guò)去檔案管理工作中的不足，并以規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的措施進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)，才能切實(shí)提高檔案的利用效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;質(zhì)量

引言

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其工作內(nèi)容相當(dāng)廣泛。事業(yè)單位檔案是對(duì)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展有著指導(dǎo)和借鑒的作用，但是許多事業(yè)單位并未加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，采取的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時(shí)期的發(fā)展中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正確審視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用，合理分析現(xiàn)階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以?xún)?yōu)化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用。

1、事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

1.1沒(méi)有加強(qiáng)檔案管理力度

檔案管理工作伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展而發(fā)展，一旦沒(méi)有前人留下檔案為依據(jù)的話(huà)，是沒(méi)法開(kāi)展后期研究工作的。雖然上級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案價(jià)值性有著極高的重視程度，可是處于基層內(nèi)，依舊存在著檔案管理工作重視程度不高的現(xiàn)象，存在沒(méi)有制定完善的制度，專(zhuān)業(yè)性人員缺失，設(shè)備不完善等現(xiàn)象，這些都是事業(yè)單位基層檔案管理工作開(kāi)展期間面臨的難點(diǎn)。通常來(lái)講，檔案和事業(yè)屬于兩方面，管轄領(lǐng)域不統(tǒng)一、不完善，因此導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)中經(jīng)常發(fā)生兩張皮的現(xiàn)象。處于信息化時(shí)代中，實(shí)施檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，由于基層檔案管理機(jī)構(gòu)根本不熟悉信息化檔案管理，指導(dǎo)不規(guī)范等，所以檔案管理工作有著極大的混亂性，檔案利用率低。

1.2管理技術(shù)、方式較為落后

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要處理的是以紙質(zhì)檔案為主的資料，其不僅占用了不小的空間資源，并隨著時(shí)間的推移還面臨資料老化等問(wèn)題。同時(shí)，數(shù)量越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案也不利于檢索人員的查閱和使用。究其原因，一方面是因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施購(gòu)置資金，另一方面是因?yàn)闄n案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用。信息化檔案管理對(duì)設(shè)備要求較高，由于事業(yè)單位檔案管理沒(méi)有大范圍使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，因?yàn)榱?xí)慣問(wèn)題，很多時(shí)候還在依靠人工來(lái)進(jìn)行檔案登記，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量較差。

1.3檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員應(yīng)對(duì)國(guó)家關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)以及相關(guān)政策走向有深入且獨(dú)到的理解，并能憑借強(qiáng)大的文字表述能力和熟練的現(xiàn)代化檔案管理工作技能及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄下事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)有價(jià)值的信息資料。然而就目前來(lái)看，達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理人員仍是鳳毛麟角，檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力較差，在工作開(kāi)展之前，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育，工作人員對(duì)檔案工作一問(wèn)三不知的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價(jià)值。

2、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化工作

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

想要做好和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的重視和關(guān)注度，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。在當(dāng)前社會(huì)新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理需要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，這對(duì)于提升事業(yè)單位檔案管理工作效率有著十分重要的作用和意義。基于此，事業(yè)單位需要健全當(dāng)前檔案管理制度體系，在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，借助創(chuàng)新思維來(lái)強(qiáng)化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統(tǒng)來(lái)完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出高效且創(chuàng)新的檔案管理工作體系，以此來(lái)提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，在過(guò)程中，需要保障人員之間的公平性，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性與主動(dòng)性。

2.2提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

當(dāng)前，在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時(shí)還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力，從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡(luò)信息管理的專(zhuān)業(yè)能力，所以，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)與檔案管理知識(shí)的拓展，可以將檔案管理人員委派到專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行學(xué)習(xí)實(shí)踐，還可以邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)題講座，分享自己的成功經(jīng)驗(yàn)，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用能力。

2.3建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，它的開(kāi)展需要有相應(yīng)的檔案管理制度作為支撐。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正確審視檔案管理工作，將其融入到日常管理工作中，并結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求構(gòu)建完善的管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，從而使得檔案管理工作變得有序合理。在建立檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，事業(yè)單位要確保檔案管理工作的所有內(nèi)容都必須按照規(guī)定進(jìn)行，盡可能使得檔案管理變得合理完善，全面推動(dòng)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展。

2.4推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

為了迎合新時(shí)期的檔案管理需求，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建立全新的檔案管理信息化評(píng)價(jià)，并加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他辦公系統(tǒng)之間的聯(lián)系，形成健全的信息互動(dòng)功能。檔案管理部門(mén)也需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用，使檔案管理與儲(chǔ)存變得更加簡(jiǎn)單迅速，能夠在管理的同時(shí)挖掘檔案資源的潛在價(jià)值。在完成管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)后，檔案管理部門(mén)還應(yīng)優(yōu)化檔案管理的安全工作，做好相關(guān)的防范措施，避免出現(xiàn)檔案信息泄露等問(wèn)題。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的意義，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理機(jī)制，為檔案管理配備相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終促使檔案管理工作質(zhì)量獲得迅速提升。

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