顏雅雯

2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》?！稐l例》中進一步增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源綜合開發(fā)要求。第二十三條對干部人事數(shù)字檔案的界定，第三十八條中要求各級人事檔案工作部門要積極將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)運用到檔案工作中。在當今這一高科技的新時代，檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為一種必然的趨勢。干部的人事檔案經(jīng)過數(shù)字化信息處理之后，既有利于保存和管理其原件，又盡可能地改善和提升干部人事檔案的工作效率，而且數(shù)字化的檔案比傳統(tǒng)的檔案更為安全。現(xiàn)階段的干部人事檔案管理中普遍存在一定問題：數(shù)字化檔案建設(shè)的標準并沒有得到統(tǒng)一，體系互相不兼容，資源利用范圍小，資源共享能力弱，管理方面的認識不夠，管理制度不健全，人員專業(yè)和技術(shù)水平不高等。

一、干部人事檔案信息化概述

干部人事檔案管理是伴隨組織人事工作產(chǎn)生的，檔案管理又是為組織人事工作提供服務的?！陡刹咳耸聶n案工作條例》中規(guī)定，干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法及家庭情況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。

干部人事檔案工作信息化，即通過電子計算機、高清掃描儀、設(shè)備存儲器與互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備和技術(shù)，為今后收集各類數(shù)據(jù)、各類審核工作開展、干部人事檔案數(shù)據(jù)的存儲、相互轉(zhuǎn)遞以及日常的查閱利用等環(huán)節(jié)提供便利的管理過程。干部檔案信息化的主要功能是提高干部工作效率，提高人事、檔案管理水平。通過信息化的手段，對干部檔案進行管理，是實現(xiàn)干部檔案現(xiàn)代化管理的正確途徑，是干部工作增值、提效的重要手段。隨著數(shù)字信息化的日益成熟，干部人事檔案應該擺脫舊有工作模式，引入現(xiàn)代科技手段，變被動接收檔案資料為主動提供服務，干部人事檔案信息化管理已成為時代發(fā)展的必然趨勢。

二、干部人事檔案信息化管理的重要性

干部人事檔案的價值，既可以為個人晉升發(fā)展提供依據(jù)，同時也可為單位的整體業(yè)務素質(zhì)、實現(xiàn)動態(tài)人員管理和招聘、吸納更多人才優(yōu)化單位人事結(jié)構(gòu)做出有益參考。信息化對海量數(shù)據(jù)管理具有先天優(yōu)勢，信息化條件下的電子檔案更有利于資源共享。借助信息化建設(shè)，可提高干部人事檔案管理工作效率、推動干部人才隊伍建設(shè)、加強干部人事檔案信息化研究，對選拔任用適應發(fā)展需求的干部人才具有重要意義，它既是做好干部管理工作的需要，更是組織人事工作走向科學化、現(xiàn)代化、提高行政效能的必然趨勢。人事檔案工作應改變手工操作現(xiàn)狀，大力探尋引入現(xiàn)代化信息和科技管理手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，更深層次、多角度的提供檔案服務。

三、現(xiàn)階段干部人事檔案信息化管理存在的問題

一方面，在推進干部人事檔案信息化過程中，缺少科學規(guī)劃和明確的建設(shè)目標。干部人事檔案信息化體系建設(shè)的頂層規(guī)劃跟不上工作需要和信息技術(shù)發(fā)展步伐，沒有形成科學的規(guī)劃方案，缺少具體的實施細則。各個單位都有自己的檔案體系，缺乏統(tǒng)一的引導，資源分散、重復勞動的現(xiàn)象存在，網(wǎng)絡(luò)化水平較低，不能實現(xiàn)跨單位資源共享，智能化、自動化程度低，封閉運行現(xiàn)象不在少數(shù)，并且我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺少統(tǒng)一的技術(shù)標準，所以在數(shù)據(jù)庫資源共享方面還存在很多壁壘。

另一方面，現(xiàn)有干部人事檔案管理觀念落后，軟硬件技術(shù)跟不上，部分事業(yè)單位對人事檔案管理理念依舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料管理階段，側(cè)重“三齡兩歷一身份”的機械式管理。沒有及時更新檔案管理制度。

最后，技術(shù)性人才嚴重缺乏，既熟悉檔案工作又具備專業(yè)的信息化知識的人才更是少之又少。由于經(jīng)費問題，硬件配置方面很多地方僅僅是有電腦和掃描儀，更不要談專業(yè)的信息化設(shè)備。人事檔案管理工作者的工作方式基本以手工錄入，人工查詢?，F(xiàn)有的工作人員缺乏專業(yè)的信息化知識，依舊是簡單的歸檔、整理分類工作。

從管理上，人事檔案管理還沒有被重視起來，很多人認為只要不丟失，防火防潮保管好就可以了，以致于人事檔案管理工作在信息化、人工智能高速發(fā)展的今天依然停留在人工階段，工作方式?jīng)]有太大突破。

四、人事檔案信息化管理建議

一是籌集資金制定信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，建立統(tǒng)一的標準體系。投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，開展干部人事檔案數(shù)字化工作時，要嚴格相關(guān)標準測算需求配齊硬件。如服務器、高清掃描儀、計算機等設(shè)備，對照規(guī)范做好數(shù)據(jù)存儲、交換、驗收、備份等工作。使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)記錄、存儲、壓縮、傳遞、轉(zhuǎn)換、加密、水印技術(shù)和軟硬件系統(tǒng)設(shè)施技術(shù)標準，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突、不兼容等問題。這些基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)都離不開資金支持，有了資金保障才能滿足數(shù)字化建設(shè)過程中技術(shù)、設(shè)備和人力等支出。應統(tǒng)籌充足的資金投入建設(shè)、對照檔案庫房建設(shè)標準規(guī)范，嚴格落實檔案保管“十防”要求，著力改善干部檔案保管環(huán)境，大力推進干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化建設(shè)。

二是干部人事檔案信息化人才隊伍的建設(shè)應當建立多元化繼續(xù)教育培養(yǎng)體系，強化干部人事檔案工作者專業(yè)能力建設(shè)。將現(xiàn)有檔案工作人員進行繼續(xù)教育培訓工作，提高工作人員素質(zhì)水平，將學習情況納入績效考核范圍。充分利用各種教學資源，靈活開展各種形式的繼續(xù)教育培訓工作，特別是加強工作人員使命感與責任感，提高安全意識。建立復合型多層次檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才，培養(yǎng)與時俱進的檔案信息化建設(shè)隊伍。各單位根據(jù)自身檔案信息化工作實際情況引進先進技術(shù)人才，為這些人才提供發(fā)展空間和支持。利用人才的自身優(yōu)勢去帶領(lǐng)原有檔案隊伍，接收新理念，學習新技術(shù)，注入新鮮血液，使檔案信息化隊伍盡快成長起來。建立人事檔案信息化交流平臺，使得各單位不受空間、時間影響，可及時在平臺上進行工作交流相互借鑒先進經(jīng)驗，在實踐中摸索，在不斷總結(jié)中前行。

三是加大保密意識，保障干部人事檔案信息的絕對安全?！陡刹咳耸聶n案工作條例》第二十三條規(guī)定：“組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應當嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致?！比耸聶n案信息化建設(shè)最重要的就是如何保障檔案信息的安全。在人事檔案信息化建設(shè)推進過程中，始終把檔案信息安全放在第一位，確保人事檔案信息的絕對安全。強化人事檔案管理人員的安全保密意識，在實際工作中嚴格執(zhí)行保密制度，降低人事檔案管理過程中的風險。

檔案信息化建設(shè)是一項宏大的系統(tǒng)性工程，除了在法律效力和宏觀管理上提出保障條款外，還要對檔案信息化建設(shè)的核心要素予以必要的法律規(guī)范，包括檔案安全、系統(tǒng)建設(shè)、核心業(yè)務等。構(gòu)建對應的系統(tǒng)平臺，協(xié)調(diào)系統(tǒng)之間的關(guān)系是檔案信息化的核心任務。積極開展電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，與辦事處的自動化、業(yè)務系統(tǒng)相互作用緊密配合。干部人事檔案信息化的應用有利于減少干部人事檔案造假情況的發(fā)生，即使紙質(zhì)檔案被篡改，依據(jù)新《條例》中的規(guī)定，電子檔案和紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，數(shù)字檔案也可以作為審核的重要憑證。加強和深入推進黨員干部檔案信息化發(fā)展體系建設(shè)，對于優(yōu)化檔案資料配置、保障資源共享、促進黨員干部人事工作的高效、穩(wěn)定地開展都具有十分重要的意義。因此，要繼續(xù)加大力度積極推進黨員干部的人事檔案信息化，實現(xiàn)干部人事檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，構(gòu)建干部人事檔案信息化管理的新模式，以順應常態(tài)下全面從嚴治理黨員干部及選人用人等各項工作的需要。

作者單位：華北軍區(qū)烈士陵園