張芳

摘 要：文章圍繞企業(yè)檔案工作頂層設計，以中石化南京化工研究院有限公司檔案工作為例，探討了企業(yè)檔案工作的機制建設、業(yè)務建設和制度建設的主要內容，梳理了三者之間的關系，提出了做好企業(yè)檔案工作的建議。

關鍵詞：企業(yè)檔案；頂層設計；機制建設；業(yè)務建設；制度建設

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作[1]。企業(yè)檔案工作做得如何，直接影響到企業(yè)其他工作開展，影響到企業(yè)在市場競爭環(huán)境中能否掌握先機和主動權，甚至影響到一個企業(yè)今后在市場中的生存與發(fā)展[2]。本文試以中石化南京化工研究院有限公司為例，從頂層設計的角度，探討以機制建設、業(yè)務建設和制度建設為主要內容的企業(yè)檔案工作體系。

一、企業(yè)檔案工作頂層設計的意義

“頂層設計”是指解決某一類問題總的方法論，本質上是一種指導，包括制度、方式、規(guī)范、思想等[3]。具體講，企業(yè)檔案工作頂層設計就是對宏觀層面的企業(yè)檔案工作內容及其相互關系的規(guī)范化描述，是指為達到既定目標所采用的一整套企業(yè)檔案管理思想、管理方式、管理方法、管理原則、管理制度等。

南京化工研究院有限公司（以下簡稱“南化院”）成立于1958年，1965年就設立檔案資料室，配備專職人員，主要管理科技檔案資料。隨著企業(yè)規(guī)模擴大和業(yè)務內容增多，院檔案資料室逐漸加強了對文書檔案、財會檔案的管理。1988年正式成立檔案科，新增基建檔案管理業(yè)務，同時開展對設備及大型儀器的科技咨詢，逐步建立健全了科技、文書、會計、基建、產品、設備與大型儀器、合同、聲像等各類檔案的管理制度，形成了檔案工作體系雛形。近年來，響應中石化大部制改革，為更好地整合資源，檔案科并入知識產權運營中心。院內配備專職檔案員2名，科研所室和部門設有分管檔案的領導13名，兼職檔案員19名，遍布院內各業(yè)務部門和技術板塊。目前檔案中文書類5871卷/件、產品/業(yè)務類8903卷、建設項目類1168卷、科研類3378卷、會計類10237卷、照片2409張、音像306盤、實物1247件、底圖95122張。檔案庫房一直在增容擴建，以更好地服務日益增長的科研生產和業(yè)務需求。

企業(yè)作為社會經濟活動的主體，面臨著諸多機遇和挑戰(zhàn)[4]。南化院在建院初期檔案建設過程中，也存在一些問題和不足。首先，各所室業(yè)務板塊眾多，分屬于不同的管理部門，專業(yè)領域差異大，歸檔標準不一。其次，各板塊檔案種類不一，涉及文書、合同、會計、底圖、設備、科研、基建、實物、聲像等類型，檔案收集頭緒繁多。此外，科技研發(fā)人員專注于自身研究領域，對檔案歸檔要求不熟悉，缺乏歸檔意識，易造成歸檔不及時、不完整。

這些問題的存在，有以下幾點原因。（1）頂層設計對于檔案管理體系的運行機制規(guī)定不明確，不利于企業(yè)檔案工作健康發(fā)展。（2）制度建設落后于企業(yè)發(fā)展需要，制度內容覆蓋不全面，對于檔案人員的管理權責未明確。（3）檔案制度存在照搬照抄現象，針對性不強，與業(yè)務貼合度不夠，實用性不強。（4）制度流程規(guī)范性不夠，缺乏流程把控。南化院通過機制建設、業(yè)務建設和制度建設三管齊下，不斷提高檔案管理的規(guī)范化、科學化、現代化工作水平。2000年南化院通過了國家檔案局企業(yè)檔案工作目標管理國家一級認定。在2020年中石化組織的檔案管理專項檢查中，得到檢查小組領導的一致好評。

二、企業(yè)檔案工作機制建設

目前，南化院已經建立了一套垂直化檔案工作管理模式，對檔案工作采用分級管理，實行高層領導帶隊、部門領導確認、專業(yè)人員落實、兼職檔案員配合的管理體系架構，形成了層次清晰、網絡完善的檔案管理人員梯隊，實現了檔案管理網絡全覆蓋。

1. 不斷推進機構建設。南化院機構幾經變更與精簡，將檔案部門和情報信息、專利知識產權部門并入了知識產權運營中心，明確劃分檔案與其他科技信息的管理職責，界定各業(yè)務部門及人員的歸檔管理職責，擴大檔案部門職權范圍，使檔案部門成為集檔案、圖書、情報等信息為一體的綜合信息部門，以適應企業(yè)在激烈的市場競爭中對信息的需求。

2. 推動檔案工作融入業(yè)務。檔案管理工作瑣碎繁雜，對象涉及各業(yè)務部門。為此，定期召開全院檔案工作會議，總結經驗，布置任務。緊密結合業(yè)務工作實際情況開展檔案收集歸檔，落實檔案工作“三納入”（將檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入單位職工的經濟責任制和崗位責任制）、“四參加”（檔案人員參加基建工程項目竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加設備開箱，參加各中心計劃、規(guī)劃的制訂和論證）、“四同步”（各單位下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查文件材料的形成情況同步，評審鑒定成果與驗收、鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況同步，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步），以此確保檔案管理為科研生產保駕護航。

3. 理順科技檔案保密管理體制機制。南化院在科研項目實施過程中形成了大量的文字、圖表、數據等涉密檔案，防止技術外泄，是該類檔案利用的重要課題，建立有效的保密機制迫在眉睫。為此，該院和科技人員簽訂保密協(xié)議，成立保密委員會，建立檔案查閱、復制等的審批制度。對于復印件蓋檔案專用章，并在使用完成后由檔案部門收回。定期請法律專家開設講座，向科研人員宣講法律常識，增強其保密意識。注重電子信息的借閱管理，限制上網及信息傳輸，所有文件只能由“石化通”傳輸。規(guī)范檔案歸檔、保管和利用業(yè)務流程，明確職責和任務，加大經費投入，加強對科研項目資料的監(jiān)管和規(guī)范化管理，建立有效獎懲機制，確保檔案有效利用的同時，做好保密工作。

4. 加大投入與保障。人員隊伍方面，建立了一支由各研究所室主任工程師和職能科室主管及專、兼職檔案人員組成的專、兼職檔案管理隊伍，人員遍布院內各個業(yè)務部門和技術板塊。實行網絡化管理，明確專、兼職檔案員職責，突出檔案收集、保管和利用環(huán)節(jié)，要求兼職檔案員及時提供本部門重大技術活動信息，便于檔案部門了解情況。經費投入方面，每年撥付專項經費用于購置檔案專業(yè)設備，檔案工作環(huán)境和條件不斷改善。

三、企業(yè)檔案工作業(yè)務建設

檔案實體管理方面，采取“誰產生、誰積累、誰歸檔”原則，由文件形成部門向檔案部門移交，并按照“生成部門初步整理，檔案部門系統(tǒng)整理”的職責劃分，文件形成部門完成整理后，由檔案部門做歸檔標識和整體梳理，實現整理任務的分工分解。作為檔案管理工作的起點環(huán)節(jié)，檔案收集所發(fā)揮的作用顯而易見[5]。南化院十分注重檔案超前管理，檔案部門積極參與企業(yè)管理等業(yè)務活動，結合實際情況和科研工作特點，建立了科研項目負責人預立卷歸檔制度，明確了項目組長對所屬項目檔案文件負有主持立卷歸檔的職責。對于歸檔科研資料加以整理，經過審查驗收后歸檔。檔案人員參加主要設備、儀器開箱活動，為每臺設備登記設備卡片，及時收集設備隨機文件。全程跟蹤設備的保養(yǎng)、維修和認證等過程，收集相關資料。精密的科研儀器更是關注的重點對象，檔案人員全程參與49套科研裝置調試和運行，收集相關資料，為解決裝置運行過程中出現的問題提供資料依據。

檔案信息管理方面，利用中石化檔案管理系統(tǒng)，理順檔案部門與業(yè)務部門之間的協(xié)作關系，打通業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔渠道，達到資源共享，也給檔案利用和信息資源開發(fā)帶來極大便利。充分利用檔案資料，整合專利等科研資源信息情報，打造知識產權創(chuàng)新鏈，開展知識產權定制化運營服務。引導組建全市先進環(huán)保和資源化利用產業(yè)聯盟，形成專利池，擴大產業(yè)影響力。

檔案開發(fā)利用方面，為更好地服務科研生產，積極開發(fā)檔案資源，組織編撰了《南化集團研究院科技檔案利用效果事例及計算》《南化集團研究院檔案全宗指南》《南化集團研究院大事記》《南化集團研究院組織機構設置及其演變示意圖》《南化集團研究院歷年先進人物》《南化集團研究院中試產品介紹》《南化集團研究院科研成果匯編》。

四、企業(yè)檔案工作制度建設

規(guī)范的管理制度和工作流程是檔案工作開展的基礎和保障。南化院根據自身獨特的經營管理和生產模式，進行檔案工作規(guī)劃，建立適合企業(yè)的檔案管理制度。

目前南化院已建立較為完善的檔案制度體系，包含歸檔制度、移交制度、借閱制度、統(tǒng)計制度、考核制度等。制度體系內容既有整體的工作流程規(guī)范，如《研究院檔案管理規(guī)范》《研究院決策檔案管理實施細則》，又包含細化的不同類別檔案的業(yè)務要求，如《研究院工程建設檔案管理細則》《研究院儀器設備及底圖檔案管理細則》《研究院會計檔案管理細則》。在制度中明確規(guī)定了科技研發(fā)管理中心、綜合管理部、條件保障部、安全環(huán)保部、生產技術部、計劃財務部等機關部門的檔案管理職責。這不僅從源頭把控檔案的歸檔管理，還為檔案的有效和安全利用提供了制度保障。

與此同時，針對實際工作中個別科研人員把部分關鍵技術資料據為己有的問題，除進行檔案法規(guī)制度宣講、提高其檔案意識外，還建立考核獎懲制度。從項目立項開始加強管理，歸檔時填寫科研項目歸檔登記表，項目負責人、所室負責人、科研管理部門都要審查歸檔資料，逐一簽字確認，確?？萍紮n案的專業(yè)性和學術價值，并采取經濟手段進行獎懲，以確保歸檔文件完整性。

五、思考

機制建設、業(yè)務建設和制度建設相互聯系，密不可分。機制建設是企業(yè)檔案工作體系的發(fā)展基礎，高效機制能夠為企業(yè)檔案工作持續(xù)發(fā)展提供不竭動力，真正讓檔案工作服務科研生產。建立以檔案管理部門為核心，全面覆蓋各中心管理部門和科研所室（項目組）的檔案工作網絡，形成各單位、各部門共同參與的工作氛圍，可為檔案部門依法依規(guī)開展檔案工作提供支持。

業(yè)務建設是企業(yè)檔案工作體系的核心，業(yè)務建設缺乏規(guī)范性和科學性，企業(yè)檔案工作將成為無源之水、無本之木。企業(yè)檔案是企業(yè)各項科研生產業(yè)務運行的基礎，促進業(yè)務建設是完善檔案管理機制建設、健全制度建設的初衷和歸宿。

制度建設是企業(yè)檔案工作體系的有力保障，加強制度建設是鞏固檔案工作基礎的重要抓手。強化檔案制度的管理意識，建立檔案管理制度的實施機制，不斷改進檔案制度的實施手段，能夠有效保證檔案業(yè)務順利開展。

注釋與參考文獻

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[5] 崔玉珊.新形勢下國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與實踐[J].北京檔案，2019（8）：38-39.