田璐

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，高校檔案工作面臨新形勢，檔案工作呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)總量大、服務(wù)質(zhì)量好、技能要求高的特點。高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)從三個方面著手：遵循規(guī)范，完善制度建設(shè);引進(jìn)人才，組建專業(yè)隊伍;宏觀規(guī)劃，整合數(shù)字資源。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;檔案信息化

大數(shù)據(jù)，或稱巨量資料，是信息時代的產(chǎn)物，呈現(xiàn)出大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、價值密度（Value）、真實性（Veracity）五大特點。大數(shù)據(jù)時代，信息呈井噴式增長，檔案大數(shù)據(jù)概念產(chǎn)生，檔案行業(yè)面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作需要逐步完成轉(zhuǎn)型以適應(yīng)信息時代的發(fā)展。高校檔案全面、真實記錄了學(xué)校在發(fā)展過程中的各種活動，是學(xué)校決策的重要依據(jù)，面對新的發(fā)展形勢和需求，如何充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)檔案的高效管理，最大程度發(fā)揮檔案的價值為全體師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是高校檔案工作者需要思考的重要問題。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案工作特點分析

大數(shù)據(jù)時代，信息資源呈現(xiàn)出5V特點。高校檔案管理工作也隨之呈現(xiàn)出新的特點。

1.1 數(shù)據(jù)總量大

當(dāng)前，高等教育面臨重大發(fā)展機遇，本科院?！半p一流”、職業(yè)院?！半p高計劃”建設(shè)如火如荼。為提升信息化建設(shè)水平，各大高校積極建設(shè)智慧校園。智慧校園采用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新型技術(shù)為核心技術(shù)，整合校內(nèi)各數(shù)據(jù)資源，建設(shè)數(shù)據(jù)中心，完善基礎(chǔ)設(shè)施、構(gòu)建數(shù)字資源體系。隨著智慧校園建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)得到整合升級，檔案數(shù)字資源總量大幅度增加?？梢灶A(yù)見的是，隨著高校信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，檔案數(shù)據(jù)總量將持續(xù)增加。

1.2 服務(wù)質(zhì)量好

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的檢索主要依靠人工檢索，檔案利用主要以到館利用為主，檔案檢索的效率不高，檢索成本相對較高。大數(shù)據(jù)時代，檔案線上利用成為主要方式，通過在線傳輸，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的異地利用。此外，隨著檔案自助查詢機的投入使用，檔案自助也成為可能。譬如，2017年，燕山大學(xué)啟用“檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)”、自助查詢打印一體機，學(xué)生可以通過該系統(tǒng)在線申請辦理成績證明和學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等業(yè)務(wù);還可以憑借個人身份證在一體機上自助打印四六級成績、成績單等證明材料。系統(tǒng)和一體機的投入使用，一方面大大提升了高校檔案利用的效率和質(zhì)量，也在一定程度上緩解了高校檔案業(yè)務(wù)人員不足的壓力。

1.3 技能要求高

信息技術(shù)的發(fā)展對信息技能的要求愈發(fā)嚴(yán)格，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，檔案業(yè)務(wù)人員需要不斷地學(xué)習(xí)汲取新的知識，掌握新的技能才能適應(yīng)不斷變化的時代和崗位需求。從生命周期的角度來看，大數(shù)據(jù)包括大數(shù)據(jù)采集、大數(shù)據(jù)預(yù)處理、大數(shù)據(jù)存儲及大數(shù)據(jù)分析四大核心技能，掌握基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)技能成為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢?？傮w而言，大數(shù)據(jù)時代對檔案業(yè)務(wù)人員的技能要求更高。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案信息化建設(shè)探析

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展的重要趨勢。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）整體增加“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，對今后檔案行業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)行了宏觀規(guī)劃。高校檔案數(shù)據(jù)總量大、類型豐富，是開展教學(xué)科研工作的重要參考依據(jù)，逐步推進(jìn)高校檔案信息建設(shè)成為學(xué)校事業(yè)發(fā)展的長足規(guī)劃。

2.1 遵循規(guī)范，完善制度建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，高校檔案信息化建設(shè)涉及全校各個業(yè)務(wù)部門，涉及范圍廣且操作難度大，為確保高校檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，需要學(xué)校從制度層面提供保障。學(xué)校應(yīng)參照相關(guān)的管理規(guī)范，進(jìn)一步完善檔案管理制度。

目前，從法律層面來看，《檔案法》是開展檔案工作的首要文件，在第五章“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)中對各級各類檔案機構(gòu)檔案信息化建設(shè)做出了具體要求，高校在開展信息化建設(shè)時首先應(yīng)滿足《檔案法》的基本要求，如積極采購檔案信息系統(tǒng)，完成檔案信息系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相互銜接。從高校這一特定主體來看，《高等學(xué)校檔案管理辦法》是高校開展檔案業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)，該辦法中明確提出要將學(xué)校檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與其他工作同步發(fā)展。此外，針對檔案信息化建設(shè)還有系列標(biāo)準(zhǔn)，如《電子公文歸檔暫行管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等，上述文件和標(biāo)準(zhǔn)都是指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的重要標(biāo)準(zhǔn)。基于此，高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)規(guī)劃時，要遵循相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合高校檔案工作實際有序開展。

建立一套切實可行的檔案管理制度。首先，宏觀層面出臺學(xué)校檔案管理辦法，如鄭州大學(xué)為加強學(xué)校檔案工作，在參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，立足學(xué)校實際，出臺了《鄭州大學(xué)檔案管理辦法》，對檔案各個具體工作做出了明確規(guī)定。此外，要圍繞檔案管理辦法出臺系列子制度，要求具有較強的可操作性。如《立卷部門歸檔范圍和保管期限》《檔案庫房管理制度》《檔案利用制度》《檔案人員保密制度》《檔案信息化規(guī)劃》等。深入檔案管理的各個環(huán)節(jié)，以制度為保障確保檔案具體環(huán)節(jié)工作開展的規(guī)范性。

2.2 引進(jìn)人才，組建專業(yè)隊伍

前文已經(jīng)提到，大數(shù)據(jù)時代對檔案業(yè)務(wù)人員提出了新的要求，組建專業(yè)的檔案隊伍已經(jīng)成為應(yīng)對新時代挑戰(zhàn)的必然要求。當(dāng)前，檔案高等教育發(fā)展迅速，從縱向上形成了“本科——碩士——博士”的教育格局，橫向上形成了專業(yè)碩士與學(xué)術(shù)碩士并行的格局，可以說，為高校檔案事業(yè)儲備了高層次人才。高校需從人才引進(jìn)和人才繼續(xù)教育兩個環(huán)節(jié)著手，進(jìn)一步優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)。

一方面，在人才引進(jìn)環(huán)節(jié)。高校檔案業(yè)務(wù)人員一般分為檔案館專職人員和各二級機構(gòu)兼職人員，對于檔案專職人員在引進(jìn)環(huán)節(jié)應(yīng)明確人才的專業(yè)和能力要求，引進(jìn)檔案類專業(yè)人才。而對于各二級機構(gòu)的兼職人員，則盡可能選擇具有一定檔案知識背景的人員，這樣才能使高校檔案隊伍具有專業(yè)性。檔案館規(guī)模較大的高校還應(yīng)考慮人才隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)部分具有計算機專業(yè)背景的專業(yè)人才助力學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

另一方面，在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)。時代的發(fā)展和崗位需求的改變，檔案業(yè)務(wù)人員需通過繼續(xù)教育來不斷充實、更新自身知識，通過參與行業(yè)領(lǐng)域的前沿講座、專業(yè)課程學(xué)習(xí)等來掌握行業(yè)的發(fā)展動態(tài)。而針對高校檔案工作者，應(yīng)注重三類知識和技能的培養(yǎng)，一是檔案專業(yè)知識。如當(dāng)前熱門的區(qū)塊鏈技術(shù)，如何將該技術(shù)與高校檔案管理有機結(jié)合值得探究。二是高校業(yè)務(wù)知識。高校業(yè)務(wù)多，流程多，檔案工作者需全面掌握各項業(yè)務(wù)的基本流程和要求，以確保檔案管理的規(guī)范性和有序性。三是信息技術(shù)能力。除常規(guī)辦公軟件的使用，還需具備一定的信息處理能力，掌握必要的云計算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)。

2.3 宏觀規(guī)劃，整合數(shù)字資源

高校檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需循序漸進(jìn)，為做好此項工作，首先要進(jìn)行整體規(guī)劃，逐步整合檔案數(shù)字資源，具體而言，可以從以下幾個方面著手：

一是實現(xiàn)存量數(shù)字化。傳統(tǒng)檔案管理階段，檔案以紙質(zhì)檔案為主，電子文件相對較少，各高校積存了大量的紙質(zhì)檔案。2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出要全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化，各大高校積極響應(yīng)開展檔案數(shù)字化工作，但仍有部分高校尚未開展或工作進(jìn)展較慢，高校應(yīng)從學(xué)校紙質(zhì)檔案總量出發(fā)制定數(shù)字化的規(guī)劃，逐步推進(jìn)此項工作。一般而言，可以采取檔案業(yè)務(wù)外包的形式，通過項目招標(biāo)將檔案數(shù)字化工程委托第三方，提高數(shù)字化建設(shè)的效率。

二是實現(xiàn)增量電子化。當(dāng)前，高校建立了多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)及資產(chǎn)管理系統(tǒng)，等等。學(xué)校的諸多業(yè)務(wù)均為線上辦理，這在很大程度上提升了各項工作的效率，由此產(chǎn)生大量的電子文件。檔案機構(gòu)應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案工作實際購買或自行開發(fā)符合工作需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對接，實現(xiàn)檔案信息的自動化搜索、自動查詢等功能。

三是利用網(wǎng)絡(luò)。檔案信息化管理階段，線上利用將成為主要方式，為實現(xiàn)檔案信息資源利用的網(wǎng)絡(luò)化，需加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，積極開發(fā)檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)并配備自助查詢打印一體機，讓學(xué)生能夠通過系統(tǒng)實現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的在線辦理。此外，可以利用校園卡或身份證在自助查詢一體機上自助打印相關(guān)材料。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)于啟用“檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)系統(tǒng)”及自助查詢打印一體機的通知[EB/OL].[2020-10-28].https：//notice.ysu.edu.cn/info/2081/2337.htm.

[2]大數(shù)據(jù)方面核心技術(shù)有哪些？[EB/OL].[2020-10-28].https：//www.zhihu.com/question/27696290.

（作者單位：思克萊德大學(xué)）