摘 要：文書檔案鑒定雖然是檔案管理的一項基礎(chǔ)工作，卻能將檔案管理的整個過程有機連接起來。當前文書檔案鑒定工作存在一些問題，直接影響檔案工作的正常開展。本文試對文書檔案鑒定工作的幾個問題做一些分析，供參考。

關(guān)鍵詞：鑒定;文書檔案;問題;分析

文書檔案是單位各項工作的真實記錄，不僅能查考單位工作的一些歷史情況，還能對未來的決策起到較好的指導(dǎo)借鑒作用。鑒定是文書檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。加強文書檔案鑒定工作，能夠優(yōu)化館藏檔案資料，促進檔案管理工作整體水平的提升。本文試對文書檔案鑒定工作的幾個問題做一些分析探討。

1 文書檔案鑒定的現(xiàn)實意義

1.1 優(yōu)化館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)，提高資源利用效率

隨著工作的發(fā)展，各單位館（室）藏檔案數(shù)量不斷增加，與有限的庫房容量之間的矛盾日益明顯。推進檔案鑒定工作，能夠及時地對檔案的性質(zhì)和價值進行鑒別，區(qū)分出優(yōu)質(zhì)檔案資源和一般的檔案資源，根據(jù)不同檔案資源自身不同的價值，采取不同的方式進行管理。還可以對館（室）藏檔案質(zhì)量進行優(yōu)化，使其結(jié)構(gòu)更加清晰合理，提升檔案資源管理工作的整體效率和利用率。

1.2 決定文件是否成為檔案與檔案存毀

在進行文件資料的收集工作后，文件資料是否能夠成為檔案，需要通過鑒定工作來甄別。一些文件資料經(jīng)過鑒定工作的甄別之后，能夠確定其具有保存價值，符合檔案的要求，才能對其進行整理和歸檔，并且還要根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)的實際需求，對檔案進行分類、排列、編號以及上架等。另外檔案保管的期限滿了之后，需要進行鑒定，以確定這些檔案是否還有繼續(xù)保管的必要，一旦沒有保管價值，就要對檔案進行銷毀。所以，鑒定工作對于檔案管理的開始以及結(jié)束都能夠造成直接的影響，檔案鑒定工作的質(zhì)量能夠直接決定檔案存續(xù)及其作用的發(fā)揮。

1.3 發(fā)揮檔案功能，提升檔案利用價值

檔案的實際價值在于利用，對后續(xù)的工作起到依據(jù)、參考和憑證作用。只有通過科學(xué)的鑒定，才能有效地認定文書檔案的實際價值，確保檔案管理人員能夠根據(jù)檔案的不同價值，對于檔案的內(nèi)容進行及時的開發(fā)利用。比如為了對某一階段的養(yǎng)老保險政策實施效果進行統(tǒng)計，相關(guān)的人員就可以通過檔案查詢的方式，對各個階段相關(guān)政策落實情況進行分析和對比，從而發(fā)掘出文書檔案的社會價值。如果館藏文書檔案沒有經(jīng)過鑒定，雖然有存在價值，但容易被埋沒在眾多的檔案之中，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 文書檔案鑒定應(yīng)遵循的原則

2.1 全面分析的原則

指在文書檔案鑒定過程中，需對檔案的各個方面進行評估與分析，而不能僅僅從某一方面作出決定?；蛘哒f，在進行鑒定時，應(yīng)通過文件材料的來源、檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系和實際價值，進行全面綜合分析與評價，然后作出相應(yīng)的鑒定結(jié)論。如在文書檔案的損毀鑒定之中，可通過檔案的來源及事情經(jīng)過和時間，以及檔案之間的關(guān)系等進行分析判斷，確定檔案是否具有保存利用價值。

2.2 尊重歷史的原則

指在文書檔案鑒定工作中需根據(jù)文書檔案自身的原始記錄的特征與屬性進行判斷，使檔案鑒定人員能夠更加客觀地對文書檔案的應(yīng)用以及實際價值進行判定，以確定是否需要保存。在實際工作中，應(yīng)將文書檔案的價值放在當時的歷史條件中進行分析和判斷，結(jié)合單位發(fā)展的需求，確定是否有保存價值。此外，在鑒定工作中，還要用歷史的眼光對檔案進行分析，以發(fā)現(xiàn)其歷史價值所在，最終判斷檔案是否應(yīng)該保存或者銷毀。

2.3 堅持發(fā)展的原則

指文書檔案在自身發(fā)展的邏輯軌道以及運動過程中所產(chǎn)生的價值判斷。辯證唯物主義強調(diào)事物是在不斷的發(fā)展以及運動的。文書檔案是從文書轉(zhuǎn)化而來的，文書是檔案的前身，文書檔案是文書歸檔轉(zhuǎn)化的結(jié)果。因此，在文書檔案鑒定過程中，應(yīng)以發(fā)展的眼光去看待文書檔案內(nèi)容，進行分析和評判，確定其價值。另外，檔案管理工作隨著社會的發(fā)展也在不斷進步，因此鑒定文書檔案工作的標準方式也在不斷地發(fā)展變化。所以檔案工作者在開展文書檔案鑒定工作時，既要看到文書當前存在的社會價值，也要用發(fā)展的眼光去看待它的價值。

3 文書檔案鑒定工作中應(yīng)解決的難點

3.1 數(shù)量龐大

由于文書檔案涉及單位管理工作的各個方面，包括單位印發(fā)的各類通知、針對特定事項制定出的決定以及請示報告等文書資料，也包括單位內(nèi)部各個年度的工作計劃與總結(jié)、各類決策性會議記錄、各種會議文件材料以及工作經(jīng)驗分析、情況報告等。跟其他的檔案內(nèi)容相比較來說，文書檔案的數(shù)量較為龐大，并且種類成分復(fù)雜。因此，需要納入鑒定范疇的文書檔案，數(shù)量十分龐大，需要花費很長的時間才能夠完成，所以無形之中增加了文書檔案鑒定的難度。

3.2 程序復(fù)雜

文書檔案鑒定工作是需要檔案管理人員一頁一頁進行，根據(jù)文書內(nèi)容以及來源和可靠程度等進行多方面的審查完成的，一般情況下需要經(jīng)歷多個程序步驟。首先是在歸檔時要確保文檔是否屬于歸檔范圍內(nèi)的，將那些沒有保存價值的文檔資料交由其他部門保存一定時間后統(tǒng)一銷毀。其次針對已經(jīng)歸檔的具有保存價值的文檔資料，需要確定其保管期限，通常這一部分是由文書立卷人員負責。再次是在文書檔案歸檔達到一定年限之后，對于文書檔案的價值再次進行復(fù)核。尤其是在后期階段到期后的復(fù)審工作，需要對一些文書檔案拆卷重新整理以及重新編號等，無形之中使鑒定工作的難度更大。

3.3 標準差異

文書檔案所涉及的文件材料種類較多，并且涉及各個部門，也包括業(yè)務(wù)部門形成的文書資料。因此，科技檔案或者專業(yè)檔案鑒定工作，無論是檔案的實際工作任務(wù)量，還是鑒定的數(shù)據(jù)內(nèi)容都很多。當前的文書檔案鑒定工作，需要依據(jù)有關(guān)部門制定的相關(guān)規(guī)定開展，但是在工作中如果涉及某一領(lǐng)域的文書保管期限以及范圍，存在一定的不確定性，就會使鑒定工作的難度增加。

4 文書檔案鑒定的主要節(jié)點及要求

4.1 文書檔案收集環(huán)節(jié)的鑒定

文件資料的收集工作，是確保文書檔案鑒定工作開展的前提條件。文件的形成者以及使用者憑借自身的檔案意識，能夠?qū)τ跈n案資料是否需要歸檔做出一個大致的判斷。因此，這一判斷也稱為文書檔案收集環(huán)節(jié)的前端鑒定。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員需要按照文件實際的形成、流轉(zhuǎn)以及存檔的整個過程，對文書檔案進行歸檔工作，并且對文件資料進行進一步的鑒別，以確保收集后的文件資料齊全完整、真實準確，能夠在后續(xù)發(fā)揮出較大的作用。

4.2 文書檔案歸檔環(huán)節(jié)的鑒定

在文書檔案的歸檔環(huán)節(jié)鑒定工作中，檔案管理人員移交文件資料也是文件成為檔案的一個重要環(huán)節(jié)。在工作中，檔案管理人員需要根據(jù)有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定，特別是文書檔案歸檔范圍的規(guī)定確認文書檔案是否需要歸檔，并且是否能夠符合立卷標準，移交手續(xù)是否完備。通過工作人員鑒定，確認檔案符合歸檔標準的，才可以對檔案進行接收，否則需要提出整改意見和建議。

4.3 文書檔案保管環(huán)節(jié)的鑒定

在文書檔案保管的時候開展鑒定工作，需要對于檔案管理的實際利用安全性進行鑒定。鑒定人員首先應(yīng)對館藏的檔案信息資源能夠充分掌握，并且定期到庫房查看檔案資源，以確保檔案的保存環(huán)境能夠符合于檔案保管的實際要求。在檔案管理工作中，應(yīng)加強對電子文書檔案以及數(shù)字化文書檔案的安全工作的重視度。工作中還應(yīng)注意文書檔案在借閱時的手續(xù)，是否能夠符合借閱規(guī)定，以及借閱者所持的手續(xù)是否符合密級檔案的借閱規(guī)定，以確保文書檔案信息的安全保密。

4.4 文書檔案到期時的鑒定

在文書檔案保管期限到期之后，需要對到期的檔案進行價值鑒定，以確保其是否有保存利用價值，是否需要繼續(xù)保管，并且對一些涉密的文書檔案，要確定檔案是否需要解密。工作中應(yīng)加強對檔案保存價值的鑒定判斷，避免出現(xiàn)不必要的損失。應(yīng)通過到期檔案鑒定工作的開展，逐步減輕館藏文書檔案保管壓力，進一步優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，形成檔案接收、保管、利用和處置的良性循環(huán)。

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作者簡介：曾德宏（1978— ），中國工程物理研究院科技信息中心館員。