曾嫣妍

市場經(jīng)濟(jì)制度下，各行各業(yè)對人才管理的需求不斷加劇，檔案管理在人才的選拔與晉升方面起到了重要作用。因此，針對檔案管理工作的效率和進(jìn)程起到直接影響是檔案管理的效果以及工作人員的穩(wěn)定發(fā)展。這就需要提高檔案管理人員的文化水平以及業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案管理工作本身的合理化和科學(xué)化，幫助企業(yè)培養(yǎng)更多的管理人才，從而為企業(yè)的健康發(fā)展提供保障。

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)模在不斷壯大，大多數(shù)企業(yè)都加強(qiáng)了對檔案管理的重視，并且設(shè)立了相應(yīng)的管理部門。同時(shí)，企業(yè)人才的信息檔案在此基礎(chǔ)上也在不斷增多，檔案工作管理水平也在不斷提升與發(fā)展，這就要求檔案管理人員要加強(qiáng)對此工作的重視，強(qiáng)化自己的綜合素質(zhì)，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮檔案管理部門在企業(yè)管理與發(fā)展中的作用，積極配合企業(yè)開展工作的需求，在日益發(fā)展和競爭的社會(huì)關(guān)系當(dāng)中，幫助企業(yè)提升管理能力，發(fā)展企業(yè)的自身優(yōu)勢，壯大企業(yè)的人才隊(duì)伍，增強(qiáng)企業(yè)的競爭實(shí)力，通過提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平來提升檔案管理工作的科學(xué)化進(jìn)程，提高檔案管理工作的效率，為企業(yè)在人才選拔方面打下基礎(chǔ)。

提升檔案管理人員素質(zhì)的重要性

提高檔案管理工作的質(zhì)量

在新時(shí)代背景下，企業(yè)的工作人員不斷增長，企業(yè)效益也逐漸增長，對人才的管理水平和利用水平也在不斷提升，檔案管理部門的工作在企業(yè)的發(fā)展過程中逐漸受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視，通過不斷吸收先進(jìn)的管理手段，推動(dòng)檔案管理部門的信息化建設(shè)，都大大增加了企業(yè)檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。但是無論利用多么先進(jìn)的技術(shù)與科技，都需要經(jīng)過檔案管理人員進(jìn)行操作，因此檔案管理部門工作要不斷提升檔案管理本身的綜合能力，增強(qiáng)檔案管理人員的工作效率和工作意識，加強(qiáng)檔案管理人員的思想建設(shè)，通過與信息技術(shù)想結(jié)合的管理模式，才能真正推動(dòng)檔案管理工作的管理水平和管理質(zhì)量。

形成專業(yè)的管理體系

當(dāng)前，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)能力，不僅可以為檔案管理體系的建設(shè)提供基礎(chǔ)，還可以提高檔案管理人員的思想觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式下的舊思想，將檔案管理工作的工作內(nèi)容與工作流程都嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行管理和開展。加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展，對企業(yè)人員的檔案信息進(jìn)行歸納和整理，為企業(yè)調(diào)用人才檔案信息做好充足的準(zhǔn)備，節(jié)約調(diào)用人才信息檔案所需要花費(fèi)的時(shí)間，從而提升檔案管理工作的工作效率與工作質(zhì)量，形成專業(yè)的管理體系，提升企業(yè)管理人才信息的水平，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展和科學(xué)化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力和競爭力，樹立企業(yè)在社會(huì)上的良好形象。

檔案管理工作的現(xiàn)狀

對檔案管理工作不重視

企業(yè)要想在當(dāng)前社會(huì)背景下穩(wěn)定發(fā)展，需要重視對人才的培養(yǎng)和管理。然而，人才檔案信息管理工作卻沒有得不到企業(yè)的重視，甚至對檔案管理部門工作存在錯(cuò)誤的了解和認(rèn)知，單純認(rèn)為檔案管理部門就是存放企業(yè)工作人員信息檔案的地方，檔案管理人員根本無需進(jìn)行工作。導(dǎo)致企業(yè)對人才管理與培養(yǎng)受到限制，對人才的價(jià)值與利用不合理，從而導(dǎo)致資源浪費(fèi)，阻礙了企業(yè)的發(fā)展和成長。

檔案管理人員的綜合實(shí)力不強(qiáng)

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在市場的競爭當(dāng)中，不斷吸收和選取人才加入企業(yè)的建設(shè)團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致了企業(yè)人才檔案的增多，增加了企業(yè)檔案管理部門的工作量，檔案管理人員本身的綜合實(shí)力不強(qiáng)，對檔案管理工作的工作意識和工作態(tài)度還停留在企業(yè)發(fā)展之前，導(dǎo)致檔案管理部門的工作效率低下，無法及時(shí)處理人才信息檔案，知識檔案管理部門的工作效率與工作質(zhì)量低下，阻礙了企業(yè)的成長和發(fā)展，在管理人才方面也受到了極大的影響，限制了企業(yè)本身的發(fā)展前景。

信息化建設(shè)落后

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息技術(shù)不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被信息技術(shù)取代，但由于大部分企業(yè)對檔案管理部門工作的不重視，沒有在檔案管理中投入資金，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理部門的信息化建設(shè)滿足不了實(shí)際的工程要求，科學(xué)管理也不到位，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，極大地影響了企業(yè)對人才檔案管理的水平和管理質(zhì)量，傳統(tǒng)的檔案管理模式使企業(yè)的人才檔案受到損壞或者丟失，更不利于企業(yè)調(diào)用與查看檔案信息，檔案失去利用價(jià)值，從而阻礙了人才的發(fā)展，對企業(yè)的發(fā)展也起到一定的阻礙作用。

沒有理論體系作為指導(dǎo)

在企業(yè)的發(fā)展過程中，一些領(lǐng)導(dǎo)和管理者為了獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，忽視了對檔案管理工作，長此以往，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作熱情不高。再加上沒有完善的規(guī)章制度約束檔案管理人員，也沒有相應(yīng)的管理理論指導(dǎo)檔案管理工作，所以在檔案管理的過程中，極容易因?yàn)闄n案管理人員操作不規(guī)范，導(dǎo)致對人才信息檔案的管理不到位，從而阻礙了人才的晉升和發(fā)展。

檔案管理科學(xué)化的主要策略

重視檔案管理工作

雖然大部分的企業(yè)都開展了檔案管理工作，但是受到以前管理理念的影響，部分領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對此項(xiàng)工作并不重視。因此，需要從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，檔案管理工作是對企業(yè)的人才信息檔案進(jìn)行管理，而不是單純的將公司人員的檔案進(jìn)行存放，毫無技術(shù)含量的工作。加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)知，并提高對檔案管理工作人員的重視，從上到下進(jìn)行思想觀念的轉(zhuǎn)變，并正確認(rèn)識與了解人才檔案對企業(yè)發(fā)展和成長的作用，對人才檔案進(jìn)行充分的認(rèn)識，了解人才檔案的價(jià)值，在企業(yè)的管理個(gè)發(fā)展過程中充分利用人才，將人才的價(jià)值發(fā)揮到最大化，以確保企業(yè)的人才資源，得到充分利用，提供人才發(fā)展的空間，為企業(yè)的發(fā)展起到推動(dòng)作用，為檔案管理的科學(xué)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，還需要不斷推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)進(jìn)程，為人們的生活提供更多便利。

開展檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)

檔案管理人員是工作中的主體，為了更好地強(qiáng)化工作效果，需要加強(qiáng)對檔案管理人員素質(zhì)的要求，在選取檔案管理人員時(shí)，要提高檔案管理人員的要求，盡量選取高質(zhì)量、高素質(zhì)的管理人才，要求不僅能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，還能對檔案管理工作的日常規(guī)劃提供基礎(chǔ)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其次，要對檔案管理人員進(jìn)行全方位的職業(yè)培訓(xùn)，改革創(chuàng)新培訓(xùn)模式和培訓(xùn)內(nèi)容，以提高檔案管理人員的綜合能力為內(nèi)容，加強(qiáng)對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，將檔案管理工作的理論與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)模式，通過實(shí)際工作，深化檔案管理人員的理論知識，并讓檔案管理人員熟悉檔案管理工作的工作流程，加強(qiáng)檔案管理人員與檔案管理工作的融合，使管理人員盡快的融入工作崗位中，提高檔案管理工作的工作效率，為企業(yè)科學(xué)化、合理化的管理人事檔案資料，為企業(yè)在人才管理與人才選拔方面奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。

推動(dòng)檔案管理部門的信息化建設(shè)

推動(dòng)檔案管理部門信息化建設(shè)程度，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并投入資金成本，改變傳統(tǒng)檔案的管理模式，用科技信息技術(shù)替換傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，改變檔案“堆積如山”“雜亂無章”的情況，提高檔案的利用效率，企業(yè)要將信息技術(shù)與檔案管理部門的工作進(jìn)行結(jié)合，創(chuàng)新管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才，創(chuàng)建屬于企業(yè)發(fā)展文化的檔案信息管理系統(tǒng)，方便企業(yè)整合和管理各部門的工作人員的檔案信息，并進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)格進(jìn)行編碼存儲(chǔ)，方便后期進(jìn)行查閱調(diào)取檔案文件，節(jié)省調(diào)取檔案所需要的時(shí)間，通過檔案管理的信息化建設(shè)，可以節(jié)省出大量的有限地方并進(jìn)行綜合利用，為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約成本的投入，并有效提升檔案管理人員的工作效率，利用信息技術(shù)確保錄用檔案信息的效率與準(zhǔn)確性，也能確保人才檔案信息的保存情況，提高檔案管理部門的工作質(zhì)量和工作效果。

建立相應(yīng)的規(guī)章制度

企業(yè)要建立相關(guān)的規(guī)章制度來規(guī)范企業(yè)檔案管理部門的工作，利用制度對檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行有效的約束，端正檔案管理人員的工作態(tài)度與規(guī)范工作行為，避免發(fā)生因?yàn)闄n案管理人員的工作疏忽，在抄錄檔案時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況。

企業(yè)還要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，完善制度體系，將責(zé)任落實(shí)到每位工作人員的頭上，加強(qiáng)對工作人員的檔案信息管理，積極采取措施，減少檔案管理人員出錯(cuò)等情況的發(fā)生，完善管理體系，以科學(xué)化的管理理論作指導(dǎo)，可以指導(dǎo)檔案管理人員開展相關(guān)的管理工作，加強(qiáng)管理人員檔案管理信息化和科學(xué)化的重視，提高對不同檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)各檔案管理部門之間的溝通，強(qiáng)化各個(gè)部門之間的合作關(guān)系，創(chuàng)建良好的工作環(huán)境，從而增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，加強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力，提升企業(yè)在市場當(dāng)中的競爭力與影響力。

結(jié) 語

新時(shí)代下，以前的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前事業(yè)發(fā)展的要求，需要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，強(qiáng)化工作人員的綜合素質(zhì)，在檔案管理人員的發(fā)展特點(diǎn)出發(fā)，開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的檔案管理和服務(wù)意識，幫助他們樹立一個(gè)正確的工作態(tài)度，強(qiáng)化檔案管理人員的自身建設(shè)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識，實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的信息化管理，進(jìn)而不斷提高檔案管理人員的工作能力，提高企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)在發(fā)展中取得優(yōu)勢。

（長沙市軌道交通運(yùn)營有限公司）

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