方三華， 劉 麗， 洪曉黎， 楊文娟， 李艷偉

（浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院公共技術(shù)平臺，杭州310058）

0 引 言

在國家先后出臺《2004～2010年國家科技基礎(chǔ)條件平臺建設(shè)綱要》《國家中長期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006～2020）》《國務(wù)院關(guān)于國家重大科研基礎(chǔ)設(shè)施和大型科研儀器向社會開放的意見》等指導(dǎo)性綱要和意見后［1-3］，國內(nèi)眾多高校和科研院所，特別是“211工程”和“985工程”建設(shè)學(xué)校紛紛建立了大型儀器共享平臺［4-5］。隨著計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大型儀器預(yù)約逐漸從紙質(zhì)化向電子化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變?；谛畔⒒?、網(wǎng)絡(luò)化的大型儀器預(yù)約系統(tǒng)的建立，極大便利用戶了解和預(yù)約使用大型儀器，顯著提高了儀器的使用效率和平臺的管理效率，有力推動了大型儀器的開放共享，這也是部分高校在科技部和財政部組織的大型儀器開放共享考核中獲得優(yōu)秀的重要原因之一［6］。因此，建立和完善大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)是推動大型儀器開放共享的重要載體。

大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)是平臺建設(shè)的重要內(nèi)容。醫(yī)學(xué)院公共技術(shù)平臺有7個分平臺（成像分平臺、生化與分子醫(yī)學(xué)分平臺、組織形態(tài)學(xué)分平臺、神經(jīng)科學(xué)研究所分平臺、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)研究院分平臺、斑馬魚分平臺、蛋白質(zhì)純化分平臺），分平臺儀器分布在醫(yī)學(xué)院各個樓宇和房間，因此，平臺非常重視大型儀器預(yù)約系統(tǒng)建設(shè)，在借鑒其他共享平臺預(yù)約系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗基礎(chǔ)上，經(jīng)過多年實踐和不斷創(chuàng)新，建成了符合平臺特點、滿足各個分平臺需求的網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)，提高了平臺管理和儀器使用效率，節(jié)省了人力成本，實現(xiàn)減員增效目標(biāo)。現(xiàn)從儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計和工作流程、功能模塊的優(yōu)化和提升、問題和展望等方面進行詳細闡述，分享平臺的一些實踐經(jīng)驗，共同探討大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。

1 網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計和工作流程

醫(yī)學(xué)院平臺大型儀器預(yù)約系統(tǒng)經(jīng)歷紙質(zhì)化、半信息化和信息化發(fā)展階段。在紙質(zhì)化和半信息化階段，在大型儀器共享管理方面遇到了很多問題，也積累了很多關(guān)于共享平臺信息化建設(shè)的想法［7-8］。在后期的信息化建設(shè)中，逐步把這些想法變成了現(xiàn)實，建成了滿足各個分平臺需求的大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)。

1.1 網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計

首先，分析了“誰”關(guān)心和使用網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)，將角色分為單位領(lǐng)導(dǎo)、儀器組長、儀器管理員、導(dǎo)師和普通用戶；其次，分析各個角色的需求，設(shè)計網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的功能，比如儀器管理、儀器預(yù)約、儀器使用、儀器培訓(xùn)考核、計費、統(tǒng)計報表和申訴等功能；然后，將各個功能模塊進行不同組合，形成不同的登錄后界面，以滿足各個角色的個性化需求，使各個角色的工作更加便利和高效。未登錄系統(tǒng)的瀏覽者統(tǒng)稱為訪客，登錄系統(tǒng)的角色有普通用戶、導(dǎo)師、儀器管理員和超級管理員。

1.2 網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的工作流程

預(yù)約系統(tǒng)工作流程見圖1，所有用戶包括導(dǎo)師均必須進行網(wǎng)上注冊，填寫電子郵件、辦公電話、單位等必要信息。經(jīng)管理員審核通過生成用戶賬號，然后加入課題組和設(shè)置付款賬號。一般將導(dǎo)師賬號設(shè)為課題組和付款賬號，學(xué)生加入到課題組并將導(dǎo)師賬號設(shè)為付款賬號。激活賬號后將賬號綁定IC卡（校園卡公交卡等），此時即可使用賬號預(yù)約平臺所有儀器。該系統(tǒng)將用戶分為未授權(quán)用戶、普通用戶和資深用戶。參加上機培訓(xùn)且取得獨立操作資格的用戶為資深用戶，資深用戶預(yù)約使用儀器無時間限制，也無需審核，對于資深用戶來說，平臺提供了365 d／24 h全面開放服務(wù)。生效的預(yù)約將和門禁和儀器終端關(guān)聯(lián)，用戶可以在預(yù)約時段刷開門禁和開機使用儀器，使用結(jié)束后可以將數(shù)據(jù)上傳至服務(wù)器，然后刷卡下機。數(shù)據(jù)保存在平臺服務(wù)器，用戶可以隨時登錄自己的賬號下載。

圖1 儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)工作流程

2 功能模塊的優(yōu)化和提升

經(jīng)過I期建設(shè)，初步建立了大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)，實現(xiàn)儀器信息展示、預(yù)約、使用、維護、數(shù)據(jù)下載和統(tǒng)計、計費等一體化管理；在II期建設(shè)中，對儀器預(yù)約使用、儀器收費設(shè)置、儀器報表等模塊進行優(yōu)化，并新增培訓(xùn)和考核、配件管理、儀器電子檔案等模塊，大大拓展和優(yōu)化了網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)功能。

2.1 規(guī)范用戶預(yù)約使用儀器

網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的建立，極大便利了用戶預(yù)約使用儀器，提高了儀器使用效率，但也存在部分用戶預(yù)約后缺席、遲到或占用他人預(yù)約時間等行為，影響了平臺運轉(zhuǎn)效率，目前尚未見其他共享平臺報道此類事件的信息化解決方案［9-10］。為此，進行了充分調(diào)研和討論，并確定采用網(wǎng)上設(shè)置用戶信用分、失約扣費和自動發(fā)送導(dǎo)師郵件等信息化手段，規(guī)范用戶預(yù)約使用儀器。每位用戶起始信用分是80分，失約一次將扣除信用分6分，擠占他人預(yù)約時段扣除信用分4分，儀器使用時間短于預(yù)約時間50%扣除信用分2分，如約實驗獎勵信用分每次1分，用戶最高分為100分，資深資格用戶信用分低于70分將降為普通資格，失去隨時預(yù)約使用儀器便利和資格；普通資格用戶信用分低于60分將降為未授權(quán)用戶，并列入黑名單，列入黑名單的用戶將不能預(yù)約使用儀器或支付雙倍費用。另外儀器失約將收取失約費，并直接給導(dǎo)師（付款賬戶）發(fā)郵件，導(dǎo)師將協(xié)助平臺杜絕或減少學(xué)生的失約行為。通過上述信息化手段，平臺管理人員和導(dǎo)師聯(lián)動，有效減少失約、遲到或占用他人預(yù)約等行為，保證了預(yù)約系統(tǒng)高效運轉(zhuǎn)，提高了儀器的使用效率。

2.2 收費折扣設(shè)置和儀器專項預(yù)約

在大型儀器共享平臺建立前，許多大型儀器分散在學(xué)科系實驗室、各類重點實驗室甚至課題組個人實驗室。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，這些儀器普遍存在共享程度不高或沒有共享，儀器的使用效率低［11］，另外，因為后期沒有維修基金支持，導(dǎo)致儀器的閑置，造成資源的極大浪費。為了吸引這些單位和課題組將儀器掛靠在共享平臺，在預(yù)約系統(tǒng)引入收費折扣和儀器專項預(yù)約模塊。收費折扣設(shè)置有兩種情況，①對于課題組設(shè)置折扣，如某一臺大型儀器是課題組掛靠在共享平臺，那么該課題組用戶使用該儀器可給予折扣設(shè)置，如果免費使用，將折扣設(shè)成100%；②設(shè)置儀器折扣，將對所有使用該儀器的用戶按一定折扣收費，常用于特殊時期給予用戶折扣優(yōu)惠。專項預(yù)約是指設(shè)置特定的時間給某一個或某些課題組使用，其他時間開放預(yù)約，保證提供儀器的單位或課題組有專項預(yù)約時間段。通過這些措施，已吸引一些重點實驗室或課題組將儀器掛靠共享平臺，既保證了這些實驗室或課題組用戶便利使用，也促進了這些大型儀器開放共享，顯著提高了這些儀器的共享率和使用效率，減少儀器的閑置率。

2.3 大儀網(wǎng)導(dǎo)入模塊

為了促進大型儀器開放共享，各級主管部門建立了相應(yīng)的共享平臺，如浙江大學(xué)大型儀器共享平臺、浙江省大型科學(xué)儀器設(shè)備協(xié)作共用平臺、科研設(shè)施與儀器國家網(wǎng)絡(luò)管理平臺［12］。為了實現(xiàn)垂直管理，一般需要下級單位共享平臺的數(shù)據(jù)能上傳至上級單位共享平臺，但目前存在上下級單位共享平臺的數(shù)據(jù)模式不一致的現(xiàn)實問題，無法直接上傳下級單位導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，必須進行模式轉(zhuǎn)換。為此，在統(tǒng)計報表功能模塊，新增大儀網(wǎng)導(dǎo)入模塊，將學(xué)院的儀器工作量數(shù)據(jù)進行模式轉(zhuǎn)換，確保導(dǎo)出的數(shù)據(jù)就能直接上傳到上級主管部門的共享平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的上報和分享，大大節(jié)省數(shù)據(jù)處理時間，提高了管理員工作效率。

2.4 培訓(xùn)和考核

大型儀器共享平臺不僅支撐科研單位的科學(xué)研究，而且承擔(dān)研究生的實驗技能培訓(xùn)和提升［13］，因此，在網(wǎng)站預(yù)約系統(tǒng)增加了培訓(xùn)和考核模塊。管理員可以發(fā)出教學(xué)和培訓(xùn)預(yù)約，并設(shè)置報名人數(shù)；用戶可以隨時報名儀器的培訓(xùn)和考核。平臺所有培訓(xùn)、教學(xué)和講座信息將以日歷形式展示在預(yù)約網(wǎng)站，不同顏色顯示信息代表不同狀態(tài)，如已報名的培訓(xùn)、報名已滿的培訓(xùn)以及報名未滿的培訓(xùn)等信息，用戶可以根據(jù)自己的時間和需求報名。用戶參加某一儀器的培訓(xùn)后，就成為該儀器的普通用戶，以后在工作時間內(nèi)預(yù)約儀器就自動生效。普通用戶在儀器管理員的指導(dǎo)下使用儀器10～20 h，可以參加資深用戶資格考核，考核通過后就成為該儀器的資深用戶，資深用戶可以在非工作時間預(yù)約使用儀器，并且還享受一定的費用折扣。平臺還對每一臺大型儀器都錄制了培訓(xùn)視頻，并上傳至網(wǎng)站，用戶遇到儀器使用問題時，可以實時在線觀看儀器的操作及注意事項。對于一些簡單的儀器，觀看視頻也作為一種培訓(xùn)手段，實現(xiàn)培訓(xùn)便利化和形式多樣化。

2.5 配件信息化管理

平臺部分儀器有許多重要配件，如高速或超速離心機有很多不同型號的轉(zhuǎn)子，高級顯微鏡（包括激光共聚焦顯微鏡和超分辨顯微鏡）配置了多種類型的物鏡（如水鏡和油鏡），行為學(xué)實驗室的曠場、高架十字迷宮、Y迷宮等配件。用戶在使用這些儀器時，需選用不同的配件以滿足各自的實驗需求，這些配件一般放在儀器周邊，但如果不規(guī)范管理，也有丟失等風(fēng)險［14］，平臺曾經(jīng)出現(xiàn)離心機轉(zhuǎn)子被用戶私自拿走影響其他用戶使用的事故。為了安全、便捷、有效管理重要配件，將配件放在防潮柜或其他專用柜子中，將柜子裝上“門禁”，并和相應(yīng)儀器的預(yù)約關(guān)聯(lián)。只有預(yù)約了儀器，才能打開存放該儀器配件的柜子，實現(xiàn)配件使用與預(yù)約信息關(guān)聯(lián)，有效督促學(xué)生規(guī)范使用儀器配件，同時解決了配件使用沖突問題。

2.6 建立儀器電子檔案

為了實現(xiàn)大型儀器的全流程管理，預(yù)約系統(tǒng)新增儀器電子檔案模塊，檔案模塊由儀器基本信息、采購資料、驗收資料、維修資料和報廢資料等組成。采購資料包括采購前儀器調(diào)研相關(guān)資料、平臺審批文件和會議紀要、上級主管部門的會議紀要、論證會議紀要、論證意見審批表、論證報告、進口用途說明和技術(shù)參數(shù)、招標(biāo)公示文件和技術(shù)協(xié)議書、外貿(mào)合同和免稅表等；驗收資料包括發(fā)票掃描件、儀器照片、安裝驗收記錄和驗收結(jié)果報告等；維修資料包括平臺審批文件和會議紀要、維修申請表、儀器維修合同和報告、維修發(fā)票等；報廢資料包括平臺審批文件和會議紀要、報廢論證文件、報廢單等。在建立大型儀器調(diào)研、論證、招標(biāo)、安裝、驗收、維修、報廢等規(guī)范化流程基礎(chǔ)上，收集并上傳相關(guān)資料到儀器共享系統(tǒng)，建立儀器的電子檔案，實現(xiàn)儀器信息化和智能化管理，提高大型儀器管理效率。

3 建設(shè)成效

通過設(shè)置用戶信用分、失約扣費和自動發(fā)送導(dǎo)師郵件等手段規(guī)范用戶預(yù)約使用儀器；通過對特定課題組設(shè)置收費折扣和儀器專項預(yù)約，吸引一些重點實驗室或課題組將儀器掛靠到共享平臺，提高這些儀器的共享率和使用效率；通過在統(tǒng)計報表中設(shè)置大儀網(wǎng)導(dǎo)入，將預(yù)約網(wǎng)站數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成學(xué)?；蚴〖壔驀壹壌笮蛢x器網(wǎng)站模式，順利實現(xiàn)數(shù)據(jù)的對接；通過新增培訓(xùn)考核模塊，實現(xiàn)培訓(xùn)考核信息化管理，有效提升了培訓(xùn)效率；通過新增配件信息化管理模塊，既保證了儀器重要配件的安全管理，也解決了配件使用沖突問題；通過新增儀器電子檔案模塊，實現(xiàn)大型儀器全流程管理，提高大型儀器管理效率。因此，通過這些功能模塊的優(yōu)化和提升，學(xué)院對絕大多數(shù)平臺儀器實現(xiàn)了信息化管理，大大提高了平臺管理和儀器使用效率，推動了大型儀器的開放共享，同時節(jié)省了人力成本。2019年，平臺服務(wù)機時數(shù)、服務(wù)PI數(shù)、服務(wù)用戶數(shù)和測試收入分別達154 095 h、460個、2 253個和840萬元，和2018年相比分別增長33%、11%、14%和6.5%，而平臺的技術(shù)人員數(shù)從2018年31人減少為23人，實現(xiàn)了減員增效目標(biāo)。2019年，上線大型儀器培訓(xùn)視頻49個，首次開展在線培訓(xùn)服務(wù)，極大便利研究生學(xué)習(xí)大型儀器操作，提高了培訓(xùn)效率。2019年開展理論講座33次，上機培訓(xùn)1 206場，培訓(xùn)了4 108人次，取得資深用戶資格人數(shù)達1 424人。

4 問題和展望

通過I、II期建設(shè)，基本建成了符合醫(yī)學(xué)院平臺特點、滿足各個分平臺需求的大型儀器網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)，但在測試費繳納、績效考核信息化、用戶評價體系和技術(shù)交流等方面還存在不足，需要繼續(xù)優(yōu)化和提升。

（1）測試費繳納應(yīng)便捷直通。平臺測試費繳納需要整理報銷材料、單位財務(wù)處報銷和預(yù)約系統(tǒng)充值核銷等3個步驟。雖然，對于課題組賬單、費用充值核銷等模塊進行了優(yōu)化，用戶操作更簡單，但仍然需要兩次登錄預(yù)約管理系統(tǒng)、一次登錄學(xué)校財務(wù)報銷系統(tǒng)以及去財務(wù)處遞交材料等操作才能完成測試費繳納，增加了很多人力成本，也不符合“最多跑一次”理念。據(jù)報道南開大學(xué)已將預(yù)約網(wǎng)站的計費模塊和學(xué)校財務(wù)報銷系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了費用的直接轉(zhuǎn)賬［15］。對此，將借鑒南開大學(xué)經(jīng)驗，通過實驗室和設(shè)備管理處，和學(xué)校財務(wù)處進行充分交流和溝通，說服其開放接口，將預(yù)約管理系統(tǒng)對接學(xué)校財務(wù)報銷系統(tǒng)，用戶能夠?qū)崿F(xiàn)直接轉(zhuǎn)賬，完成平臺測試費繳納，節(jié)省人力，提高效率。

（2）盡快實現(xiàn)績效考核信息化。通過優(yōu)化和升級，預(yù)約管理系統(tǒng)統(tǒng)計報表提供了非常全面的儀器工作量統(tǒng)計，包括儀器機時、服務(wù)次數(shù)、樣本數(shù)、用戶數(shù)、PI組數(shù)和儀器測試費用等，也能導(dǎo)出管理員組織的儀器培訓(xùn)和考核數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)已用于線下的年終總結(jié)和績效考核，但仍然沒有建立網(wǎng)上績效考核模塊，績效考核信息化水平不高。對此，將充分討論和確定平臺績效考核標(biāo)準，上傳論文、課題、專利、獲獎等成果信息。根據(jù)成果信息以及預(yù)約系統(tǒng)中的儀器工作量、培訓(xùn)考核、用戶評價等數(shù)據(jù)，自動測算儀器管理員的績效考核成績，實現(xiàn)績效考核的信息化管理。

（3）增設(shè)用戶評價體系。大型儀器共享平臺的宗旨是為科研教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和專業(yè)的技術(shù)服務(wù)，因此，服務(wù)質(zhì)量評價非常重要，其中用戶評價是重要的一環(huán)［16］。增設(shè)用戶評價體系將擴展網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)的功能，監(jiān)督儀器管理員工作，改善和提升儀器管理員的服務(wù)水平，為年終總結(jié)和績效考核提供數(shù)據(jù)。

（4）增設(shè)平臺技術(shù)交流模塊。目前，共享平臺主要通過舉辦技術(shù)講座、教學(xué)和培訓(xùn)等方式傳授實驗技術(shù)，基本是單向的，用戶有問題也是直接向儀器管理員咨詢，缺少用戶之間的交流。平臺設(shè)想在網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)為每臺儀器增設(shè)技術(shù)交流模塊，讓預(yù)約使用這臺儀器所有用戶可以交流和這臺儀器相關(guān)的所有技術(shù)。儀器管理員可以上傳一些和本臺儀器相關(guān)的技術(shù)文獻，供用戶查閱和學(xué)習(xí)，也可以和用戶一起探討儀器已有和尚未使用的功能以及需要升級和開發(fā)的功能，建立儀器管理員和用戶以及用戶之間良好的交流平臺，提升管理員和用戶的技術(shù)水平，提高共享平臺的服務(wù)能力和水平。