孫建亭

信息技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)社會(huì)生產(chǎn)、生活產(chǎn)生了巨大影響。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代下，變革與更新是每個(gè)行業(yè)都在推進(jìn)的重要任務(wù)，檔案管理作為社會(huì)發(fā)展中的重要組成部分，應(yīng)該以更加高效、便捷、準(zhǔn)確的工作方式提高檔案管理質(zhì)量與效率。本文以提高信息素養(yǎng)認(rèn)知，加強(qiáng)信息隊(duì)伍建設(shè);發(fā)揮人員主觀(guān)能動(dòng)，開(kāi)發(fā)利用檔案資源;強(qiáng)化檔案安全管理，確保檔案資料安全;強(qiáng)化檔案指標(biāo)建設(shè)，完善考核管理體系為主要論據(jù)，致力于探索中職院校檔案管理工作的創(chuàng)新模式。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代有跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人性、開(kāi)放生態(tài)、連接一切六個(gè)特征。中職檔案管理在此背景下，不僅要實(shí)施信息化建設(shè)，還要在檔案管理工作中突出創(chuàng)新性，才能夠在時(shí)代中拔得頭籌。筆者為中職學(xué)校的檔案管理工作提出如下建議。

一、提高信息素養(yǎng)認(rèn)知，加強(qiáng)信息隊(duì)伍建設(shè)

作為中職學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，其檔案管理的重要性不言而喻。在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理部門(mén)中，工作人員的年齡普遍偏大，工作內(nèi)容只是對(duì)學(xué)校信息的收集、分類(lèi)、存儲(chǔ)，既不需要有專(zhuān)業(yè)的技能，也不需要為學(xué)校的發(fā)展出謀劃策，因此很多人將該工作稱(chēng)之為“養(yǎng)老工作”，然而這是非常錯(cuò)誤的認(rèn)知。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，一切都朝著信息化方向發(fā)展，工作人員必須具備一定的素養(yǎng)，才能夠跟上工作發(fā)展的腳步，否則很容易呈現(xiàn)“外表信息化，內(nèi)里傳統(tǒng)”的狀態(tài)，導(dǎo)致信息化建設(shè)的發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙。基于上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，檔案管理工作人員一定要具有信息素養(yǎng)，只有建立檔案管理的信息化隊(duì)伍，才能夠確保檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

領(lǐng)導(dǎo)層作為檔案管理工作的決策者，首先要轉(zhuǎn)變自身的思想，具有信息化建設(shè)的觀(guān)念，并意識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作與日常行政管理進(jìn)行掛鉤，創(chuàng)新并加強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，提高檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)是根本前提，為此可以有計(jì)劃、有針對(duì)性地組織檔案管理人員進(jìn)行信息化交流培訓(xùn)，不僅要向?qū)W生滲透檔案管理信息化建設(shè)的重要性，還要教會(huì)學(xué)生使用信息化設(shè)備開(kāi)展工作。

檔案管理的信息化建設(shè)要求工作人員具有較高信息素養(yǎng)，因此要引進(jìn)一些信息技術(shù)人才，為信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行日常維護(hù)，并對(duì)其他的信息技術(shù)相關(guān)工作進(jìn)行完善，幫助檔案管理工作人員順利地開(kāi)展信息化檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該通過(guò)人才招聘的方式，優(yōu)化檔案管理部門(mén)的人員結(jié)構(gòu)，同時(shí)也可以引進(jìn)一些年輕的、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作人員，為檔案管理工作的年輕態(tài)發(fā)展提供機(jī)會(huì)。

二、發(fā)揮人員主觀(guān)能動(dòng)，開(kāi)發(fā)利用檔案資源

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要求檔案資料收集更加精準(zhǔn)，并能夠?qū)n案資源進(jìn)行優(yōu)化與整合，從而促進(jìn)信息的高效傳播，為檔案管理開(kāi)辟新路徑。那么檔案管理工作人員如何才能夠更加高效地做好檔案管理工作？首先，要發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，開(kāi)發(fā)利用檔案資源。只有靈活運(yùn)用檔案管理資料，才能發(fā)揮出這些檔案的真正作用，否則這些檔案便是簡(jiǎn)單地記錄，并不能對(duì)以后的社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生影響。

眾所周知，人最大的特質(zhì)在于有自己的思想。如果只是簡(jiǎn)單地對(duì)這些檔案進(jìn)行收集與保存，會(huì)浪費(fèi)檔案資源。因此，高職的工作人員要根據(jù)學(xué)校目前的發(fā)展，結(jié)合檔案信息，進(jìn)行精準(zhǔn)地收集與整理、統(tǒng)計(jì)與分析，然后得出有效策略，為學(xué)校的良性發(fā)展出謀劃策。如，學(xué)校在發(fā)展中要明確自身特色，此時(shí)便可以讓檔案管理人員將學(xué)校的發(fā)展史進(jìn)行梳理，總結(jié)出每個(gè)時(shí)代發(fā)展所呈現(xiàn)出的特征，然后在這些個(gè)性現(xiàn)象中歸納出共性，最終得出學(xué)校自身的發(fā)展特色。

為了讓檔案管理工作人員更好地發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，學(xué)校可以定期組織學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)，將其他的成功案例分享給工作人員。如，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代自媒體發(fā)展迅速，工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)中檢索與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的信息，并將其進(jìn)行總結(jié)與梳理，然后提出學(xué)校發(fā)展的建議。再如，檔案管理工作者可以將近幾年的學(xué)生檔案信息進(jìn)行電子錄入，然后通過(guò)數(shù)字軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，挑選出比較集中的主題、關(guān)鍵詞、出現(xiàn)問(wèn)題，然后針對(duì)這些信息進(jìn)行優(yōu)化與改善，提出切實(shí)可行的教育教學(xué)建議。這樣既能夠?yàn)閷W(xué)校工作效率的提升進(jìn)行保障，也能夠發(fā)揮出檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。

三、強(qiáng)化檔案安全管理，確保檔案資料安全

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息的共享性與連接性十分龐大，學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作信息化建設(shè)時(shí)，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露、丟失等問(wèn)題，使檔案安全受到威脅。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)該強(qiáng)化檔案安全管理，確保檔案資料的安全。學(xué)校不僅要加強(qiáng)信息技術(shù)的安全問(wèn)題，還要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行責(zé)任感培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的職業(yè)道德觀(guān)念與責(zé)任感，杜絕出現(xiàn)泄露學(xué)生、教師的私密信息，避免出現(xiàn)工作人員推諉責(zé)任。

在信息技術(shù)安全問(wèn)題方面，筆者認(rèn)為，要建立完善的安全系統(tǒng)。首先，檔案管理系統(tǒng)要設(shè)置多重防火墻，并邀請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的人才進(jìn)行定期維護(hù)，杜絕出現(xiàn)信息被盜的現(xiàn)象。同時(shí)，在檔案系統(tǒng)中，也要設(shè)置訪(fǎng)客記錄，并且不允許刪除訪(fǎng)客記錄，由此便可以知道每天進(jìn)入系統(tǒng)的人員，為數(shù)據(jù)安全增加一層保護(hù)。此外，關(guān)于學(xué)校的檔案查詢(xún)，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校任職員工的崗位要求，設(shè)定查詢(xún)范圍。例如，后勤部門(mén)的員工在查詢(xún)檔案信息時(shí)，只可以查詢(xún)關(guān)于后勤的信息;任課教師在查詢(xún)學(xué)生的信息時(shí)，只可以對(duì)本班學(xué)生的信息進(jìn)行查詢(xún)。

在工作人員的職業(yè)道德培養(yǎng)方向，一定要讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性、檔案信息泄露會(huì)產(chǎn)生的后果等，從而讓工作人員意識(shí)到自己崗位所需要的職業(yè)道德與責(zé)任。在培養(yǎng)方式上，筆者選擇模擬培訓(xùn)、思想培訓(xùn)兩種方式。首先組織檔案管理工作人員參與模擬活動(dòng)。其次，要做思想培訓(xùn)，讓每一位員工都分享自己在工作崗位中獲得責(zé)任感的瞬間，并強(qiáng)化員工對(duì)工作的積極性。

四、強(qiáng)化檔案指標(biāo)建設(shè)，完善考核管理體系

為了有效地提高檔案管理工作人員的工作積極性，讓檔案管理工作更加地規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校應(yīng)該強(qiáng)化檔案指標(biāo)建設(shè)，明確檔案管理工作的責(zé)任與內(nèi)容，梳理檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)與流程，并完善考核管理體系，以獎(jiǎng)懲制度來(lái)激發(fā)工作人員的積極性，監(jiān)督工作人員的工作展開(kāi)，從而有效地提高檔案管理人員的工作主動(dòng)性與積極性。

首先，要始終保持先進(jìn)的建設(shè)態(tài)度，并提高檔案管理工作人員的工作積極性，然后要制定關(guān)于檔案管理工作人員的責(zé)任與內(nèi)容，細(xì)化每一項(xiàng)工作任務(wù)。例如，工作人員每天要根據(jù)今天收集的資料進(jìn)行反思，發(fā)揮工作人員的主觀(guān)能動(dòng)性，在此基礎(chǔ)上總結(jié)出一條有效的建議;工作人員每天都要利用信息技術(shù)設(shè)備開(kāi)展工作，并總結(jié)自身的信息技術(shù)設(shè)備操作的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，為檔案管理信息化建設(shè)提供建議;工作人員應(yīng)該在一天之內(nèi)，將相關(guān)的資料進(jìn)行收集與整理，杜絕工作拖沓。

其次，在檔案管理工作的考核制度中，學(xué)校要根據(jù)對(duì)檔案管理部門(mén)的要求，提出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度、考評(píng)制度，從而在督促工作人員積極開(kāi)展工作的前提下，對(duì)工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。例如，考評(píng)制度中，學(xué)校每個(gè)學(xué)期都要組織一場(chǎng)檔案管理部門(mén)的筆試與面試。筆試內(nèi)容為檔案管理工作各項(xiàng)基本問(wèn)題、專(zhuān)業(yè)內(nèi)容;面試則是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門(mén)的員工進(jìn)行提問(wèn)，結(jié)合學(xué)校自身的發(fā)展，讓檔案管理工作人員提出見(jiàn)解。

總之，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代促進(jìn)了各行各業(yè)的轉(zhuǎn)變與融合，中職學(xué)校的檔案管理工作創(chuàng)新模式也應(yīng)該得到學(xué)校的重視。學(xué)校應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變工作思路，提高檔案管理工作的能動(dòng)性，同時(shí)也要發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性，從先進(jìn)的信息設(shè)備、技術(shù)、制度等方面切實(shí)提高檔案管理工作的效率。