萬惠

摘 要：將檔案數(shù)據(jù)科學(xué)地納入績效考核評價管理體系儲存利用，客觀地反映出單位發(fā)展趨勢，對改進工作方式方法，能發(fā)揮不可替代性作用。相應(yīng)地數(shù)據(jù)的真實性、完整性就極其重要，對提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮著反向促進作用。本文期望以此為例，為基層單位檔案數(shù)據(jù)在績效考核擴展利用中提供一些思路。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù);績效考核;檔案管理;應(yīng)用

檔案作為歷史資料的真實記錄，在單位管理工作中發(fā)揮著依據(jù)、借鑒、參考等作用。社會越發(fā)展，檔案的價值就越發(fā)突顯。檔案作為歷史沿革的見證資料，具有唯一性和不可復(fù)制性[1 ]。當今社會對檔案信息資源需求日益增大，檔案工作已從傳統(tǒng)的實體管理方式向全信息服務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變[2 ]。大多數(shù)基層單位在收集整理儲存檔案資料時，受人力、物力和條件限制，往往只重視重要文件、資料的收集儲存，大都忽視了日后用于統(tǒng)計分析的檔案數(shù)據(jù)資料。如檔案數(shù)據(jù)匯編、工作年鑒及各種匯總報表等數(shù)據(jù)資料，都是對所屬檔案中有關(guān)生產(chǎn)、科研及其管理的重要數(shù)據(jù)信息進行匯集、整理，系統(tǒng)地揭示這些數(shù)據(jù)及其相互關(guān)系的編研成品，是檔案資料的必要組成部分。

本文結(jié)合單位日常工作中的一些作法，試述如何將匯集、整理、分析形成的有效檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用到實施績效考評方面。

1 數(shù)據(jù)檔案在績效考核中的重要作用

檔案數(shù)據(jù)就是日常工作中將離散的、混雜的各種資料通過科學(xué)分類、制表繪圖等形式整理歸類，以揭示或建立起各種數(shù)據(jù)關(guān)系，準確地反映生產(chǎn)、科研及其管理相關(guān)的內(nèi)容信息，標準化歸檔后形成規(guī)范標準的檔案數(shù)據(jù)資料?？冃Э己耸菃挝桓鶕?jù)自身特點采取與之相適應(yīng)的激勵機制管理模式，是對員工一段時間內(nèi)的工作業(yè)績、績效目標完成情況進行評定[3 ]。檔案數(shù)據(jù)以其精準高效性應(yīng)用到績效考核管理體系中，快速便捷應(yīng)用的檔案數(shù)據(jù)查詢應(yīng)用可以高效地完成績效考核任務(wù)。也可增加檔案工作對績效考核的反向督導(dǎo)。

1.1 檔案數(shù)據(jù)為績效考核提供基礎(chǔ)性材料

績效考核過程中制定的工作計劃、實施方案、程序范圍、表格樣式、技術(shù)標準、操作規(guī)程等均來自科研、文書和人事等檔案資料的支撐。作為這些檔案資料的編研成品檔案數(shù)據(jù)可提供信息量更大，內(nèi)容更豐富，使用范圍更加普遍績效考核的基礎(chǔ)性資料。檔案數(shù)據(jù)是被考核人員績效考核內(nèi)容的各項指標的重要記載和依據(jù)。這些材料是績效考核的重要憑證，是績效考核的前提和重要保障條件。

1.2 檔案數(shù)據(jù)對績效考核進行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)

對績效考核各項指標的評分標準及賦分分值均由相應(yīng)的檔案材料提供和支撐。在績效考核的過程中均由檔案數(shù)據(jù)材料進行佐證和監(jiān)督，以印證考核的真實有效。

1.3 檔案數(shù)據(jù)為建立績效考核數(shù)字化系統(tǒng)提供支持

在實際工作中，每年都有大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，以表格、圖示或數(shù)據(jù)庫等信息形式形成檔案數(shù)據(jù)匯集。利用計算機的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)與圖象處理功能，及時錄入、修改、更新相關(guān)數(shù)據(jù)，并可便捷快速查找數(shù)據(jù)，形成了新型的動態(tài)性數(shù)字式檔案管理模式。為考核系統(tǒng)提供完善、有效的數(shù)據(jù)支撐。

1.4 檔案數(shù)據(jù)可以助推績效考核的不斷完善

績效考核是一項長期的工作，是一個不斷完善和提高的過程。在實踐中要及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的不足，及時更新、完善統(tǒng)計系統(tǒng)，并逐步改進和提高檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)性和使用效率，以促進績效考核合理高效開展。

2 檔案數(shù)據(jù)管理工作存在的主要問題

2.1 對檔案數(shù)據(jù)的作用重視不夠，動力不足

存在“重文檔，輕數(shù)據(jù)”意識，認為數(shù)據(jù)檔案管理工作沒有明確要求，可有可無，認識不到檔案數(shù)據(jù)建設(shè)工作的重要性和必要性，數(shù)據(jù)檔案信息資源開發(fā)不足，造成數(shù)據(jù)檔案收集范圍不廣，不夠系統(tǒng)全面，在績效方案設(shè)計時，由于無數(shù)據(jù)支持而不得不放棄。

2.2 檔案數(shù)據(jù)材料收集分散，統(tǒng)籌不夠

在檔案材料收集方面，由于不同部門、不同崗位收集數(shù)據(jù)范圍和要求不同，部門間、人員間協(xié)調(diào)有限，造成一系列材料收集脫節(jié)斷檔或重復(fù)無用。特別是沒有形成統(tǒng)一標準化的數(shù)據(jù)資料及時登記、儲存的長效機制。這些現(xiàn)象嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)收集使用的質(zhì)量，降低了檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性，使績效考核的嚴謹性受到影響。

2.3 檔案數(shù)據(jù)管理缺乏專業(yè)性人才，整體素質(zhì)不高

檔案管理具有較高的專業(yè)性，檔案數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計、使用等均有一定的技術(shù)要求，由于受編制、崗位限制，很難保證檔案管理人員專業(yè)水平。對于龐雜繁多的基礎(chǔ)性資料，沒有專業(yè)系統(tǒng)的分析統(tǒng)計等綜合能力，難以將紛雜的大量數(shù)據(jù)提煉應(yīng)用到績效考核工作中去。

2.4 檔案數(shù)據(jù)收集的有效監(jiān)督不夠，缺乏系統(tǒng)性管控

績效考核是選拔人才、培養(yǎng)人才、營造重才用才環(huán)境的重要手段?？冃Э己藢τ诼殑?wù)調(diào)整、職稱晉升、年度考核、聘期考核、人才選拔、薪級晉升、績效兌付都具有重要參考依據(jù)或決定性作用[4 ]。受環(huán)境、主客觀因素等多方面的影響，大都難以對檔案數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計、利用等工作過程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進行全面有效監(jiān)督，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改、造假和泄漏等不良行為，致使績效考核的公正性受到質(zhì)疑。

3 績效考核檔案數(shù)據(jù)范圍的延展及應(yīng)用

績效考核目的就是堅持德才兼?zhèn)?、競爭擇?yōu)的基本原則，不“論資排輩”，破除“平衡照顧”，以公平科學(xué)合理的量化考核體系為平臺，充分保障各類人才平等參與競爭的機會和相應(yīng)權(quán)益。我單位自2001年開始，先后制定了以年度量化考核的《各級各類工作人員考核標準》、職稱評聘分開量化考核的《專業(yè)技術(shù)職務(wù)推薦晉升和聘任管理辦法》、實行職稱聘后動態(tài)管理的《專業(yè)技術(shù)人員聘期管理辦法》，通過近20年的積極探索實踐，形成了較為完整的量化考核體系，建立了按崗聘任、人崗相宜、競爭激勵的用人機制，在業(yè)務(wù)發(fā)展和學(xué)科建設(shè)上相得益彰，取得了明顯成效，得到了上級部門高度肯定和推廣。同時也反向促進了單位檔案數(shù)據(jù)管理工作的推進。