周輝
摘要:新時(shí)期隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案作為血站采供血業(yè)務(wù)的原始記錄,是確保臨床用血安全、及時(shí)、有效,保障人民身體健康的重要憑證。必須要重視血站檔案的管理工作,工作中采用新的思維、辦法、工具,來提高血站檔案管理的整體水平。只有服務(wù)管理水平的高效才能推動(dòng)采供血服務(wù)的更好開展。本文通過對(duì)血站檔案管理的意義、新時(shí)期血站檔案的特點(diǎn)及作用、新時(shí)期血站檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、新時(shí)期血站檔案管理存在的問題進(jìn)行分析,探究新時(shí)期血站檔案管理創(chuàng)新改進(jìn)措施的有效性。
關(guān)鍵詞:血站檔案管理;創(chuàng)新;探究;有效性
血站檔案管理工作十分復(fù)雜,需要相關(guān)檔案管理人員細(xì)致開展相關(guān)工作。隨著醫(yī)療服務(wù)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型,血站的檔案管理越來越受到重視。血站檔案管理在與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí),也要配合好醫(yī)療服務(wù),只有其記錄的精確,才能使其得到高效利用,血站檔案管理的現(xiàn)代化水平才會(huì)得到提高。為配合現(xiàn)代醫(yī)療工作,血站檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新思維,善于學(xué)習(xí)新技術(shù)和運(yùn)用新工具,并將其運(yùn)用到檔案管理工作,才能使用血單位和用血者得到更好的服務(wù)。
血站檔案管理的意義
檔案記錄著科學(xué)研究的過程和細(xì)節(jié),是留備查考的原始記錄[1]。新時(shí)期,檔案作為血站采供血業(yè)務(wù)的原始記錄和重要憑證,檔案質(zhì)量的高低,不僅可以體現(xiàn)一個(gè)單位的業(yè)務(wù)能力,更能反映其整體管理水平。現(xiàn)階段,隨著醫(yī)療行業(yè)各項(xiàng)法律法規(guī)的頒布,對(duì)血站業(yè)務(wù)檔案管理的要求也越來越高,大部分血站雖然采取了相應(yīng)措施,但過程中仍然存在一些問題。如何解決這些問題,是血站檔案管理人員應(yīng)該重點(diǎn)思考的。近年以來,隨著血站采供血業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,血站檔案管理工作也取得了一定成效,依據(jù)法律文件要求進(jìn)行檔案的管理,不僅使檔案管理變得更加完整,也使基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)檔案不斷規(guī)范。隨著檔案管理信息化進(jìn)程的加快,只有探索新方法、新措施、新途徑,才能改變傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)方式,最終實(shí)現(xiàn)血站檔案管理創(chuàng)新。
血站檔案的特點(diǎn)及作用
(一)新時(shí)期血站檔案的特點(diǎn)
新時(shí)期血站檔案種類繁多,包括血液采集、檢測(cè)、成分制備等業(yè)務(wù)資料,以及與獻(xiàn)血者相關(guān)的獻(xiàn)血記錄表、資料登記表和血液檢驗(yàn)表等資料,資料種類的繁多也對(duì)檔案的存儲(chǔ)提出了更高要求。新時(shí)期檔案存儲(chǔ)流程多,例如,獻(xiàn)血前需要先登記,然后再進(jìn)行血液采集、血液檢測(cè)等,每一個(gè)流程都需要確保信息的準(zhǔn)確錄入。因此,對(duì)檔案的收集、整理和歸檔提出了更高要求。新時(shí)期血站檔案保密性較強(qiáng),血站采供血資料作為后續(xù)工作開展的重要依據(jù),只有重視其收集、整理和歸檔,才能確保臨床用血的安全,同時(shí)也要注意保護(hù)獻(xiàn)血人員的隱私,對(duì)這類資料進(jìn)行保密存放。
(二)新時(shí)期血站檔案的作用分析
1.服務(wù)社會(huì)的功能
血站檔案作為采供血資料收集的源頭,具備可靠性和原始性。新時(shí)期,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,各血站的獻(xiàn)血證也隨之發(fā)展,升級(jí)為“一證一碼”。血站檔案的規(guī)范化管理服務(wù)于采供血工作[2],可以為血液的使用提供更高效和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),最終實(shí)現(xiàn)臨床用血的精準(zhǔn)服務(wù)。例如,新時(shí)期我國(guó)大部分中心血站都建立了完善的資料庫(kù),遇到稀有血型的病人,工作人員只要在資料庫(kù)中進(jìn)行檢索,就能迅速得到相同血型獻(xiàn)血人員的資料,從而為臨床用血提供保障,同時(shí)減少了治療所需時(shí)間。
2.具有參考價(jià)值
血站檔案作為記錄血站發(fā)展的重要資料,具有參考價(jià)值,可以提升血站業(yè)務(wù)水平。血站檔案中記載了不同時(shí)期血站采供血技術(shù)的發(fā)展、血液檢測(cè)技術(shù)的更新,以及每個(gè)時(shí)期獻(xiàn)血政策的不同,血站檔案為血站的發(fā)展提供了重要的信息支持。通過分析血站的檔案,可以加強(qiáng)血站的檔案管理工作。
3.具有歷史憑據(jù)功能
新時(shí)代,隨著法律的不斷普及,人們?cè)诜芍R(shí)的熏陶下有了強(qiáng)烈的維權(quán)意識(shí),在因?yàn)檩斞踩珕栴}[3]發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí),可以利用血站檔案的歷史憑據(jù)功能追溯源頭,作為劃分責(zé)任、報(bào)銷費(fèi)用和理賠的關(guān)鍵憑證。
新時(shí)期血站檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
(一)新時(shí)期血站檔案的安全建設(shè)
為了保障血站檔案資源得到充分利用,血站應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強(qiáng)信息收集、錄入、分析和匯總,以便為后續(xù)工作提供信息保障。通過完成檔案室的基本建設(shè),借助掃描儀和計(jì)算機(jī)可以加強(qiáng)血站檔案資料管理,應(yīng)遵守“十防”原則,建立獻(xiàn)血者檔案[4],保障血站檔案信息安全。記錄作為血站檔案管理中的基礎(chǔ)內(nèi)容,也是其實(shí)施前提。血站領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理意識(shí),血站領(lǐng)導(dǎo)要為血站檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)提供人力、物力、財(cái)力支持,從而為檔案管理工作的創(chuàng)新提供保障。血站應(yīng)制定符合單位實(shí)際的工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范,來加強(qiáng)對(duì)檔案的管理,避免檔案工作人員對(duì)檔案進(jìn)行篡改和銷毀,從而確保血站檔案信息的準(zhǔn)確和完整。創(chuàng)新的血站檔案管理模式,就是簡(jiǎn)化檔案信息的查詢和使用步驟,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。
(二)新時(shí)期血站檔案的精細(xì)化管理
血站保存是原始檔案資料十分重要,作為血站檔案資料功能運(yùn)用的基礎(chǔ),其缺少就無法體現(xiàn)出價(jià)值。因此,只有實(shí)現(xiàn)血站檔案的精細(xì)化管理,才能使檔案信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相融合,從而豐富自身的資源結(jié)構(gòu)。例如,將采血資料和成分檢驗(yàn)資料細(xì)化,就可以豐富血源檔案的結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)。同時(shí),為體現(xiàn)檔案管理行業(yè)的特征,使檔案管理機(jī)制載體更加豐富、內(nèi)容更加多樣,就要優(yōu)化檔案的資源結(jié)構(gòu),從而為檔案的應(yīng)用提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),
新時(shí)期血站檔案管理存在的問題
(一)缺乏完善的規(guī)章制度
規(guī)章制度的缺乏,是造成血站檔案工作發(fā)展受限的重要原因,想要提升工作質(zhì)量和效率,就必須制定完善的管理制度。當(dāng)前我國(guó)大部分血站都存在管理制度不完善的現(xiàn)象,這種現(xiàn)象造成管理不夠集中。部分單位沒有建立與檔案管理有關(guān)的規(guī)章制度,或者建立了也不符合實(shí)際,不能使其得到良好的實(shí)施。部分單位管理模式不符合實(shí)際,仍沿用傳統(tǒng)的管理模式,造成工作效率不高。規(guī)章制度的建立必須要從本單位的實(shí)際情況出發(fā),只有符合實(shí)際才能更好為檔案管理工作服務(wù)。
(二)檔案信息化管理水平低
信息化建設(shè)管理水平低,就會(huì)制約檔案工作發(fā)展。現(xiàn)階段,我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和信息化水平得到了提升。新時(shí)期,如何加快信息化建設(shè)進(jìn)程,是血站檔案管理的重點(diǎn)。血站檔案管理部門應(yīng)做好管理所需的預(yù)算工作,因?yàn)?,?jīng)費(fèi)不足,就會(huì)造成信息化建設(shè)的動(dòng)力不足。當(dāng)前,許多血站的檔案管理部門都存在設(shè)備設(shè)施落后的問題,需要大量資金購(gòu)買相關(guān)設(shè)備,只有加大相關(guān)資金投入,才能對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。擁有信息化管理設(shè)備的血站,也要重視對(duì)相關(guān)管理人員的教育培訓(xùn),只有其認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性,并將其應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中,才能物盡其用真正提高信息化建設(shè)的水平。
(三)缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)
行業(yè)發(fā)展離不開統(tǒng)一的管理。現(xiàn)階段,我國(guó)大部分血站,由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),造成了檔案不夠全面和完整。通常情況下,大部分血站都存在檔案工作人員身兼數(shù)職的情況,檔案管理工作只是他們的兼職,繁重的工作導(dǎo)致他們學(xué)習(xí)精力不足、學(xué)習(xí)熱情下降,造成他們?nèi)鄙贆n案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能。想要加強(qiáng)血站檔案管理工作,就需要相關(guān)管理部門根據(jù)實(shí)際情況制定管理標(biāo)準(zhǔn)
(四)相關(guān)檔案管理人員水平不高
檔案管理人員對(duì)管理認(rèn)識(shí)不足、管理意識(shí)淡薄、管理不夠規(guī)范,會(huì)造成自身工作效率低下,檔案公開程度不高,會(huì)影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此,血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起重視,加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的管理?,F(xiàn)階段,很多血站的檔案管理人員,都表現(xiàn)出自身專業(yè)素質(zhì)不高、理論知識(shí)掌握水平低、管理水平低等特點(diǎn)。想要提升檔案管理質(zhì)量,就必須要重視對(duì)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng),只有重視專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng),才能使血站檔案管理工作更好地開展。檔案管理人手不足,管理人員身兼數(shù)職,也使檔案管理工作開展困難。此外,專職的檔案管理人員,也由于缺乏系統(tǒng)的知識(shí)技能培訓(xùn),造成專業(yè)技能水平低。
新時(shí)期血站檔案管理的創(chuàng)新改進(jìn)措施
(一)創(chuàng)新血站檔案管理制度
新時(shí)期,血站檔案管理要求越來越嚴(yán)格,傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求,也面臨更多的挑戰(zhàn)和問題。現(xiàn)階段,血站要建立完善的檔案管理制度,是推進(jìn)血站檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,各種電子設(shè)備應(yīng)運(yùn)而生,也為檔案的信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)?,F(xiàn)階段,大部分血站檔案管理部門,都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化辦公,信息數(shù)據(jù)庫(kù)取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,將檔案儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中,也使工作人員資料檢索變得更加方便快捷。也有少部分血站,仍然采用傳統(tǒng)的信息檢索模式,如何改變傳統(tǒng)的信息檢索模式,仍然是很多血站需要思考的實(shí)際問題。對(duì)此,各血站檔案管理部門在不斷創(chuàng)新管理制度的同時(shí),也應(yīng)該嘗試改變傳統(tǒng)的信息檢索。只有各個(gè)地區(qū)的血站都根據(jù)自身的實(shí)際情況,分析討論,才能找到適合自身發(fā)展的模式。因此,血站要想創(chuàng)新檔案管理制度,離不開每個(gè)檔案工作人員的努力。
(二)血站檔案管理理念創(chuàng)新
新時(shí)期,血站的檔案工作人員只有不斷學(xué)習(xí)和研究才能創(chuàng)新管理理念。學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的血站管理經(jīng)驗(yàn),研究當(dāng)前檔案管理理念與時(shí)代發(fā)展的匹配度。檔案管理理念創(chuàng)新的過程,就是將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與血站檔案管理相結(jié)合的過程?,F(xiàn)階段,先進(jìn)的技術(shù)呈現(xiàn)出不同學(xué)科之間的交流,管理理念也具有綜合性和多樣性。因此,想要?jiǎng)?chuàng)新血站檔案管理理念,相關(guān)檔案工作人員就必須改變,只有突破傳統(tǒng)的檔案管理模式,將現(xiàn)代科技與管理工作相結(jié)合,才能解決當(dāng)前血站檔案管理出現(xiàn)的問題。血站只有加強(qiáng)檔案工作人員的技術(shù)培訓(xùn),才能借助其實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。這樣的管理方式,不僅使檔案需要的存儲(chǔ)空間變小,還可以使檔案檢索效率得到提高,創(chuàng)新的檔案管理理念是新時(shí)期提升檔案管理質(zhì)量的重要措施。
(三)加強(qiáng)檔案工作人員的綜合素養(yǎng)
新時(shí)期血站應(yīng)重視檔案工作人員的綜合素質(zhì),因?yàn)檠緳n案工作人員綜合素質(zhì)的高低決定了檔案管理工作質(zhì)量的好壞。專業(yè)素質(zhì)不高,意味著工作效率的低下;相反,專業(yè)素質(zhì)較高,能提升檔案管理工作的質(zhì)量。提高血站檔案管理人員的綜合素質(zhì),必須加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)。在實(shí)際檔案管理工作中,可以選擇一些工作能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的人。血站檔案管理人員應(yīng)能積極學(xué)習(xí)一些與血站檔案管理相關(guān)的法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)對(duì)現(xiàn)代血站檔案管理模式有自己深刻地理解,同時(shí)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理的相關(guān)知識(shí)。要做好檔案管理人員的教育培訓(xùn),確保他們掌握新知識(shí)、新理念、新技術(shù),提升血站檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)效果和能力,從而更好地提高自身的知識(shí)技能。提高血站檔案管理人員的綜合素質(zhì)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程,是血站管理人員和檔案管理人員必須重視的問題,需要不斷學(xué)習(xí)、提高、堅(jiān)持。
(四)重視檔案信息反饋
新時(shí)期血站檔案管理想要?jiǎng)?chuàng)新,就必須要重視檔案的信息反饋。信息反饋的管理工作是血站檔案管理的重要組成部分,直接影響檔案管理工作的效果。因此,一定要減少相關(guān)問題的出現(xiàn)。檔案管理工作的重點(diǎn)是檔案的實(shí)際運(yùn)用,例如,查找歷史資料,處理歷史數(shù)據(jù)等等。反饋信息管理如果出現(xiàn)問題,就會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量下降。因此,為提升血站檔案管理的實(shí)用性,就需要提升血站檔案信息反饋的質(zhì)量。加強(qiáng)血站檔案的信息反饋管理,需要相關(guān)工作人員深入了解檔案的實(shí)際情況和檔案的實(shí)際作用,確保血站檔案的高效利用。完善血站檔案信息的反饋管理,有助于提高血站檔案管理反饋信息管理的質(zhì)量,為進(jìn)一步做好血站檔案管理工作提供重要技術(shù)支撐,從而促進(jìn)新時(shí)期血站檔案管理質(zhì)量的提高。因此,加強(qiáng)血站檔案的信息反饋管理,有利于促進(jìn)血站檔案管理平穩(wěn)有序發(fā)展。
結(jié)論
綜上所述,新時(shí)期血站檔案管理創(chuàng)新需要相關(guān)工作人員深入分析血站檔案管理存在的問題,并采取相應(yīng)的創(chuàng)新改進(jìn)措施。本文闡述了當(dāng)前血站檔案管理中存在的問題,即缺乏完善的規(guī)章制度,檔案信息化管理水平低,缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),相關(guān)檔案管理人員水平不高。提出了新時(shí)期完善血站檔案管理的創(chuàng)新措施,即創(chuàng)新血站檔案管理制度,創(chuàng)新血站檔案管理理念,加強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì),重視檔案反饋信息管理。
參考文獻(xiàn)
[1]秦小欽.研究血站檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新特點(diǎn)[J].健康必讀 2020年13期,255-256頁(yè),2020.
[2]盛健,鄭克芬,宮瑾.新形勢(shì)下血站檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,No.333(04):153+155.
[3]李波,張靜涵,吳瑞霞.血站采血工作中實(shí)施細(xì)節(jié)管理的價(jià)值分析[J]. 健康大視野 2020年21期,282頁(yè),2020.
[4]莘雪梅.淺議獻(xiàn)血者檔案的管理[J].檔案天地,2020, No.319(11):39+55-56.
責(zé)編/馬銘陽