劉玉紅

摘要：學(xué)籍檔案是畢業(yè)生在高校期間取得一定學(xué)識(shí)水平的客觀記載，真實(shí)地體現(xiàn)了學(xué)生在校階段學(xué)習(xí)及綜合素質(zhì)能力方面的發(fā)展?fàn)顩r。高校學(xué)籍檔案關(guān)系到畢業(yè)生的切身利益，也是高校檔案資源的重要組成部分。本文重點(diǎn)以高校基層學(xué)籍檔案的歸檔過(guò)程為著眼點(diǎn)，分析目前高校學(xué)籍檔案管理工作所面臨的主要問(wèn)題，并提出了有關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案歸檔過(guò)程問(wèn)題建議

一、高校歸檔學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容

高校學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括了學(xué)生錄取入校的時(shí)間方式、在校期間的思想表現(xiàn)以及各科考試成績(jī)和科研成果。[1]學(xué)籍檔案的其他門(mén)類(lèi)，如新生入學(xué)登記表、報(bào)到存根、畢業(yè)生登記表等，由在校期間的所屬院系負(fù)責(zé)整理存放、定期豐富檔案內(nèi)容，畢業(yè)時(shí)由院系負(fù)責(zé)發(fā)派到相應(yīng)的人才市場(chǎng)檔案管理部門(mén)，畢業(yè)生的錄取花名冊(cè)、學(xué)籍表和成績(jī)表畢業(yè)合影照片這幾部分學(xué)籍檔案，則由學(xué)校招生處、各院系匯總，按照整理要求，統(tǒng)一立卷歸檔移交至檔案館永久保存，作為日后查證畢業(yè)生學(xué)歷真?zhèn)蔚闹匾罁?jù)性材料。

二、學(xué)籍檔案的重要性

高校學(xué)籍檔案與學(xué)生個(gè)人未來(lái)發(fā)展關(guān)系密切，畢業(yè)生考研考博、軍隊(duì)提干、出國(guó)留學(xué)、遷移戶(hù)口、補(bǔ)充檔案材料、補(bǔ)辦學(xué)歷證明書(shū)、單位學(xué)歷審查、干部提拔等工作生活的方方面面，都需要高校畢業(yè)生在校學(xué)籍檔案的協(xié)同查證。如，在今年洛陽(yáng)市全面開(kāi)展的各縣區(qū)教育人員的學(xué)歷認(rèn)證工作，學(xué)校檔案館為廣大畢業(yè)生出具了大量真實(shí)、依據(jù)性的檔案材料，為學(xué)歷認(rèn)證工作的有序開(kāi)展提供了有效保障。

三、學(xué)籍檔案的整理及歸檔要求

做好原始材料的收集、整理及立卷歸檔工作，是確保學(xué)籍存檔原始材料完整、齊全的前提。以我校檔案館學(xué)籍檔案歸檔工作為例，以下是我校近年畢業(yè)生學(xué)籍檔案整理歸檔流程及要求。

（一）歸檔范圍

應(yīng)屆本科生、專(zhuān)科生（包括成人教育）畢業(yè)學(xué)籍表及成績(jī)表。

（二）組卷、排序

學(xué)籍表、成績(jī)表均以班級(jí)為基本單位，一個(gè)班級(jí)統(tǒng)稱(chēng)一卷。每一卷中材料均依照學(xué)生學(xué)號(hào)升序先后排列，每位學(xué)生的學(xué)籍表在上，成績(jī)表在下。

（三）質(zhì)量檢查

核對(duì)班級(jí)畢業(yè)生人數(shù)，檢驗(yàn)學(xué)生學(xué)籍表上畢業(yè)證號(hào)、學(xué)位證號(hào)等基礎(chǔ)信息是否填寫(xiě)，存檔材料是否齊全完整，以及審批手續(xù)是否完備（在學(xué)籍表上加蓋學(xué)院行政公章，成績(jī)表上除加蓋學(xué)院行政公章外，還需加蓋學(xué)校教務(wù)處學(xué)生成績(jī)專(zhuān)用章）。

（四）編寫(xiě)頁(yè)號(hào)

凡是有文字的頁(yè)面，都要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編制在右下角，用鉛筆整齊書(shū)寫(xiě)，每卷（包括由于班級(jí)人數(shù)多的原因一個(gè)班拆分成兩卷的）從第一個(gè)學(xué)生學(xué)籍表所在頁(yè)開(kāi)始編寫(xiě)一個(gè)流水號(hào)（1，2，3……）。

（五）編制封面、卷內(nèi)目錄

1.編制封面

以“××學(xué)院××專(zhuān)業(yè)××屆本（專(zhuān)）科生（成人教育生）××班（號(hào)）學(xué)籍、成績(jī)表”的格式為題名。

2.編制卷內(nèi)目錄

序號(hào)是卷內(nèi)所有學(xué)生檔案材料排列的順序號(hào)。從“1”開(kāi)始，一位學(xué)生對(duì)應(yīng)1個(gè)序號(hào)。頁(yè)次是每位學(xué)生學(xué)籍表對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào)，末尾一位學(xué)生需填寫(xiě)對(duì)應(yīng)學(xué)籍表成績(jī)表首尾二個(gè)頁(yè)號(hào)，二個(gè)頁(yè)號(hào)間用“-”分隔，例如89-90。備注是對(duì)如學(xué)生退學(xué)、應(yīng)征入伍、無(wú)畢業(yè)證書(shū)、無(wú)學(xué)位證書(shū)等特殊情況的說(shuō)明，中途退學(xué)的學(xué)生也需將其學(xué)籍表和在校期間的成績(jī)單添加在相應(yīng)班級(jí)里。

3.填寫(xiě)備考表

如有休學(xué)、復(fù)學(xué)的特殊情況，備考表需在注明該學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)，以及對(duì)該情況的解釋說(shuō)明，無(wú)特殊情況的可以不填寫(xiě)。但每個(gè)班級(jí)均要在卷末附帶一張備考表，放置班級(jí)最后一頁(yè)，輔導(dǎo)員和兼職檔案員需分別在備考表整理人和檢查人欄簽名。

4.組卷

每班級(jí)為一整體，依照封面、卷內(nèi)目錄、學(xué)籍表成績(jī)表、備考表的順序有序排放，每卷不需要裝訂，以活頁(yè)形式用夾子固定即可。

5.移交手續(xù)

（1）由兼職檔案員檢驗(yàn)材料齊全、準(zhǔn)確后，按照本科、專(zhuān)升本、專(zhuān)科的班級(jí)排列順序填寫(xiě)移交清單，一式二份，由學(xué)院檔案負(fù)責(zé)人簽字，加蓋學(xué)院行政公章后，與歸檔材料一同移交至檔案館，經(jīng)檔案館查驗(yàn)符合歸檔要求后，交接雙方在移交清單表上簽字蓋章，并各留存1份備查。

（2）電子版卷內(nèi)目錄以“××屆××學(xué)院學(xué)籍檔案卷內(nèi)目錄”為題，電子版移交清單以“××屆××學(xué)院學(xué)籍移交清單”為題，U盤(pán)復(fù)制移交檔案館。

四、學(xué)籍檔案歸檔過(guò)程存在的問(wèn)題

高校學(xué)籍檔案跨部門(mén)較多、形式多樣，在實(shí)際收集、整理、移交、存檔過(guò)程中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，重視問(wèn)題所在，對(duì)于抓好并持續(xù)提高高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量十分必要。

（一）師生檔案意識(shí)薄弱

因?yàn)闄n案發(fā)揮作用的“滯后性”，導(dǎo)致了高校教師和學(xué)生對(duì)于學(xué)籍檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為學(xué)校檔案管理工作無(wú)足輕重，因而工作缺乏積極性，消極應(yīng)付，出現(xiàn)諸多問(wèn)題。比如，相關(guān)畢業(yè)生輔導(dǎo)員沒(méi)有在學(xué)生入學(xué)時(shí)及時(shí)填寫(xiě)學(xué)籍表相關(guān)信息內(nèi)容，而是等到畢業(yè)前再填寫(xiě)，而學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程中會(huì)經(jīng)歷轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、分方向、更換輔導(dǎo)員等情況，導(dǎo)致個(gè)別學(xué)籍異動(dòng)尤其是中途退學(xué)的學(xué)生學(xué)籍表被遺漏。許多院系兼職檔案員對(duì)于學(xué)籍檔案的歸檔僅僅理解為是一個(gè)簡(jiǎn)單的收集過(guò)程，不仔細(xì)閱讀整理要求，不能規(guī)范整理畢業(yè)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍表學(xué)生照片個(gè)別沒(méi)有貼上，畢業(yè)證號(hào)、學(xué)位證號(hào)沒(méi)有填寫(xiě)，導(dǎo)致這些未來(lái)學(xué)歷勘驗(yàn)非常重要的信息出現(xiàn)缺漏，甚至出現(xiàn)學(xué)院行政公章未加蓋、卷內(nèi)頁(yè)碼與目錄不一致這種小問(wèn)題，都在背后反映出相關(guān)教師對(duì)學(xué)籍檔案的輕視。

另外，由于學(xué)生本人檔案意識(shí)本來(lái)就很薄弱，認(rèn)識(shí)不到學(xué)籍檔案的重要性和嚴(yán)肅性，所以填寫(xiě)學(xué)籍表也非常隨便，往往字跡潦草、模糊難辨，不配合學(xué)校教師提供有關(guān)檔案信息，平時(shí)對(duì)自己的學(xué)籍檔案不聞不問(wèn)，等到面臨難題時(shí)才想起檔案的益處。檔案館工作人員經(jīng)常接到學(xué)生問(wèn)詢(xún)自己一二十年前畢業(yè)的檔案在何處的電話(huà)，這給學(xué)生工作以后的檔案審查造成了很多困難，也對(duì)高校學(xué)籍檔案管理造成一定的不良影響。

（二）檔案管理人員設(shè)置不嚴(yán)謹(jǐn)

高校學(xué)籍檔案的收集整理過(guò)程跨部門(mén)較多，需要教學(xué)及部門(mén)管理人員共同參與。學(xué)校檔案館在和各院系溝通后，各院系都設(shè)置有檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，不過(guò)，在基層整理工作過(guò)程中，兼職檔案員通常都是由院系里的行政職務(wù)人員來(lái)兼任。因?yàn)榧媛殭n案員本職工作就已經(jīng)比較忙碌了，也沒(méi)有相關(guān)學(xué)科的知識(shí)水平和理論素養(yǎng)，對(duì)畢業(yè)生信息情況知曉甚少，交由輔導(dǎo)員統(tǒng)籌整理，則輔導(dǎo)員流動(dòng)性較大，管理職責(zé)范圍不清，易導(dǎo)致部門(mén)內(nèi)對(duì)已發(fā)生的問(wèn)題相互拈輕怕重、彼此扯皮，常常無(wú)法根據(jù)學(xué)校檔案管理工作要求及時(shí)有效完成學(xué)籍檔案管理的歸檔工作，客觀上導(dǎo)致了學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的不規(guī)范。

（三）缺乏制度約束

高校領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理不夠重視，使得高校學(xué)籍檔案管理缺少能夠?qū)n案管理相關(guān)工作人員制約的一系列嚴(yán)格、規(guī)范的規(guī)章制度，檔案管理人員欠缺工作積極性，歸檔過(guò)程拖慢，問(wèn)題不斷。檔案館工作人員需要多次提醒兼職檔案員歸檔學(xué)籍檔案問(wèn)題所在，反復(fù)修改，甚至出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失，不得不緊急聯(lián)系畢業(yè)生重新補(bǔ)充的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的存檔進(jìn)程和學(xué)籍檔案的質(zhì)量。

（四）歸檔范圍不能滿(mǎn)足需要

順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，用人單位側(cè)重考量學(xué)生的綜合素質(zhì)能力水平，這些能反映其能力水平的檔案信息基本都應(yīng)留存在畢業(yè)生個(gè)人檔案里，檔案館并未歸檔保管。一旦出現(xiàn)畢業(yè)生由于對(duì)本人檔案關(guān)注不夠丟失個(gè)人檔案的情況，用人單位要求畢業(yè)生補(bǔ)辦相關(guān)檔案材料，高校檔案館就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足其實(shí)際需求，因?yàn)闄n案館留存保管的僅有畢業(yè)生錄取審批表、學(xué)籍表和成績(jī)表，這些內(nèi)容平淡、形式雷同的檔案材料過(guò)于簡(jiǎn)單，無(wú)法體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)，為畢業(yè)生未來(lái)工作生活帶來(lái)一定的困擾，也對(duì)高校學(xué)籍檔案管理造成諸多不良影響。

（五）檔案管理方式偏傳統(tǒng)

許多高校的檔案管理工作未能做到全面信息化，傳統(tǒng)的檔案歸檔查詢(xún)方式在基層管理工作中使用居多，檔案管理人員習(xí)慣于舊的整理方式，不愿大膽突破，在檔案的收集整理過(guò)程中，側(cè)重于紙質(zhì)化的整理及查詢(xún)工作，工作效率降低，處理程序煩瑣。而信息化管理工作也僅僅局限于在對(duì)基本信息內(nèi)容的存儲(chǔ)備份上，并不能切實(shí)發(fā)揮學(xué)校學(xué)籍檔案工作的科學(xué)管理功能，尚未形成比較現(xiàn)代化的電子檔案管理信息模式，嚴(yán)重降低了學(xué)生學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，影響了學(xué)籍檔案的利用效果。

五、有關(guān)學(xué)籍檔案管理工作的建議

（一）宣傳為先，提升檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案的基本性質(zhì)、價(jià)值的理解以及對(duì)檔案工作的基本性質(zhì)、關(guān)鍵地位和意義的認(rèn)識(shí)。[2]檔案管理部門(mén)要著力提升高校教師的檔案意識(shí)，積極做好學(xué)籍檔案管理的宣傳工作，利用每年的“國(guó)際檔案日”，主動(dòng)進(jìn)行宣傳推廣，使高校檔案工作者逐步意識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性，帶著高度的社會(huì)責(zé)任感按時(shí)、正確、完整地收集、整理。在新生入學(xué)和畢業(yè)前夕，利用櫥窗宣傳、專(zhuān)題講座、發(fā)行宣傳手冊(cè)等多種渠道，來(lái)宣講和推廣檔案知識(shí)，使學(xué)生更加熟悉檔案的歸檔內(nèi)容，認(rèn)識(shí)檔案的依據(jù)性、憑證性和不可替代性，進(jìn)而意識(shí)到自己的學(xué)籍檔案關(guān)乎自己從上學(xué)到就業(yè)的全部過(guò)程，本著對(duì)自身負(fù)責(zé)的態(tài)度，為個(gè)人的檔案提交更真實(shí)、完整的檔案材料，從而全面使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作從被動(dòng)管理變?yōu)閹熒鲃?dòng)配合。

（二）強(qiáng)化制度管理，增強(qiáng)激勵(lì)效果

科學(xué)、合理、健全的高校學(xué)籍檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍檔案工作的順利有序開(kāi)展提供重要保障，因此高校檔案管理行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)從學(xué)校實(shí)際狀況出發(fā)，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《高校檔案管理辦法》，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的收集整理、立卷歸檔、移交保管以及管理利用等所有流程都制訂出一整套管理規(guī)定，以做到有據(jù)可依、有章可循。[3]高校領(lǐng)導(dǎo)管理層要對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和指導(dǎo)，把學(xué)籍檔案歸檔工作納入部門(mén)目標(biāo)考核之中，與部門(mén)、院系績(jī)效考核機(jī)制掛鉤，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，獎(jiǎng)勵(lì)學(xué)籍檔案歸檔工作先進(jìn)人員，對(duì)在工作中漫不經(jīng)心造成檔案損毀遺失的人員進(jìn)行相應(yīng)的教導(dǎo)和制度處罰，把檔案管理人員的積極性充分激發(fā)出來(lái)。

（三）完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

高校應(yīng)形成以校領(lǐng)導(dǎo)為檔案主管責(zé)任人，黨政辦公室主任為檔案負(fù)責(zé)人，專(zhuān)職檔案工作人員為檔案管理督導(dǎo)，各部門(mén)、各學(xué)院班子領(lǐng)導(dǎo)為學(xué)籍檔案立卷責(zé)任人的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)學(xué)籍檔案管理規(guī)定。高校的檔案管理部門(mén)也要利用專(zhuān)職檔案管理人才，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，讓其逐步掌握檔案法律規(guī)范，了解必需的檔案知識(shí)，形成嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng)，充分認(rèn)識(shí)到自己面對(duì)的不僅僅是檔案，更是每一名畢業(yè)生的未來(lái)前途。此外，鑒于學(xué)生對(duì)本班同學(xué)學(xué)習(xí)生活動(dòng)態(tài)關(guān)注較多，建議學(xué)籍異動(dòng)檔案由一位學(xué)生檔案管理員負(fù)責(zé)[4]，定時(shí)對(duì)本班學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息及時(shí)進(jìn)行更新，有效避免退學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案遺漏的情況。

（四）推進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)，提高規(guī)范化水平

根據(jù)有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)反映，學(xué)籍檔案信息是使用頻率最高的高校檔案內(nèi)容，使用利用率高達(dá)88%以上，我校檔案館每天受理的有關(guān)學(xué)籍檔案查閱利用事項(xiàng)，占日常工作比重80%以上。隨著高校發(fā)展進(jìn)程的逐步推進(jìn)，高校在校學(xué)生總量將逐步增加，這就使得傳統(tǒng)性質(zhì)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式已經(jīng)不再適合學(xué)籍信息數(shù)據(jù)增長(zhǎng)的形勢(shì)。學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是提升檔案管理工作效率、促使管理環(huán)節(jié)優(yōu)化的一種重要手段。[5]為此，高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人員必須積極與專(zhuān)業(yè)科研公司合作，引進(jìn)一套適合本校實(shí)際需求的先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案線(xiàn)上收集、錄入、查詢(xún)、反饋等功能，并由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)定期進(jìn)行系統(tǒng)后期維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)項(xiàng)目投標(biāo)，把歷屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案信息外包給服務(wù)公司進(jìn)行數(shù)字化掃描，將條目信息錄入其相對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)里，檔案管理人員對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，通過(guò)微信群推送著錄流程操作視頻，使其掌握應(yīng)屆畢業(yè)生檔案線(xiàn)上錄入系統(tǒng)工作。如此，簡(jiǎn)化歸檔流程，既縮減了兼職檔案人員工作內(nèi)容，又大大提升了檔案管理部門(mén)畢業(yè)生學(xué)籍檔案歸檔效率，同時(shí)也給查閱利用人員帶來(lái)了便利的信息查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理。

（五）擴(kuò)大歸檔范圍，滿(mǎn)足利用需要

學(xué)生學(xué)籍檔案在用人單位招聘人才以及今后組織提拔、干部任用方面起著重要作用，用人單位越來(lái)越側(cè)重考查學(xué)生綜合素質(zhì)能力水平。因而，高校檔案管理部門(mén)可以適當(dāng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加能體現(xiàn)和涵蓋大學(xué)生在校期間綜合素質(zhì)能力部分的檔案，比如道德修養(yǎng)、技術(shù)特長(zhǎng)、科研創(chuàng)造、專(zhuān)業(yè)論著等檔案信息，在畢業(yè)生檔案缺失的情況下，能夠最大限度地滿(mǎn)足反映學(xué)生素質(zhì)能力的需求。

綜上所述，學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生個(gè)人生活和高校發(fā)展都有著重要的利用價(jià)值。高校要重視對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，科學(xué)規(guī)范檔案管理體制，提高學(xué)生的學(xué)籍檔案管理的意識(shí)。各職能部門(mén)也要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，嚴(yán)格遵守學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作規(guī)章制度，認(rèn)真做好檔案管理信息傳遞過(guò)程中的各項(xiàng)銜接工作，真正發(fā)揮檔案管理服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)的功能。

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