董 敏

（濰坊職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊261041）

0 引言

近些年來信息化技術(shù)的應(yīng)用逐漸提升了社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，但也帶來了較大的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，這種威脅也體現(xiàn)在學(xué)校的信息化檔案管理當(dāng)中，基于此，有必要對(duì)其展開更加深層次的探索。

1 研究背景

一方面，現(xiàn)如今我國社會(huì)發(fā)展速度逐漸加快，各行各業(yè)以及各個(gè)領(lǐng)域都呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的特點(diǎn)，學(xué)校作為教育領(lǐng)域至關(guān)重要的組成部分，其在規(guī)模上也開始呈現(xiàn)出不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)，在這一時(shí)代背景下，各種信息數(shù)據(jù)也正在不斷增加的過程中，為了能夠更好地同時(shí)代發(fā)展的學(xué)校高質(zhì)量運(yùn)行要求相適應(yīng)，開始積極引入信息化檔案管理的手段，旨在提升各方面檔案管理工作開展的效率和質(zhì)量，某地區(qū)學(xué)校開通教職工賬號(hào)1 530個(gè)，家長賬號(hào)19 852個(gè)，學(xué)生賬號(hào)17 095個(gè)，教育局處理公文28 622個(gè)，辦公審批652次。但在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境中，各種信息由于監(jiān)管力度不足，所以極易出現(xiàn)泄露和丟失等問題，這便在極大程度上對(duì)信息化檔案管理工作質(zhì)量的提升造成了負(fù)面影響，帶來了嚴(yán)重的安全性和保密性的問題。

另一方面，盡管現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用將會(huì)為檔案管理安全保密工作的開展帶來風(fēng)險(xiǎn)，但與此同時(shí)，若想真正實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理安全保密工作的高質(zhì)量落實(shí)，勢(shì)必要加強(qiáng)對(duì)于各種信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在實(shí)際開展工作的過程中，應(yīng)當(dāng)立足于各種類型的檔案資源，充分考慮檔案管理工作開展的實(shí)際要求，優(yōu)化進(jìn)行檔案的搜集整理以及開發(fā)利用的工作。從當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的實(shí)際情況來看，未來檔案管理工作的信息化程度將會(huì)不斷加深，這不僅能夠切實(shí)保障檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，節(jié)省各方面成本的不必要投入，對(duì)于國家整體檔案管理工作質(zhì)量的提升有著重要意義。由于學(xué)校中所涉及的檔案相對(duì)來說較為復(fù)雜，所以一旦出現(xiàn)信息泄露，便會(huì)在極大程度上增加社會(huì)的動(dòng)蕩水平，所以安全保密工作始終是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，但在信息爆炸的時(shí)代背景下網(wǎng)絡(luò)信息安全問題層出不窮，所以學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于安全保密工作的重視，在有效規(guī)避信息化環(huán)境對(duì)于信息造成的威脅的同時(shí)，靈活運(yùn)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升信息化檔案管理安全保密工作的水平。

2 提升學(xué)校信息化檔案管理的安全與保密工作成效的措施

2.1 管理方面

為了有效提升學(xué)校信息化檔案管理的實(shí)效性，最大限度降低其安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化開展對(duì)其的安全管理工作，采取各種措施保障各類檔案信息的保密性、完整性以及真實(shí)性。

2.1.1 檔案資源整合處理

對(duì)于檔案信息化來說，其最為關(guān)鍵的內(nèi)容便在于檔案資源的轉(zhuǎn)化和相應(yīng)的資源整合處理工作。對(duì)于該階段來說，為了能夠?qū)崿F(xiàn)其安全風(fēng)險(xiǎn)的有效減少，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于人才方面的重視程度，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行健全與完善，高效落實(shí)對(duì)于檔案信息管理全流程的監(jiān)控和保密管理措施，在當(dāng)前各種數(shù)據(jù)信息高度發(fā)展的時(shí)代背景下，為了能夠在海量的數(shù)據(jù)中精確地提煉出更加有價(jià)值的數(shù)據(jù)，并對(duì)需要保存的檔案及其保存周期進(jìn)行精確判斷，檔案工作者既要能夠高效落實(shí)對(duì)于檔案的管理，與此同時(shí)還要了解更多檔案管理以外的內(nèi)容，其應(yīng)當(dāng)積極開展對(duì)于檔案新舊法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，并且還要對(duì)于技術(shù)、信息以及數(shù)據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行更加詳細(xì)的了解。

2.1.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化開展對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在切實(shí)保障檔案管理工作人員良好的專業(yè)技能的同時(shí)，還要重點(diǎn)關(guān)注其崗位責(zé)任感。與此同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行建立健全相關(guān)制度，以對(duì)檔案信息化管理各項(xiàng)工作的開展起到良好的約束性和規(guī)范性作用。

以某學(xué)校為例，其在進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)建立的時(shí)候，便首先對(duì)其流程、策略以及處置條件等內(nèi)容進(jìn)行了明確，確保其擁有保管期限到期鑒定等相關(guān)功能。此外，其還應(yīng)當(dāng)擁有良好的開放、價(jià)值以及密級(jí)等鑒定處理功能，并妥善地將處置責(zé)任人、記錄鑒定、過程信息以及意見時(shí)間等相關(guān)信息有效保存下來。

2.2 技術(shù)方面

2.2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

除了管理方面以外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)從技術(shù)層面著手對(duì)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，為安全性以及保密性工作的高質(zhì)量開展提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)加持，對(duì)于該階段來說，當(dāng)前其所存在的風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)安全、主機(jī)性能物理環(huán)境以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等方面上，技術(shù)層面的風(fēng)險(xiǎn)在總的風(fēng)險(xiǎn)中有著70%左右的占比。在物理環(huán)境方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上加大對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避?；A(chǔ)建設(shè)主要涉及對(duì)于檔案館的設(shè)計(jì)和選址，等等，學(xué)校在實(shí)踐過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)各種環(huán)境因素進(jìn)行綜合考慮，有效降低檔案出現(xiàn)損失和損壞現(xiàn)象的可能性。主機(jī)房供電系統(tǒng)需要能夠達(dá)到不間斷供電的效果，并在主機(jī)房中進(jìn)行安全防范系統(tǒng)以及門禁系統(tǒng)的增設(shè)，與此同時(shí)還要聯(lián)合消防系統(tǒng)以及溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)共同形成完善的安全保障體系，盡量減少電子檔案丟失、失真以及泄露問題的產(chǎn)生。

2.2.2 數(shù)據(jù)安全與備份

在數(shù)據(jù)安全和備份恢復(fù)方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況采用變換戒指和異地備份機(jī)制，這樣一來便能夠有效減少風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，對(duì)于部分重要的檔案數(shù)據(jù)來說，不僅僅要保障其基礎(chǔ)軟件配備備份恢復(fù)系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)留足數(shù)據(jù)載體以及備份兩部分內(nèi)容。數(shù)據(jù)載體主要是在多樣化材料變換介質(zhì)實(shí)現(xiàn)保存，例如，將原本的電子文件以膠片和紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)出來，這種方式的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于長期風(fēng)險(xiǎn)的有效應(yīng)對(duì)，若是出現(xiàn)載體損壞以及故障的現(xiàn)象便能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

除此以外，學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，可以適當(dāng)采用當(dāng)前較為先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，從技術(shù)層面保障各種檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和保密性，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來說，其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的布局應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的安全可靠性、可擴(kuò)展性以及合理性，學(xué)校對(duì)于檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)的局域網(wǎng)進(jìn)行布設(shè)，在布設(shè)的過程中應(yīng)注重三網(wǎng)隔離，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)于安全審計(jì)、入侵檢測(cè)以及防火墻等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施的配備，高質(zhì)量落實(shí)對(duì)于新型網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的高水平應(yīng)用。

2.3 制度方面

學(xué)校不僅應(yīng)當(dāng)從管理和技術(shù)層面著手提升信息化檔案管理的安全性和保密性，還需要立足于制度層面，充分考慮其實(shí)際情況，盡可能減少檔案信息所面臨的保密性、可讀性以及可用性風(fēng)險(xiǎn)。在當(dāng)前信息化高度發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理工作的開展對(duì)于檔案信息的實(shí)用性有了更高的要求。而檔案利用以及發(fā)揮出其價(jià)值的基礎(chǔ)便在于保障其信息安全，所以應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)好檔案存儲(chǔ)和應(yīng)用之間的關(guān)系，對(duì)于檔案信息管理工作來說，需要強(qiáng)化監(jiān)督職能，以實(shí)現(xiàn)管理工作的高效落實(shí)。此舉能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案利用和檔案安全的有效平衡，在保障其最基本的安全性的同時(shí)滿足其實(shí)用性的要求。基于此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)確保檔案信息化管理過程中各種制度的落實(shí)情況，充分發(fā)揮出其應(yīng)用的規(guī)范性和約束性作用，為檔案信息化安全管理實(shí)效性的提升創(chuàng)造良好的條件。以某學(xué)校為例，其在進(jìn)行檔案接收、利用以及銷毀等工作的時(shí)候便堅(jiān)決按照相應(yīng)的交接制度，切實(shí)保障其交接手續(xù)的落實(shí)情況，這便在極大程度上降低了檔案所面臨的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

3 結(jié)語

綜上所述，強(qiáng)化開展制度、管理以及技術(shù)等方面的建設(shè)，能夠有效提升檔案管理安全保密工作的質(zhì)量，對(duì)于學(xué)校的持續(xù)平穩(wěn)運(yùn)行有著積極的促進(jìn)作用。因此，相關(guān)工作人員需要加強(qiáng)對(duì)于該方面的重視，進(jìn)而為后續(xù)檔案的高質(zhì)量應(yīng)用創(chuàng)造良好的條件。