劉振穎 張洪斌 宋天一 謝明璐

0 引言

隨著醫(yī)療衛(wèi)生水平的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)學(xué)診療過程中的貢獻(xiàn)愈發(fā)突出，而科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展使醫(yī)療設(shè)備向電子化、集成化、精密化高度集中，不可避免地給醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)和管理增加了難度，單一被動的設(shè)備維修管理模式已不能滿足現(xiàn)今醫(yī)療機(jī)構(gòu)對設(shè)備管理的要求，醫(yī)療設(shè)備維修第三方應(yīng)運(yùn)而生[1-3]。在新形勢下，第三方服務(wù)是醫(yī)療設(shè)備維修管理的必然趨勢。

目前關(guān)于如何選擇第三方公司，如何評價(jià)第三方服務(wù)質(zhì)量的相關(guān)文獻(xiàn)比比皆是[4-6]，但對于醫(yī)工人員如何在第三方維修模式下規(guī)范管理醫(yī)療設(shè)備鮮有提及，對設(shè)備維修管理質(zhì)量缺乏詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析。因此，有必要利用科學(xué)的管理工具對第三方維修進(jìn)行定量分析。

品管圈又稱為質(zhì)量管理小組(quality control circle,QCC)，最早是由日本石川專馨博士所創(chuàng)，它是由工作性質(zhì)相近的數(shù)名人員自發(fā)組織形成的活動團(tuán)體[7-8]?；诘谌骄S修參與下的醫(yī)療設(shè)備維修管理模式，本研究成立QCC小組，就是根據(jù)評定的活動主題，全體圈員相互協(xié)作，群策群力，利用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工具(調(diào)查表、魚骨圖、柏拉圖等)對醫(yī)療設(shè)備維修管理進(jìn)行評估，制定合理有效的改善措施，根據(jù)效果反饋調(diào)整對策，形成科學(xué)管理體系，完成對所選主題的優(yōu)化。

本研究中，擬采用QCC將醫(yī)工與第三方有機(jī)結(jié)合，規(guī)范化管理醫(yī)療設(shè)備，制定有效監(jiān)管制度控制設(shè)備維護(hù)成本，提高設(shè)備修復(fù)率與修復(fù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備維修管理信息共享與優(yōu)化配置，爭取在提升醫(yī)院社會效益與經(jīng)濟(jì)效益方面取得顯著成效。

1 方法與工具

1.1 設(shè)備維修規(guī)范化管理品管圈的組成

由于醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備種類繁多，數(shù)量龐大，首先根據(jù)設(shè)備科技含量與構(gòu)造精密程度，將院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備分為檢驗(yàn)、影像、內(nèi)鏡、常規(guī)設(shè)備四類。檢驗(yàn)類設(shè)備由于自動化、智能化程度高，結(jié)構(gòu)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，對該類設(shè)備大多采用原廠保修；影像類設(shè)備技術(shù)壟斷性強(qiáng)、故障率高、人工服務(wù)及配件費(fèi)用高，除CT、MR、放療、PET/CT采用保修方式外，其他放射類設(shè)備與常規(guī)設(shè)備以聯(lián)合維修為主；內(nèi)鏡類設(shè)備器械構(gòu)造精密、原廠維修費(fèi)用高，醫(yī)工自主維修難度大，為第三方維修主要內(nèi)容。

為規(guī)范化管理醫(yī)療設(shè)備維修等工作，醫(yī)學(xué)工程科與第三方維修相關(guān)人員成立10人QCC活動小組。其中，醫(yī)學(xué)工程科主管技師兩名分別擔(dān)任圈輔導(dǎo)員與圈長，主要負(fù)責(zé)計(jì)劃方案制定與改善、活動各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)指導(dǎo)等工作；其他圈員需緊密團(tuán)結(jié)，及時(shí)反饋各環(huán)節(jié)存在的問題，將對策與效果形成實(shí)時(shí)閉環(huán)指導(dǎo)。所有圈員參與每個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)劃擬定與實(shí)施，分析原因，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，制定解決方案，檢查結(jié)果并形成標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 主題的選定

針對目前醫(yī)療設(shè)備管理中存在的問題，結(jié)合三位一體動態(tài)監(jiān)管機(jī)制[9]，根據(jù)必要性、可行性、周期性、圈能力等選題原則，從設(shè)備維修、保養(yǎng)、質(zhì)控、成本核算、信息管理等方面分析影響醫(yī)療設(shè)備規(guī)范化程度的各個(gè)環(huán)節(jié)，提出并最終確定本圈主題為“提高醫(yī)療設(shè)備維護(hù)管理規(guī)范度”。

1.3 活動計(jì)劃擬定

活動實(shí)施時(shí)間為2019年3月至11月，根據(jù)戴明循環(huán)中(plan-do-check-act,PDCA)原則，確定時(shí)間分配為：P(plan)部分20%，主要進(jìn)行調(diào)查收集數(shù)據(jù)，選定主題；D(do)與C(check)部分70%，分析原因，制定改善措施并實(shí)施，及時(shí)跟蹤交流并反饋；A(act)占約10%，將效果比對并形成有效體系。

1.4 現(xiàn)狀調(diào)查與結(jié)果分析

設(shè)備維修周期長，修復(fù)率低、管理脫節(jié)等是舊模式下醫(yī)療設(shè)備維護(hù)管理的老大難問題[10-12]，雖然維修第三方的引入很大程度上解決了以上問題，但又不可避免地帶來了其他問題，如利益趨向性大、設(shè)備修復(fù)質(zhì)量低、管理者相對松懈，保修設(shè)備“全脫管”、醫(yī)工-第三方-科室不能動態(tài)銜接等。為此全體圈員通過搜集歷年設(shè)備維護(hù)管理相關(guān)數(shù)據(jù)，對影響醫(yī)療設(shè)備規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，設(shè)定每項(xiàng)影響因素滿分為10分，對設(shè)備維修費(fèi)用、維修周期、修復(fù)質(zhì)量(返修率)、主機(jī)或配件完整度、維修流程、計(jì)量質(zhì)控、全托管設(shè)備的現(xiàn)狀、備用機(jī)或備件的獲得率等多項(xiàng)因素打分，各項(xiàng)影響因素得分分布用柏拉圖[13]表示(見圖1)，并根據(jù)八二原則(或稱二八法則、帕累托法則，它是指少數(shù)重要的因素占約80%的影響力)，確定維護(hù)成本、技術(shù)水平、設(shè)備修復(fù)質(zhì)量與動態(tài)化銜接維修管理環(huán)節(jié)為本次活動改善的重點(diǎn)。

圖1 QCC改善前柏拉圖

1.5 目標(biāo)的設(shè)定及量化

醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理是指醫(yī)學(xué)工程部門在保障醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行的前提下，控制并合理縮減設(shè)備維修維護(hù)成本，提高設(shè)備的使用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮其診療效果，提高醫(yī)院競爭力，將醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益最大化[14-15]。醫(yī)療設(shè)備的規(guī)范化管理是多項(xiàng)指標(biāo)的綜合體，對各項(xiàng)指標(biāo)因素進(jìn)行改善是提高設(shè)備管理規(guī)范度最直接有效的方法。

本次管理活動采用前瞻性調(diào)查方法，將影響規(guī)范度指標(biāo)因素列為8項(xiàng)，包括設(shè)備維修成本、故障率與修復(fù)率、專業(yè)技術(shù)、管理交接制度、故障至停機(jī)時(shí)長、維修流程、質(zhì)控跟進(jìn)及其他，每項(xiàng)賦10分，每份調(diào)查表總分80分，分別向臨床科室和保障科室發(fā)放調(diào)查表300份，收回289份。經(jīng)活動組核查，其中281份為有效調(diào)查，經(jīng)小組成員分析統(tǒng)計(jì)調(diào)查結(jié)果，得到不規(guī)范度為47%，圈能力65%，改善重點(diǎn)80.6%，根據(jù)目標(biāo)值計(jì)算公式得出本圈目標(biāo)值為29.7%。

2 實(shí)施措施

2.1 原因分析

根據(jù)調(diào)查結(jié)果，通過圈輔導(dǎo)員與圈長的指導(dǎo)分析，各成員利用頭腦風(fēng)暴法[16]，從設(shè)備維修維護(hù)成本、專業(yè)技能、設(shè)備修復(fù)率與修復(fù)質(zhì)量、醫(yī)療設(shè)備信息化管理程度及其他角度進(jìn)行研究探討，并利用魚骨圖直觀再現(xiàn)影響醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)范度的多項(xiàng)指標(biāo)因素，如圖2所示。

圖2 影響醫(yī)療設(shè)備維修規(guī)范化因素分析魚骨圖

2.2 對策實(shí)施

根據(jù)上述原因分析，從以下幾個(gè)層面制定措施。

(1) 提高醫(yī)工維修專業(yè)技術(shù)，合理引進(jìn)競爭機(jī)制，對第三方維修形成有效的監(jiān)督約束。

第三方維修雖然提高了維修速率，在一定程度上彌補(bǔ)了醫(yī)工人員專業(yè)技術(shù)薄弱的缺陷，但也導(dǎo)致了醫(yī)工維修的依賴和松懈性，致使更多設(shè)備被棄置外修，增加了維修費(fèi)用，第三方維修較強(qiáng)的利益性嚴(yán)重影響醫(yī)療設(shè)備的規(guī)范化管理。圈組成員與醫(yī)工全體員工嚴(yán)格規(guī)定：設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，必先由醫(yī)工人員處理，實(shí)施初步診斷和維修，對無法自主解決的問題由數(shù)名圈員負(fù)責(zé)監(jiān)督并跟蹤第三方維修，與第三方“融為一體”，確保每一故障的判定和配件的更換做到有據(jù)可依；核查醫(yī)療設(shè)備合同內(nèi)容，合理安排圈員及其他相關(guān)醫(yī)工人員參加技術(shù)培訓(xùn)，鞏固知識結(jié)構(gòu)，提高自身專業(yè)技術(shù)水平，防止第三方維修夸大故障獲取不實(shí)維修費(fèi)用；圈負(fù)責(zé)人聯(lián)系醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)層，引入合理競爭，降低維修費(fèi)用，及時(shí)做好設(shè)備或工作站軟件備份，降低技術(shù)服務(wù)等費(fèi)用，杜絕壟斷形成高額維修費(fèi)用。以上措施的實(shí)施使內(nèi)鏡類設(shè)備、影像工作站、彩超等大型設(shè)備的維修費(fèi)用平均降低50%，維修支出規(guī)范度提高66%。

(2) 合理安排計(jì)量與維保，降低返修和故障停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備使用效率。

由于第三方維修多數(shù)是由非原廠公司參與支持，專業(yè)性相對欠缺，配件質(zhì)量無保障，無法確保維修的合格性。圈長聯(lián)系原廠提供技術(shù)支持，圈員在跟蹤維修的同時(shí)進(jìn)行專業(yè)性和配件質(zhì)量比對，根據(jù)設(shè)備在用狀態(tài)和維修緊急性，合理選擇拆機(jī)件快速完成修復(fù)任務(wù)；將計(jì)量質(zhì)控與維修后設(shè)備進(jìn)行無縫銜接，確保維修質(zhì)量的合格性，降低返修率；醫(yī)工人員利用原廠專業(yè)技術(shù)支持和跟蹤維修，完善專業(yè)理論知識并增加維修經(jīng)驗(yàn)，提高自主維修能力，降低設(shè)備轉(zhuǎn)外修的機(jī)會，縮短維修周期；對保修內(nèi)設(shè)備，由不同圈員負(fù)責(zé)落實(shí)跟蹤不同科室保修設(shè)備的保養(yǎng)內(nèi)容和故障檢修記錄；對不在保設(shè)備，由醫(yī)工科與使用科室對設(shè)備壽命評估，根據(jù)設(shè)備的在用狀態(tài)和開機(jī)頻率，協(xié)同第三方維修工作人員，對設(shè)備實(shí)施不同頻率、不同程度的保養(yǎng)，降低設(shè)備故障發(fā)生率，合理延長設(shè)備生命周期。此改善措施，使醫(yī)療設(shè)備修復(fù)質(zhì)量提高51%，故障率減低47.5%。

(3) 利用大數(shù)據(jù)平臺，增加維修保養(yǎng)與計(jì)量質(zhì)控信息數(shù)據(jù)庫，完善醫(yī)療設(shè)備信息化管理。

醫(yī)院各部門傾向于關(guān)注各自相關(guān)領(lǐng)域，缺乏對設(shè)備使用保養(yǎng)、維修維護(hù)、計(jì)量質(zhì)控、資產(chǎn)效益分析等信息整合，加之第三方公司的介入，使得原本缺乏有效統(tǒng)籌和經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)工設(shè)備管理更顯得雜亂無章。圈組成員參考大數(shù)據(jù),通過分析現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備管理軟件與設(shè)備維護(hù)管理中存在的不足，有針對性、動態(tài)地增加設(shè)備報(bào)修、保養(yǎng)等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)三方實(shí)時(shí)共享設(shè)備管理各環(huán)節(jié)；對送修及外修設(shè)備建立完整詳細(xì)的手工簽字記錄，避免主機(jī)意外損壞或配件丟失造成責(zé)任推諉。醫(yī)療設(shè)備信息庫的完善與必要的手工記錄，不僅有利于形成有效督促，警示使用者注意保養(yǎng)，維護(hù)者提高設(shè)備修復(fù)質(zhì)量、降低故障率，更便于醫(yī)學(xué)工程部門準(zhǔn)確掌握設(shè)備維修數(shù)量與費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，為醫(yī)院的設(shè)備購置和資源配置提供規(guī)范的、科學(xué)的管理方式。

3 結(jié)果反饋與分析

3.1 有形成果

品管圈全體成員通過9個(gè)多月共同努力，對設(shè)備報(bào)修維修流程、速率、修復(fù)率、費(fèi)用，維保實(shí)施，設(shè)備完整性，質(zhì)控跟進(jìn)度等情況進(jìn)行反復(fù)統(tǒng)計(jì)，調(diào)查數(shù)據(jù)與對比結(jié)果見表1，最終在取得滿意成果后并繪制了品管圈用于醫(yī)療設(shè)備管理改善后的柏拉圖，如圖3所示。

表1 保修外醫(yī)療設(shè)備維修臺次及費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表

圖3 QCC改善后柏拉圖

將醫(yī)療設(shè)備通過品管圈的科學(xué)手段進(jìn)行管理，維修費(fèi)用降低了約58萬元，規(guī)范化程度提高66% ，維修速率提高19%，修復(fù)質(zhì)量提高51%，設(shè)備故障率降低47.5%，各項(xiàng)影響規(guī)范化程度的指標(biāo)均有不同程度改善，通過QCC的管理，醫(yī)療設(shè)備規(guī)范度提高23%，目標(biāo)達(dá)成率為133%(目標(biāo)達(dá)成率=改善前后差值/改善前與目標(biāo)之差×100%)。

3.2 無形成果

通過此次品管圈管理醫(yī)療設(shè)備，不僅提高了設(shè)備使用率，很大程度上改善了醫(yī)療設(shè)備規(guī)范度，而且使圈員在工作態(tài)度、QCC手法運(yùn)用、個(gè)人積極性、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作能力等方面取得進(jìn)步。

4 討論與結(jié)論

近年來，品管圈已陸續(xù)應(yīng)用于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)藥、技、護(hù)等多個(gè)部門，醫(yī)療管理水平和服務(wù)質(zhì)量均得到不同程度的改進(jìn)[17-19]。

圖4 品管圈無形成果示意

本文將QCC應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備管理，立足醫(yī)療設(shè)備維修管理事實(shí)現(xiàn)狀，收集材料，分析數(shù)據(jù)，用量化的目標(biāo)值衡量效果，注重適時(shí)反饋與改進(jìn)，將醫(yī)工-第三方管理實(shí)施定性與定量分析約束，形成了比較科學(xué)規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備管理制度。本活動對設(shè)備運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量控制[20]，借助于設(shè)備原廠和第三方的專業(yè)技術(shù)，鞏固并擴(kuò)大了醫(yī)工人員的知識結(jié)構(gòu)，提高其維修能力，減少了“小病大治”的現(xiàn)象，并合理引入競爭，降低了維修費(fèi)用；根據(jù)設(shè)備年限、狀態(tài)和是否保修制定不同的保養(yǎng)制度，在資源有限的情況下提高保養(yǎng)的效率與質(zhì)量，降低設(shè)備故障發(fā)生率；設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)庫的增加實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備的三級管理(機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)-醫(yī)學(xué)工程科-臨床)信息共享[21]，形成有效的監(jiān)管與督促，縮短故障停機(jī)時(shí)間，提高修復(fù)速率；計(jì)量質(zhì)控工作與設(shè)備維修無縫銜接，確保設(shè)備修復(fù)質(zhì)量與參數(shù)的準(zhǔn)確性，提高了診療的可靠性。

第三方維修和管理在醫(yī)療行業(yè)的迅速崛起對醫(yī)工部門能否規(guī)范化管理醫(yī)療設(shè)備是一個(gè)巨大考驗(yàn)，如何對第三方維修實(shí)施有效合理的約束，保障醫(yī)療設(shè)備安全高效運(yùn)行是規(guī)范管理設(shè)備的基礎(chǔ)與核心，是優(yōu)化診療效果、提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的前提和保障。醫(yī)療設(shè)備能否安全高效使用不僅關(guān)乎醫(yī)學(xué)診療效果，而且影響著醫(yī)院社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。使用品管圈進(jìn)行科學(xué)管理，可將醫(yī)療設(shè)備整體規(guī)范度提高24%，有效地縮減設(shè)備維護(hù)成本，提高醫(yī)療設(shè)備使用率，并為醫(yī)學(xué)工程科輔助醫(yī)療工作的統(tǒng)籌管理提供參考方案，為醫(yī)院的穩(wěn)定快速發(fā)展夯實(shí)堅(jiān)定的基礎(chǔ)。