潘媛

摘 要：數字化檔案管理有利于提高檔案管理的質量、效率和安全性，解決紙質檔案管理存在的占用空間大、環(huán)境要求高、人員工作量大等弊端，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。當前，數字化檔案管理還面臨一定的制約因素，需要研究解決。本文分析了數字化檔案管理面臨的制約因素，提出了改進對策，供參考。

關鍵詞：數字化檔案;制約因素;措施

數字化檔案有力地提高了檔案歸檔、存儲、管理、利用效率，節(jié)省了人力和空間，方便了檔案利用，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。當前，數字化檔案管理在推進過程中還面臨著一些制約因素，需要認真加以解決，不斷提高數字化檔案管理水平。

1 數字化檔案管理面臨的制約因素

1.1 軟硬件配置上存在薄弱環(huán)節(jié)

數字化檔案管理對硬件設施、軟件配置均要求較高。但是，目前，很多企事業(yè)單位對數字化檔案管理的重要性認識不足、重視不夠，在數字化檔案系統(tǒng)的硬件配備和軟件配置上投入不足，使硬件設備滯后、軟件功能不全的問題還大量存在，無法滿足數字化檔案管理需要。

1.2 人力資源配置上存在不適應現象

一些企事業(yè)單位檔案工作人員配置存在不足。檔案管理人員多數為非專業(yè)人員，理論水平和實務技能不足。同時，很多人員年齡偏大，信息化技能不足，工作熱情偏低，缺乏數字化檔案管理經驗。與此同時，企事業(yè)單位缺乏高水平培訓的問題亟待解決。檔案管理人員獲得的正規(guī)培訓機會較少，不能有效把握數字化檔案管理的最新動態(tài)、技能，影響了數字化檔案所需要的精細化管理、紙質檔案錄入、系統(tǒng)對接等實際工作的開展。

1.3 具體管理推進中存在不規(guī)范、無標準問題

當前，數字化檔案管理工作雖說得到了一定程度的開展，但是，也存在形式大于實質的問題，還沒有完善的數字化檔案管理工作流程。特別是在立檔、入檔、管理、使用、服務等各個環(huán)節(jié)缺乏明確的工作標準和嚴格的程序要求，影響了數字化檔案管理工作的實際成效。

2 數字化檔案管理制約因素的應對措施

數字化檔案管理實施過程中應綜合考慮軟硬件、管理體系、人才等方面因素，不斷提高數字化檔案管理水平，更好地發(fā)揮數字化檔案的作用。

2.1 重視軟硬件投入，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性

數字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性源自硬件及軟件投入水平。推進數字化檔案管理，必須加大對硬件設施的配置力度和對軟件系統(tǒng)的更新力度。因此，企事業(yè)單位應充分認識數字化檔案對促進經濟社會發(fā)展和本單位工作的重要促進作用，在軟硬件建設上加大投入，保證數字化檔案管理所需。硬件建設上，應根據數字化檔案管理需要，配置足夠空間的檔案用房，并定期更新系統(tǒng)硬件。在硬件更新過程中，應提前保存檔案數據，以“云”端存儲、移動硬盤存儲等形式，保證所存儲數字化檔案的完整性，避免重要的、有價值的檔案資料丟失。硬件設備更新后應進行調試、測試，保證所有設備正常運行。軟件建設上，應保障數字管理系統(tǒng)運行的流暢性、安全性，保證數字檔案上傳、存儲、下載、授權、查閱自動備份等功能順利實現。同時，應將系統(tǒng)安全作為重要工作，加裝防黑客、殺“病毒”等正版軟件，保障整個系統(tǒng)運行的安全性，防止數字檔案受到非法查閱、篡改、丟失等不安全問題的影響。

2.2 完善精細化管理，力求管理標準化

數字化檔案管理是一項涉及計算機系統(tǒng)、信息化技術、數字化管理、檔案服務在內的系統(tǒng)性工作，環(huán)節(jié)多，哪個環(huán)節(jié)出現問題都會對數字化檔案管理造成不利影響。因此，應研究制定并實施一套標準化的數字化檔案管理流程和體系，明確各個環(huán)節(jié)要求，實現數字化檔案管理標準化、流程化、規(guī)范化。

2.2.1 流程規(guī)范化

應對檔案著錄、資料掃描、錄入審核、驗收存檔、借閱下載等數字化檔案管理建立完善的流程，為數字化檔案管理工作的開展提供支持。檔案著錄應保證目錄分類的規(guī)范性，與檔案反映的內容一致，根據檔案內容的性質確定目錄分類，做到完整、準確、真實，形成檔案目錄數據庫，保證檔案檢索和利用所需。資料掃描應根據不同類別、不同材質、不同保存現狀的檔案，制定數字化存儲規(guī)范，有效地保持掃描件質量、保證數字化檔案清晰度。錄入審核應明確錄入、審核主體，規(guī)范錄入位置、時限、內容，確保審核嚴謹細致。驗收存檔應注重存放位置、標記等內容的規(guī)范。借閱下載應注重審批、提供、監(jiān)督等各項行為的規(guī)范性，避免數字化檔案的不當遺失、泄密、篡改、損毀等現象發(fā)生。

2.2.2 工作標準化

當前，數字化檔案管理亟需解決的問題是需要統(tǒng)一的、明確的工作標準，解決數字化檔案資料不能充分共享、不方便借閱、不利于高效管理等問題。應盡快在圖像存儲類型、音視頻格式、著錄細則分類等方面建立數字化檔案管理標準化體系，使所有企事業(yè)單位進行數字化檔案管理時，都能遵循統(tǒng)一的標準，對檔案資料進行數字化處理，方便數字化檔案的保存、使用、共享，不斷提高檔案利用效率。

2.2.3 管理安全化

數字化檔案在提高檔案存儲、使用等效率的同時，也帶來了泄密、篡改、失竊等較大的安全風險。管控這些風險，必須注重安全性，結合單位的實際情況，運用密碼、指紋、面部識別等技術，保證數字化檔案錄入、審核、存儲、調閱、修改等各項權限授予的合理性、嚴謹性，提高數字化檔案管理的有效性，防止檔案資料信息不當流失、篡改、泄露。

2.3 培育復合型人才，推進管理職業(yè)化

檔案管理復合型人才是數字化檔案管理亟需的人才，是推進數字化檔案管理工作的業(yè)務骨干。應采取有效措施，加大復合型檔案人才培育力度。

2.3.1 搞好檔案實務培訓

檔案管理部門、企事業(yè)單位應重視對復合型檔案人才的培養(yǎng)。以提高檔案從業(yè)人員政治定力為引領，每年組織企事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員開展培訓，及時學習黨中央、國務院和檔案部門關于檔案管理的最新要求、精神和政策，樹牢檔案工作為黨服務、為人民服務、為中國特色社會主義事業(yè)服務的政治取向，找準檔案工作的方向。以檔案實務為基礎，組織檔案人員全面學習收文管理、整理歸檔、電子檔案、聲像資料、人事檔案管理等檔案實務知識，提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務水平。以組織檔案管理檢查評比等活動為促進手段，根據行業(yè)分類，組織企事業(yè)單位檔案從業(yè)人員取人之長，補己之短，充分掌握檔案管理的專業(yè)知識、管理知識、業(yè)務技能，不斷提高他們的整體素養(yǎng)。