文/中山市中心血站 王凱敏

獻血者檔案登記的主要內(nèi)容是獻血者的詳細資料、健康情況采集表、體檢信息、獻血數(shù)量登記以及采血記錄等內(nèi)容，把獻血者的相關(guān)資料進行整理、保存、開發(fā)和利用，為無償獻血事業(yè)的科學有效發(fā)展、獻血者與輸血者的相關(guān)權(quán)益保障提供了憑證。

一、檔案信息開發(fā)的必要性及對社會發(fā)展的作用

（一）獻血者檔案信息開發(fā)對獻血者招募的重要意義。獻血者檔案中涵蓋了獻血者重要的個人信息，比如姓名、年齡、血型、電話、健康情況、婚姻狀況等信息，這些個人基本信息對獻血人群的信息掌握，特點分析有著重要的意義。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，獻血者檔案的登記由傳統(tǒng)的紙質(zhì)表格登記升級為紙質(zhì)和電子系統(tǒng)檔案的結(jié)合管理。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)表格登記方式，電子檔案操作簡單、數(shù)據(jù)準確、信息完善，大大推動了獻血者檔案開發(fā)利用進程?，F(xiàn)階段，檔案系統(tǒng)能根據(jù)選定條件，快速準確計算出獻血人群百分比，通過對基本信息的分析和總結(jié)，使獻血目標人群更加精準，可以為獻血者招募帶來積極的影響。對現(xiàn)有獻血者，可以利用檔案信息，通過給其發(fā)送溫馨短信、郵寄生日卡片等方式，與獻血者保持聯(lián)系，使獻血者感到溫暖，從而提高獻血者的獻血熱情，帶動獻血者對無償獻血的正能量傳播，讓身邊更多的人加入獻血隊伍中來，從而達到促進招募的效果。另外，利用獻血者檔案信息資源有助于針對性開發(fā)挖掘潛在獻血志愿者。通過對現(xiàn)有獻血者的檔案信息分析，分析總結(jié)出人員特點，從而針對性采取一些招募措施，增加相關(guān)獻血宣傳力度，做出相關(guān)的決策部署。

（二）獻血者檔案信息的社會作用。獻血者檔案是保障獻血者權(quán)益的依據(jù)。一方面，根據(jù)國家《血站管理辦法》《獻血法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合各地區(qū)血站的實際情況，對無償獻血者按照獻血量進行表彰獎勵；另一方面，無償獻血者在用血方面也有優(yōu)待政策，一人獻血全家受益。如中山市的獎勵政策是個人成功捐獻200毫升，本人可以享受終身免費用血，獻血總量達到600毫升以上，直接親屬及其配偶可享受等額免費用血。獻血者檔案是對其表彰獎勵、獻血優(yōu)待的憑證，通過表彰或是優(yōu)待，感召獻血者的榮譽與使命，從而為無償獻血事業(yè)產(chǎn)生更積極的社會作用。獻血者檔案是血液采集的證據(jù)，是對供血者進行采血過程中的數(shù)據(jù)記錄和結(jié)果顯示，是確保安全輸血和血站管理的重要保障，也是證明血液來源和醫(yī)療糾紛責任認定的重要查閱依據(jù)。

二、獻血者檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理體系不完善。大部分采供血機構(gòu)的檔案室工作人員為兼職人員，并非全職檔案管理員工，管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，未充分掌握管理業(yè)務內(nèi)容，無法保障獻血者檔案管理的業(yè)務質(zhì)量。管理制度體系較為陳舊，缺乏創(chuàng)新性，對于新技術(shù)的運用不到位，檔案管理效率不高，不便于高效進行開發(fā)利用。再加上這些兼職人員，本職工作并非與采血機構(gòu)工作相關(guān)。因此，在工作中難免會存在懈怠心理。甚至當遇到多人獻血時會造成獻血者檔案管理混亂。

（二）獻血者檔案管理沒有統(tǒng)一的標準。國家沒有相關(guān)的法律法規(guī)或政策對獻血者檔案提出統(tǒng)一的管理規(guī)范和標準，各地沒有辦法做到獻血者檔案管理的統(tǒng)一性。現(xiàn)階段，各地市的采供血機構(gòu)對獻血者檔案的信息采集和管理要求都是自行制定的，并且歸檔制定缺少全面性，導致員工開展管理活動過程中，處于被動收集歸檔狀態(tài)，時有出現(xiàn)獻血者記錄不夠完善、記錄不夠詳細等問題，影響了其利用效率。

（三）對獻血者檔案管理不夠重視?，F(xiàn)階段，部分單位管理人員在獻血者檔案管理方面缺少認知，將無償獻血者檔案當作一般的工作記錄，重視度不夠，管理意識不強，導致目前對獻血者檔案管理基本停留在保管和查閱層面，獻血者檔案格式歷年不變，生成的資料更成為束之高閣的一盒盒紙質(zhì)檔案。并且，部分血站缺少配套管理設施，管理工作的風險隱患較大。

（四）檔案管理手段落后。目前，我國大部分血站的工作信息化程度本身并不高，在檔案管理方面主要采用紙質(zhì)方式記載，并通過人工方式進行記錄與整理，管理過程中信息化、自動化以及系統(tǒng)化等程度不足，不便于對檔案信息資源的后期開發(fā)利用。也正是因為獻血者檔案信息管理缺少信息技術(shù)的支撐和科學手段的指引，使得管理的時效較長，且人工管理時也容易出現(xiàn)誤差。獻血者檔案管理作為關(guān)乎我國醫(yī)療水平的重要環(huán)節(jié)，需要嚴謹對待。檔案管理手段落后且時效性不足時，不僅查詢耗時耗力，當出現(xiàn)誤差時，所造成的后果更是不堪設想。

三、獻血者檔案信息資源開發(fā)與利用途徑

（一）規(guī)范獻血者檔案材料的收集整理。完善無償獻血者檔案表格，規(guī)范采集數(shù)據(jù)信息，指派專人科學解釋《健康征詢表》，指導獻血人員完成表格填寫，體檢采血工作人員應嚴格按照工作流程記錄獻血者信息，檢查核對表格填寫的完整性和系統(tǒng)信息錄入的一致性后再簽名移交。構(gòu)建每日復核制度，業(yè)務科室指派專人復核每日電子信息與原始記錄，完整無誤后再定期移交檔案室統(tǒng)一管理。豐富檔案信息，統(tǒng)一規(guī)范管理是盤活檔案資源的基礎。與此同時，還要完善對于獻血者的檔案管理監(jiān)督機制?？紤]到一些工作人員的工作態(tài)度不夠端正，且工作流程不夠嚴謹，往往會造成檔案管理出現(xiàn)紕漏。針對這些問題，需要對工作人員的收集和管理情況加以監(jiān)督和指引。還要采用權(quán)責一致的工作方式，明確每個工作人員對于檔案管理的要求和職責。并派專人監(jiān)管。當監(jiān)督人員發(fā)現(xiàn)工作人員在進行檔案收集管理時出現(xiàn)紕漏，要將其紕漏進行記錄，將其列入工作人員的月考核中，將檔案管理效率和水平與所負責的工作人員個人績效相掛鉤，有效激發(fā)員工的工作積極性，并端正其工作態(tài)度，讓工作人員更加認真負責地對待日后的工作。

（二）優(yōu)化獻血人員檔案檢索平臺，強化開發(fā)利用效果。借助對檔案管理特征進行全面了解，不斷促進檔案開發(fā)以及利用效果，應該定期更新、維護檢索系統(tǒng)。要以獻血者檔案管理信息資源的開發(fā)與建設為前提，做好各個類別檢查搜索開發(fā)與發(fā)掘檔案價值，對檔案全引目錄、卷宗目錄和全宗檔案等進行科學編制，同時積極采用計算機技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字掃描存檔，根據(jù)具體工作范圍以及授權(quán)情況，實現(xiàn)數(shù)字閱檔目標，促使相關(guān)人員在查閱方面更加便利，不僅節(jié)約成本，同時可以節(jié)約人力、財力等資源，有效促進管理效率和現(xiàn)代化管理水平。

（三）加強獻血者檔案管理人員職業(yè)教育，增強開發(fā)利用技能。獻血者檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)能力直接影響到了檔案信息資源的開發(fā)與利用。因而在獻血者檔案管理的工作過程中，要提高管理人員在管理過程中的專業(yè)化與職業(yè)化，使檔案管理者的管理能力得到進一步提升，最后通過自我在專業(yè)水平方面的提高，以強化血站檔案的調(diào)研能力為主，充分把握檔案信息的需求，了解檔案信息的“來源”，遵守檔案編制與研發(fā)的要求，對檔案信息進行規(guī)范性標注，合理編制搜引工具，規(guī)范開展檔案信息標注工作，對搜引工具進行科學編制，強化檔案資源編排力度，在現(xiàn)代索引工具以及其他相關(guān)技術(shù)等方面應該做到精通深入，提高檔案信息資源的整理輸出能力。

（四）加大獻血者檔案工作中的基礎投入。加大獻血者檔案建設資源開發(fā)與管理，必須要以基礎設施和先進的設備為基礎。一是對檔案室進行基礎建設，配置檔案信息開發(fā)與利用過程中使用到的設備，比如電腦、打印機、掃描儀等一系列設備，以確保檔案室記錄工作能順利完成。二是積極選擇“十防”以及相關(guān)手段，提高相關(guān)設備與檔案信息安全性。第三，針對檔案信息開發(fā)和價值實現(xiàn)等方面，聘請專業(yè)人員進行指導以及培訓，通過這樣的方式來保證工作能夠正確高效地進行。

四、結(jié)語

本文通過對獻血者檔案的現(xiàn)狀進行分析，指出獻血者檔案管理中的問題：管理人員對檔案管理缺少重視，個別血站的管理設備不配套，檔案管理存在安全隱患，獻血者檔案管理沒有統(tǒng)一的模式以及管理方法等。針對以上問題，我們應該重視獻血者的檔案管理，了解檔案管理的意義，完善獻血者檔案管理相關(guān)制度，統(tǒng)一檔案信息的管理方法，加強檔案管理人員管理技能與綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加大檔案工作中基礎設備的投入，更好地完成獻血者檔案信息的開發(fā)工作，在開發(fā)的同時進行創(chuàng)新，使我國獻血者檔案信息管理水平更上一層樓。