文/中陜核工業(yè)集團二二四大隊有限公司 李婧

在社會不斷進步、科技不斷發(fā)展的同時，對企業(yè)檔案管理全面性、便捷性、準確性等提出了更高的要求，為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，保證企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設(shè)速度，保證企業(yè)健康發(fā)展。在新形勢下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢

首先，能夠使查閱檔案變得更加便捷，從而使檔案管理的效率得到進一步提高，降低經(jīng)營成本，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享性是檔案管理信息化最顯而易見的優(yōu)勢。檔案管理信息化能夠通過各種技術(shù)手段將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案資料，從而完成檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，使檔案保存與管理變得更加規(guī)范，并且將其融入企業(yè)局域網(wǎng)建設(shè)，結(jié)合現(xiàn)階段的先進辦公系統(tǒng)，建立文檔一體化授權(quán)查閱機制和管理體系，能夠使企業(yè)中擁有相關(guān)權(quán)限的員工自主地在檔案管理系統(tǒng)中完成檔案資料的查閱，簡化工作流程，避免企業(yè)財力、物力、人力資源浪費現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案管理使用一體化的目標，實現(xiàn)高度資源共享，強化企業(yè)內(nèi)部的交流，提升企業(yè)各部門的團隊合作能力，可使企業(yè)擁有更高的經(jīng)營管理效率。

其次，實現(xiàn)檔案管理信息化能夠使檔案損壞、遺失的情況得到改善，從而保證檔案更加完整。檔案管理信息化建設(shè)工作具有很強的綜合性，配合科學的辦公軟件，能夠?qū)ζ髽I(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公中產(chǎn)生的各種信息資源進行更高效的保存與整理，從而在辦公的過程中完成大量電子檔案信息的收集、存檔工作，并且能夠與資料的特性相結(jié)合，保留其修改審批流程，從而使企業(yè)檔案資料更加完整，也可以由各部門完成自身檔案資料的收集與上傳，最后再由檔案管理部門統(tǒng)一管理檔案資料。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化制度缺乏針對性。檔案管理工作的落實效果在一定程度上受到相關(guān)管理制度的影響?，F(xiàn)階段，我國很多企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)制度約束檔案管理工作，沒有與檔案管理工作和科學技術(shù)進行有效結(jié)合，導致檔案管理信息化制度無法有效發(fā)揮作用，所以在發(fā)展的過程中不斷有新的問題出現(xiàn)，致使企業(yè)發(fā)展需求無法得到有效滿足，降低了檔案的實際作用，甚至部分企業(yè)的檔案管理工作流于表面，對順利開展企業(yè)日常管理工作造成一定影響。

（二）基礎(chǔ)資料有流失風險存在。在不斷推進市場經(jīng)濟發(fā)展的同時，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營活動變得越來越復雜，十分注重過程及細節(jié)管理，從而導致在經(jīng)營管理活動中出現(xiàn)大量的基礎(chǔ)性和過程性資料，并且在日常工作中有較多的應用機會，具有較高的保存價值。但是因為基礎(chǔ)資料數(shù)量較多，需要投入大量的資源才能將其全部納入企業(yè)檔案管理中，并且在實際調(diào)閱使用時也存在諸多不便。所以，企業(yè)應該對資料的重要程度進行準確評價，著重收集重要程度高的資料以及結(jié)果性資料，對于重要程度較低的資料可以劃分到具體部門甚至由具體人員負責保管。另外，負責企業(yè)資料管理的人員缺乏相關(guān)的管理手段和能力，并且人員變動較為頻繁，極易導致檔案資料流失，對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展不利。

（三）缺乏企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)。從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)來講，因為缺少相關(guān)的技術(shù)導致無法有效提升檔案管理效率。企業(yè)應該將其作為一個重要的努力方向，在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，需要充分利用當前先進的科學技術(shù)，很多企業(yè)因為相關(guān)的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化進程。另外，企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化還依賴于企業(yè)信息化建設(shè)。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）提升檔案管理意識。檔案管理人員的自身素質(zhì)很大程度上能夠決定企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的成效。所以，企業(yè)應該努力建設(shè)一批有職業(yè)道德、有技術(shù)能力、有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊伍。首先，要提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平和責任意識。其次，需要根據(jù)實際工作對檔案管理人員開展信息化建設(shè)培訓，從而使他們的專業(yè)知識和實踐能力得到提升。最后，需要加強檔案管理人員的計算機能力，保證他們能夠熟練掌握相關(guān)的辦公軟件。想要實現(xiàn)檔案管理信息化，除了需要對人才隊伍建設(shè)進行加強外，還需要對相關(guān)人員的檔案管理意識進行加強，使他們對檔案管理工作進行充分重視的同時，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)同合作使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量進一步提升。

（二）完善信息化檔案管理制度。完善信息化檔案管理制度，能夠提高檔案管理工作。在實際開展相關(guān)工作時，可以從以下幾方面入手：首先，利用有效的方式保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，同時還應該對一些在設(shè)備中儲存的信息資料進行整理，完善相關(guān)的保護工作。其次，應該保證檔案資料的及時備份，防止由于各種原因?qū)е碌臋n案信息缺失。最后，建立和完善檔案管理信息化使用制度，使用時檔案資料要嚴格地遵守相關(guān)的規(guī)章制度，另外應該完善記錄和審批檔案資料使用的工作，為檔案資料的安全性和完整性提供有效保障，防止由于疏忽產(chǎn)生的檔案資料損失。

（三）審查以及整理原有檔案。這是實現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化、標準化的必經(jīng)之路，由于傳統(tǒng)檔案管理存在不足，導致檔案資料中很可能存在對現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展無價值或者重復的檔案資料。另外，企業(yè)想要實現(xiàn)檔案管理信息化，應該在不斷結(jié)合先進管理理念和先進制度，優(yōu)化現(xiàn)有工作的同時，對原本工作中的無用文件進行剔除，才能為今后的檔案使用提供方便。

（四）實現(xiàn)檔案資料分類號和題名規(guī)范化。利用計算機進行檔案管理最明顯的優(yōu)勢就是能夠使人們的檢索需求得到滿足。為了保證能夠進行完整地檢索，需要檔案管理人員強化分類工作，與國家相關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際情況相結(jié)合，對檔案分類工作進行細化，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和所屬部門等對檔案進行分類。在進行分類時，還應該加強校審力度，從而避免分類工作出錯，并且還應該組織相關(guān)人員統(tǒng)一標準統(tǒng)一認識，努力實現(xiàn)所有檔案資料文件標引一致化，從而更加規(guī)范、標準地開展檔案管理工作。另外，實現(xiàn)檔案資料分類號規(guī)范化，雖然能夠保證檢索檔案資料時的查全率，但無法為查準率提供有效保障。所以，在進行檔案管理信息化建設(shè)時，還應該對檔案資料題名進行規(guī)范統(tǒng)一，從而使檢索檔案資料時文不對題的情況得到有效避免。

（五）強化相關(guān)的技術(shù)指導工作。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)離不開信息技術(shù)指導的有力支持。想要保證信息指導工作得到有效落實，首先需要明確能夠提升企業(yè)檔案管理信息化程度的技術(shù)，只有樹立正確的目標才能為實際工作提供有效指導。其次技術(shù)指導應該由專業(yè)的人員進行，對檔案管理人員開展相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備培訓，從而保證檔案管理信息化建設(shè)工作得到有效開展，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)速度。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作擁有很強的綜合性，企業(yè)應該與自身的戰(zhàn)略發(fā)展相結(jié)合對檔案管理信息化建設(shè)問題進行充分考慮。在開展相關(guān)工作的過程中，不僅需要企業(yè)領(lǐng)導的有效支持，檔案管理人員也應該對自身的管理觀念進行不斷更新，對檔案管理工作中存在的客觀規(guī)律進行深入探索，同時與先進的信息技術(shù)相結(jié)合，發(fā)揮人才優(yōu)勢，對企業(yè)各部力量進行充分運用，推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)。