文/深圳市龍崗區(qū)耳鼻咽喉醫(yī)院院辦 劉冬梅

為滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展需求，醫(yī)院管理者應(yīng)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理路徑等方法，把精細(xì)化管理運(yùn)用到日常醫(yī)院管理中。精細(xì)化管理是一種全新的管理方法，其以科學(xué)管理為基礎(chǔ)，將嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、認(rèn)真細(xì)致融入管理中。近年來(lái)，辦公室行政精細(xì)化管理模式被廣泛運(yùn)用于醫(yī)院管理部門(mén)中，能提高醫(yī)院辦公室行政管理效率，實(shí)現(xiàn)資源最大化運(yùn)用。所以有效促進(jìn)醫(yī)院辦公室行政管理精細(xì)化，完善辦公室行政管理制度非常重要。因此，對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化思路和策略展開(kāi)以下分析。

一、辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的作用

辦公室行政管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中占據(jù)重要位置，不僅能在監(jiān)督和控制等多個(gè)方面提高行政管理效果，拉近各個(gè)部門(mén)的關(guān)系，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)健康、穩(wěn)定發(fā)展。針對(duì)此，以醫(yī)院辦公室行政管理為核心，對(duì)其實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理作用進(jìn)行研究。

（一）有利于促進(jìn)個(gè)人發(fā)展。促使醫(yī)院辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，有效幫助醫(yī)務(wù)人員厘清不同工作需要，保證員工基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，調(diào)動(dòng)員工參與工作積極性，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。此外，還能為醫(yī)院辦公室?guī)?lái)經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

（二）有利于促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)步。之前醫(yī)院辦公室行政管理，其工作內(nèi)容以證件辦理、發(fā)票簽字等內(nèi)容為主，雖然醫(yī)院管理者意識(shí)到辦公室行政管理的重要性，但仍存在分類(lèi)不科學(xué)、管理不集中等問(wèn)題。所以，需對(duì)精細(xì)化管理加大重視，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，完善醫(yī)院辦公室行政管理工作，幫助醫(yī)院有效處理突發(fā)事件，提高醫(yī)院辦公室的工作效率。

（三）有利于促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。辦公室行政職能的發(fā)揮，直接關(guān)系醫(yī)院未來(lái)發(fā)展質(zhì)量。做好醫(yī)院辦公室行政管理精細(xì)化不僅能為醫(yī)院獲取更多經(jīng)濟(jì)效益，還能提高群眾滿(mǎn)意度和醫(yī)院在群眾心中的信任，最終為社會(huì)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化現(xiàn)狀

根據(jù)醫(yī)院辦公室行政管理現(xiàn)狀可看出，醫(yī)院在落實(shí)精細(xì)化管理時(shí)存有以下幾點(diǎn)問(wèn)題：精細(xì)化管理目標(biāo)有待明確、辦公室崗位考核有待量化和醫(yī)院的辦公設(shè)備有待更新等。這些問(wèn)題的存在影響了辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，阻礙了醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

（一）精細(xì)化管理目標(biāo)有待明確。眾所周知，不論是醫(yī)院還是企業(yè)或事業(yè)單位，要想在發(fā)展中提高自身人力資源管理水平，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有績(jī)效管理完善，明確管理目標(biāo)才能提高行政管理效率。由當(dāng)前醫(yī)院辦公室管理制度現(xiàn)狀分析，醫(yī)院辦公室在管理中構(gòu)建精細(xì)化的目標(biāo)，但在落實(shí)中卻不到位。同時(shí)，考核體系、工作內(nèi)容以及部門(mén)間的溝通存在問(wèn)題，一旦在工作中遇到麻煩，會(huì)出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。此外，由于待辦工作積累越來(lái)越多，工作效率下降，醫(yī)院在群眾中的口碑越來(lái)越差，對(duì)醫(yī)院形象建設(shè)造成嚴(yán)重影響。

（二）辦公室崗位考核有待量化。縱觀醫(yī)院經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀可看出，許多醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中接到投訴，最為常見(jiàn)的投訴意見(jiàn)：電話(huà)預(yù)約線(xiàn)路經(jīng)常被占用或者無(wú)人接聽(tīng)；醫(yī)院電腦及其他設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障等。這些現(xiàn)象核心因素就是辦公室行政管理工作有待細(xì)化，工作人員缺少量化考核。一方面是由于醫(yī)院招聘或選擇工作人員時(shí)未開(kāi)展綜合性考核，導(dǎo)致部分人員素質(zhì)不高或其他問(wèn)題存在，影響醫(yī)院辦公室行政管理工作效率無(wú)法提高；另一方面是因?yàn)樵谵k公室崗位考核期間，醫(yī)院管理者沒(méi)有對(duì)員工實(shí)踐操作提出具體要求，使部分部門(mén)人員在工作中出現(xiàn)消極態(tài)度，長(zhǎng)時(shí)間惡性循環(huán)難免對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成不利影響。

（三）設(shè)備需要更新。除精細(xì)化管理目標(biāo)待明確和辦公室崗位考核待量化等問(wèn)題外，醫(yī)院辦公設(shè)備的落后也會(huì)引發(fā)辦公室行政管理效率下降。尤其伴隨信息技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)使用新型現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但醫(yī)院卻因?yàn)楦魇礁鳂釉?，沒(méi)有更新辦公設(shè)備。此外，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解和運(yùn)用的醫(yī)院工作人員少之又少，無(wú)法熟練使用計(jì)算機(jī)相關(guān)操作導(dǎo)致工作效率低。由此可見(jiàn)，因醫(yī)院辦公設(shè)備有待更新，使行政管理精細(xì)化發(fā)展受到阻礙。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的途徑

以辦公室行政管理精細(xì)化實(shí)現(xiàn)情況為依據(jù)，在此基礎(chǔ)上加深員工協(xié)同工作意識(shí)、優(yōu)化行政管理工作流程、增強(qiáng)人性化色彩管理力度、完善醫(yī)院監(jiān)督考核體系、嚴(yán)格落實(shí)辦公室會(huì)議制度等，在醫(yī)院辦公室行政管理中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。這樣不僅能提高辦公室行政精細(xì)化管理質(zhì)量，還能推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（一）加深員工的協(xié)同工作意識(shí)?；诂F(xiàn)代化發(fā)展背景下，醫(yī)院想促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，需要提高深化辦公室協(xié)同工作意識(shí)。其原因是促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化，需多個(gè)部門(mén)相互配合，在漫長(zhǎng)工作中得以實(shí)現(xiàn)，保證各部門(mén)間具有良好協(xié)調(diào)性，意識(shí)到行政管理工作的重要性，才能要求自己精確并精細(xì)化工作內(nèi)容，提高醫(yī)院辦公室行政管理效率。由此可見(jiàn)，加深醫(yī)院工作人員協(xié)同工作意識(shí)，有助于提高醫(yī)院工作人員對(duì)醫(yī)院的歸屬和認(rèn)同感，有效落實(shí)行政管理工作，提高其職業(yè)規(guī)劃意識(shí)，為醫(yī)院辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化行政管理的工作流程。在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革發(fā)展背景下，醫(yī)院辦公室的行政管理工作正在面臨巨大的工作壓力和挑戰(zhàn)，只有不斷優(yōu)化辦公室行政管理工作流程才能確保行政管理工作符合現(xiàn)代化發(fā)展需求。但要想優(yōu)化醫(yī)院辦公室行政管理工作流程，則需要醫(yī)院管理者能根據(jù)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)新原有工作模式和方法，剔除不符合現(xiàn)代化發(fā)展要求的內(nèi)容，簡(jiǎn)化信息數(shù)據(jù)傳遞，提高行政管理工作效率。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院辦公室行政管理模式進(jìn)行優(yōu)化，促進(jìn)各部門(mén)相互溝通、協(xié)作等方式，保證工作內(nèi)容對(duì)接準(zhǔn)確性。

（三）理論與實(shí)際聯(lián)系推動(dòng)精細(xì)化。要想提高辦公室行政精細(xì)化管理水平，需要以理論依據(jù)作為支撐，通過(guò)行政管理工作落實(shí)，提高行政管理質(zhì)量和管理效率。除此之外，醫(yī)院高層管理人員還應(yīng)當(dāng)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)行政管理經(jīng)驗(yàn)，合理運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法和管理技術(shù)，把辦公室工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)細(xì)分，要求辦公室管理人員把事務(wù)科學(xué)分配，在實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明的基礎(chǔ)上細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)。

（四）增強(qiáng)人性化色彩管理力度。通過(guò)加深員工協(xié)同工作意識(shí)與優(yōu)化行政管理工作流程以外，通過(guò)服務(wù)、管理及協(xié)調(diào)三個(gè)方面入手，增強(qiáng)辦公室行政管理人性化色彩，在醫(yī)院辦公室行政管理中發(fā)揮精細(xì)化作用。醫(yī)院辦公室的行政管理人員只有對(duì)人才給予充分尊重，才能提高人才服務(wù)意識(shí)，使人才獲得成就感與歸屬感。要想保證醫(yī)院秩序應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中遵循“以人為本”的原則和工作方式，解決工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提高醫(yī)院辦公室行政管理精細(xì)化水平。除此之外，工作人員在日常交流與溝通中還要保證自己說(shuō)話(huà)交流具有一定清晰度，做好基礎(chǔ)服務(wù)工作，以熱情的態(tài)度對(duì)待他人才能提高服務(wù)感染力。

（五）嚴(yán)格落實(shí)辦公室會(huì)議制度。醫(yī)院辦公室行政管理應(yīng)根據(jù)部門(mén)不同，定期開(kāi)展日常管理工作會(huì)議，但會(huì)議開(kāi)展不能過(guò)于頻繁，最好以1-2周召開(kāi)1次為宜。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還要加大對(duì)重要活動(dòng)決策的重視。行政辦公室工作人員需要把會(huì)議中不同議題整理、匯總，負(fù)責(zé)傳送給每個(gè)部門(mén)。此外，醫(yī)院行政辦公室還要召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議，探討工作中遇到的問(wèn)題。

醫(yī)院辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，不僅能提高醫(yī)院醫(yī)療、服務(wù)水平，還能推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。提高辦公室行政管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)，在掌握辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，通過(guò)加深員工的協(xié)同工作意識(shí)、優(yōu)化行政管理的工作流程，增強(qiáng)人性化色彩管理力度、完善醫(yī)院的監(jiān)督考核體系、嚴(yán)格落實(shí)辦公室會(huì)議制度等，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室行政精細(xì)化管理目標(biāo)，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。