文/廣東大鵬液化天然氣有限公司 曹倩

在項目建設過程中，項目檔案的重要性毋庸置疑，它是以文字、圖表、影像等形式，記錄著整個項目建設的前期準備工作、開工建設工作、調試、運行、驗收等等各環(huán)節(jié)的重要資料，可以作為該項目日后改擴建、維修、重建等工作的重要參考依據。進入新的發(fā)展階段，建設項目檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的腳步，樹立起發(fā)展和創(chuàng)新意識，不斷突破舊模式的束縛，針對工作中出現的問題，探索和尋找新的管理模式和管理方法，提升項目建設的信息化水平，有效提升建設項目檔案管理工作的能力和水平。

一、當前建設項目檔案管理工作中暴露出的突出問題分析

（一）管理制度建設有待加強和完善。不管何種工作內容，要想順利進行和開展，都離不開規(guī)章制度約束，并加以規(guī)范。同樣的，在建設項目的檔案管理工作中，也需要一定的管理制度來進行規(guī)范。從建設項目的實踐開展來看，每一個建設項目的檔案管理工作，都要遵循工程建設的規(guī)律及驗收標準開展，但是在管理制度的建設方面，還存在一定的漏洞，不能對項目建設檔案管理行為進行有效的約束和規(guī)范，很多寶貴的檔案資料未能歸檔或遺失，或者管理混亂的，很大程度上影響了檔案管理工作的質量，未能全面反映建設項目的全貌，對檔案利用和企業(yè)后續(xù)建設與發(fā)展也造成了不利影響。

（二）思想上不注重建設項目檔案管理工作。某些建設項目中的檔案管理部門，管理意識較弱，工作缺乏一定的積極性和主動性，責任感不強，很多工作不能及時落實和完成，使得很多檔案資料不能在規(guī)定的時間內如期歸檔，甚至無限期延長，對檔案管理工作造成了很大的負面影響。除此之外，一些項目單位也存在著這樣的問題，他們非常重視工程的建設，而不夠注重建設項目檔案管理工作的提高和發(fā)展，主觀上認為檔案管理工作沒有多大用處。在這種錯誤思想的影響下，使得項目檔案管理思想和管理模式很難有大的突破，實現大的發(fā)展，只能故步自封。明顯的表現是，項目的數據信息的搜集工作、整理工作、查閱等環(huán)節(jié)工作的滯后，效率低下，對建設項目的發(fā)展并無實質性的幫助。

（三）項目檔案管理工作人員的專業(yè)素質有待提高。在工程項目的建設過程中，一些項目單位不重視檔案管理工作，甚至缺少專門的檔案管理部門，有的工程建設項目單位的檔案管理人員素質有限，不能高效地完成檔案管理工作，導致很多檔案資料的管理帶有較大隨意性，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。另外，很多項目檔案管理工作并未設立專職人員，而是常由其他職能人員兼職或臨時人員暫代管理，專業(yè)的檔案管理知識和能力的缺乏使檔案管理工作漏洞百出，不僅對項目工程檔案管理工作質量帶來不良影響，而且，對項目檔案管理工作的價值體現也是不利的。

（四）建設項目檔案管理工作缺乏規(guī)范性、科學性及信息化建設。在工程項目的建設過程中，工程檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，需要引起重視。但是在實際工作中，檔案管理中的資料編制工作不夠規(guī)范和科學。很多的工程建設數據信息資料被收集上來以后，檔案管理人員要按照一定的歸檔標準、原則和程序，將這些資料進行歸檔保存，然而在實踐中，一些檔案管理人員的責任意識和管理意識淡薄，不能夠深刻認知工程檔案資料的重要的價值，工作消極怠工，缺乏動力和激情，不清楚檔案資料的編制規(guī)則，導致實際工作中的檔案資料分類不科學，整理修改耗時長，歸檔有較大隨意性，不僅給檔案管理工作帶來了不便，而且給以后的檔案資料的查閱帶來了麻煩，很大程度上降低了建設項目檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性，從某種程度上反映出建設工程檔案管理工作整體水平有待提高。從實踐來看，一些工程項目檔案管理工作的信息化建設比較滯后，仍然以人工勞動為主，導致項目檔案管理工作的效率和質量不高。

二、新時期建設項目檔案管理工作方法創(chuàng)新思路分析

（一）積極構建完善的建設項目檔案管理制度和體系。在新的歷史發(fā)展時期，很多工程項目單位都逐漸意識到檔案管理工作的重要性，開始謀求檔案管理工作的效率和質量，最重要的一點是，構建完善的建設項目檔案管理制度和體系也被提上了日程，注重提升檔案管理工作人員的管理意識和創(chuàng)新意識，逐步培養(yǎng)起檔案管理的思維和觀念，全面提高工程項目建設中的數據信息資料的搜集、整理和歸檔工作。在開展檔案管理工作過程中，一定要專職專管，實現檔案管理工作的專業(yè)化和統(tǒng)一化，理順檔案管理的流程和脈絡，明確檔案管理人員的崗位職責，進一步規(guī)范和約束檔案管理行為。與此同時，建設項目的檔案管理工作人員一定要用心工作，在工作中注意總結和掌握高效的工作方法，理順檔案管理工作的流程，最大程度地實現檔案管理工作標準化、規(guī)范化，保證每一項檔案管理信息都能夠及時準確歸檔和查閱。另外，在新的歷史發(fā)展時期，要重視信息采集制度的構建和發(fā)展，將現代信息技術引入建設項目檔案管理工作當中，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新工程信息資料的搜集方法和手段，有效推動工廠建設項目檔案管理工作朝著制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）加強思想認知，進一步擴大檔案管理的范圍。各工程項目組及領導人員要提升思想認知，深刻了解項目檔案管理工作的重要性，并在實踐中高度重視其發(fā)展，提出要求，切實解決發(fā)展中存在的實際問題。與此同時，將項目檔案納入項目建設技術和管理程序當中，明確職責、落實責任，合理、科學配置各種資源，并且要嚴格遵循基本的指導方針，即工程項目建設和檔案管理工作不能出現脫節(jié)，要積極促進兩者間的同步進行。簡單來講，在整個工程建設過程中，都要有檔案管理人員的參與。例如，從工程項目的立項開始，就要對相關的工作資料進行及時地歸檔，納入檔案管理工作當中。在這個階段的工作中，很多資料都非常的重要，需要及時地進行搜集、整理和審查，進入檔案管理流程當中。當工程建設完成以后，相關的文件和資料，都要進入到檔案管理程序當中，將工程的檔案管理工作和整個工程建設項目充分融合。在此過程中，要特別注意工程建設合同管理和監(jiān)理管理，發(fā)揮約束機制的作用，在簽訂合同的過程中，要對檔案資料的數量、屬性等有一個大概了解，并基本確定每一種合同資料的歸檔時間。在工程合同質量保證金中，涵蓋工程建設檔案資料有關保證金的相關內容，如果在歸檔的過程中，發(fā)現缺少了相關的保證金資料，將嚴格按照管理制度不予接受和歸檔，積極發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，重點凸顯監(jiān)管和規(guī)范的職能。另外，工程項目建設檔案管理工作也要納入工程項目建設的計劃當中，確保在工程立項、建設、驗收、檢查等工作中，兩者具有同步性，在整個工程建設過程中，都能體現出檔案管理工作的重要性。

（三）注重檔案管理工作人員素質和專業(yè)能力的提高。工程項目建設檔案管理的順利開展，管理工作人員是最主要的參與者，其綜合素質和專業(yè)能力，直接影響著項目檔案管理工作的效率和質量。針對在實際工作中暴露出的管理人員素質問題和專業(yè)管理能力的問題，施工單位要高度重視，并結合檔案管理工作的發(fā)展變化和創(chuàng)新工作的實際所需，定期或者不定期舉辦一些關于檔案管理的培訓課程，讓項目檔案管理工作人員經常接受一些正規(guī)的專業(yè)學習，豐富專業(yè)知識，提高專業(yè)管理能力。同時，項目檔案管理工作人員也要增強主觀能動性，注重自我專業(yè)能力的提高，學習新的管理理念和管理知識，為檔案管理工作在發(fā)展中實現創(chuàng)新奠定良好的基礎。檔案管理人員在學習中，會對項目檔案管理工作有更深刻的理解，并通過實際工作實踐不斷提升實操能力和管理水平。

（四）注重建設項目檔案管理系統(tǒng)性、科學性發(fā)展，提升信息化建設。在工程項目檔案管理工作中，檔案管理工作人員要注重收集和整理數據信息，并加強學習，主動接受檔案業(yè)務的指導，準確、及時地進行項目整理和歸檔檔案資料，不斷提升檔案管理工作的效率和質量。進入新時期，隨著信息技術和網絡技術的快速發(fā)展和普及，建設項目檔案管理工作也要順應時代的發(fā)展潮流，積極引入信息技術，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，提升檔案管理工作的效率和質量，例如運用信息化的軟件，存儲和利用檔案資料；建立檔案信息化管理平臺，將檔案管理系統(tǒng)和項目管理信息系統(tǒng)進行有效對接，或者將文件和檔案管理納入項目管理系統(tǒng)中，實現全程的一體化管理，將項目管理系統(tǒng)和檔案管理模塊進行有效結合和對接，即使開始了新的建設項目，檔案信息化管理平臺也能夠準確實現文件材料收集、歸檔等工作與新建設項目進度同步，保證較高的精準度，進一步提升建設項目檔案管理的實效。

三、結語

新時期發(fā)展背景下，建設項目檔案管理工作不能松懈，依據工程建設自身的特殊性和行業(yè)發(fā)展的實際情況，積極探索新的檔案管理模式和工作方法，注重體系建設和制度建設，不斷提高工程建設檔案管理工作的實效。同時，要不斷強化工程建設檔案管理的信息化建設，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，保障檔案管理工作水平的進一步提高。