文/仙桃職業(yè)學(xué)院 張華容

伴隨科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)普及，并廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中。作為為學(xué)校信息資源提供服務(wù)的檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，合理使用校園網(wǎng)，加大檔案信息化建設(shè)力度，以保證能夠全面展現(xiàn)出檔案信息的優(yōu)勢，從而提升高校檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）社會(huì)發(fā)展的需求。伴隨經(jīng)濟(jì)、科技日益全球化，高校對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的貢獻(xiàn)也逐漸顯現(xiàn)出來，在這樣的時(shí)代背景下，涉及大量重要信息資源的高校檔案逐漸受到了重視，而且其服務(wù)范圍已經(jīng)不再僅局限于校園內(nèi)部，而是涉及社會(huì)的諸多行業(yè)。計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的結(jié)合，使信息技術(shù)逐步取代了過去傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)而使信息化建設(shè)完善。而高校辦公自動(dòng)化的廣泛使用，方便了人們對(duì)于檔案的使用，目前已經(jīng)不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，并且能夠快速且便捷地獲得十分精準(zhǔn)的檔案信息。所以，高校檔案信息化管理目前得到了很大程度的重視。在這樣的背景下，社會(huì)發(fā)展迫切急需要高校推動(dòng)以自動(dòng)化、信息化建設(shè)為主的信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

（二）高校需要通過檔案信息化建設(shè)來尋求發(fā)展。信息化給檔案管理增添了新鮮的元素，但也加大了檔案管理的難度。首先，在檔案材料的類型方面，增添了數(shù)字化教材、科研材料等，并且在高校所有檔案資料當(dāng)中占據(jù)了大部分的比例。其次，不僅要對(duì)紙質(zhì)檔案做好管理，還要對(duì)一些電子文件、網(wǎng)頁文檔、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。另外伴隨信息化的逐步完善，在歸檔的時(shí)候，對(duì)使用全新教學(xué)方式后所形成的教學(xué)資料、科研資料等也要進(jìn)行歸檔，進(jìn)而擴(kuò)大檔案管理范圍。最后，站在管理形式的角度上分析，校園網(wǎng)是學(xué)校信息化管理的重要載體，而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步深化到高校的基礎(chǔ)上，高校檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，這就迫使高校加大檔案信息化建設(shè)的力度。

（三）提高檔案信息資源的使用率。信息化技術(shù)的提高，使得檔案信息資源的使用也受到了重視，社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求量越來越大。受紙質(zhì)檔案的限制，過去的檔案信息資源在傳播和使用率上始終達(dá)不到理想的效果。而伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們只需要利用網(wǎng)絡(luò)就能夠得到想要的檔案信息。除此之外，人們還能夠在工作的時(shí)候隨時(shí)隨地查找到相關(guān)的信息。而想要緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，檔案管理工作者要突破傳統(tǒng)限制，采用全新的管理方式，充分利用信息化的優(yōu)勢，并以校園網(wǎng)為依托來加大檔案信息化建設(shè)的力度，這樣就能夠全面提升檔案管理的效率。

二、提升高校檔案信息化建設(shè)的舉措

（一）采用全新的檔案管理理念。高校每進(jìn)入新的發(fā)展階段，其信息服務(wù)方式都會(huì)隨之改變。在信息技術(shù)還沒有得到普及的時(shí)候，檔案部門主要是進(jìn)行紙質(zhì)檔案服務(wù)。若還采用這種傳統(tǒng)的服務(wù)模式，那么就無法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，并且還會(huì)降低檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，這會(huì)對(duì)檔案信息化的建設(shè)造成不利的影響。所以，檔案管理工作者要采用全新的管理理念和管理方式，將檔案視作信息資源，以此來加強(qiáng)檔案資源的使用率。通過檔案，能夠給學(xué)校的教育、科研等方面的工作帶來有價(jià)值的信息，并且還能夠?yàn)榇蛟煨@文化、強(qiáng)化校園管理、加強(qiáng)宣傳力度帶來信息上的保障。若學(xué)校將檔案視作一種信息資源，那么就可為學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供幫助，并認(rèn)識(shí)到檔案的重要價(jià)值，這樣一來，學(xué)校就能投入充足的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，最終使高校檔案信息化水平得到良好的發(fā)展。

（二）做好電子文化歸檔。電子文件從起初的形式，到后來的歸檔開發(fā)使用，在此過程中經(jīng)過了諸多的環(huán)節(jié)。若其中某個(gè)環(huán)節(jié)沒有落實(shí)好職責(zé)、制度不夠合理，或沒有制定完善的管理制度，那么就會(huì)導(dǎo)致電子文件失真。所以，創(chuàng)建科學(xué)完善的管理制度，落實(shí)好職責(zé)，在設(shè)立權(quán)限的過程中要明確到全體工作人員。學(xué)校檔案部門要確立電子文件歸檔的時(shí)間、范圍，和數(shù)據(jù)檢查的方式等。要對(duì)歸檔的過程做出有效的檢查，在處理電子文件期間要做好轉(zhuǎn)換控制工作，以避免發(fā)生信息失真的情況。此外在運(yùn)用檔案時(shí)，還要進(jìn)行相關(guān)的記錄。而在構(gòu)成電子檔案以后，要經(jīng)常轉(zhuǎn)化格式，并進(jìn)行備份，以確保電子文件的安全保密性。

做好電子文件以及檔案的管理，能夠使檔案現(xiàn)代化管理和辦公自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)融合。也就是檔案管理能夠給學(xué)校帶來高質(zhì)量的服務(wù)，同時(shí)還能夠利用契機(jī)，使用辦公自動(dòng)化平臺(tái)來推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展，將數(shù)字檔案信息資源建設(shè)遷移到文件形成部門。比如：過去的歸檔工作是把檔案資料傳送到檔案館里，然后再由檔案館對(duì)材料進(jìn)行整體、歸檔，這會(huì)使工作內(nèi)容復(fù)雜，工作量增加。若檔案信息管理能夠與辦公自動(dòng)化相融合，對(duì)電子文件進(jìn)行自動(dòng)化的處理和管理，那么就能夠省略歸檔檢定、記錄等工作，并使用自動(dòng)化系統(tǒng)來進(jìn)行歸檔鑒定、記錄。這種電子化、自動(dòng)化的模式，能夠使檔案整理更加方便，從而得以緩解工作者的工作壓力，提升整體質(zhì)量。高校中的領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到電子檔案結(jié)合辦公自動(dòng)化的重要作用，然后加大檔案信息化建設(shè)的力度，構(gòu)成出一個(gè)涵蓋整個(gè)校園的檔案信息運(yùn)行網(wǎng)，按時(shí)把信息傳送到學(xué)校檔案信息管理部門。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，組建高水準(zhǔn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。高校信息化檔案管理主要是通過人來完成的，因此一定要組建一個(gè)高水準(zhǔn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。這就需要學(xué)校要對(duì)檔案管理部門投入足夠的經(jīng)費(fèi)，加大基礎(chǔ)建設(shè)力度，以使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化。高校檔案工作者在處理業(yè)務(wù)的時(shí)候，要遵循以人為本的理念，在平時(shí)要進(jìn)行大量的理論學(xué)習(xí)和技能學(xué)習(xí)，以此來打造高水準(zhǔn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。而這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)要緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，不要再把檔案部門當(dāng)作安置、分流工作人員的部門。與此同時(shí)，要加大計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的培訓(xùn)力度，尤其要重點(diǎn)加強(qiáng)他們的電子檔案傳送、保存等方面的能力，以使他們能夠變成優(yōu)秀的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員、導(dǎo)航員，這樣一來就可以給高校帶來高水準(zhǔn)的服務(wù)。

（四）使用校園網(wǎng)對(duì)高校進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理。校園網(wǎng)為高校的全體部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享創(chuàng)造了條件，通過網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)⒏咝５拿總€(gè)部門形成一個(gè)整體，從而組建出一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化校園。而隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和完善，使得網(wǎng)絡(luò)信息逐漸變成了高校各項(xiàng)管理工作的主要資源。而對(duì)于給高校提供信息和進(jìn)行信息資源服務(wù)的檔案管理部門來講，要全面且合理地使用校園網(wǎng)，來積極獲取、處理、管理和使用檔案信息，以使高校檔案能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

首先，要結(jié)合辦公自動(dòng)化，通過網(wǎng)絡(luò)來獲取檔案資料。當(dāng)前很多高校均創(chuàng)建了校園網(wǎng)，同時(shí)還創(chuàng)建了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，目前都已經(jīng)轉(zhuǎn)換成了電子檔案。所以，高校檔案管理人員要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，采用全新的管理理念，全面發(fā)揮出學(xué)校辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢，盡量多且快速地獲取所需要的電子檔案信息和資料。若無法在系統(tǒng)上進(jìn)行保存和傳送的電子資料和信息，也同樣要利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來讓有關(guān)單位進(jìn)行歸檔工作，以保證能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案收集。檔案收集網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢在于能夠節(jié)省很多的時(shí)間，并且還能夠減少工作人員的勞動(dòng)量，從而得以全面加強(qiáng)檔案收集的效率。

其次，要?jiǎng)?chuàng)建檔案管理局域網(wǎng)，以便能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案管理。伴隨信息化的發(fā)展，高校檔案管理部門的電子檔案數(shù)量呈上漲趨勢，各種檔案間的共享量也得到了增長。這需要檔案管理部門以校園網(wǎng)為依托，在檔案管理部門中創(chuàng)建檔案管理局域網(wǎng)，以便各管理工作者之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享。進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，不但能夠提高檔案管理質(zhì)量，保證檔案的完整性，并且還可以讓管理人員之間形成良性競爭，這樣一來，能提高檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化的背景下，高校檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，而若想進(jìn)一步做好以校園網(wǎng)為依托的高校檔案信息化建設(shè)，就要采用全新的檔案管理理念、做好電子文化歸檔，同時(shí)還要組建高水準(zhǔn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這樣一來，能夠提升高校檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校的總體發(fā)展。