馬麗

華電福新廣州能源有限公司 辦公室（法律事務部） 廣東廣州 511340

任何國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，都離不開與之相關的行政工作，也就是說，保證管理工作的效率和質(zhì)量，是國有企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的前提基礎。而辦公室作為綜合、全面的辦事部門，在國有企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮著不可替代的中樞作用。但由于管理工作內(nèi)容多，不僅涉及國有企業(yè)內(nèi)部的各個部門，還涉及文秘、檔案、值班、督察以及信息等其他工作內(nèi)容，從而導致處理起來較為復雜。因此，結(jié)合實際工作，切實提高國有企業(yè)辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，是目前迫切需要解決的問題。

1 當前國有企業(yè)辦公室工作主要特征概述

從國有企業(yè)辦公室職能定位來看，其長期發(fā)展中主要具備的特征是政策性、綜合性、服務性以及被動性。政策：辦公室屬于行政職能部門，主要是有效協(xié)同配合國有企業(yè)階層管理活動，有效統(tǒng)籌國有企業(yè)長期以及短期發(fā)展計劃、發(fā)展目標，有效掌握政府部門擬定的各項政策以及法規(guī)，能為國有企業(yè)長遠發(fā)展提供明確的發(fā)展方向；綜合性：由于當前我國各個地區(qū)國有企業(yè)發(fā)展規(guī)模在逐步擴大，國有企業(yè)發(fā)展中內(nèi)部科室數(shù)量逐步增多，國有企業(yè)各個科室在溝通中涉及工作的內(nèi)容以及范圍相對廣泛，所以目前國有企業(yè)辦公室在溝通階段要注重分析不同科室職能定位、重難點問題、服務范圍等，突出辦公室多項職能；服務性：國有企業(yè)辦公室職能定位相對較多，如對不同指令與計劃上傳下達，實現(xiàn)公文穩(wěn)定流轉(zhuǎn)、信息公開。另外，要注重實現(xiàn)國有企業(yè)不同科室之間協(xié)調(diào)交流，保障國有企業(yè)管理層多項決策能有效落實。之后要及時對國有企業(yè)管理人員各項意見與發(fā)展需求集中收集，便于向上級管理部門集中反饋；被動性：國有企業(yè)辦公室在日常事務處理中，會依照管理層各項發(fā)展決策、管理指令開展多項活動，起到上傳下達的橋梁作用，所以辦公室在工作開展中存有較大的被動性[1]。

2 國有企業(yè)辦公室管理存在的問題

2.1 員工綜合素質(zhì)水平有待提高

國有企業(yè)辦公室管理部門職工綜合素質(zhì)水平的高低，將直接影響國有企業(yè)辦公室管理工作能否有序、高效的開展，兩者之間存在必然的聯(lián)系。但就目前我國國有企業(yè)辦公室管理工作開展現(xiàn)狀來講，缺乏較高綜合素質(zhì)水平的專業(yè)管理人員，其整體素質(zhì)較差。由于管理執(zhí)行人員的能力水平有限，導致無法有效保證管理工作協(xié)調(diào)和執(zhí)行的質(zhì)量。除此之外，因為辦公室工作的特殊性和復雜性，無論是執(zhí)行、監(jiān)督或者是服務哪項工作的開展，都需要逐層進行傳遞，在這個過程中就極易出現(xiàn)浪費現(xiàn)象，從而嚴重影響工作的效率，導致其工作效率低下。

2.2 尚未實現(xiàn)“融入中心、服務大局”

國有企業(yè)辦公室管理工作開展中，受員工服務意識影響，導致缺乏與生產(chǎn)經(jīng)營部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，如相關工作人員未能主動深入企業(yè)一線為項目部員工解決問題。甚至部分人員在開展工作中，長期處于相對封閉狀況，缺乏對公司動態(tài)、業(yè)務信息和現(xiàn)存問題認知與了解，難以為各個部門解決問題提供有效幫助。

2.3 管理制度有待完善

通常情況下，在國有企業(yè)辦公室管理工作開展中，需要完善工作制度，為管理工作開展提供有效引導，促使管理人員能夠正確認識自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專業(yè)能力與素質(zhì)。但工作開展中不難看出，國有企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導致管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)混亂，同時工作人員對于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒有正確認識。管理效率低下，任何事情，都無法在第一時間給出相應解決措施，導致問題影響范圍的逐漸增大，制約國有企業(yè)的更好發(fā)展。

3 新時代國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

3.1 牢固樹立正確的工作理念并不斷提升

辦公室工作的主動性和積極性國有企業(yè)辦公室工作人員要牢固樹立正確的工作理念，要更新自己的工作觀念，以與時俱進的工作方法來破除以往低效化的工作模式，要充分認識到辦公室工作在管理方面的重要價值。國有企業(yè)辦公室管理始終是和國家的發(fā)展相一致的，這就需要國有企業(yè)辦公室工作人員不斷提升自己工作的主動性和積極性。第一，國有企業(yè)辦公室人員要注重強化學習，對于先進的管理方式和理念要加大學習力度，運用與國有企業(yè)新時期發(fā)展相適應的管理工作模式；第二，在國有企業(yè)辦公室工作中要增強主動意識和進取意識，在辦公室服務工作中要做到熱情周到；第三，要提升自身的服務意識和服務能力。國有企業(yè)辦公室服務的主體需要國有企業(yè)辦公室管理人員及時了解有關工作信息，參與到管理工作中去，協(xié)助領導做好工作方案的制定，及時掌握國有企業(yè)辦公室管理動態(tài)，以此來推動工作效率的提升[2]。

3.2 提升管理人員素養(yǎng)

管理人員在國有企業(yè)辦公室管理中，發(fā)揮著不可替代的作用，因此，要在最大程度上保證管理人員能夠掌握更多管理技巧，具備較強管理能力，從而不斷提升管理水平。在提升管理人員的素養(yǎng)過程中，可以從以下幾點展開：①國有企業(yè)可以適當為管理隊伍注入新鮮血液，結(jié)合管理崗位實際情況，引進更多管理人才。在人才招聘中，要根據(jù)實際情況，對招聘時間、招聘崗位、崗位工作內(nèi)容以及薪資待遇等作出明確規(guī)定。這樣才能確保招聘到的人才，符合國有企業(yè)崗位工作，在進入國有企業(yè)后，可以在最短時間內(nèi)適應崗位工作，不需要國有企業(yè)方面花費更多時間與精力對其進行培養(yǎng)。②定期做好管理人員教育培訓工作，在實際教育培訓期間，要將工作重點放在管理能力的培養(yǎng)與提升上。確保管理人員在教育培訓過程中，掌握更多管理技巧與管理知識，對于自身管理工作能夠有全面認識與了解，意識到該項工作重要性，這樣才能在未來工作開展中，發(fā)揮自身專業(yè)能力。對于教育培訓的內(nèi)容，要進行及時考核，通過考核可以掌握管理人員學習情況以及學習態(tài)度，并將考核納入日常考核當中，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓工作。③為確保管理人員能夠始終保持飽滿的工作熱情，對在辦公室管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，國有企業(yè)方面可以適當給予其獎勵。獎勵可以采用不同方式，比如，物質(zhì)或者提供升職機會等，將管理人員工作積極性調(diào)動起來，使得提升辦公室管理水平。創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊伍，為國有企業(yè)辦公室管理工作開展打下良好基礎[3]。

3.3 加強對信息技術的應用

在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術不斷深入國有企業(yè)辦公室管理中，提升了管理工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強度，減少了工作失誤。因此，為降低繁瑣復雜工作對工作效率影響，應重視對現(xiàn)代化先進信息技術利用。首先，應建立信息化行政事務管理系統(tǒng)，結(jié)合國有企業(yè)辦公室實際情況，適當加大信息化改革和資金投入力度，利用計算機設備和網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動化和智能化管理系統(tǒng)作用。其次，適當強化對信息技術應用力度，利用信息技術獲取更加有價值的信息，為領導進行決策提供更多信息支持。最后，重視對創(chuàng)新型信息技術利用，如推動國有企業(yè)辦公室管理中對釘釘?shù)绒k公軟件應用，并加強對國有企業(yè)信息軟件維護和運用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個角度進行管理，如實物類、聲像類等，滿足人們的實際需求。最后，根據(jù)實際需求，調(diào)整部門設置和人員關系，并做好國有企業(yè)郵箱變更以及維護等工作，快速有效解決員工賬號申請、實際使用中等問題。

3.4 加強行政管理模式的創(chuàng)新

國有企業(yè)要先改善辦公室管理工作的現(xiàn)狀，首先就要根據(jù)國有企業(yè)辦公室管理的實際情況，找出其中所存在的不足，從而將其結(jié)合起來有針對性地對其進行改革，實施相應的改革管理辦法。國有企業(yè)辦公室管理屬于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，為單位的發(fā)展貢獻自己的力量，提供更好的服務。還要不斷加強其廉政建設，因為辦公室人員經(jīng)常出現(xiàn)在領導旁邊，辦公室的精神風貌能夠直接影響到領導的形象，因此辦公室人員要做到潔身自好、一身正氣、忠于職守、勇于創(chuàng)新，做到勤政、廉政。通過不斷對國有企業(yè)辦公室管理模式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此實現(xiàn)國有企業(yè)辦公室管理的規(guī)范化、科學化，優(yōu)化國有企業(yè)對外形象，做好國有企業(yè)內(nèi)部服務工作，提高管理工作的效率和質(zhì)量[4]。

3.5 注重細化崗位職責

對于國有企業(yè)辦公室管理工作的精細化來講，需要國有企業(yè)在日常工作當中注重建立健全相應的考核標準，利用考核制度以及獎懲制度來對相關工作人員的思想以及行為作出有效約束，并且利用考核制度當中的考核內(nèi)容以及考核目標來細化辦公室人員的具體工作職責。對此，國有企業(yè)應該結(jié)合辦公室工作的具體內(nèi)容、任務以及目標等方面來制定一個較為明確詳細的員工職責說明書，促使相關辦公室人員能夠在開展相關工作以及執(zhí)行相關任務的時候可以充分意識到自身的職責以及權限，進而更為規(guī)范化以及精細化地做好相應的工作以及任務。除此之外，國有企業(yè)還應該注重做好辦公室當中各個崗位的調(diào)研以及分析工作，以此來不斷完善各個員工的崗位職能，從而實現(xiàn)辦公室員工崗位職責的精細化管理，這對于提升國有企業(yè)辦公室管理的精細化程度有著良好的促進作用，同時相關管理人員還應結(jié)合企業(yè)自身實際發(fā)展情況，分階段分層次地對相關工作人員進行整合，從而實現(xiàn)崗位方面的精細化調(diào)整。

3.6 加強職員思想作風建設

國有企業(yè)辦公室這種中樞機構擁有一定的綜合管理職能，因此要求辦公室職員要具備全面、充足的專業(yè)知識，同時還要兼?zhèn)滢k公系統(tǒng)自動化技術以及公共關系處理技巧，更要具備過硬的工作作風以及先進的思想意識。由此可見，加強辦公室職員的思想作風是多么的重要。首先，要加強辦公室職員的政策理論水準，包括對上級進行報告，對下級的行文以及日常事務的處理，都需要職員擁有較強的政策性。需要工作職員在工作中要嚴格遵守國有企業(yè)的規(guī)章制度、認真學習黨的理論要求和上級文件所傳達的精神，從而保證在國有企業(yè)辦公室管理工作中能夠充分體現(xiàn)單位的核心思想內(nèi)容，緊靠黨的方針路線。其次，國有企業(yè)辦公室管理工作不能只在辦公室內(nèi)進行，要下基層走出辦公室，走進其他部門內(nèi)，切實了解和掌握其他一線部門的實際情況，了解其發(fā)展動向和需求，并將其所掌握的資料整理后如實匯報給領導，嚴格按照規(guī)章制度進行管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)辦公室管理人員，應進一步提升對本職工作內(nèi)容的認知度，深刻明確其對企業(yè)健康運轉(zhuǎn)的重要性，經(jīng)常性地對自身工作進行反思，明確出現(xiàn)問題原因，并通過問題分析，采用相應優(yōu)化措施進行解決，在原有工作開展基礎上，不斷提升國有企業(yè)辦公室管理服務水平，為國有企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運轉(zhuǎn)提供助力和支持。