文/海南政法職業(yè)學(xué)院 佘靚

現(xiàn)階段，我國高校學(xué)生黨員檔案的管理具有較大的缺陷，檔案管理方式過于落后，檔案管理內(nèi)容過于復(fù)雜繁瑣，檔案管理工作效率較低，無法適應(yīng)媒體時代對檔案管理的要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，不僅能夠使檔案資源管理工作更加簡單快捷，還能夠?qū)W(xué)生黨員檔案進行有效的分類整理，檢索查閱十分方便，相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢更大。

一、媒體時代高校學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新

檔案的數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對學(xué)生檔案的維護更新，對于出錯的內(nèi)容也方便更改，能夠?qū)h員檔案進行明確的分類整理。媒體時代更加看重的是調(diào)取信息的快捷性，這也體現(xiàn)在學(xué)生的檔案調(diào)取上，若學(xué)生需要調(diào)取檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式流程復(fù)雜，耽擱時間。檔案的數(shù)字化管理，能夠通過學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)平臺調(diào)取檔案，方便快捷。黨員檔案作為高校學(xué)生的重要資料，是學(xué)生簡歷的重要組成內(nèi)容，學(xué)生在個人簡歷的制作中，可以調(diào)取自己的黨員檔案，為自己的簡歷增光增彩。而學(xué)生黨員檔案內(nèi)容的豐富性是非常關(guān)鍵的，充足全面的檔案資料，使得學(xué)生黨員的信息更加全面，對學(xué)生黨員的描述更加具有真實性，方便檔案持有者對學(xué)生深刻認知，更受招聘單位的青睞。在高校檔案的數(shù)字化管理中，能夠利用計算機技術(shù)，在檔案中錄入能表現(xiàn)學(xué)生特點的短視頻、圖片等信息，以及教師對學(xué)生的評價等，充分體現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點、特長等，將媒體時代的優(yōu)勢應(yīng)用在學(xué)生黨員檔案中，使得學(xué)生在以后的面試中更具優(yōu)勢。

二、媒體時代高校學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

隨著全媒體時代的到來，信息數(shù)字化也成為必然的發(fā)展趨勢，多媒體信息相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息，信息量更加龐大，信息更具有實效性，而這樣的技術(shù)應(yīng)用到學(xué)生黨員檔案的管理中，比傳統(tǒng)的檔案管理更具優(yōu)勢?，F(xiàn)階段，高校學(xué)生在數(shù)年的學(xué)習(xí)過程中，所要填寫的資料信息是非常繁雜的，紙質(zhì)的形式多有不足，在實際的填寫中也有很多缺陷。而媒體時代注重的是信息的快捷性與實效性，電子檔案的錄入更加方便快捷，可以在手機或電腦上進行，隨時進行資料填寫，并且能及時上傳。由于媒體時代信息傳播的快速性，對于檔案的調(diào)取也有了更高的要求，對于傳統(tǒng)檔案管理的形式，檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)使得檔案調(diào)取更加方便快捷，學(xué)生若要調(diào)取檔案，可直接登錄學(xué)校的校園網(wǎng)進行查閱下載，不需要回校申請，減少了等待時間。

三、高校學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)的不足

（一）數(shù)據(jù)庫更新緩慢。數(shù)字化建設(shè)是需要依賴先進的高科技，尤其是對軟件的依賴，軟件不僅需要進行定期的維護，還需要及時更新。對于媒體時代而言，不僅在于信息的更新速度，還應(yīng)該體現(xiàn)在其他方面的更新，諸如軟件、設(shè)備等。若軟件更新不及時，或者使用的軟件比較落后，會使得檔案數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化程度達不到數(shù)字化建設(shè)的要求；數(shù)據(jù)庫更新不及時，從而使得數(shù)據(jù)庫呈現(xiàn)出嚴(yán)重的滯后性，不能及時有效地更新學(xué)生黨員的檔案信息，對于新增的學(xué)生黨員檔案信息不能及時錄入數(shù)據(jù)庫中，造成數(shù)據(jù)庫更新緩慢。

（二）數(shù)字化建設(shè)規(guī)范度不夠。高校學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項龐大的工程，內(nèi)容較多，不僅要錄入以往學(xué)生黨員檔案的信息，還要隨著錄入每年新增的學(xué)生黨員信息，進而需要增加檔案信息的錄入更新。在學(xué)生黨員檔案信息的錄入中，還要做好對檔案的整理工作，包括入黨申請到正式成為黨員的各項資料，都要保證其全面完整，在錄入時要保證錄入內(nèi)容全面。媒體時代，不僅體現(xiàn)在信息的快捷性，還要保證信息的準(zhǔn)確性與全面性。因此，在學(xué)生黨員檔案管理中，需要規(guī)范管理制度，而在高校學(xué)生黨員檔案的實際建設(shè)中，缺乏一定的規(guī)范性，管理軟件與服務(wù)器的型號、版本等沒有進行統(tǒng)一，這就造成在檔案傳輸時，傳輸?shù)母袷讲黄ヅ?，這也是目前檔案管理中亟待解決的問題。若在數(shù)字化建設(shè)的前期工作中不能解決這類問題，會使得以后的檔案管理工作更加困難，尤其是對檔案的編碼過程，若沒有規(guī)范的編碼體系，會使得檔案管理工作更加繁瑣，檔案信息的傳輸工作也很難有效進行。

（三）數(shù)字化建設(shè)管理人員專業(yè)能力弱。在媒體時代，高校學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)具有很高的專業(yè)度，需要豐富的專業(yè)知識，包括信息處理知識、計算機知識、檔案管理知識等，而現(xiàn)階段檔案管理人員的專業(yè)知識有限，也沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)，使得高校的檔案管理人員整體水平較低，對數(shù)字化檔案的日常維護工作有局限性，若數(shù)字化檔案系統(tǒng)出現(xiàn)故障，不能進行及時修復(fù)，會對高校帶來嚴(yán)重的損失，更有可能泄露學(xué)生的個人信息。在媒體時代，個人信息的泄露造成的影響是比較惡劣的，若檔案資料落入不法分子手中，會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。另外，高校在數(shù)字化建設(shè)管理人員的招聘方面，沒有嚴(yán)格把關(guān)，只想盡快招滿檔案管理人員，而往往忽視了檔案管理人員的素質(zhì)，使得檔案管理人員的素質(zhì)不符合檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，使得檔案數(shù)字化建設(shè)工作效率過低。

（四）資金投入不足。在高校學(xué)生黨員檔案建設(shè)中，充足的資金是前提條件，尤其是數(shù)字化建設(shè)，需要不斷更新軟件與硬件設(shè)施，以及日常的維護工作，都需要大量的資金投入，然而在實際過程中，由于資金缺乏的原因，造成了檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢。高校學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)，首先其檔案錄入信息是非常龐大的，需要巨大的儲存空間，這對于硬件設(shè)備的要求比較高，服務(wù)器的容量要足夠大。數(shù)字化檔案需要做好網(wǎng)絡(luò)保密工作，保證檔案信息不被盜竊、修改等，也需要投入巨大的資金建立網(wǎng)絡(luò)安全體系，尤其是處于媒體時代，更應(yīng)該做好對學(xué)生黨員檔案資料的保密工作，需要資金的保障。日常的維護工作需要大量的工作人員，專業(yè)人員的聘請是一筆不小的花費。另外，由于紙質(zhì)檔案保存時間較長，檔案信息非常繁雜，若高校剛剛開展學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)，需要聘請專業(yè)的技術(shù)公司進行整理歸檔，需要資金的保障。所以，高校學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)因缺少足夠的資金投入作為基礎(chǔ)，使得數(shù)字化建設(shè)進程緩慢。

四、高校學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)對策

（一）強化高校學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)意識。由于高校學(xué)生黨員檔案的紙質(zhì)保存形式形成已久，從而形成了習(xí)慣，認為這樣的保存形式能夠順應(yīng)時代發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，媒體時代的到來，人們每天都會接觸巨量的信息，將這些龐大的信息整理分類是一項重要的工作。同樣的，對于學(xué)生黨員檔案的整理分類，收集學(xué)生黨員檔案的有效信息，保證檔案信息的完整性，也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。而在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，能夠使得學(xué)生黨員檔案信息的準(zhǔn)確性更高，對檔案信息錄入的失誤率更低，對學(xué)生的評價不失偏頗，比起傳統(tǒng)檔案的管理更具優(yōu)勢。因此，高校學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)是勢在必行的，這符合現(xiàn)代化檔案建設(shè)的管理理念。順應(yīng)媒體時代的發(fā)展趨勢，接受媒體時代所帶來的信息變革，在高校學(xué)生黨員檔案建設(shè)中，高校應(yīng)強化檔案數(shù)字化建設(shè)意識，深刻理解檔案數(shù)字化建設(shè)在媒體時代的重要性，改變以往對檔案管理的認知，要足夠重視學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)工作，將其劃分到高校的基礎(chǔ)建設(shè)工作中，以更好地落實學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（二）提高高校學(xué)生黨員檔案工作人員的素質(zhì)。要想讓學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)工作有效進行，具備高素質(zhì)的工作人員是基礎(chǔ)條件，因此，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)是十分重要的。具體的內(nèi)容有兩個方面：其一，嚴(yán)格把關(guān)招聘流程，制定嚴(yán)格的招聘規(guī)章制度，不僅要制定專業(yè)知識的考核內(nèi)容，還要增加對道德修養(yǎng)的考核內(nèi)容，保證錄取的人員專業(yè)能力強，個人文化素質(zhì)高，能夠完成數(shù)字化檔案管理的日常工作。其二，對高校學(xué)生黨員檔案工作人員要進行定期培訓(xùn)，處在全媒體時代的大環(huán)境中，科學(xué)技術(shù)日新月異，先進設(shè)備層出不窮，應(yīng)該根據(jù)檔案管理內(nèi)容的變化以及軟件技術(shù)的更新，制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，使工作人員更加深刻地認知網(wǎng)絡(luò)操作技能、計算機知識、信息化技術(shù)等。另外，針對數(shù)字化檔案管理工作，可以開展交流活動，不同高校的學(xué)生黨員檔案工作人員可以進行溝通交流，提升自身技能，豐富自身知識，使學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)工作更加完善。

（三）增加資金投入。學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)工作需要大量的資金作為基礎(chǔ)，其各項工作內(nèi)容、硬件、軟件等都需較高的投入，尤其是媒體時代學(xué)生黨員檔案的保密性、安全性尤為重要，這需要在網(wǎng)絡(luò)安全方面投入大量的資金。高校的檔案部門可向?qū)W校申請專項建設(shè)經(jīng)費，當(dāng)然在申請過程中，要將數(shù)字化建設(shè)工作的各項資金預(yù)算情況列好清單，高校也要對資金清單的準(zhǔn)確性以及真實性進行審查，避免資金濫用的情況發(fā)生。另外，要合理利用高校已有的資源，例如校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、校園網(wǎng)等，根據(jù)校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案系統(tǒng)編程、檢索等，而校園網(wǎng)的部分信息也可歸納進數(shù)字檔案中，從而降低資金的花費。

（四）提高網(wǎng)絡(luò)安全。在媒體時代，注重網(wǎng)絡(luò)安全是非常重要的。由于學(xué)生黨員數(shù)字化檔案儲存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，需要保證檔案管理的安全性，高校應(yīng)該做好對校園網(wǎng)絡(luò)的安全保護工作，建立有效的防控機制，防止各類網(wǎng)絡(luò)病毒入侵，并創(chuàng)建先進的殺毒系統(tǒng)，做好對病毒入侵的預(yù)警機制，能及時檢測到病毒并進行防御。另外，還要將高校學(xué)生黨員檔案進行備份，保證檔案的完整性。

五、結(jié)語

隨著媒體時代的到來，高校學(xué)生黨員檔案數(shù)字化建設(shè)在如火如荼地開展，對其改進完善需要進一步探索，高校需要摒棄以往檔案管理中落后的傳統(tǒng)觀念，接受檔案數(shù)字化建設(shè)的新理念，重視對高校學(xué)生黨員檔案的數(shù)字化建設(shè)，以促進高校整體檔案管理工作進一步發(fā)展。