文/菏澤家政職業(yè)學(xué)院 周向東

就我國(guó)社會(huì)當(dāng)前實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，數(shù)字化已經(jīng)成為一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于職業(yè)院校的檔案來(lái)說(shuō)，會(huì)對(duì)學(xué)校發(fā)展進(jìn)行記錄，并且為未來(lái)的教學(xué)和管理提供一定的依據(jù)。檔案在建立之后，是要應(yīng)用的，而檔案數(shù)字化形式在進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候，也會(huì)相應(yīng)更加便利。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案是以紙質(zhì)實(shí)體的形式存在的，這不僅會(huì)增加檔案管理的難度，同時(shí)也不利于檔案的使用。如今在科技支持下，學(xué)校檔案有了數(shù)字化這種新的呈現(xiàn)形式，這種新型的檔案信息形態(tài)，對(duì)各種檔案信息以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，有助于及時(shí)進(jìn)行檔案利用，同時(shí)也為職業(yè)院校當(dāng)中的檔案信息共享創(chuàng)造了條件。檔案數(shù)字化為數(shù)字檔案體系的建立奠定了基礎(chǔ)，并且在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也具備突出優(yōu)勢(shì)，為檔案信息綜合利用創(chuàng)造了條件，在未來(lái)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，需要對(duì)檔案數(shù)字化的生存路徑進(jìn)行創(chuàng)新探究。

一、關(guān)于檔案數(shù)字化的生存條件

只有在信息技術(shù)水平發(fā)展到一定程度，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化發(fā)展，其生存條件是有自身發(fā)展優(yōu)越性的，利用這種方式來(lái)呈現(xiàn)檔案信息，能夠在很大程度上促進(jìn)檔案管理和利用的便捷性。當(dāng)需要利用檔案信息的時(shí)候，傳輸移動(dòng)具備快捷性、可復(fù)制性、及時(shí)性等突出優(yōu)勢(shì)，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較，檔案數(shù)字化對(duì)于人們的使用是有積極作用的，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展背景下，這是一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)。然而，一項(xiàng)新事物的發(fā)展必定要有適合其發(fā)展的土壤，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，也需要積極進(jìn)行理念創(chuàng)新。學(xué)校的檔案管理人員需要對(duì)自身的觀念加以創(chuàng)新，對(duì)數(shù)字化進(jìn)行更加深入的探究，然后結(jié)合當(dāng)前檔案內(nèi)容和檔案管理現(xiàn)狀，積極進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)探究。目前正處于信息化高速發(fā)展時(shí)期，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都趨向數(shù)字化形式，國(guó)家對(duì)此大力支持，如今很多數(shù)字化檔案館的建設(shè)和檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)，在一定程度上對(duì)檔案數(shù)字化發(fā)展起到了推動(dòng)作用。檔案數(shù)字化信息管理科學(xué)性的提高，相應(yīng)增強(qiáng)了人們對(duì)于檔案呈現(xiàn)方式創(chuàng)新的熱情和動(dòng)力，如今信息時(shí)代的發(fā)展為檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供了一定的動(dòng)力，為其建設(shè)發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)適合發(fā)展的大環(huán)境，而這些都為檔案數(shù)字化生存創(chuàng)造了有利條件。然而不可否認(rèn)的是，當(dāng)前還有一些人在思想觀念上沒(méi)有進(jìn)行革新，沒(méi)有意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的積極意義，也不愿意突破既有的檔案呈現(xiàn)形式，對(duì)于檔案數(shù)字化形式一直沒(méi)有加以認(rèn)可。為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，職業(yè)院校應(yīng)結(jié)合自身檔案發(fā)展現(xiàn)狀，積極進(jìn)行管理體系的健全，并且相應(yīng)建立起更為完善的檔案數(shù)字化管理制度，對(duì)檔案信息數(shù)字化進(jìn)行更加綜合性的管理，建立起檔案信息采集、管理、利用等一體化的平臺(tái)，在更大程度上發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。

二、檔案數(shù)字化的發(fā)展機(jī)遇

在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，科技發(fā)展水平一定會(huì)進(jìn)一步得到提高，而這就相應(yīng)地為檔案數(shù)字化發(fā)展提供了更新的發(fā)展機(jī)遇，檔案數(shù)字化的普及程度將會(huì)越來(lái)越高，其自身發(fā)展優(yōu)勢(shì)會(huì)進(jìn)一步得以凸顯。因此在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理人員需要積極把控發(fā)展的機(jī)遇，使檔案發(fā)展建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)。在職業(yè)院校當(dāng)中，檔案數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和支持，如果學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)自身的思想與時(shí)俱進(jìn)，并且對(duì)于檔案工作有所重視，那么就會(huì)采取相應(yīng)措施來(lái)加以推動(dòng)，這樣檔案工作人員在開(kāi)展工作的時(shí)候，會(huì)有更加明確的遵循，使檔案數(shù)字化發(fā)展得到大的發(fā)展。對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，教師、學(xué)生、教學(xué)、管理等方面，都需要相應(yīng)建立檔案，檔案當(dāng)中的內(nèi)容會(huì)為未來(lái)的教學(xué)管理工作起到一定的參考性和依據(jù)性作用，而檔案數(shù)字化利用的便捷性是顯而易見(jiàn)的，這在一定程度上促進(jìn)了檔案管理手段的創(chuàng)新，學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，也可以相應(yīng)建立起檔案館，并且同步推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展，從而在更大程度上促進(jìn)檔案信息更加廣泛地應(yīng)用。

三、檔案數(shù)字化的安全防范

學(xué)校檔案在一定程度上是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，從檔案中可以看到一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷程，但是檔案數(shù)字化和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行比較的話，一個(gè)發(fā)展劣勢(shì)是其會(huì)受到比較大的風(fēng)險(xiǎn)威脅。大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以對(duì)學(xué)校教學(xué)管理的相關(guān)信息進(jìn)行更加準(zhǔn)確的分析，在檔案當(dāng)中所能夠記載的教學(xué)管理信息也會(huì)越來(lái)越多，由此檔案自身所承載的責(zé)任也越來(lái)越大。如今在科技發(fā)展的背景下，無(wú)紙化辦公為檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展起到了很大的推動(dòng)作用，雖然這種形式能夠有效節(jié)約資源，減少消耗，但是其自身發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的安全隱患問(wèn)題也是不容忽視的，而這可以說(shuō)是檔案數(shù)字化生存的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以發(fā)展，而一旦數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或者物理性損壞，那么將會(huì)直接導(dǎo)致檔案的損壞。目前在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，一個(gè)突出問(wèn)題就是對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息安全備份轉(zhuǎn)換不夠及時(shí)，并且對(duì)于存檔的數(shù)碼載體的存儲(chǔ)介質(zhì)等也不能進(jìn)行定期判讀識(shí)別，在信息采集方面存在一定的滯后性，并且歸檔數(shù)據(jù)會(huì)存在不能進(jìn)行同步傳輸?shù)膯?wèn)題，這些方面所存在的問(wèn)題和不足，也相應(yīng)地為檔案數(shù)字化建設(shè)造成了一定的問(wèn)題和安全隱患，使得數(shù)字檔案信息出現(xiàn)丟失或者無(wú)法讀取的問(wèn)題，一旦出現(xiàn)無(wú)法兼容的狀況，會(huì)相應(yīng)導(dǎo)致亂碼問(wèn)題的出現(xiàn)，一些檔案信息也會(huì)因此而丟失。如果不能對(duì)這些問(wèn)題加以重視，及時(shí)探究恰當(dāng)?shù)慕鉀Q措施的話，那么將會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)起到很大的阻力，雖然實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化，但是檔案自身的價(jià)值卻難以凸顯出來(lái)，需要使用的時(shí)候出現(xiàn)無(wú)法打開(kāi)的問(wèn)題，這樣檔案自身的價(jià)值也就相應(yīng)消失了。

如今檔案數(shù)字化安全管理方面的工作存在一定的不足之處，比如說(shuō)界限不夠清晰、安全措施沒(méi)有做到位、制度方面不夠健全，這些安全管理方面的問(wèn)題，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展起到消極影響，因此在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，學(xué)校的檔案管理人員需要結(jié)合當(dāng)前的發(fā)展問(wèn)題，逐漸完善安全管理措施，并且對(duì)安全管理責(zé)任加以強(qiáng)化，針對(duì)發(fā)展需求完善安全管理制度，使檔案數(shù)字化信息更加靈活地進(jìn)行存儲(chǔ)，提升相關(guān)數(shù)據(jù)信息安全管理工作的可靠性和持續(xù)性。在檔案信息化建設(shè)管理的過(guò)程當(dāng)中，一個(gè)必須要考慮的問(wèn)題是，日后應(yīng)用是否便捷？數(shù)據(jù)安全是否可以得到保障？科技發(fā)展水平的提升，并不代表檔案數(shù)字化建設(shè)是絕對(duì)安全的，所以必須要對(duì)信息安全保管的周期性問(wèn)題加以重視，及時(shí)對(duì)信息管理發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行校驗(yàn)更新和備份轉(zhuǎn)換工作，確保檔案當(dāng)中的相關(guān)信息能夠得到安全保管，適時(shí)對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，對(duì)檔案信息內(nèi)容也需要進(jìn)行雙向備份，定期做存儲(chǔ)更新工作，進(jìn)而切實(shí)保障檔案數(shù)字化信息內(nèi)容的安全，使檔案的價(jià)值和作用都充分發(fā)揮出來(lái)。

四、檔案數(shù)字化的人文體現(xiàn)

檔案是進(jìn)行信息記錄的，所謂的人文關(guān)懷指的是以人為對(duì)象，通過(guò)檔案可以對(duì)人的生存狀況加以呈現(xiàn)，對(duì)于職業(yè)院校來(lái)說(shuō)，人文方面的問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)校的師生，從檔案自身的功能來(lái)看，其記憶功能可以很好地體現(xiàn)出特有的人文關(guān)懷，借助于檔案當(dāng)中所記錄的內(nèi)容，個(gè)人可以加強(qiáng)自我認(rèn)同，對(duì)于群體歸屬感的加強(qiáng)也會(huì)相應(yīng)起到積極作用，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，也需要結(jié)合學(xué)校師生的發(fā)展需要，為他們建立完善的檔案內(nèi)容，這既可以豐富當(dāng)前學(xué)校當(dāng)中的檔案類(lèi)型和檔案內(nèi)容，也可以在一定程度上滿足人文需求，為檔案數(shù)字化生存進(jìn)行創(chuàng)新探究，使檔案自身的價(jià)值和功能可以在更大程度上得以凸顯。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化形式成為可能，這為職業(yè)學(xué)院檔案的呈現(xiàn)形式提供了一個(gè)新的發(fā)展視角，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的生產(chǎn)和流轉(zhuǎn)有所減少，一方面來(lái)看，這是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的一個(gè)標(biāo)志，但是由于信息技術(shù)應(yīng)用和數(shù)字化進(jìn)程之間存在著嚴(yán)重的不同步問(wèn)題，所以說(shuō)這直接導(dǎo)致了檔案數(shù)字化生存面臨一定挑戰(zhàn)。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，必須要進(jìn)行生存路徑的創(chuàng)新思考，對(duì)于檔案數(shù)字化管理的相關(guān)體制需要加以健全，使數(shù)字化的檔案呈現(xiàn)形式，可以相應(yīng)成為學(xué)校教學(xué)管理工作開(kāi)展的相關(guān)依據(jù)，使檔案建設(shè)工作能夠進(jìn)一步得到發(fā)展提高，以檔案內(nèi)容為當(dāng)前的教學(xué)活動(dòng)提供依據(jù)，促進(jìn)當(dāng)前教學(xué)質(zhì)量不斷提高。