文/西藏民族大學民族研究院 張向耀

高校院系辦公室是高校各院系的綜合協(xié)調(diào)辦事機構(gòu)，是高校行政管理體系的中間環(huán)節(jié)，承擔著上傳下達、下情上達、上下通達、溝通內(nèi)外、總攬全局、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)師生的職責使命，直接服務(wù)于院系的黨建、行政、教學、科研、學科建設(shè)及學生管理等工作。隨著高校改革的不斷深化，院系辦公室發(fā)揮的橋梁紐帶和參謀助手作用越來越重要。在新形勢下，如何進一步提高院系辦公室的工作質(zhì)量和效率問題顯得尤為突出。

一、高校院系辦公室的主要職能

（一）服務(wù)職能。院系辦公室是綜合協(xié)調(diào)辦事機構(gòu)，承擔著為學校及職能部門、院系領(lǐng)導及廣大師生服務(wù)的職能。既要完成學校及各職能部門和院系領(lǐng)導安排部署的工作任務(wù)和交辦的各類事項，又要細致、耐心、熱情、周到地為廣大師生服務(wù)，既要圓滿完成各項工作，又要使廣大師生感到滿意。

（二）參謀助手職能。辦公室是院系領(lǐng)導的參謀和助手，為院系領(lǐng)導提供重要的參考信息，幫助領(lǐng)導為院系發(fā)展做出科學、合理的決策和部署。院系辦公室具有溝通院系領(lǐng)導與教師，對接學校職能部門，了解學校其他院系，外聯(lián)其他高校院系的橋梁紐帶作用。辦公室工作人員要充分發(fā)揮其“千里眼、順風耳”的作用，既要正確深刻的領(lǐng)會院系領(lǐng)導的意圖與院系發(fā)展規(guī)劃，又要傾聽教師的心聲和實際需求，既要將上級、學校和職能部門的文件、通知、會議精神等精準報送院系領(lǐng)導，又要為即將落實或?qū)嵤┑墓ぷ骺赡艽嬖诨虺霈F(xiàn)的問題做到巧妙的提醒，做到“未雨綢繆”，為領(lǐng)導決策建言獻策，幫助院系領(lǐng)導做出科學合理的決策。

（三）溝通協(xié)調(diào)職能。院系辦公室既要與學校各職能部門經(jīng)常聯(lián)系溝通業(yè)務(wù)工作，又要與院系的領(lǐng)導、各科室之間互相溝通協(xié)調(diào)工作的辦理等事宜，以此達到服務(wù)好全院系師生的目標，推動院系、學校教育事業(yè)的發(fā)展。在具體事務(wù)處理過程中，由于不同的部門、不同的群體因為工作性質(zhì)、出發(fā)點、立足點不盡相同，對工作的態(tài)度和看法也不盡相同，辦公室工作人員需要耐心、細致做通各方工作，努力使各項工作圍繞著有利于院系整體發(fā)展方向進行。

（四）業(yè)務(wù)管理職能。院系辦公室是集黨建、行政管理為一體的綜合辦公機構(gòu)。包括黨的建設(shè)、學校各類文件的接收與管理、草擬各類規(guī)章制度及工作計劃與總結(jié)、各類會議的組織、固定資產(chǎn)的管理與使用以及臨時性與日常性的工作等。辦公室工作既具有常規(guī)性、計劃性、復雜性，又具有臨時性、突發(fā)性、未見性的特點，工作人員要善于總結(jié)經(jīng)驗，沉著應對遇到的新問題，不斷提高應對解決問題的能力。

（五）督促檢查職能。院系的決策部署、工作計劃、發(fā)展目標、會議要求等最重要的是付諸實施，其中督促檢查是其中一個必不可少的環(huán)節(jié)，辦公室需要直接深入到實際工作中，督促各項工作落地生根。同時，還可以發(fā)現(xiàn)在實際實施中存在的問題，進而加以糾正，為決策提供真實可靠的依據(jù)，從而提高決策的科學性。

二、提升院系辦公室工作效能的途徑

（一）提高對院系辦公室工作重要性的認識。高校院系辦公室所具有的服務(wù)、參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)管理及督促檢查等職能，充分反映出它是高校行政管理體系的中間環(huán)節(jié)，是高校行政管理體系的重要組成部分，“向上看，它是領(lǐng)導層的輔助層；向下看，它是執(zhí)行教學科研、學生工作、黨群工作等任務(wù)的平衡協(xié)調(diào)中心，負責全校各項工作任務(wù)的最終傳達和基層信息的收集整理。高校院系辦公室是整個學校行政管理體系中不可缺少的重要組成部分，起著上情下達及下情上傳的樞紐作用?！痹合缔k公室工作在學校層面負責對接學校黨委、行政的大多數(shù)職能部門，在院系層面負責教學、科研、學科建設(shè)、學生管理、對外交流、黨的建設(shè)等事務(wù)和內(nèi)設(shè)機構(gòu)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。工作內(nèi)容具體而又繁雜，包括日常辦公運轉(zhuǎn)，重要事項的辦理，信息的溝通，通知的下達等都需要辦公室來處理，可以說院系辦公室是院系的“心臟”，向?qū)W校和所在院系及內(nèi)設(shè)機構(gòu)源源不斷地輸入與輸出信息的“血液”，在院系所有工作中發(fā)揮著不可替代的作用。

（二）重視院系辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)。新時代，高校在教育綜合改革和“雙一流”建設(shè)方面持續(xù)發(fā)力，對院系辦公室工作人員提出更高要求，不僅要掌握一定的政治、經(jīng)濟、文化、法律、管理、文秘、檔案、計算機等方面的知識，還需要深入了解院系歷史傳承，學科專業(yè)、師資隊伍、學生結(jié)構(gòu)等歷史與現(xiàn)狀，更好地服務(wù)于教學、科研工作。院系辦公室工作人員要具有較高的政治理論素養(yǎng)，能夠正確認識和準確把握黨的教育方針和高校教育的基本規(guī)律，對高校落實全面從嚴治黨、加強和改進高校思想政治工作，對“培養(yǎng)什么樣的人、怎么培養(yǎng)人、為誰培養(yǎng)人”這一根本問題要有清晰的認識，從而與院系的學科建設(shè)、專業(yè)調(diào)整、人才培養(yǎng)等工作進行有效結(jié)合，推動院系高質(zhì)量發(fā)展。

（三）注重院系辦公室工作人員的培訓與交流。由于大多數(shù)院系辦公室工作人員常年沒有外出學習培訓的機會，不能及時學習先進管理經(jīng)驗和拓寬視野，很容易出現(xiàn)管理理念陳舊、工作方式經(jīng)驗化、職業(yè)倦怠等情況，缺乏創(chuàng)新精神，滿足于維護日常工作運轉(zhuǎn)，勢必會造成工作效率和質(zhì)量不高的問題。學校應當加強開展諸如辦會辦文、各類系統(tǒng)、軟件、數(shù)據(jù)庫的運用與維護方面的培訓，同時學校和院系應當鼓勵和創(chuàng)造機會使辦公室工作人員積極走出去，到其他高校學習與交流，這樣可以交流經(jīng)驗，相互學習，取長補短，這是拓寬視野，轉(zhuǎn)變工作觀念的有效方法，從而提高院系辦公室的工作效率，推動學校整體工作效率的提升。

（四）重視院系辦公室工作人員的個人發(fā)展。院系辦公室事務(wù)繁雜，工作瑣碎，頭緒多，涉面廣，稍不注意，可能就會出現(xiàn)紕漏，工作人員要有甘于奉獻，做好服務(wù)的強烈意識。同時，學校應考慮到工作人員的個人發(fā)展，在物質(zhì)和精神層面給予一定的支持與理解。學?？筛鶕?jù)院系辦公室工作多、任務(wù)重的特點，適當增加辦公室人數(shù)，以解決一個人應對日益增加的工作內(nèi)容的問題，有效緩解人手不足，工作壓力大，疲于應付的局面，在職務(wù)晉升、職稱評定、崗位津貼、教學科研等方面給予一定的照顧。具有高學歷的工作人員，要使其充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，承擔一定的教學任務(wù)，為其個人發(fā)展創(chuàng)造條件，解決其對未來發(fā)展前途的擔憂，使其能夠全身心投入工作中，保持持久不衰的工作熱情。

（五）重視院系辦公室工作人員的梯隊建設(shè)。一般來說，院系辦公室主任負責辦公室的日常工作，另外一名工作人員分工負責某些方面的工作，這兩名工作人員要相互了解對方負責的工作及進展情況，一旦一名工作人員臨時有事不能正常完成工作的情況下，另外一名工作人員可以“頂上去”將工作完成，不至于出現(xiàn)在缺少某個人的情況下工作無法開展的情況，確保院系工作始終有人能夠執(zhí)行，維護院系正常的運轉(zhuǎn)。同時，也要將各自的工作職責和分工明確下來，各司其職，有條不紊地完成各項工作，防止相互扯皮、推諉的情況發(fā)生，既要相互通報工作進展情況，相互幫助，又要相互提醒、相互監(jiān)督，共同提高工作效率，培養(yǎng)成為業(yè)務(wù)精英和能手，共同推動院系教育事業(yè)的發(fā)展。

（六）重視院系辦公室管理的自動化。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是應用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學和行為科學等先進科學技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人及信息。目前，高校已普遍運用OA進行辦公，它是將學校日常辦公、管理和教學的各種非涉密業(yè)務(wù)通過軟件系統(tǒng)進行規(guī)范并在網(wǎng)絡(luò)上進行辦理，實現(xiàn)無紙化辦公的智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。院系辦公室工作人員要熟悉掌握OA系統(tǒng)的操作與使用，減少工作人員一些不必要的“跑腿”來收發(fā)和報送材料，從而有效提高工作效率。

（七）注重建章立制完善科學管理。建立健全規(guī)章制度是實現(xiàn)科學規(guī)范管理的有效途徑，是確保提高工作效率的基本要求。院系辦公室要建立健全一系列規(guī)章制度，規(guī)范辦事、辦文、辦會等工作流程，制定院系辦公室、辦公室主任、工作人員工作職責及印章管理規(guī)定等規(guī)章制度，明確工作責任，處理好辦公室工作人員的分工與合作，避免無序性、隨意性等情況，使各項工作都能夠落實。同時，根據(jù)新形勢新變化要及時制定一些新的規(guī)章制度或?qū)τ诓缓蠒r宜的制度進行修訂和完善，用規(guī)章制度和崗位職責引導各項工作在規(guī)范的軌道上流暢運轉(zhuǎn)，既可大大提高辦公室的整體運行效率，也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現(xiàn)象。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢下高校綜合改革持續(xù)推進，院系辦公室工作任務(wù)在不斷增加，工作職能在不斷調(diào)整，如何提高院系辦公室工作效能是不得不面對的一個課題，不論是提高對辦公室工作重要性的認識，還是注重對辦公室工作人員的培訓、關(guān)心關(guān)愛、梯隊建設(shè)等，其目的都是為了提升辦公室的工作效率，只有提升院系辦公室工作效率，才可以推動學校整體工作發(fā)展，從而更好地為高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才服務(wù)。