王桂蓮 杭州愛力領富科技股份有限公司深圳分公司

引言

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展、信息技術的廣泛應用，越來越多的企業(yè)引入ERP系統(tǒng)，通過標準化、有效化的管理模式提升經(jīng)濟效益。與以往的管理模式不同，ERP系統(tǒng)能夠有效實現(xiàn)產(chǎn)、供、銷等企業(yè)信息的實時同步、共享。那么，科學認識ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)控的關系，全面分析ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來的影響，采取有針對性的優(yōu)化措施，對于企業(yè)提升管理水平意義更加重大。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設的重要作用

企業(yè)規(guī)模不斷擴大之后，經(jīng)常伴隨上下游產(chǎn)業(yè)鏈等一系列數(shù)據(jù)的整合。以筆者所在的貿(mào)易公司為例，公司旗下現(xiàn)有18家全資子公司，遍布全國各地，不但點多而且比較分散，應用ERP系統(tǒng)之前，信息數(shù)據(jù)散布于各職能部門、各個子公司，而且每個具體員工水平、職務經(jīng)歷等個體差異，所掌握的客戶、供應等信息很不均衡，處理信息能力也高低不同，給公司有效運轉帶來不利影響。此時，亟須借助一套現(xiàn)代化的系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)自籌劃、立項直至售后服務的全過程數(shù)據(jù)無縫對接，幫助企業(yè)隨時收集客戶建議、了解產(chǎn)品的市場反應，以便改進產(chǎn)品質(zhì)量、優(yōu)化供應鏈條、提高經(jīng)濟效益。

ERP系統(tǒng)較好地實現(xiàn)了企業(yè)的這一需求。它以供應鏈管理為核心，全面、精準地匯總客戶訂單信息，運用現(xiàn)代信息技術進行整理、分析，進而更為準確地判斷產(chǎn)品的市場行情、未來的產(chǎn)品需求，以此為基礎，反饋回企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、供應、銷售等全過程的資源優(yōu)化配置，進一步促進效益提升。同時，ERP系統(tǒng)中內(nèi)含的“安全庫存”等數(shù)據(jù)模塊，觸發(fā)警戒線會隨時報警，有利于管理者監(jiān)控，及時反映，彌補漏洞。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關系

首先，當前內(nèi)部管理迫切需要使企業(yè)急切構建一套嚴格的內(nèi)控體系，而內(nèi)控工作本身牽涉面特別廣泛、具體操作異?，嵥椤Ｋ?，必須借助一款能夠支撐這一體系運營的平臺。ERP系統(tǒng)作為一款現(xiàn)代化的集成系統(tǒng)，很好地滿足了這一要求。其次，ERP系統(tǒng)本身也是企業(yè)內(nèi)控的對象之一，而且ERP系統(tǒng)中很多控制點必須人為設置。因此，必然會面臨一些潛在的風險隱患。總之，科學地利用ERP系統(tǒng)這一現(xiàn)代化平臺和工具，有效規(guī)避可能產(chǎn)生的安全隱患，才能夠?qū)崿F(xiàn)提升企業(yè)管理水平、促進企業(yè)發(fā)展壯大。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應用對內(nèi)部控制的影響

（一）企業(yè)內(nèi)控整體環(huán)境的影響方面

在組織架構方面，由錐形演化為扁平，促進了企業(yè)信息的共享、資源的統(tǒng)籌，有效審核更易實現(xiàn)。以筆者所在公司為例，隨著貿(mào)易規(guī)模逐漸擴大，企業(yè)需要處理的國內(nèi)外信息急劇膨脹，以往傳統(tǒng)的人工管理模式下，信息處理難、管理成本高。ERP系統(tǒng)應用之后，基本實現(xiàn)了實時記錄和保存。同時，ERP系統(tǒng)的應用使企業(yè)的業(yè)務流程更加清晰、工作職責更加明確、授權機制更加科學，在運營的每一個節(jié)點進行篡改都更加困難，極大地利好反舞弊工作。

（二）企業(yè)內(nèi)控時間節(jié)點的影響方面

ERP系統(tǒng)應用之前，企業(yè)內(nèi)控重點是事后的檢測和糾偏。最佳的內(nèi)控機制應體現(xiàn)為減少企業(yè)運營中的不合理行為，而不是事后匆忙補救。ERP系統(tǒng)憑借對企業(yè)采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、研發(fā)等所有環(huán)節(jié)的集成，構造出一個緊密關聯(lián)的整體，實現(xiàn)了事前、事中、事后在計劃、控制、糾錯方面的有效統(tǒng)一，從而更好地發(fā)揮預防的功能。另外，ERP系統(tǒng)中預先設定了會計類目、核算規(guī)則，進而做到了會計分錄與業(yè)務發(fā)生的高度一致，大大減少了人工的出錯概率，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對業(yè)務活動的快速溯源，利于事中及時控制。

（三）企業(yè)風險評估方面的影響

在企業(yè)應用ERP系統(tǒng)后，企業(yè)的內(nèi)部風險從源頭、組成到評估機制都產(chǎn)生了巨大改變。在企業(yè)推行ERP系統(tǒng)，必須掌握數(shù)量龐大的基礎數(shù)據(jù)，需要對所有業(yè)務流程再梳理、管控模式再構建，這些本就復雜的因素又相互影響和制約，任意一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都可能造成整個項目的全面失敗。一旦應用成功，在自動化管控、信息共享等方面，ERP系統(tǒng)都將發(fā)揮極為關鍵的作用。但是，從另一方面來看，企業(yè)運營對ERP系統(tǒng)過深的依賴，也是一種新的風險隱患。

（四）企業(yè)管控機制方面的影響

首先，由于對信息流、業(yè)務流實現(xiàn)了有效整合，并通過現(xiàn)代信息技術，使控制措施與業(yè)務流程融為一體，包括崗位職責劃分、授權和審批。其次，在企業(yè)內(nèi)部管控方面，很好地彌補了人工控制的不足之處。以筆者所在的貿(mào)易公司為例，旗下?lián)碛?8家子公司，整體規(guī)模較為龐大，在傳統(tǒng)模式下，管理層級較多，各個管理的環(huán)節(jié)很繁復，常常出現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)控的紕漏。ERP系統(tǒng)應用之后，有效解決了過去管控中人員精力不足、經(jīng)驗不夠、水平不高等導致的缺陷，以較少的人力、物力實現(xiàn)了更好地企業(yè)管控。

（五）企業(yè)信息泄露方面的影響

企業(yè)應用ERP系統(tǒng)之后，管理模式出現(xiàn)扁平化趨勢，促進了各個部門溝通的便捷化。毫無疑問，這有利于企業(yè)信息的共享，不過也暗含了不可忽視的隱患。由于信息獲取的便利，使內(nèi)部人員接觸企業(yè)關鍵運營信息的可能性極大增加，導致了核心信息外泄危險。因此，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，不僅要關注信息匯總、整理、反饋的精準、快捷，還應強調(diào)保密意識，通過職權分開等辦法消滅外泄風險。

（六）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督方面的影響

ERP系統(tǒng)應用之后，可以很好地通過預警功能，按照管理人員先期輸入的監(jiān)督指令，進行平常的監(jiān)督報告、專題險情核查報告，以及違規(guī)、不正常情況的自動警告，有效加強控制方面的監(jiān)督，提升企業(yè)內(nèi)部控制水平。不過，計算機系統(tǒng)畢竟有其較大的局限性，特別是更深層次、更為復雜的隱患，必須依靠管理者自己進行分析，如果對系統(tǒng)的依賴性過強，必將造成監(jiān)控的缺失。同時，ERP系統(tǒng)意外故障，也會導致企業(yè)運營受損的不良影響。

四、企業(yè)ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）加強ERP系統(tǒng)下的風險評估工作

企業(yè)應用ERP系統(tǒng)之后，必須對企業(yè)的內(nèi)部、外部風險專門進行評估，綜合考量風險發(fā)生的可能，提出有針對性的措施，同時，注意根據(jù)情況變動及時調(diào)整。應在ERP系統(tǒng)里找出適宜嵌入內(nèi)部控制系統(tǒng)的節(jié)點，置入審批流程，確保業(yè)務流程的審批授權；建立詳細的ERP系統(tǒng)操作制度，按照崗位分工決定操作人員的權限，確保合乎不相容職務分離原則；設定流程圖，確保能夠清晰地指導不同部門的人員跨業(yè)務協(xié)作；事前設定指標體系，為管理人員的內(nèi)控評價提供良好依據(jù)；預設控制措施，在業(yè)務流程異?；蚱x時，能夠及時預警，自動停止，并及時將差錯上報管理人員。

（二）構建ERP系統(tǒng)下的風險控制機制

針對ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的特點，應當創(chuàng)新工作思路，著眼關鍵環(huán)節(jié)，構建符合企業(yè)實際的風險控制機制。例如，企業(yè)負責審計或風險控制的機構應相對獨立，以利于審計工作的有效開展；針對企業(yè)經(jīng)營、財務、市場、法規(guī)及道德等多方面的風險監(jiān)控，必須保持連續(xù)性、經(jīng)常性，及時清理和企業(yè)戰(zhàn)略目標相違背的項目；加大內(nèi)部控制制度落實情況的核查力度，尤其是企業(yè)基礎部門、子公司的執(zhí)行情況；拓展對內(nèi)部控制人員的檢查范疇，將計算機日常維護、操作人員納入進去，對計算機系統(tǒng)維護、管理及操作人員實行崗位職責分離等。

（三）嚴格ERP系統(tǒng)運行安全的監(jiān)控力度

企業(yè)在應用ERP系統(tǒng)之后，內(nèi)部的網(wǎng)絡和外界的互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了互聯(lián)互通，而互聯(lián)網(wǎng)本身的開放、共享屬性使ERP系統(tǒng)面臨潛在的安全隱患。因此，內(nèi)控功能嵌入ERP系統(tǒng)并正式應用之后，必須強化信息系統(tǒng)安全方位的維護工作。嚴格落實操作日志制度，每一項操作程序都要建立配套制度，確保不相容職務的獨立性，堅決防止不同崗位員工的越權操作，每一項操作程序都必須留痕，真正實現(xiàn)全程監(jiān)控。要明確專人進行日常管理，經(jīng)常性檢測系統(tǒng)運行情況，清理不必要的垃圾數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定順暢。時刻注意互聯(lián)網(wǎng)病毒的情況，防止系統(tǒng)被外界病毒感染。

（四）加大ERP系統(tǒng)應用后員工的培訓力度

ERP系統(tǒng)是一個對企業(yè)海量信息進行高度集合的信息化、自動化系統(tǒng)，它的使用人員數(shù)量龐大，實現(xiàn)了相當廣闊范圍內(nèi)的信息共享，對信息安全提出了更高的要求。為此，要加大員工的培訓力度，重點突出安全性、保密性和信息化，將員工培訓、掌握程度列入日?？己?。尤其加大關鍵崗位的培訓工作，防止人為操作失誤導致的業(yè)務流程失序和垃圾數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。另外，ERP系統(tǒng)的應用淘汰了很多純?nèi)斯さ牟僮鳎瑯O大地提升了智能化程度，對員工綜合素質(zhì)的要求更高。所以，必須培養(yǎng)一批高素質(zhì)人才，使他們既掌握計算機和內(nèi)控專業(yè)知識，又擅長系統(tǒng)分析，還了解企業(yè)管理，為ERP系統(tǒng)作用發(fā)揮奠定人才保障。

結語

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，對企業(yè)管理提出了更高的要求，加大ERP系統(tǒng)的應用顯得日益重要。ERP系統(tǒng)的應用給企業(yè)內(nèi)控整體環(huán)境、風險評估機制等各方面都帶來巨大影響，也產(chǎn)生了一些風險隱患。針對這一變化，企業(yè)應通過加強風險評估、強化安全監(jiān)控力度等一系列措施，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，科學規(guī)避潛在風險，實現(xiàn)企業(yè)提升管理水平、增加市場競爭力的目標。